Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Fachprogramm für die Schuldner- und Verbraucherinsolvenzberatung
Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen e. V.Düsseldorf, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenAuftraggeber: Verbraucherzentrale NRW e. V., Helmholtzstraße 19, 40215 Düsseldorf (Vergabe-Nr. 2026_B5_KuE_002)
Worum geht es: Die Verbraucherzentrale NRW beschafft ein Fachprogramm für ihre Schuldner- und Verbraucherinsolvenzberatung. Das Programm soll die komplette Fallbearbeitung digital abbilden, von der Aktenanlage über den Insolvenzantrag bis zur Statistikabgabe an Destatis.
Was gefordert wird:
30 Softwarelizenzen einer Standardsoftware, davon eine Testlizenz für die FachabteilungCloud-Hosting und laufender Betrieb für 12 StandorteEinführung, Datenübernahme, Schulungen, Benutzerhandbuch und Service-Hotline
Verfahren: Öffentliche Ausschreibung nach UVgO, keine Losaufteilung. Der Zuschlag erfolgt zu 30 % nach Preis und zu 70 % nach Leistung. Vertragsgrundlage sind die EVB-IT-Bedingungen (Cloud- und Dienstleistungs-AGB).
Hinweis: Die Laufzeit wird in den Unterlagen als unbestimmt beschrieben, das Preisblatt kalkuliert jedoch über 48 Monate.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristNOV2023 MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Referenzzeitraumca. 3. Nov. 2023 – 3. Nov. 2026
Veröffentlichung12. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist29. Okt. 2026
Angebotsfrist3. Nov. 2026
Bindefrist3. Dez. 2026
Bereitstellung Fachprogramm31. Dez. 2026
Datenmigration Zieltermin31. Dez. 2026
Schulung der Beratungskräfte1. Jan. – 31. März 2027
Bevorzugter Schulungszeitraum1. Jan. – 28. Feb. 2027
VertragsbeginnDatum offenBeginn mit Zuschlag, Datum noch offen
VertragslaufzeitDatum offenUnbestimmte Laufzeit ab Vertragsbeginn (voraussichtlich ab Zuschlag)
Verlängerung automatischDatum offen12 Monate Verlängerung, sofern nicht mit 6 Monaten Frist gekündigt wird
Ordentliche KündigungDatum offen6 Monate Kündigungsfrist zum Monatsende
Sonderkündigung AuftraggeberDatum offenBei Wegfall öffentlicher Mittel, 6 Monate zum Monatsende ab Kenntnis
Laufzeit CloudhostingDatum offen48 Monate, Bezugspunkt nicht angegeben
Laufzeit Wartung und SupportDatum offen48 Monate, Bezugspunkt nicht angegeben
Preisanpassung erstmalsDatum offenFrühestens 12 Monate nach Vertragsbeginn, maximal 3 Prozent
Preisanpassung AnkündigungDatum offenAnkündigung 3 Monate vor Wirksamwerden der Erhöhung
Vergütung wiederkehrendDatum offenHalbjährlich zum 01.01. und 01.06. im Voraus, Jahr nicht angegeben
ZahlungsfristDatum offen30 Tage nach Zugang einer prüffähigen Rechnung
SkontofristDatum offen14 Tage ab Rechnungseingang bei 2 Prozent Skonto
Gewährleistung VerjährungDatum offen12 Monate nach Lieferung, sofern nichts anderes vereinbart ist
Nachreichung Unterauftragnehmer-ErklärungDatum offen4 Werktage nach Aufforderung nach Zuschlagserteilung
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität4 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
- Preis30%
Angebotspreis (Nettosumme aus dem Preisblatt), bewertet über die lineare Interpolation mit dem zweifachen niedrigsten Angebotspreis
- Leistung70%
Leistungsbewertung nach Bewertungsmatrix Fachprogramm, maximal 100 Leistungspunkte, mit den Unterkriterien Passgenauigkeit, Technische Umgebung sowie Support und Service
Lineare Interpolation mit dem zweifachen niedrigsten Angebotspreis: Der niedrigste Preis erhält 100 Preispunkte, das Zweifache des niedrigsten Preises 0 Preispunkte, dazwischen linear, auf drei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet. Gesamtpunktzahl Z = WL * (L / Lmax) + WP * Preispunkte-Anteil, wobei Preispunkte-Anteil sinngemäß (2 * Pmin - P) / Pmin ist. WL = 0,70 (Leistung), WP = 0,30 (Preis). Bei Gleichstand entscheidet die größere Leistungspunktzahl, danach das Los.
KI-Hinweis: Gewichtungen Preis 30 %, Leistung 70 % sowie Unterkriterien 40/30/30 sind in Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix eindeutig genannt; die Vorlage zur linearen Interpolation enthält nur Platzhalter (XX), die nicht ausgewertet wurden.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenMengen und Umfang
30 Softwarelizenzen einer Standardsoftware, davon 1 Lizenz nur für Test- und Schulungszwecke der FachabteilungCloud-Hosting für 12 Standorte (12 anerkannte Verbraucherinsolvenzberatungsstellen)Kalkulation mit der Annahme, dass eine Lizenz an zwei Standorten genutzt werden kannLaufender Betrieb auf der Cloud-Infrastruktur des AuftragnehmersErfüllungsort: Verbraucherzentrale NRW e.V., Helmholtzstraße 19, 40215 Düsseldorf
Fachfunktionen (Mindestanforderungen)
Erfassung von Gläubiger- und SchuldnerdatenForderungs- und GläubigerverzeichnisErstellen von Plänen und MusterbriefenKommunikation mit Schuldnern und Gläubigern per E-MailUmfassende Erstellung des Antrags auf Eröffnung der VerbraucherinsolvenzDigitale Abbildung der kompletten Fallbearbeitung, von der Aktenanlage bis zur Statistikabgabe
Datenaustausch und Schnittstellen
Schnittstelle zu Destatis zur Übermittlung der BundesstatistikDokumentierte Schnittstellen, Exportfunktionen und BackupkonzeptIntegration in das vorhandene Mailgateway und in die MailarchivierungDatenmigration aus dem bisherigen Programm Tau Office, soweit möglich (Zieltermin 31.12.2026)
Betrieb, Hosting und IT-Sicherheit
Cloud-Hosting und regelmäßige Wartung und UpdatesVerschlüsselung über TLS und für ruhende DatenDatenverarbeitung in der EU, vorzugsweise in DeutschlandSchwachstellenprüfungen, Incident-Verfahren und Audit-LogsSicherheitsanforderungen wie Verfügbarkeit, Datensicherung und Reaktionszeiten nach den EVB-IT Cloud-Bedingungen
Zugang, Benutzerverwaltung und Browser
Browserbasierter Zugriff ohne zwingende lokale InstallationVollständige Unterstützung von Microsoft EdgeKompatibilität mit Windows 11 und Firefox (Consumer-Variante) als AlternativbrowserIntegration in Microsoft Entra ID mit Single Sign-on, rollen- und gruppenbasierten Berechtigungen, Provisioning und Conditional AccessMehr-Faktor-Authentifizierung
Einführung, Schulung und Support
Bereitstellung des Fachprogramms spätestens zum 31.12.2026Einführungsschulungen an mehreren Terminen, bevorzugt im 1. Quartal 2027 (Januar/Februar)Praktikables BenutzerhandbuchService-Hotline zu üblichen DienstzeitenRegelmäßige Wartung und Updates
Wünschenswerte Funktionen (fließen in die Wertung ein)
Zentrale Adressdatenbank mit KonsolidierungsfunktionSerienbriefe per E-MailAdminfunktion für Benutzeranlage, Wechsel zwischen Beratungseinheiten und VertretungEinfaches Einpflegen von KlientendokumentenBedarfsorientierte AuswertungenSchnittstellen zu Gericht und Insolvenzverwalter (Behördenpostfach)Zentrale Zuweisung von Änderungen an Textbausteinen und MusterbriefenLöschfunktion gemäß DSGVOUnterstützung von Customer Managed Keys oder Bring Your Own Key
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe und Eigenerklärungen
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (VZ 400)Eigenerklärung zum Mindestlohngesetz (VZ 460). Ein Ausschluss kann unter anderem bei einer verhängten Geldbuße von mindestens 2.500 € wegen eines Verstoßes gegen das Mindestlohngesetz vorliegen.Der Auftraggeber kann trotz Eigenerklärung zusätzlich Auskünfte aus dem Wettbewerbsregister und ggf. dem Gewerbezentralregister einholen.
Erfahrung mit Organisationen mit mehreren Standorten
Nachweisbare Erfahrung mit Bereitstellung und Betreuung eines vergleichbaren Systems für Organisationen mit mehreren StandortenMindestens eine Referenz mit mindestens 5 räumlich getrennten StandortenBetreuung von mindestens 50 Anwendern über jeweils mindestens 6 Monate innerhalb der letzten drei Jahre
Nachweise zur Informationssicherheit
Geeignete Nachweise, z. B. ISO-27001-Zertifizierung, SOC-2-Bericht oder vergleichbare PrüfberichteAus dem Nachweis müssen hervorgehen: geprüfter Geltungsbereich, Prüfzeitraum bzw. Gültigkeit und Bezug zu den angebotenen Hosting- und Betriebsleistungen
Dritte: Bietergemeinschaften, Eignungsleihe und Unterauftragnehmer
Bei Bietergemeinschaften müssen alle Mitglieder die Eignungskriterien erfüllen. Alle Mitglieder und ein bevollmächtigter Vertreter sind zu benennen.Eignungsleihe ist zulässig. Dafür sind VZ 690 und VZ 695 beizufügen.Bei Unteraufträgen ist VZ 690 auszufüllen. Die Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers (VZ 696) ist innerhalb von 4 Werktagen nach Aufforderung nach Zuschlagserteilung einzureichen.
Referenzprojekte
Mindestens 1 ReferenzenZeitraum: Laufende Aufträge sind zulässig, wenn die Leistung bei Ablauf der Angebotsfrist seit mindestens sechs Monaten erbracht wirdVolumen: Mindestens fünf räumlich getrennte Standorte beim Vertragspartner
Mindestens eine vergleichbare Referenz über die Bereitstellung und Betreuung einer Fachanwendung für einen Vertragspartner mit mindestens fünf räumlich getrennten Standorten
Angaben zu Auftraggeber, Leistungsgegenstand, Leistungszeitraum, Zahl der Standorte und Zahl der betreuten Anwender in der Eigenerklärung Referenzen
Mindestens 50 Anwender (kann anhand einer oder mehrerer Referenzen belegt werden) ReferenzenZeitraum: Innerhalb der letzten drei Jahre, je Anwender mindestens 6 Monate BetreuungVolumen: Mindestens 50 Anwender
Nachweis, dass in den letzten drei Jahren insgesamt mindestens 50 Anwender solcher Anwendungen betreut wurden
Angaben zur Zahl der betreuten Anwender und zum Betreuungszeitraum in der Eigenerklärung Referenzen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 82%4–10 · 17%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 28 erledigt
Angebotsunterlagen
Eigenerklärungen und Formblätter
Technische Dokumentation und Konzepte
Fristen und Verfahren
Auf Anforderung nachzureichen
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Auftraggeber
Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen e. V.
Anschrift
40215 Düsseldorf
Ort
40215 Düsseldorf
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.verbraucherzentrale.nrw ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
40215 Düsseldorf
Nordrhein-Westfalen
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