Ausschreibungen Berlin
Fördermitteldatenbank für Forschungsprojekte
Freie Universität BerlinFreie Universität Berlin
Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft
Referat II C - Zentraler Einkauf
Thielallee 38
14195 Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Die Freie Universität Berlin beschafft eine webbasierte Plattform (SaaS), mit der Wissenschaftler*innen eigenständig nach nationalen und internationalen Fördermöglichkeiten (z.B. Horizon Europe, ERC, DFG, Ministerien, Stiftungen) recherchieren können. Das System soll das Forschungsmanagement bei Beratung und Antragsvorbereitung entlasten.
Was zu tun ist
Vollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis mit Preisen abgeben (Setup-Pauschale + 5 Jahre laufender Betrieb)Testzugang zur Software bereitstellenAuftragsverarbeitungsvertrag (DSGVO) ausfüllenEigenerklärungen (Ausschlussgründe, Wettbewerbsregister, ggf. Nachunternehmen, ggf. Bietergemeinschaft) einreichenMindestens 2 Referenzen aus den letzten 3 Jahren über eine vergleichbare webbasierte Forschungs-/Fördermitteldatenbank nachweisenAngebotsabgabe bis 01.09.2026 um 11:00 Uhr
Vertragslaufzeit: 60 Monate ab Produktivsetzung, automatische Verlängerung um je 12 Monate (Kündigung 6 Monate vorher).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL JAN2031 JUL JAN2032 JUL
Veröffentlichung23. Juli 2026
Eingeschränkte Beantwortung Bieterfragen30. Juli – 14. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist18. Aug. 2026
Angebotsfrist1. Sep. 2026
Bindefrist30. Sep. 2026
Vertragsbeginn1. Okt. 2026
Vertragslaufzeit1. Okt. 2026 – 30. Sep. 2031
Kündigungsfrist zur Vermeidung Verlängerungca. 1. Apr. 2031
Vertragsende30. Sep. 2031
Verlängerung 1ca. 1. Okt. 2031 – 30. Sep. 2032
Preisanpassung frühestens möglichca. 1. Okt. 2031
Verlängerung 2ca. 1. Okt. 2032 – 30. Sep. 2033bis 2033
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität14 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
- Preis60%
Angebotspreis der Fördermitteldatenbank (einmalige Setup-Kosten und laufende Betriebskosten über 5 Jahre).
- Recherchequalität und Funktionalität20%
Bewertet werden Suchfunktionen (0-20 Pkt.), Filtermöglichkeiten (0-15 Pkt.), Alerting/Benachrichtigungen (0-10 Pkt.), Trefferqualität (0-25 Pkt.), Ergebnisaufbereitung (0-10 Pkt.), Exportmöglichkeiten (0-10 Pkt.) und praktische Unterstützung bei der Fördermittelrecherche (0-10 Pkt.). Gesamt max. 100 Punkte.
- Datenbestand15%
Bewertet werden Abdeckung der Fördermöglichkeiten (0-40 Pkt.), Aktualität (0-30 Pkt.) und Vollständigkeit (0-30 Pkt.). Gesamt max. 100 Punkte.
- Benutzerfreundlichkeit5%
Bewertet werden Benutzeroberfläche (0-35 Pkt.), Übersichtlichkeit/Navigation (0-35 Pkt.) und Gesamteindruck der Nutzbarkeit (0-30 Pkt.). Gesamt max. 100 Punkte.
Bewertung erfolgt durch ein Wertungsgremium auf Basis einer Teststellung. Preis (60 %) und qualitative Kriterien (40 %) werden gewichtet. Die qualitativen Kriterien werden anhand von Punkteskalen bewertet. Die Gesamtwertung ergibt sich aus der gewichteten Summe von Preis- und Qualitätsbewertung.
KI-Hinweis: Die Gewichtungen der Hauptkriterien (Preis 60 %, Recherchequalität 20 %, Datenbestand 15 %, Benutzerfreundlichkeit 5 %) sind angegeben, jedoch fehlt eine konkrete Bewertungsformel zur Umrechnung der Qualitätspunkte in eine Gesamtwertung sowie zur Verknüpfung mit dem Preis.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenPlattformtyp und Zielsetzung
Webbasiertes SaaS-System als Standard-Software/Datenbank.Bereits am Markt erfolgreich eingeführt; ausdrücklich keine kundenspezifische Software-Entwicklung.Kundenindividuelle Einstellungen (Customizing) sind erlaubt und vorgesehen.Zielgruppe: 4.559 potentielle Nutzende (528 Professuren, 2.346 wissenschaftliche Beschäftigte, 1.685 Beschäftigte im Bibliotheks- und Verwaltungsdienst). Studierende zählen nicht zur Zielgruppe.
Inhaltlicher Datenbankumfang
Umfassende, aktuell gepflegte Datenbank mit Förderprogrammen, Stipendien, Preisen und Ausschreibungen für die Wissenschaft aus Deutschland, Europa und weltweit.Abdeckung u.a.: EU-Forschungsförderprogramme (Horizon Europe, ERC, Marie Sklodowska-Curie Actions), Bundesministerien und Bundesbehörden, DFG, Wissenschaftsministerien und Stiftungen der Bundesländer sowie öffentliche und private Institutionen.Regelmäßige redaktionelle Pflege und Verlinkungen zu den Förderbekanntmachungen.Durchgehend englischsprachige Beschreibungen der Fördermöglichkeiten.
Funktionen für die Nutzenden
Eigenständige, bedarfsgerechte Suche und Filterung nach Fachgebiet, Förderart, Förderinstitution, Zielgruppe (Karrierestufe), Frist, Förderhöhe und Ort; intuitive Benutzeroberfläche.Export von Suchergebnissen als CSV, Excel und XML.Verwaltung individueller Favoriten und Listen.Profilbasierte Benachrichtigungen/Alerts sowie Fristen- und Erinnerungsfunktionen.Schulungen, Videoanleitungen, FAQs und Dokumentation.
Technische Anforderungen
Benutzerverwaltung mit Rollen (Wissenschaftler, Forschungsreferent, Admin).Anmeldung per Single Sign-On über Shibboleth (SAML 2) und/oder OpenID Connect (OIDC) gemäß den geforderten Spezifikationen.Barrierearmer Zugang.Serverstandort und Sicherheit nach ISO 22301 und ISO 27001 oder gleichwertig; DSGVO-konform.Systemverfügbarkeit 24/7, mindestens 95,00 % im SaaS-Betrieb.Mengentoleranz: bis 10 % Abweichung keine Preisänderung; darüber hinaus Anpassung möglich.Datenbasis Bezugsjahr 2025: 140,2 Mio. € Drittmittelausgaben FU Berlin, 2.187 laufende Projekte, 278 Mittelgeber.
Support und Betrieb
Endnutzer-Support und technischer Support kostenfrei, englischsprachig, Mo–Fr 09:00–17:00 Uhr, mindestens per E-Mail/Hotline/Ticketsystem.Reaktionszeit in der Regel innerhalb eines Werktags.Zentraler technischer Kontakt.
Vertragslaufzeit und Preispositionen
Festlaufzeit 60 Monate ab Produktivsetzung; automatische Verlängerung um je 12 Monate, sofern nicht 6 Monate vor Verlängerungstermin in Textform gekündigt wird.Preisposition 1: Einmalige Setup-Kosten (Pauschalpreis) für Konfiguration UI (Farbschema, Logo), SSO-Einrichtung, Zugangsdomain, Berechtigungsrollen.Preisposition 2: Laufende Betriebskosten pro Jahr über 5 Jahre (Verfügbarmachung geprüfter/aktueller Förderinformationen, technische Verfügbarkeit, laufender Support).Abrechnung Setup nach Produktivsetzung; laufender Betrieb jährlich.Preisanpassungen frühestens 60 Monate nach Leistungsbeginn.
Datenschutz
Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO ist zwingend; bei Ablehnung kein Vertragsschluss.Es sind Datenkategorien (keine einzelnen Daten) anzugeben.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe
Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gem. UVgO (Formular Wirt-124).Eigenerklärung Wettbewerbsregister (Formular Wirt-3293).Das Unternehmen darf keine zwingenden Ausschlussgründe nach §§ 123 GWB / 31 UVgO und keine fakultativen Ausschlussgründe nach §§ 124 GWB / 31 UVgO aufweisen.
Fachliche Eignung – Referenzen
Mindestens 2 Referenzen aus den letzten 3 Jahren.Inhalt: Bereitstellung und Betrieb einer webbasierten Forschungs-, Fördermittel- oder vergleichbaren Informationsdatenbank für öffentliche Einrichtungen oder Forschungs-/Wissenschaftseinrichtungen.Vergleichbarkeit: Einrichtung mit mindestens 2.000 potenziellen Nutzenden ODER Drittmittelvolumen von mindestens 50 Mio. € jährlich.
Nachunternehmer / Bietergemeinschaften
Bei Einsatz von Nachunternehmern: Eigenerklärung Nachunternehmen abgeben (Art/Umfang, Notwendigkeit, Name/Anschrift, Auftragsanteile, Berufsgenossenschaft).Nachunternehmer müssen gewerberechtliche Voraussetzungen erfüllen, fachkundig, zuverlässig und leistungsfähig sein.Bei Bietergemeinschaften: Eigenerklärung Bietergemeinschaft sowie je Mitglied separate Vordrucke Wirt-124 und ggf. Wirt-3293.
Datenschutz und Sicherheit
Bereitschaft und Fähigkeit zum Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung gem. Art. 28 DSGVO.Erfüllung von ISO 22301 und ISO 27001 oder gleichwertig für Serverstandort und Datensicherheit.Bereitstellung eines Testzugangs zur Software.
Zulässigkeit des Angebots
Nebenangebote sind nicht zugelassen.Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen führen zum Ausschluss.
Rechts-/Vertragsrahmen
Vertragsbestandteile in Rangfolge: LV inkl. Preise, EVB-IT Überlassung Typ B AGB, Zusätzliche Vertragsbedingungen FU Berlin (01.02.2024), VOL/B, Angebot des Auftragnehmers.AGB des Bieters finden keine Anwendung.Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto nach Eingang prüfbarer Rechnung.
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: Einrichtung mit mindestens 2.000 potenziellen Nutzenden ODER Drittmittelvolumen von mindestens 50 Mio. € jährlich
Bereitstellung und Betrieb einer webbasierten Forschungs-, Fördermittel- oder vergleichbaren Informationsdatenbank für öffentliche Einrichtungen oder Forschungs-/Wissenschaftseinrichtungen
Referenzbeschreibung mit Auftraggeber und Nachweis der Vergleichbarkeit; die Referenzen gelten für das gesamte Los (nur ein Los).
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 50%4–10 · 29%11+ · 21%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 16 erledigt
Formale Nachweise & Eigenerklärungen
Leistungsnachweis & Preisangaben
Eignung – Referenzen
Technische & datenschutzrechtliche Unterlagen
Fragen & Rückfragen
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Auftraggeber
Freie Universität Berlin
Ort
Freie Universität Berlin
Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft
Referat II C - Zentraler Einkauf
Thielallee 38
14195 Berlin, Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
Freie Universität Berlin
Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft
Referat II C - Zentraler Einkauf
Thielallee 38
14195 Berlin
Berlin
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Rahmenvereinbarung Betonbohr- und Schneidearbeiten
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