TendiGo
Jetzt starten →
Ausschreibungen Hamburg

Evergreenmanagement, Compliance-Analyse und Sicherheitsüberprüfung der bestehenden M365 Plattform

Berufsgenossenschaft Verkehrswirtschaft Post-Logistik Telekommunikation | Vergabekammer des Bundes beim BundeskartellamtHamburg, HamburgVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die BG Verkehr schreibt im offenen Verfahren eine Rahmenvereinbarung für Microsoft-365-Dienstleistungen aus. Konkret geht es um zwei Themen: (1) Evergreenmanagement – laufende Bewertung der von Microsoft veröffentlichten Änderungen (Updates, neue Funktionen, Sicherheitspatches) mit Handlungsempfehlungen, monatlichen Berichten, Ad-hoc-Hinweisen, monatlichem Jour Fixe und Change-Register. (2) Jährliche Compliance-Audits – rechtlich-technische Prüfung der M365-Tenants (u. a. EntraID, Exchange, SharePoint/OneDrive, Teams, Intune, Copilot) inkl. Audit-Report, Rechtsgutachten, Datenschutzfolgeabschätzung und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Die Audits müssen von zugelassenen Rechtsanwälten durchgeführt werden.

Die Leistung wird für drei Berufsgenossenschaften erbracht (BG Verkehr in Hamburg als Hauptvertragspartner, BG ETEM in Köln, BGHW in Mannheim), außerdem für einen Hub-and-Spoke-Tenant. Berücksichtigt werden müssen DSGVO und SGB X / Sozialdatenschutz.

Die Angebote sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen, bis spätestens 22.10.2026, 12:00 Uhr. Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate mit Verlängerungsoption um bis zu zwei weitere Jahre (max. 48 Monate gesamt).

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 22. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZ
Veröffentlichung17. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist15. Okt. 2026
Q&A-Katalog-Bereitstellung16. Okt. 2026
Angebotsfrist22. Okt. 2026
Angebotsöffnung22. Okt. 2026
Bindefrist22. Okt. – 15. Dez. 2026
Erstaudit Complianceca. 31. Dez. 2026
VertragsbeginnDatum offenBeginnt am 1. Tag des auf die Zuschlagserteilung folgenden Monats (genaues Datum hängt vom Zuschlagszeitpunkt ab).
VertragslaufzeitDatum offen24 Monate ab Vertragsbeginn (1. Tag des auf Zuschlag folgenden Monats).
Verlängerung 1Datum offenErste automatische Verlängerung um 12 Monate, sofern nicht 3 Monate vor Ablauf gekündigt wird.
Kündigungsfrist vor Verlängerung 1Datum offen3 Monate vor Ablauf der ersten 24 Monate, um die automatische Verlängerung zu verhindern.
Verlängerung 2Datum offenZweite automatische Verlängerung um weitere 12 Monate (maximale Gesamtlaufzeit 48 Monate).
Kündigungsfrist vor Verlängerung 2Datum offen3 Monate vor Ablauf der 36 Monate, um die zweite automatische Verlängerung zu verhindern.
VertragsendeDatum offenSpätestens nach 48 Monaten ab Vertragsbeginn.
Folgeaudits ComplianceDatum offenHalbjährliche Folgeaudits (laut Preisblatt 7 Folgeaudits), Beginn jeweils Anfang des Kalenderhalbjahres.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität7 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
  • Preis50%

    Gesamt-Wertungssumme brutto laut Preisblatt (Anlage C.8). Bewertung über Punkteskala 0-10, wobei 10 Punkte das niedrigste Angebot erhält. Formel: Preispunkte = (Pmin × 10) / P. Multipliziert mit Gewichtungszahl 50, max. 500 Punkte.

  • Qualität50%

    Oberkriteriengruppe Qualität bestehend aus Qualifikation/Erfahrung des Leitungspersonals und Qualität der Leistungskonzepte. Bewertung 0-10 Punkte je Unterkriterium multipliziert mit Gewichtungszahl.

Preispunkte = (Pmin * Lmax) / P; wobei Lmax = 10 (max. Leistungspunktzahl), P = Gesamt-Wertungssumme in Euro, Pmin = niedrigste Gesamt-Wertungssumme. Je Kriterium 0-10 Punkte multipliziert mit der Gewichtungszahl. Gesamt max. 1.000 gewichtete Punkte.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen, Bewertungsmaßstäben und Formel sind in den Vergabeunterlagen (Teil A, Anlage 'Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots/Zuschlagskriterien') sowie in der Bekanntmachung vollständig und übereinstimmend angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gemeinsame Rahmenbedingungen

Auftraggeberin: BG Verkehr (Hamburg) – Hauptvertragspartner; abrufberechtigt sind außerdem BG ETEM (Köln) und BGHW (Mannheim) sowie ein Hub-and-Spoke-Tenant (10 Nutzer, E1).Vertragsform: Rahmenvereinbarung über 24 Monate, automatische Verlängerung um je 12 Monate (max. 48 Monate gesamt), wenn nicht 3 Monate vor Ablauf gekündigt wird.Vergütungsobergrenze: 1.600.000,00 EUR netto für die gesamte Vertragslaufzeit.Kommunikation und Sprache: Deutschsprachiger Ansprechpartner für Vertragsmanagement, Erreichbarkeit Mo–Fr 09:00–17:00 Uhr; operative Erreichbarkeit über Service-Lead und Vertretung; alle Dokumentationen und Berichte in deutscher Sprache und in weiterverarbeitbaren Formaten (.docx, .xlsx, .rtf).Datenschutz / Datenverarbeitung: Auftragsverarbeitung nach § 80 SGB X i. V. m. Art. 28 DSGVO; Verarbeitung personenbezogener Daten (auch Sozialdaten gem. § 35 SGB I i. V. m. §§ 67 ff. SGB X); Verarbeitung ausschließlich in Deutschland, EU, EWR oder Schweiz; Schutz für sensible Personendaten versicherter Personen ist dauerhaft zu gewährleisten.Optionale Beratungsleistungen: Bis zu 80 Personentage à 8 Stunden (z. B. Copilot-Erweiterung, Hub-and-Spoke-Beratung, Benchmarking).Zielbild: Annäherung der drei Tenants an einen gemeinsamen Standard, soweit möglich (nicht zusicherbar).

M365 Evergreen Management – laufende Leistung

Änderungsmonitoring: Kontinuierliche Auswertung der Microsoft-Änderungsmitteilungen (Message Center, Roadmap, Release Notes), inkl. neuer SaaS-Dienste im M365-Umfeld.Bewertung: Verständliche Einordnung der Auswirkungen auf Konfiguration, Security, Compliance/Datenschutz, Betrieb und Nutzerakzeptanz, unter besonderer Berücksichtigung der Rolle als Unfallversicherungsträger (SGB X).Empfehlungen: Vorausschauende Priorisierung mit konkreten Handlungsempfehlungen je Vertrag (Aufwands-/Risikoeinschätzung).Monatlicher Bericht: Übersicht aller relevanten Änderungen mit Bewertung, Dringlichkeit und Maßnahmen – bis spätestens 3 Arbeitstage nach Monatsende.Ad-hoc-Hinweise: Bei sicherheitsrelevanten oder kurzfristigen Änderungen, inkl. Bewertung und Maßnahmen – innerhalb von 3 Arbeitstagen nach Microsoft-Bekanntmachung.Monatlicher Jour Fixe: Frühestens 5 Arbeitstage nach Versand des Monatsberichts; Protokoll und Beschlussübersicht.Change-Register: Vollständige Pflege durch den Auftragnehmer; Übertragung in das Register innerhalb von 2 Arbeitstagen nach dem Jour Fixe; auch nicht-relevante Änderungen sind zu dokumentieren.Mitbestimmung: Bewertung, ob neue Funktionen oder Änderungen einer Mitbestimmung durch den Personalrat unterliegen, inkl. Handlungsempfehlungen.Dokumentation: Ablage nach Vorgaben des Auftraggebers; bei Vertragsende ist die gesamte Dokumentation in portabler Form zu übergeben.

M365 Compliance Audit – jährliche Leistung

Audit-Gegenstand: Rechtlich-technische Prüfung und Dokumentation der M365-Tenants (BG Verkehr 1 Tenant / 1.600 Nutzer, BGHW 1 Tenant / 2.000 Nutzer, BG ETEM 1 Tenant / 1.950 Nutzer, Hub-and-Spoke-Tenant 10 Nutzer / E1).Analyseumfang (Mindest): EntraID, Exchange hybrid, SharePoint/OneDrive, Teams, Copilot Basic, Intune, Audit-Logging, Datenschutz, Sicherheitsbaseline.Regulatorischer Rahmen: DSGVO, SGB X / Sozialdatenschutz und weitere auf den AG wirkende Gesetze und Verordnungen sind korrekt zu bestimmen und anzuwenden.Ergebnisdokumente je Audit: Executive Summary (max. 5 Seiten), detaillierter Audit-Report, technische Dokumentation (Konfigurationsexporte, Evidenz), Rechtsgutachten, Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA), Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT).Erstaudit + Folgeaudits: Einmaliges Compliance-Erstaudit mit Maßnahmenplanung; anschließend 7 halbjährliche Folgeaudits (insgesamt über die 4-jährige Laufzeit).Ablauf: Auditzeitraum bis Abschlusspräsentation max. 8 Wochen; Ergebnisdokumente spätestens 2 Werktage vor Abschlusspräsentation; Protokoll/Q&A-Nachbereitung innerhalb von 5 Werktagen.Personal: Audits sind von zugelassenen Rechtsanwälten (BRAO) durchzuführen, mit Befugnis zur Erbringung von Rechtsdienstleistungen nach § 2 RDG.Individuelle Bearbeitung: Je Berufsgenossenschaft separates Audit und eigene Dokumentation; bei gemeinsamem Abruf parallele Bearbeitung.Optional: Anlassbezogene Compliance-Folgeaudits (2 Stück je 2 Empfänger), erneute Erstellung/Fortschreibung von VVT, DSFA und Rechtsgutachten.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Allgemeine Voraussetzungen

Fachkundige, leistungsfähige Unternehmen, die nicht unter zwingende oder fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB fallen (Eigenerklärungen Anlagen C.6 und C.7).Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Herkunftsstaates (Eigenerklärung; Nachweis nur von aussichtsreichen Bietern, max. 6 Monate alt).Betriebshaftpflichtversicherung mit marktüblichen Deckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden; Nachweis binnen 2 Wochen nach Auftragserteilung; bei Bietergemeinschaft jedes Mitglied oder gemeinsamer Schutz.Befugnis zur Erbringung von Rechtsdienstleistungen (§ 2 RDG): Eingesetzte Personen müssen zugelassene Rechtsanwälte im Sinne der §§ 1 ff. BRAO sein; Befähigung zum Richteramt oder Syndikusrechtsanwalt allein genügt nicht; Nachweis durch Zulassungsurkunde nur von aussichtsreichen Bietern.Qualitätsmanagement: DIN EN ISO 9001 oder vergleichbar (Zertifikat einer akkreditierten Stelle, gültig mind. bis 31.12.2026); bei Bietergemeinschaft jedes Mitglied.Informationssicherheit: DIN EN ISO 27001 oder vergleichbar (Zertifikat einer akkreditierten Stelle, gültig mind. bis 31.12.2026); bei Bietergemeinschaft jedes Mitglied.Russland-Sanktionen: Eigenerklärung gemäß Art. 5k Abs. 1 VO (EU) Nr. 833/2014 (Anlage C.11); jedes Mitglied separat.Sprache: Alle Unterlagen in Deutsch; fremdsprachige Dokumente nur mit beglaubigter Übersetzung.

Fachliche Eignung – Referenzen und Personal

M365 Evergreen Management – mind. 2 Referenzen: Öffentlicher Auftraggeber; mind. 4 Zyklen/Jahr; mind. 5 M365-Services in einer M365-Umgebung mit ≥1.500 Nutzern; Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Maßnahmenempfehlungen, strukturierter Ergebnisdokumentation, Gremienbegleitung; abgeschlossen oder mind. 1 Jahr Leistungserbringung; Leistungsende max. 3 Jahre zurück (Stichtag 09/2023).M365 Compliance Audit – mind. 2 Referenzen: Öffentlicher Auftraggeber; mind. 5 M365-Services in ≥1 Tenant mit ≥1.500 Nutzern je Tenant; abgeschlossen mit finalem Audit-Report und finalem Rechtsgutachten (keine Entwürfe); Leistungsende max. 3 Jahre zurück.Pflichtangaben je Referenz: Bezeichnung, Name/Anschrift des Auftraggebers, Auftragswert netto, Leistungszeitraum, Rolle (Hauptauftragnehmer / ARGE / Unterauftragnehmer), Leistungsbeschreibung mit Erfüllung der Mindestanforderungen.Personalprofile (Anlage C.10): Service Lead und Stellvertretung je Leistungsgegenstand; pro Person bis zu 6 Referenzprojekte in leitender Rolle.Service Lead Evergreen Management (Profil 1a): Mind. 5 Jahre Berufserfahrung; tiefes Verständnis der M365-Dienste (Teams, SharePoint, Exchange Online, OneDrive, Intune); Kenntnisse Microsoft Admin Center, Update-Zyklus, Message Center, Roadmap, Release-Modell; Zertifikat MS-102 (M365 Administrator Expert) oder vergleichbar.Service Lead Compliance Audit (Profil 2a): Mind. 5 Jahre Berufserfahrung in rechtlicher Beratung zu Cloud-Diensten und Datenschutz; Zulassung als Rechtsanwalt (BRAO); Kenntnisse im Sozialrecht / SGB X; Expertise im Datenschutzrecht.Eignungsleihe: Möglich nach § 47 VgV; Formulare C.5, C.4 und C.9 erforderlich.Unterauftragsvergabe: Angabe, welche Teile als Unteraufträge vergeben werden sollen (Anlage C.9).

Zwingende Ausschlusskriterien (Bewertungskatalog)

3.1.1 Deutschsprachiger Ansprechpartner für das Vertragsmanagement.3.1.2 Erreichbarkeit Mo–Fr 09:00–17:00 Uhr.3.2.1 Service-Lead oder Vertretung stehen für Rückfragen zur Verfügung.3.3.1 Bereitstellung deutscher Dokumentationen/Berichte in weiterverarbeitbarer Form (.docx, .xlsx, .rtf).4.x: Vollständige, fristgerechte Bearbeitung des Evergreen-Managements (fortlaufende Tätigkeiten, monatlicher Bericht, Ad-hoc-Hinweise ≤3 AT, monatlicher Jour Fixe, Change-Register ≤2 AT, vollständige und transportable Dokumentation).5.x: Ordnungsgemäße Durchführung der Compliance-Audits (rechtlich-technische Analyse, Berücksichtigung SGB X, vollständige Analysegegenstände, individuelle Audits je BG, parallele Bearbeitung bei gemeinsamem Abruf).
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: Leistungsende max. 3 Jahre zurück (Stichtag 09/2023)Volumen: ≥1.500 M365-Nutzer; mind. 5 M365-Services; mind. 4 Zyklen/Jahr

M365 Evergreen Management: Mindestens 2 Referenzen für öffentliche Auftraggeber; turnusmäßiges Evergreen-Management mit mind. 4 Zyklen/Jahr; mind. 5 M365-Services in einer Umgebung mit ≥1.500 Nutzern; Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Maßnahmenempfehlungen; strukturierte Ergebnisdokumentation; Gremienbegleitung (insb. Regeltermine).

Projekt abgeschlossen oder mind. 1 Jahr Leistungserbringung; Nachweis: Bezeichnung, Auftraggeber (Name/Anschrift), Auftragswert EUR netto, Leistungszeitraum, Rolle (Hauptauftragnehmer/ARGE/Unterauftragnehmer), Leistungsbeschreibung mit Erfüllung der Mindestanforderungen.

2 ReferenzenZeitraum: Leistungsende max. 3 Jahre zurück (Stichtag 09/2023)Volumen: ≥1.500 M365-Nutzer je Tenant; mind. 5 M365-Services

M365 Compliance Audit: Mindestens 2 Referenzen für öffentliche Auftraggeber; mind. 5 M365-Services (Analysegegenstände); ≥1 Tenant mit ≥1.500 M365-Nutzern je Tenant; Audit abgeschlossen.

Abschluss nachgewiesen durch finalen Audit-Report und finales Rechtsgutachten (keine Entwürfe); zusätzlich Pflichtangaben wie bei Evergreen-Referenzen.

mind. 2 pro Person (bis zu 6 einreichbar) ReferenzenZeitraum: nicht weiter spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Service Lead Evergreen Management (Profil 1a) und Stellvertretung (1b): Mind. 2 Referenzen M365 Evergreen Management in leitender Rolle (Anlage C.10). Bis zu 6 Referenzen pro Person einreichbar.

Projekttitel, Laufzeit, Auftraggeber, Öffentlich-rechtlich ja/nein, SGB X/Sozialdatenschutz ja/nein, Multi-Tenant ja/nein, Aufgaben, leitende Rolle ja/nein, Personentage der benannten Person.

mind. 3 pro Person (bis zu 6 einreichbar) ReferenzenZeitraum: nicht weiter spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Service Lead Compliance Audit (Profil 2a) und Stellvertretung (2b): Mind. 3 Referenzen Compliance Analyse / M365-Auditierung in leitender Rolle (Anlage C.10). Bis zu 6 Referenzen pro Person einreichbar.

Projekttitel, Laufzeit, Auftraggeber, Öffentlich-rechtlich ja/nein, SGB X/Sozialdatenschutz ja/nein, Aufgaben, leitende Rolle ja/nein, Leistungsbestandteile: Rechtsgutachten, DSFA, VVT (jeweils ja/nein).

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 31%4–10 · 46%11+ · 23%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 22 erledigt
Pflichtformulare (Anlagen C)
Pflichtkonzepte und Nachweise
Bietergemeinschaft / Unteraufträge / Eignungsleihe
Vertrags- und Verfahrensrahmen
Mit TendiGo
Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Diese Ausschreibung mit KI prüfen
Zur Original-Ausschreibung ↗

Auf einen Blick

Auftraggeber
Berufsgenossenschaft Verkehrswirtschaft Post-Logistik Telekommunikation | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Anschrift
22765 Hamburg
Ort
22765 Hamburg
Kategorie
Hamburg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.bg-verkehr.de ↗
Auftraggeber-Profil ansehen

Erfüllungsort

Ort der Leistung
22765 Hamburg
Hamburg

Weitere Ausschreibungen Hamburg

Alle anzeigen →
Hamburg

FC20 Bedienfeld / Anbindung Managementsystem

DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH · HamburgFrist: Hamburg

Rahmenvertrag zur Mahdgutaufnahme, zum Abtransport und zur Verwertung auf den Hochwasserschutzanlagen der Elbinseln Wilhelmsburg und Veddel

BVC Altona · 21109 HamburgFrist: Hamburg

Landschaftsbauarbeiten

Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft · 00000 HamburgFrist: Hamburg

Strassenbaumfällung an Harburgs Strassen 2026/27

Bezirksamt Harburg · Hamburg WilstorfFrist: Hamburg

Leuschnerstraße 13 - Schlosser

SBH | Schulbau Hamburg | Vergabekammer bei der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen | SBH | Schulbau Hamburg | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) · HamburgFrist: Hamburg

Grasweg 72-76 - Lüftung

SBH | Schulbau Hamburg | Vergabekammer bei der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen | SBH | Schulbau Hamburg | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) · HamburgFrist:

Bereit für die Zukunft der Vergabe?

Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.

806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit