Empfangs- und Sicherheitsdienst - Fraunhofer IOSB - PR 1149403-2140-I

Der Auftragnehmer liefert, implementiert und betreibt ein zentrales digitales Besuchermanagementsystem. Es muss web-basiert, DSGVO-konform sein und Schnittstellen zu Outlook, Active Directory sowie Zutrittskontrollsystemen bieten.

Wahrnehmung des Besucherverkehrs, Telefondienst inkl. Vermittlung, Alarmierung (Notruf, Rettungsdienste), Berichtswesen und Führung des Wachbuchs, Fahrzeugdisposition, Ausgabe von Zutrittskarten und Berechtigungen sowie Vermittlung von Hausdiensten.

Zutritts- und Anwesenheitskontrolle, Kontrollgänge nach Kontrollplan, Bewachung des Geländes, Bedienung von Schließeinrichtungen (Tor, Schranke, Einbruch- und Brandmeldeanlage) sowie Meldung und Management von Störungen.

Tagdienst werktags sind Empfang und Sicherheit mit je einer Person besetzt (2 Personen gesamt). An Wochenenden, Feiertagen und nachts übernimmt eine Person den Sicherheitsdienst. Das Personal muss in einheitlicher Dienstkleidung auftreten und qualifiziert sein (z. B. Werkschutzlehrgang, geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft). Objektverantwortliche benötigen mindestens 3 Jahre Berufserfahrung. Empfangspersonal benötigt ausreichende Englischkenntnisse; Sicherheits- und Empfangspersonal ist in Erster Hilfe ausgebildet.

Empfangsdienst Tagdienst werktags: ca. 13.888 Stunden über 496 Tage (14 Std/Tag).

Sicherheitsdienst Tagdienst Wochenende/Feiertage: ca. 6.580 Stunden über 235 Tage (14 Std/Tag).

Sicherheitsdienst Nachtdienst täglich: ca. 14.620 Stunden über 731 Tage (10 Std/Tag).

Institutstage 24.12.–31.12.: Empfangsdienst entfällt (−9 Tage), Sicherheitsdienst übernimmt (+9 Tage).

Stundenverrechnungssätze für Sonderveranstaltungen und Baustelleneinsätze sind im Preisblatt (Zellen H12/H13) anzugeben. Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit werden vergütet.

Vor Vertragsbeginn ist eine Einarbeitungsphase vom 01.03.2027 bis 31.03.2027 vorgesehen. Der Auftragnehmer benennt einen verantwortlichen Objektleiter, der einen Dienstplan erstellt. Es ist ein entscheidungsbefugter Notfallkontakt am Firmensitz vorzuhalten. Bei Personalwechsel ist eine reibungslose Einweisung sicherzustellen; geeignetes Vertretungspersonal ist bei Krankheit oder Urlaub vorzuhalten.

Personen aus Ländern der Staatenliste (Anlage B_05) dürfen nicht eingesetzt werden. Der Auftraggeber wählt das Personal nach Vorstellung aus (Führungszeugnis, Ermächtigungsnachweis, Personalbogen).

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach Vergaberecht vorliegen (Formular 07-2024). Einhaltung von Steuern, Abgaben, Sozialversicherungsbeiträgen, arbeitsschutzrechtlichen Regelungen und Mindestlohngesetz (auch für Nachunternehmer und Verleiher). Kein Ausschluss gemäß §19 Abs. 1 MiLoG.

Eigenerklärung über Gesamtumsatz und Umsatz im Tätigkeitsbereich (Empfangs- und Sicherheitsdienst) für die Geschäftsjahre 2023, 2024 und 2025. Falsche Angaben führen zum Ausschluss. Zusätzlich Bonitätsprüfung über Creditreform/Coface: Score Creditreform 100–306 bzw. Coface 6–10 = kein Ausschluss; 307–359 bzw. 4–5 = Nachforderung möglich; ab 360/0–3 = Ausschluss.

Eigenerklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl insgesamt und im Tätigkeitsbereich für 2023, 2024 und 2025.

Mindestens 3 vergleichbare Referenzaufträge über Empfangs- und Sicherheitsdienstleistungen. Vertragsende darf nicht länger als 36 Monate zurückliegen. Vollständige Angaben mit Auftraggeber, Ansprechpartner, Auftragsjahressumme und Vertragslaufzeit erforderlich.

Tariftreueversprechen (Formular 05-26) und Eigenerklärung zur Einhaltung der EU-Russland-Sanktionen (VO 833/2014, Formular 08.25).

Eigenerklärung über Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen: Personen-/Sachschäden 5,0 Mio. €, Vermögensschäden 1,0 Mio. €, Obhuts- und Bearbeitungsschäden 1,0 Mio. €, Schlüsselschäden 100.000 €. Nachweis innerhalb eines Monats nach Vertragsbeginn.

Bereitschaft, nach Zuschlagserteilung in das Geheimschutzverfahren beim Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) aufgenommen zu werden. Geschäftsleitung und erforderliche Personen müssen sich einer Ü2-Sicherheitsüberprüfung gemäß §13 Abs. 1 Nr. 17 SÜG unterziehen. Alternativ Nachweis einer bestehenden Eintragung (ZS-Nummer).

Personal muss eine IHK-Unterrichtung nach GewO §34a absolviert haben (Bewachungsgewerbe). Sicherheitspersonal: Werkschutzlehrgang oder geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft III oder vergleichbar. Objektverantwortliche/r: geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft oder IHK-geprüfte Werkschutzfachkraft mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung. EDV-Kenntnisse (MS Word, MS Excel) erforderlich. Empfangsmitarbeiter benötigen Englischkenntnisse; Erste-Hilfe-Ausbildung für Sicherheits- und Empfangspersonal.

Bei Auftragssumme über 30.000 € wird vor Zuschlag eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister für den Bieter eingeholt. Die Nachhaltigkeitsstandards der Fraunhofer-Gesellschaft sind Vertragsbestandteil; Verstöße können zu Aussetzung, Rücktritt oder Kündigung führen.

Die Bewertung der Angebote erfolgt nach folgenden gewichteten Kriterien:

Der Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl.