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Ausschreibungen Bayern

IHKjobfit! Messen; Agenturleistung, Organisation und Durchführung

IHK für München und Oberbayern80333 München, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die IHK für München und Oberbayern sucht eine Veranstaltungsagentur, die ihre Ausbildungsmessen IHKjobfit! an zwei Standorten plant, organisiert und durchführt.

Standorte: Saturn-Arena in Ingolstadt (Herbst) und AuerBräu Festhalle in Rosenheim (Frühjahr)Zeitraum: Vertragslaufzeit 2 Jahre (2027–2028), optionale Verlängerung um 2 Jahre bis 2030Pro Messe: 100–130 Aussteller, 1.500–3.000 Besucher (Schüler/innen, Eltern, Lehrkräfte)Leistung: Projektmanagement, Messebau, Veranstaltungstechnik, Ausstellermanagement, Beschilderung, Catering-Koordination, BudgetverantwortungFrist: Angebote müssen bis 20.10.2026 um 14:00 Uhr vorliegen
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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 20. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Versendung der Aufforderung11. Sep. 2026
Veröffentlichung12. Sep. 2026
Angebotsfrist20. Okt. 2026
Bindefrist30. Nov. 2026
Vertragslaufzeitca. 1. Jan. 2027 – 23. Okt. 2028
Messe Rosenheim 202724. Apr. 2027
Messe Ingolstadt 202723. Okt. 2027
Kündigungsfrist Verlängerung30. Apr. 2028
Messe Ingolstadt 202821. Okt. 2028
Verlängerung 1ca. 24. Okt. 2028 – 31. Okt. 2029
Verlängerung 2ca. 1. Nov. 2029 – 31. Okt. 2030bis 2030
ZuschlagDatum offenZuschlag voraussichtlich nach Ablauf der Bindefrist; genaues Datum nicht genannt.
Nachweis HaftpflichtversicherungDatum offenInnerhalb von 2 Wochen nach Zuschlagserteilung beizubringen.
VertragsbeginnDatum offenVertragsbeginn mit Zuschlag; konkretes Datum nicht genannt.
Abschlag 1 RechnungDatum offen30 % der veranschlagten Kosten, 4 Monate vor Messebeginn.
Abschlag 2 RechnungDatum offenWeitere 40 % der Kosten, 6 Wochen vor Messebeginn.
RechnungszahlungDatum offenFälligkeit 14 Tage nach Zugang der Rechnung bei der IHK.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität3 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
  • Preis60%

    Der Preis fließt zu 60% in die Angebotswertung ein. Volle Punktzahl (95) erhält das Angebot mit dem niedrigsten Preis; 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem 2-fachen des niedrigsten Preises. Dazwischen erfolgt eine lineare Interpolation.

  • Leistungsqualität40%

    Die Leistungsqualität fließt zu 40% in die Angebotswertung ein. Es sind maximal 95 Leistungspunkte erzielbar. Bei Punktgleichheit entscheidet die höhere Leistungspunktzahl, danach das Los.

Z = (L/Lmax) * wL + (Pmin/P) * wP, wobei Lmax = 95, wL = 40 (Leistung), wP = 60 (Preis). Die Gesamtpunkte ergeben sich aus der Addition der gewichteten Leistungs- und Preisnormierung.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen, Unterkriterien und die Bewertungsformel sind in den Vergabeunterlagen (A01 Aufforderung zur Angebotsabgabe, Ziff. 16) vollständig beschrieben und stimmen mit der Bekanntmachung überein.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Projektmanagement und Schnittstellen

Übernahme des Projektmanagements für beide Standorte mit festem Projektleiter-Team (Senior Projektleiter + Projektleiter).

Erstellung Regieplan, Ablauf- und Zeitpläne, Projektplan inkl. MeilensteineSchnittstellenmanagement zwischen den Gewerken (Agentur, Messebau, Veranstaltungstechnik, Catering)Einrichtung projektbezogener E-Mail-AdresseJour fixe-Termine: ab ca. 4 Monate vor Messe alle 2 Wochen, spätestens 4 Wochen vor Messe wöchentlichFeedbacktermin bis 4 Wochen nach jeder VeranstaltungVorbesichtigung ca. 3 Monate, spätestens 8 Wochen vor Veranstaltung; Begehung am Vortag gegen 14:00 Uhr

Hallen-, Flächen- und Funktionsplanung

Veillektororientierte Hallen-, Flächen- und Funktionsplanung (z. B. AutoCAD) je Standort.

Bis zu 3 Layoutvarianten je StandortBis zu 2 Korrekturschleifen je StandortFinaler Messeplan muss spätestens 6 Wochen vor der jeweiligen Messe vorliegen

Genehmigungen, Sicherheit und Behördenabstimmung

Einhaltung und Umsetzung der relevanten Vorschriften und Abstimmung mit den zuständigen Behörden.

Berufsgenossenschaftliche Vorschriften (DGUV V17, V1, V3, V54)DIN-VDE 0108, DIN 4102BrandschutzkonzeptEinholung erforderlicher Genehmigungen

Ausstellermanagement und -kommunikation

Betreuung und Service für 100–130 IHK-Mitgliedsunternehmen pro Messe.

Nutzung des von der IHK bereitgestellten webbasierten Ausstellermanagement-Tools (Hosting, Reminder)Erstellung Aussteller-Informationsunterlagen (PowerPoint, PDF)Erstellung digitales Briefing für Aussteller (max. 120 Min.)Standardisierte Ausstellerkommunikation (Leitfaden, Checkliste)Rechnungsstellung der Standgebühr (699 EUR + MwSt.) an die Aussteller; Überweisung der Standgebühr an die IHK bis 4 Wochen nach der Messe

Konzeption, Beschilderung und Besucherführung

Besucherorientiertes Beschilderungs- und Wegleitungskonzept für 1.500–3.000 Besucher pro Messe.

Erstellung Beschilderung und HinweisschilderErstellung Regieplan für BesucherführungMitwirkung bei Marketing- und KommunikationsmaterialienAnbringen IHK-eigener Werbeträger vor OrtKonzept zur Besucheraktivierung (Mitmachformate, Einbindung Schüler/innen 14–19 Jahre)

Aufbau, Abbau und Veranstaltungslogistik

Auf- und Abbau der Messestände und der gesamten Veranstaltungslogistik.

Aufbautag 1 (Donnerstag): 9:00–21:00 UhrAufbautag 2 (Freitag): 7:00–21:00 Uhr, Messebau fertig bis 14:00 UhrMesstag: kompletter Aufbau inkl. Werbemittel bis 8:00 Uhr; Messe 9:30–15:30 UhrAbbau ab 15:30 Uhr bis 22:00 UhrTransporte von Messeequipment und Werbematerialien, Anlieferung und Lagerung messerelevanter Produkte der IHKEntsorgung von Verpackungsmaterial und Müll

Budget, Abrechnung und Unterlagen

Kontrolle und Pflege des Budgets sowie Abrechnung gegenüber der IHK.

Budgetplanung und RechnungsprüfungGesamtabrechnungErstellung Rechnungsvorlage im Corporate Design der IHKErstellung Produktionshandbuch für Gewerke und Checklisten für Messebau, Technik und CateringLieferung aller Unterlagen als PDF und auf Wunsch in editierbaren Formaten

Personal, Sanitätsdienst und Reinigung

Bereitstellung des Agenturpersonals vor Ort.

Bereitstellung SanitätsdienstReinigung (Planung und Koordination)In Ingolstadt zusätzlich: Organisation Sicherheitspersonal durch den AuftragnehmerAnsprechpartner und Projektleitung müssen fließend Deutsch (Niveau C2) in Wort und Schrift beherrschen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung

Anforderungen an die persönliche und rechtliche Eignung des Bieters.

Eintragung im Berufs-/Handelsregister (Angabe von Registergericht und -nummer)Keine Ausschlussgründe nach § 31 UVgO i. V. m. §§ 123, 124 GWB; ggf. Nachweis von SelbstreinigungsmaßnahmenKeine Verstöße gegen § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSGOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweise zur finanziellen Solidität.

Angabe des Umsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025), soweit vergleichbare Leistungen betreffend, inkl. Anteile gemeinsam mit anderen Unternehmen; Nachweis für alle 3 Jahre GeschäftstätigkeitMindestumsatz: 800.000 EUR in einem der drei letzten GeschäftsjahreKein laufendes Insolvenz- oder Liquidationsverfahren, ggf. bestätigter Insolvenzplan

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Anforderungen an Erfahrung, Personal und Referenzen.

Mindestens 8 Vollzeitäquivalente (VZÄ) MitarbeiterJahresdurchschnittlich beschäftigte Arbeitskräfte der letzten 3 Jahre, gegliedert nach Berufs-/Lohngruppen mit LeitungspersonalMindestens 2 Referenzen für Planung von (Fach-)Messen und Kongressen/Tagungen (letzte 5 Geschäftsjahre)Mindestens 2 Referenzen für Umsetzung von Messen mit mindestens 90 Ausstellern inkl. Messebau und Veranstaltungstechnik (letzte 5 Geschäftsjahre)Pro Referenz: Projektbezeichnung, Auftraggeber inkl. Ansprechpartner und Telefonnummer, Kurzbeschreibung des Leistungsumfangs, Ausführungszeitraum (Monat/Jahr) und AuftragsvolumenSenior Projektleiter und Projektleiter müssen fließend Deutsch (C2) sprechen und schriftlich kommunizieren

Sanktionsbezogene Eigenerklärung

Der Bieter (sowie betroffene Unterauftragnehmer/Lieferanten mit mehr als 10 % Auftragswert) darf nicht zu den in Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 genannten Personen/Unternehmen mit Russlandbezug gehören (russische Staatsangehörige/Niedergelassene, mehrheitlich in russischem Besitz befindliche juristische Personen sowie in deren Namen/Auftrag handelnde Personen). Ausnahmen nach Art. 5k Abs. 2 VO (EU) 2022/576 sind mit Begründung möglich.

Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 5 abgeschlossene Geschäftsjahre

Erfahrung in der Planung von (Fach-)Messen und Kongressen/Tagungen

Projektbezeichnung, Auftraggeber inkl. Ansprechpartner und Telefonnummer, Kurzbeschreibung des Leistungsumfangs, genauer Ausführungszeitraum (Monat/Jahr von–bis), Auftragsvolumen

mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 5 abgeschlossene Geschäftsjahre

Erfahrung in der Umsetzung (Auf- und Abbau) von Messen mit mindestens 90 Ausstellern, insbesondere Messebau und Veranstaltungstechnik

Projektbezeichnung, Auftraggeber inkl. Ansprechpartner und Telefonnummer, Kurzbeschreibung des Leistungsumfangs, genauer Ausführungszeitraum (Monat/Jahr von–bis), Auftragsvolumen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 49%4–10 · 44%11+ · 7%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 15 erledigt
Pflichtunterlagen zum Angebot
Unterlagen bei Bietergemeinschaft / Unteraufträgen
Auf gesondertes Verlangen (engere Auswahl)
Nach Zuschlag
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Auf einen Blick

Auftraggeber
IHK für München und Oberbayern
Ort
80333 München, Bayern
Kategorie
Bayern
Veröffentlicht
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
80333 München
Bayern

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