Hostessendienstleistungen

Hamburg Messe und Congress GmbH | Vergabekammer bei der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt HamburgHamburg, HamburgVeröffentlicht: 20. September 2026

Angebotsfrist: 20. Oktober 2026noch 29 Tage

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Hamburg Messe und Congress GmbH (HMC) schreibt Hostessendienstleistungen für ihr Messegelände und das Congress Center Hamburg (CCH) als offenes Verfahren aus.

Was zu tun ist: Bereitstellung qualifizierter Hostessen für rund 47 Monate (ab 01.02.2027) – Begrüßung, Einlasskontrolle, Infocounter, VIP-Betreuung, Saalmanagement, Konferenz- und Standbetreuung, Gastro-Service sowie in geringem Umfang Kontrolldienste. Einsatzorte sind primär das Messegelände Hamburg (Messeplatz 1) und das CCH (Congressplatz 1), bei Bedarf auch andere Veranstaltungsstätten im Hamburger Raum.

Was Sie brauchen: Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung (oder glaubhafte Darstellung zur rechtzeitigen Erlangung), Betriebshaftpflichtversicherung mit festen Mindestdeckungssummen, Nachweis über 3 Referenzen aus dem Messe-/Kongress-/Veranstaltungsbereich der letzten 3 Jahre, ein Umsetzungskonzept und ein Nachhaltigkeitskonzept.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 29 Tage bis zur Angebotsfrist — 20. Oktober 2026

HEUTE

Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP

Bieterfragen-Frist12. Okt. 2026

Angebotsfrist20. Okt. 2026

Bindefrist20. Okt. – 19. Dez. 2026

Einarbeitungsphaseca. 1. Nov. – 30. Nov. 2026

Aufklärungsgesprächca. 2. Nov. – 8. Nov. 2026

Zuschlagca. 17. Nov. 2026

Vertragsbeginn1. Feb. 2027

Probezeit1. Feb. – 31. Juli 2027

Rahmenvertrag Laufzeit1. Feb. 2027 – 31. Dez. 2030

Preisanpassung1. Jan. 2029

Verlängerungserklärung bis30. Juni 2030

Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2031

Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2032bis 2032

AngebotsöffnungDatum offenEröffnungstermin ist nicht explizit genannt; erfolgt üblicherweise im Anschluss an die Angebotsfrist.

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität21 Kriterien

Preis 87.1%Qualität 12.9%

Preis70%
Bewertung des Angebotspreises (Gesamtsumme EUR netto aus Preis- und Mengenmatrix). Niedrigster Wertungspreis erhält 70 Punkte, übrige Angebote erhalten entsprechend niedrigere Punktzahlen nach der Formel: (niedrigster Wertungspreis / Wertungspreis des Angebotes) x 70.
Qualität20%
Bewertung des eingereichten Umsetzungskonzepts anhand von 15 Unterkriterien in den Bereichen Einarbeitungsphase, Personal und Schnittstellen/Prozesse. Max. 20 Punkte; Mindestschwellenwert: 10 Punkte (50% der Gesamtpunktzahl).
Nachhaltigkeit10%
Bewertung des eingereichten Nachhaltigkeitskonzepts anhand von 7 Kriterien in den Dimensionen Umwelt, Soziales und Wirtschaft. Max. 5 gewichtete Punkte, multipliziert mit 2 = max. 10 Punkte.

Preis: Punktzahl = (niedrigster Wertungspreis / Wertungspreis des Angebotes) x 70. Qualität: Punkte (0-10) je Unterkriterium multipliziert mit Gewichtungsfaktor, Summe = max. 20 Punkte. Nachhaltigkeit: Punkte (0-5) je Kriterium multipliziert mit Gewichtungsfaktor, Summe mal 2 = max. 10 Punkte. Gesamtwertung = Preis + Qualität + Nachhaltigkeit (max. 100 Punkte).

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Preis 70%, Qualität 20%, Nachhaltigkeit 10%) mit Gewichtungen, Bewertungsformeln und Unterkriterien sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Hostessendienste – Grundleistungen und Ordnungsdienst

Die Leistung umfasst im Kern den Empfangs- und Betreuungsservice für alle Eigen- und Gastveranstaltungen der HMC.

Ordnungsdienstliche Aufgaben (in geringem Umfang):

Unterstützung bei Einhaltung der Besucher- und Sitzplatzkapazitäten; Meldung von Überbelegungen und StörungenFreihaltung der Flucht- und RettungswegeBesucherlenkung und WegweisungGarderobenserviceUnterstützung bei Räumungen und UnterbrechungenDurchsetzung veranstaltungsbezogener Vorgaben und Verhaltensregeln

Allgemeine Pflichten:

Persönliche Vorstellung der Hostessen vor dem ersten Einsatz; verpflichtende Einweisung durch HMC zu örtlichen Gegebenheiten und SicherheitsanforderungenStändige Erreichbarkeit eines Teamleiters vor Ort oder telefonisch während der VeranstaltungNutzung des HMC-Servicepartnerportals für Auftrags-, Einsatz- und Zeiterfassung

Konkrete Aufgabenbereiche

Die ausgeschriebenen Tätigkeiten gliedern sich in folgende Bereiche:

Welcome Hostess / Hospitality Service: Begrüßung, Austeilen von Lanyards und TaschenInfocounter: Betreuung der Informationstheken, ggf. ELA-Betreuung (elektroakustische Anlage)Einlasskontrolle: Registrierung, Check-In, Badge-Kontrolle, BereichsscannungProjektleitungs-(PL-)Counter: Unterstützung der VeranstaltungsleitungChefhostess: Repräsentanz und Aufsicht über das Hostessen-TeamSaalmanagement, Bühnenhostess, MikrofonserviceBegleitung von Führungen, Besichtigungen, ThemenroutenTransfer- und ShuttlebegleitungePoster-/Posterausstellungen: Vorbereitung und BetreuungDolmetscherempfänger / Abstimmungsgeräte: Ausgabe und RücknahmeAV-Annahme / MedienannahmeKonferenzbetreuungProtokollveranstaltungenVIP-/Admirals-/Gästeclub-BetreuungVIP-Kunden- und PersonenbetreuungStandhostessen für AusstellerHostess (Table-/Gastroservice)Veranstaltungsspezifische Einsätze (auf Anforderung, soweit vom Partner erbringbar)

Einsatzorte und Reaktionszeiten

Primäre Einsatzorte:

Messegelände Hamburg, Messeplatz 1, 20357 Hamburg (11 Messehallen, ca. 87.000 m² Ausstellungsfläche + ca. 10.000 m² Außenfläche)CCH – Congress Center Hamburg, Congressplatz 1, 20355 Hamburg (ca. 36.000 m² Gesamtfläche)Bei Bedarf weitere Veranstaltungsstätten im Hamburger Raum (insbesondere Sales-, Protokoll- und Repräsentationsveranstaltungen)

Vorlaufzeiten und Reaktionsfähigkeit:

Personalanforderung regulär: mindestens 3 Wochen vor EinsatzbeginnAusnahme: 8–10 Kalendertage vor EinsatzbeginnEinzelfall: nur 24 Stunden VorlaufBis zu 2 Stunden kurzfristige Verlängerung bereits eingesetzter Hostessen muss möglich seinBis zu 5 zusätzliche Hostessen innerhalb von 4–5 Stunden nach AnforderungNotdienst: Erreichbarkeit und Reaktion innerhalb 1 Stunde

Briefings:

Briefing durch HMC bei Eigenveranstaltungen: ca. 60 Minuten, unmittelbar vor Veranstaltungsbeginn (verpflichtend)Briefing der Teamleiter durch den Auftragnehmer: bis 2 Stunden vergütungsfrei, ab der 3. Stunde vergütungspflichtig

Anforderungen an das eingesetzte Personal

Sprachen: Deutsch und Englisch zwingend; weitere Fremdsprachen je nach Veranstaltung wünschenswertIT/Technik: sicherer Umgang mit digitalen Tools, Veranstaltungssoftware sowie MS Office (PowerPoint, Word, Outlook, Excel)Erscheinungsbild: einheitlich, freundlich, gepflegt, repräsentativ, serviceorientiertSchulung: Kunden-, Kommunikations- und Serviceorientierung vor dem ersten EinsatzOrtskenntnisse: Messegelände, CCH und grundlegende Hamburger OrtskenntnisseVerpflegung: durch den Partner eigenverantwortlich zu organisierenGesundheitsnachweis bei Lebensmittelkontakt: Belehrung nach § 43 InfektionsschutzgesetzDienstkleidung: vom Partner auf eigene Kosten bereitzustellen (einheitlicher Anzug, weiße Bluse/Hemd, gebrandetes Halstuch/Krawatte über HMC); Namensschilder einheitlich vom Partner, HMC stellt gebrandete Schilder für HMC-Einsätze

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis

Eintragung im Handelsregister oder vergleichbares Register; Vorlage einer Gewerbeanmeldung, sofern kein HandelsregisterauszugErlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung oder glaubhafte Darstellung der rechtzeitigen ErlangungErfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen für die auszuübenden TätigkeitenKein Einsatz von selbständigen Einzelunternehmern oder freien Mitarbeitern

Auf Verlangen der Vergabestelle zusätzlich:

Bankauskunft (§ 45 Abs. 4 VgV)Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStGBescheinigung der Berufsgenossenschaft (nicht älter als 12 Monate)Bescheinigung in Steuersachen des Finanzamts

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Angabe des Umsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (gesamt und für vergleichbare Leistungen) über das Formblatt Umsatz (Anlage 11)Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensfall (2-fach maximiert für alle Schäden eines Versicherungsjahres):10.000.000 EUR – Personen-, Sach- und Vermögensschäden (Betriebs-/Produkthaftpflicht + Umwelthaftpflicht)500.000 EUR – Tätigkeitsschäden500.000 EUR – reine Vermögensschäden aus Vertragserfüllung500.000 EUR – reine Vermögensschäden aus Datenschutzverletzung100.000 EUR – Abhandenkommen überlassener Sachen300.000 EUR – Abhandenkommen überlassener Schlüssel/Karten

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Personelle Ausstattung: jahresdurchschnittliche Zahl der Beschäftigten der letzten 3 Jahre, gegliedert nach Führungskräften, fest angestellten, befristeten und aushilfsweise beschäftigten Mitarbeitern sowie Beschäftigten am Standort Hamburg (Formblatt Anlage 12)Nachweis qualifizierten und geschulten Personals inkl. Aus-/Weiterbildung und QualitätssicherungMindestens 3 Referenzen über vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren aus dem Messe-, Kongress- oder Veranstaltungsbereich (Formblatt Anlage 13). Pro Veranstaltungsart mindestens eine Referenz: internationale Messe ≥30.000 Teilnehmende, Kongress/Fachmesse ≥1.200 Teilnehmende mit Saal/VIP, Großveranstaltung ≥500 TeilnehmendeEinsatz digitaler Lösungen für Einsatz-/Personalplanung, Zeiterfassung und BriefingsNachweis über die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems

Ausschlussgründe und gesetzliche Anforderungen

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (ggf. zulässige Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB)Keine Ausschlussgründe nach § 21 SchwarzArbG, § 21 AEntG, § 19 MiLoG, § 98c AufenthG, § 22 LkSGBeachtung der VO PR 30/53 vom 21.11.1953 (Preisrecht)Verpflichtung zur Zahlung von Mindestlohn (MiLoG) und Tariftreue; bei Leiharbeit: equal payBei relevanten Warengruppen (z.B. Textilien) Nachweis zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen oder fair gehandelte ProdukteWettbewerbsregisterabfrage bei Auftragswert ab 30.000 EUR (ohne USt.) für jedes Mitglied einer BietergemeinschaftEigenerklärung zu Russland-Sanktionen (Anlage 9, BMWK-Muster 5. RUS-Sanktionspaket)

Bietergemeinschaften und Eignungsleihe

Bietergemeinschaften sind zulässig; alle Mitglieder sowie ein bevollmächtigter Vertreter sind zu benennen; jedes Mitglied muss Zuverlässigkeit und Gesetzestreue nachweisen; Gesamterfüllung der Eignungskriterien erforderlich (Formblatt Anlage 5)Eignungsleihe gemäß § 47 VgV ist zulässig: in Anspruch genommene Unternehmen sind mit den erfüllten Eignungsanforderungen zu benennen; Verpflichtungserklärung (Anlage 15) und Verzeichnis (Anlage 6) sind vorzulegen; gemeinsame Haftung mit dem EignungsleiherNachunternehmer: Art und Umfang der Teilleistungen sind anzugeben, Namen bereits bei Angebotsabgabe (Anlage 14); Einsatz nur mit vorheriger Zustimmung der HMC (darf nur aus sachlich gerechtfertigten Gründen verweigert werden)

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre

Mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren aus dem Messe-, Kongress- oder Veranstaltungsbereich

pro Veranstaltungsart mindestens 1 Referenz: (1) internationale Messeveranstaltung mit mehreren Veranstaltungstagen und ≥30.000 Gesamtteilnehmenden, (2) internationaler/nationaler Kongress oder Fachmesse mit ≥1.200 Gesamtteilnehmenden inkl. Saalbetreuung und/oder VIP-Service, (3) Großveranstaltung/Event mit ≥500 Gesamtteilnehmenden (z.B. Hauptversammlung, Kulturveranstaltung). Pflichtangaben je Referenz: Bezeichnung, Auftraggeber, Zeitraum, Teilnehmerzahl, Art/Umfang der Leistung, Betreuungs-/Serviceleistungen, eingesetztes Personal, Auftragsvolumen, Ansprechpartner mit Kontaktdaten.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.