Facility-Management - ZUE Lohmar

Die Leistungen beziehen sich auf die Zentrale Unterbringungseinrichtung ZUE Lohmar, Süße Wiesen 1, 53797 Lohmar, mit 360 Regel- und Stand-by-Plätzen.

Der Auftragnehmer stellt einen Facility-Manager für die Einrichtungsleitung ein. Dieser ist montags bis freitags von 08:00 bis 16:30 Uhr vor Ort erreichbar, überwacht die Leistungserbringung, stimmt sich mit der Einrichtungsleitung sowie den Betreuungs-, Sicherheits-, Sanitäts-, Verpflegungs- und Reinigungsdienstleistern ab und nimmt an den Regelbesprechungen teil.

Ein Berichtsbuch nach dem bereitgestellten Muster ist zu führen und jederzeit vor Ort bereitzuhalten. Dienstpläne sind monatlich digital per E-Mail, spätestens eine Woche vor Monatsbeginn, zu übergeben; Änderungen sind unverzüglich zu melden.

Überwachung und Pflege des Gesamtzustands der Objekte, Technikräume, Gehwege und Hofflächen. Zu kontrollieren sind insbesondere Dach, Wasser, Heizung und technische Anlagen; Nebenkostensysteme und Entkalkungsanlage sind bedarfsgerecht zu befüllen. Wartungstermine einschließlich Brandschutzeinrichtungen sind zu überwachen.

Weitere Aufgaben sind die Reinigung von Dachrinnen, Entrümpelungsarbeiten, Trockenbau- und Malerarbeiten, das Anbringen von Hinweisbildern und Lampen, der Wechsel von Leuchtmitteln sowie der Austausch von Rauchmeldern und Batterien. Kleinere Reparaturen sind auch in bewohnten Zimmern auszuführen.

Kleinere Reparatur- und Instandsetzungsarbeiten sind mit geeignetem Material auszuführen. Im unmittelbaren Bewohnerbereich umfasst die Eigenleistung Materialkosten bis 1.000 Euro netto je Reparatur; Ersatzteile beschafft der Auftragnehmer.

Maschinen und Geräte sind bereitzustellen, zu warten und in einem modernen technischen Standard sowie VDE- und GS-konform zu halten. Elektrische Betriebsmittel sind nach DGUV Vorschrift 3 prüfen zu lassen.

Eine Instandhaltungspauschale von 15.000 Euro pro Kalenderjahr deckt Material- und gegebenenfalls Fremdlohnkosten der Instandhaltung ab; bei unterjähriger Vertragslaufzeit wird sie anteilig nach Monaten berechnet.

Bereitschaft für den Winterdienst täglich von 06:00 bis 22:00 Uhr an allen sieben Tagen der Woche, soweit örtliches Recht nichts Weitergehendes verlangt.

Fußwege, Zugänge, Einfahrten, Parkplätze und Freiflächen sind zu räumen und mit umweltverträglichem Streumittel zu streuen. Die örtliche Verkehrssicherungspflicht ist einzuhalten. Dachlawinen und Eiszapfen sind zu sichern, Freiflächen winterlich freizuhalten und Streugut nach der Schneeschmelze zu entfernen. Die Winterdiensttätigkeit ist zu dokumentieren; Wetterauskünfte sind aufzubewahren.

Pflege der Rasen-, Mulden-, Beet- und Wegeflächen einschließlich Wässerung, Rasenmähen, Reinigung von Wegen, Straßen und Plätzen sowie Hecken- und Baumschnitt. Heckenschnitt ist im Frühjahr und Herbst durchzuführen, die Baumpflege nach den einschlägigen fachlichen Vorgaben.

Baumschauen sind durchzuführen und zu protokollieren; der Auftraggeber ist vor Baumfällungen mit angemessenem Vorlauf zu informieren. Grünabfälle sind auf eigene Kosten abzufahren und fachgerecht zu entsorgen; vor einer Vermarktung ist die Zustimmung des Auftraggebers einzuholen. Düngung und Bäumeinschläge sind bei Bedarf Bestandteil der Pflege.

Abfallsammelstellen und Container sind zu kontrollieren, sauber zu halten und zur Abholstelle zu bringen. Tonnen sind für die Abholung bereitzustellen und die Abfalltrennung ist zu organisieren. Sondermüll ist auf eigene Kosten zu entsorgen; infektiöse Abfälle sind in Abwurfbehältern mit Deckel zu handhaben.

Die im Geländeplan ausgewiesenen Sammelplätze und Container sind zu beachten. Die mit der Anlage Gemeinschaftsräume erfassten sieben Gemeinschaftsräume mit insgesamt 163,5 Quadratmetern dienen als Bestandsangabe.

Für die Regelbelegung ist mindestens eine Vollzeitkraft für allgemeine Beschäftigte sowie ein Facility-Manager vorzusehen. Das eingesetzte Personal muss fachlich und handwerklich geeignet sein; für die genannten Personalunterlagen sind vorbereitet.

Alle Beschäftigten sind in die Aufgaben und Geräte einzuweisen, eine dokumentierte Einweisung ist durchzuführen. Dienstbekleidung und ein Dienstausweis mit Lichtbild sind auf Kosten des Auftragnehmers bereitzustellen. Schulungs- und Fortbildungsnachweise sind zum Leistungsbeginn zu übermitteln.

Ausfälle und Ersatzpersonal sind unverzüglich zu melden und nachzuweisen. Die vertraglich festgelegte Personalstärke ist während einer Schicht nicht zu unterschreiten; auch bei kurzfristig höherem Bedarf ist eine kurzfristige Vertretung sicherzustellen. Gefahrstoffe sind vor dem Einsatz zu unterweisen, und einweisende sowie sicherheitsbezogene Maßnahmen sind zu dokumentieren.

Die Teilnahme an der Ortsbesichtigung ist ausdrücklich zwingende Voraussetzung für die Angebotsabgabe. Die Teilnahmebescheinigung ist zusammen mit dem Angebot einzureichen.

Mit dem Angebot sind das Angebotsschreiben Formular 324 EU, das ausgefüllte Preisblatt, die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Formular 521 EU und die Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU Formular 523 EU vorzulegen. Formulare zu Bietergemeinschaften, Unteraufträgen und Eignungsleihe sind bei entsprechender Konstellation beizufügen. Unterlagen können bei Bedarf nachgefordert werden; eine Garantie oder Bürgschaft ist nach den vorliegenden Angaben nicht erforderlich.

Mindestens eine einschlägige Referenz über Facility-Management-Leistungen ist nachzuweisen. Sie muss aus einer Einrichtung mit sozialem Zweck stammen; vergleichbare Einrichtungen sind zulässig, über die Vergleichbarkeit entscheidet der Auftraggeber. Die Leistungserbringung muss innerhalb der letzten drei Jahre vor der Angebotsabgabe erfolgt sein und in Art und Umfang den ausgeschriebenen FM-Leistungen entsprechen.

Nachweis über die Anlage Referenzen. Jeder Bieter und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft muss mindestens eine Referenz mit den geforderten Angaben vorlegen. Firmenprospekte und Werbematerial gelten nicht als Referenznachweis. Die Angaben können überprüft werden; Falschangaben können zum Ausschluss führen.

Für die Zuschlagsbewertung wird die durchgehende Tätigkeit in einer Einrichtung mit sozialem Zweck berücksichtigt. Die Erfahrung kann durch eine Referenz nachgewiesen werden; mehrere Referenzen erhöhen die Punktzahl für die langjährige Erfahrung nicht.

Das Unternehmen muss erklären, dass keine Ausschlussgründe bestehen. Einschlägig sind insbesondere rechtskräftige Verurteilungen oder Geldbußen, erhebliche Rückstände bei Steuern, Abgaben oder Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Pflichten, Zahlungsunfähigkeit sowie schwere berufliche Integritätsverfehlungen.

Mit der Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU ist zusätzlich zu bestätigen, dass weder das Unternehmen noch die für die Leistungserbringung relevanten Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsnachweisunternehmen von den erfassten Sanktionsregeln betroffen sind und keine Umgehungshandlungen vorgenommen wurden. Strukturelle Änderungen mit möglichem Sanktionsbezug sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.

Für die vorgestellten Beschäftigten ist grundsätzlich eine erfolgreich abgelegte Gesellenprüfung in einem gewerblich-technischen oder handwerklichen Beruf nachzuweisen, beispielsweise als Elektroinstallateur, Schlosser oder Heizungsinstallateur. Bei mehreren Personen sollen unterschiedliche Fachrichtungen abgedeckt sein.

Erwartet werden handwerkliches Geschick, Flexibilität sowie ein kultur- und geschlechtersensibler Umgang. Deutschkenntnisse in Wort und Schrift werden verlangt; ein starker Dialekt ist zu vermeiden. Fortbildungen zum Arbeitsschutz sind wünschenswert. In reinen Frauenbereichen ist weibliches Personal einzusetzen; ist dies nicht möglich, ist eine entsprechende Begleitung durch weibliches Betreuungspersonal sicherzustellen.

Je eingesetztem Beschäftigten sind Personaldaten, ein einseitiges Qualifikationsprofil, ein aktuelles erweitertes Führungszeugnis, Ausbildungsnachweise, eine Eigenerklärung zu Vorstrafen und laufenden Ermittlungs- oder Strafverfahren, eine unterschriebene Vertraulichkeits- und Sicherheitserklärung sowie ein Nachweis des Masernschutzes vorzuhalten.

Für die Leistungserbringung ist ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015 oder ein gleichwertiges System nachzuweisen. Das Unternehmen muss Geschäftsräume in der Bundesrepublik Deutschland mit Verwaltungsbüro und/oder Betriebszentrum unterhalten.

Ein Haftpflichtversicherungsschutz ist nachzuweisen. Der Vertragsentwurf sieht mindestens 5,0 Millionen Euro Deckung für Personenschäden, 2,5 Millionen Euro für Sachschäden, 0,5 Millionen Euro für Schlüsselverluste, 1,0 Millionen Euro für Vermögensschäden und 0,25 Millionen Euro für Schäden nach dem Bundesdatenschutzgesetz je Schadensereignis vor. Unterauftragnehmer müssen dieselben Eignungsanforderungen erfüllen.

Ein gesonderter Erfüllungsort und besondere Ausführungsanforderungen werden nicht genannt; eine Sicherheitsprüfung ist nach den vorliegenden Angaben nicht erforderlich.

Die Zuschlagsvergabe berücksichtigt den Bruttoangebotspreis mit 50 Prozent, das Personalvertretungskonzept mit 30 Prozent, die Referenz mit 10 Prozent und die langjährige Erfahrung mit 10 Prozent.

Für die Referenz werden bis 100 Bewohner mit 0 Punkten, mehr als 100 Bewohner mit 1 Punkt, mehr als 150 mit 2 Punkten, mehr als 250 mit 3 Punkten, mehr als 300 mit 4 Punkten und mehr als 350 mit 5 Punkten bewertet. Eine Referenz genügt.

Für die langjährige Erfahrung werden mindestens ein Jahr mit 1 Punkt, mindestens zwei Jahre mit 3 Punkten und mindestens drei Jahre mit 5 Punkten bewertet. Eine langjährige Erfahrung genügt.

Das Personalvertretungskonzept kann mit 0, 2, 4 oder 5 Punkten bewertet werden, abhängig davon, ob die Erwartungen nicht oder nur eingeschränkt erfüllt sind, ob das Vorgehen vollständig erfüllt und schlüssig ist oder ob es in besonderer Weise auf die Besonderheiten der Tätigkeit abgestimmt ist.