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Ausschreibungen Berlin

Externer Datenschutzbeauftragter für die Universität der Künste Berlin

Universität der Künste BerlinEinsteinufer 43, 10587 Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Universität der Künste Berlin (UdK Berlin) sucht eine*n externe*n Datenschutzbeauftragte*n für einen zweijährigen Dienstvertrag (mit Option auf ein weiteres Jahr). Die Leistung umfasst die gesetzlichen Aufgaben gemäß Art. 37–39 DSGVO: Beratung, Überwachung der Einhaltung des Datenschutzes, Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen und technisch-organisatorischen Maßnahmen, Bearbeitung von Datenschutzverletzungen, Schulungen, Erstellung eines jährlichen Tätigkeitsberichts sowie Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde. Die Leistung wird überwiegend remote erbracht.

Bieter müssen besondere Fachkunde gemäß Art. 37 Abs. 5 DSGVO, mindestens 3 Jahre Berufserfahrung, ein passendes Referenzprojekt aus den letzten 5 Jahren (öffentliche Stelle mit mind. 500 Beschäftigten, Dauermandat mind. 24 Monate) sowie eine Betriebs-/Vermögensschadenhaftpflicht mit mind. 1.500.000 EUR Deckungssumme nachweisen.

Angebote müssen bis zum 12.10.2026 um 13:00 Uhr elektronisch über das Vergabeportal der UdK Berlin eingereicht werden.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 12. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ
Veröffentlichung22. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist5. Okt. 2026
Angebotsfrist12. Okt. 2026
Bindefrist12. Okt. – 12. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Optionsausübung bis30. Sep. 2028
Vertragsende31. Dez. 2028
Vertragslaufzeit Verlängerungca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029bis 2029
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität4 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Preis30%

    Niedrigster Gesamtpreis netto gemäß Angebotsschreiben und Preisblatt (fiktive Gesamtsumme für 2 Jahre bei 20 Std./Monat). Punkteformel: Niedrigster Preis / eigener Preis * 30.

  • Qualifikation und Erfahrung des*der vorgesehenen Datenschutzbeauftragten30%

    Bewertet werden Branchenspezifische Erfahrung (10 Pkt.), Landesspezifische Kenntnisse Berlin (10 Pkt.), Erfahrung im Kultursektor (5 Pkt.) und zusätzliche einschlägige Berufserfahrung über 3 Jahre hinaus (bis 5 Pkt.). Max. 30 Pkt. im Kriterium; Umrechnung auf 30 Gewichtungspunkte.

  • Fachkonzept30%

    Drei Teilkriterien je 0-5 Punkte: 1) Fachliches Betreuungskonzept (Gewichtung 4, max. 20 Pkt.), 2) Organisation der Zusammenarbeit mit der UdK (Gewichtung 1, max. 5 Pkt.), 3) Schulungs- und Sensibilisierungskonzept (Gewichtung 1, max. 5 Pkt.). Bewertet werden Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Schlüssigkeit und Konkretisierungsgrad. Bei 0 oder 1 Punkt in einem Teilaspekt Ausschluss.

  • Konzept Verfügbarkeit und Notfall-SLA10%

    Gesamtbewertung des Konzepts (0-5 Punkte): 1) Verfügbarkeit im regulären Betrieb (Reaktions- und Bearbeitungszeiten, differenziert nach Komplexität/Dringlichkeit), 2) Notfall-SLA bei Datenpannen (Erreichbarkeit auch außerhalb Kernarbeitszeiten, 72-Stunden-Frist). Bei 0 oder 1 Punkt Ausschluss.

Preis: Niedrigster Angebotspreis erhält 30 Punkte, andere nach Formel (Niedrigster Preis / eigener Preis) * 30. Qualität: Beste Punktzahl erhält volle Punkte (30, 30 bzw. 10), andere nach Formel (eigene Punktzahl * max. Punktzahl / beste Punktzahl).

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsformeln sind in der Bewertungsmatrix (06) und der Aufforderung zur Angebotsabgabe (01) vollständig angegeben. Bekanntmachung verweist auf Vergabeunterlagen, keine Widersprüche.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gesetzliche Grundaufgaben gemäß Art. 37–39 DSGVO

Laufende Beratung und Unterstützung der Hochschulleitung sowie aller Organisationseinheiten in datenschutzrechtlichen Fragestellungen (Verwaltung, Lehre, Forschung, Hochschulbetrieb)Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher VorschriftenUnterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen sowie datenschutzrechtlicher Bewertung neuer oder geänderter VerfahrenBewertung, Bearbeitung und Dokumentation von Datenschutzverletzungen einschließlich Meldepflichten nach Art. 33 und 34 DSGVOZusammenarbeit mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Vertrags- und Dokumentenprüfung

Prüfung und Beratung bei Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV), Vereinbarungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit und sonstigen datenschutzrelevanten VertragsgestaltungenPrüfung, Bewertung und Mitwirkung bei technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)Datenschutzrechtliche Beratung bei IT-, Digitalisierungs-, Vergabe- und Beschaffungsvorhaben sowie Cloud-Diensten und KI-gestützten Verfahren

Schulung, Dokumentation und Berichtswesen

Erstellung, Prüfung und Fortschreibung von Vorlagen, Musterdokumenten, Handlungsanweisungen und PrüfschemataDurchführung von Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen für BeschäftigteErstellung eines jährlichen Tätigkeitsberichts (mindestens mit Übersicht der Tätigkeiten, wesentlichen Fragestellungen, Risiken und Empfehlungen)

Organisation, Erreichbarkeit und Verfügbarkeit

Jour-fixe-Abstimmungsgespräche (digital oder in Präsenz) sowie anlassbezogene BeratungstermineGewährleistung der Erreichbarkeit per E-Mail und Telefon werktags Mo–Fr 9:00–17:00 UhrSicherstellung einer Reaktionszeit von höchstens einem Werktag auf fachliche Anfragen sowie auf vermutete Datenschutzverletzungen oder dringende datenschutzrechtliche Sachverhalte (qualifizierte Eingangsbestätigung mit Einschätzung zum weiteren Bearbeitungszeitpunkt)Leistungserbringung überwiegend remote; bei Bedarf an den Standorten der UdK BerlinErfüllungsort: Einsteinufer 43, 10587 BerlinVertragslaufzeit: 01.01.2027 – 31.12.2028 (24 Monate), Option auf einmalige Verlängerung um 12 Monate bis 31.12.2029

Preisblatt und Leistungsumfang

Bieter kalkulieren Stundensätze (netto, max. 2 Nachkommastellen)Sämtliche Vor-/Nachbereitungszeiten, interne Abstimmungen, Dokumentationen, Materialien, Vorlagen, Reisezeiten und Nebenkosten müssen in den Stundensätzen enthalten seinReise- und Nebenkosten sind nicht gesondert erstattungsfähigMengengerüst (fiktiv zur Angebotswertung): 20 Stunden pro Monat; die tatsächliche Beauftragung erfolgt bedarfsabhängig ohne Anspruch auf einen bestimmten LeistungsumfangKeine weiteren Entgelte nach Vertragsschluss möglich

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Eignung des Unternehmens (Bieter)

Angaben zum Unternehmen (Name, Inhaber, Anschrift, Kontaktdaten, Gründungsjahr, Rechtsform, USt-IdNr.)Handelsregistereintragung: Ja/Nein mit Registernummer und zuständigem Gericht; andernfalls Erklärung zur NichtverpflichtungErklärung zu Ausschlussgründen gemäß § 123 und 124 GWBErklärung zur Frauenförderung (Berliner BVB)

Versicherungsnachweis (Bieter)

Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung einschließlich Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für die Tätigkeit als externer DatenschutzbeauftragterDeckungssumme mindestens 1.500.000 EUR pro Schadensfall, 2-fache MaximierungNachweis durch Kopie/Scan der Police oder Eigenerklärung plus vorläufige Deckungszusage des VersicherersEigenerklärung zur Anhebung der Deckungssumme bei Zuschlag, falls noch nicht erfüllt

Fachliche Eignung der hauptverantwortlichen Person

Besondere Fachkunde gemäß Art. 37 Abs. 5 DSGVO (Nachweis durch Lebenslauf, Fortbildungsnachweise, Zertifikate oder vergleichbare Qualifikationsnachweise)Mindestens 3 Jahre praktische Berufserfahrung in datenschutzrechtlicher BeratungErfahrung in der Betreuung öffentlicher Auftraggeber*innen oder vergleichbarer OrganisationenMindestens 1 Referenzprojekt aus den letzten 5 Jahren als externe*r Datenschutzbeauftragte*r oder datenschutzrechtliche*r Berater*in bei einer öffentlichen Stelle mit mindestens 500 Beschäftigten, Dauermandat mindestens 24 Monate, inhaltlich vergleichbarer Aufgabenzuschnitt

Anforderungen an das Vertretungspersonal

Benennung einer Vertretungsperson für den VerhinderungsfallMindestens 1 Jahr praktische Berufserfahrung in datenschutzrechtlicher Beratung nach DSGVODSGVO-Kompetenz nachzuweisen

Wertungsrelevante Anforderungen (Mindestkriterien)

Erfüllung der Reaktionszeit-Anforderung: Fachliche Anfragen sowie Anfragen bei vermuteten Datenschutzverletzungen oder dringenden datenschutzrechtlichen Sachverhalten müssen spätestens innerhalb eines Werktages beantwortet oder mit einer qualifizierten Eingangsbestätigung (inkl. Einschätzung zum weiteren Bearbeitungszeitpunkt) versehen werdenFachkonzept und Konzept zur Verfügbarkeit/Notfall-SLA dürfen in keinem Teilaspekt mit 0 oder 1 Punkten bewertet werden (sonst Ausschluss)
Referenzprojekte
mind. 1 Referenzprojekt ReferenzenZeitraum: aus den letzten 5 JahrenVolumen: Dauermandat mind. 24 Monate; öffentliche Stelle mit mind. 500 Beschäftigten

Externe*r Datenschutzbeauftragte*r oder datenschutzrechtliche*r Berater*in bei einer öffentlichen Stelle mit mindestens 500 Beschäftigten, Dauermandat von mindestens 24 Monaten, inhaltlich vergleichbarer Aufgabenzuschnitt mit der Leistungsbeschreibung

Inhaltlich vergleichbarer Aufgabenzuschnitt mit dem Leistungsverzeichnis; Nachweis über Formblatt 03_Formblatt zur Eignung. Zusätzlich wertungsrelevant sind Praxiserfahrung bei einer staatlich/staatlich anerkannten Hochschule oder Universität (mind. 24 Monate), berlinspezifische Datenschutzkenntnisse und Praxiserfahrung im künstlerisch-kulturell vergleichbaren Bereich (z.B. Theater/Stiftungen, Rundfunkanstalten, Museen).

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 68%4–10 · 29%11+ · 3%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 16 erledigt
Formblätter und Angebotsunterlagen (zwingend einzureichen)
Eignungsnachweise
Konzepte (wertungsrelevant, nicht nachforderbar)
Versicherung und technische Abgabe
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Universität der Künste Berlin
Ort
Einsteinufer 43, 10587 Berlin, Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
Einsteinufer 43, 10587 Berlin
Berlin

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