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Fortführung und Skalierung der Work-Management-Plattform Asana

Universitätsklinikum Essen, AöR | Vergabekammer WestfalenEssen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Universitätsklinikum Essen schreibt die Fortführung, Skalierung und Weiterentwicklung seiner bestehenden Asana-Plattform aus. Die Nutzeranzahl soll von ca. 750 auf 900 (erweiterbar auf bis zu 1.200) erhöht werden, inklusive KI-Funktionen (Asana AI Studio Pro, AI-Credits).

Zwei Lose:

Los 1 – Softwarelizenzen: Asana Enterprise Plus, AI Studio Pro, AI-Credits, Updates/WartungLos 2 – Dienstleistungen: Beratung, Schulungen, Workshops, Coaching, Rollout-Unterstützung

Wichtige Eckdaten:

Angebotsfrist: 06.10.2026, 12:00 Uhr MESZBindefrist: bis 04.12.2026Vertragslaufzeit: 36 Monate ab ZuschlagZuschlag: nach niedrigstem Preis (100 %)Einreichung: elektronisch über Vergabemarktplatz NRW
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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 06. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZ
Veröffentlichung6. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist28. Sep. 2026
Angebotsfrist6. Okt. 2026
Ausführungsbeginnca. 1. Okt. 2026
Angebotsöffnungca. 6. Okt. 2026
Bindefrist6. Okt. – 4. Dez. 2026
Vertragslaufzeit Los 1ca. 15. Okt. 2026 – 15. Okt. 2029bis 2029
Vertragslaufzeit Los 2ca. 15. Okt. 2026 – 15. Okt. 2029bis 2029
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Niedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
  • Gesamtpreis pro Nutzer für die Laufzeit von 36 Monaten100%

    Wertungspreis ergibt sich aus Position 10 (Gesamtpreis 36 Monate) des Preisblatts Los 1.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterium und Gewichtung sind eindeutig in der Leistungsbeschreibung angegeben; qualitative Anforderungen werden über KO-Kriterien abgesichert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gemeinsame Eckpunkte beider Lose

Gegenstand: Fortführung, Skalierung und Weiterentwicklung der bestehenden Asana Work-Management-Plattform (Enterprise Plus) inkl. KI-Funktionalitäten am Universitätsklinikum Essen.

Nutzerzahl: Erweiterung von ca. 750 auf 900 Named User, während der Vertragslaufzeit flexibel erweiterbar auf bis zu 1.200 Named User. Zusätzliche Nutzerlizenzen müssen zu den ursprünglich angebotenen Konditionen beschafft werden können.

Vertragslaufzeit: 36 Monate ab Zuschlag, Leistungsbeginn Q4/2026.

Hinweis: Es werden ausschließlich Angebote auf Basis von Asana berücksichtigt – keine alternativen Work-Management-Lösungen. Bietergemeinschaften sind möglich; alle Mitglieder müssen die Eignungskriterien erfüllen, gesamtschuldnerische Haftung.

Plattform-Funktionen (Querschnitt für beide Lose)

Enterprise-Plus-Funktionsumfang: zentrale Benutzerverwaltung, Zeiterfassung, Budgetmanagement.

KI-Funktionen (Asana AI Studio Pro): KI-gestützte Automatisierungen, KI-Assistenzfunktionen, KI-gestützte Projektanalysen; mindestens 5 Mio. AI-Credits pro Quartal; enthaltenes Request-Kontingent für AI Teammates & Dash.

Optionale Erweiterungen: zusätzliche AI-Credits nach Bedarf.

Support und Wartung: Hersteller-Support, Produktupdates, Sicherheitsupdates, Fehlerkorrekturen während der gesamten Vertragslaufzeit. Deutsch- oder englischsprachiger Support, DSGVO-konforme Nutzung.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Allgemeine Eignungsanforderungen (für alle Lose)

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung 521 EU).Mindestlohn/Sozialversicherungspflichten werden erfüllt (522).Sanktionspaket wird eingehalten (523 EU).Scientology-Schutzklausel wird anerkannt (526 EU).Eignungsleihe nach § 47 VgV und Unteraufträge nach § 36 VgV sind zulässig (mit Formularen 532/533/534a/b).Bietergemeinschaften: alle Mitglieder müssen die Eignungskriterien erfüllen, gesamtschuldnerische Haftung (531 EU).Verfahren: offenes Verfahren, elektronische Einreichung über Vergabemarktplatz NRW; keine Sonderkaution; geeignet für KMU.Platinum Solution Partner Zertifikat für Asana (als zentraler Eignungsnachweis).

Zuschlagskriterium

Der Zuschlag erfolgt je Los auf Basis des niedrigsten Preises (100 %).Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte (KO 2) im Bereich Asana Enterprise – Schulungs-, Beratungs- oder Enablement-Leistungen

Vergleichbarkeit mit dem ausgeschriebenen Leistungsbild (Asana Enterprise, KI-Funktionen); Nachweis im Angebot beizufügen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 68%4–10 · 31%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Pflichtformulare (Eigenerklärungen)
Formulare bei Bietergemeinschaft / Unteraufträgen / Eignungsleihe
Eignungsnachweise Los 1 – Softwarelizenzen
Eignungsnachweise Los 2 – Dienstleistungen
Preisblätter und Leistungsverzeichnis
Technische Einreichung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Universitätsklinikum Essen, AöR | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
45147 Essen
Ort
45147 Essen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.uk-essen.de/ ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
45147 Essen
Nordrhein-Westfalen

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