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Ausschreibungen Sachsen-Anhalt

Infrastrukturelles Gebäudemanagement für die Abschiebungssicherungseinrichtung (ASE) in Volkstedt

IPS Immobilien- und Projektmanagementgesellschaft Sachsen-Anhalt mbH | Vergabekammer des Landes Sachsen-Anhalt am Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt | Leinemann & Partner Rechtsanwälte mbB | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Magdeburg, Sachsen-AnhaltVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Was wird beschafft?

Infrastrukturelles Gebäudemanagement für die Abschiebungssicherungseinrichtung (ASEVO) in Volkstedt, Lutherstadt Eisleben, Landkreis Mansfeld-Südharz (Sachsen-Anhalt). Auftraggeber ist die IPS Immobilien- und Projektmanagementgesellschaft Sachsen-Anhalt mbH.

Was wird gefordert?

Gebäude- und GlasreinigungStreu- und Räumungsdienst sowie WinterdienstOrganisation, Personaleinsatz und Qualitätssicherung

Verfahren

Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (zweistufig)Teilnahmeantrag bis 23.11.2026, 11:00 Uhr (elektronisch über die Vergabeplattform)Danach werden voraussichtlich 3 bis 5 Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert

Vertrag

Mindestlaufzeit 48 Monate ab voraussichtlich Frühjahr 2027Danach Verlängerung um ein weiteres Jahr; weitere jährliche Verlängerungen sind möglich, sofern keine Partei kündigt
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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
Termin / FristOKT2020 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Referenzzeitraumca. 1. Okt. 2020 – 23. Nov. 2026
Veröffentlichung22. Okt. 2026
Fachfragen Teilnahme16. Nov. 2026
Allgemeine Fragen Teilnahme18. Nov. 2026
Teilnahmefrist23. Nov. 2026
Rügefrist bekannte Verstöße23. Nov. 2026
Auswahlmatrixca. 23. Nov. 2026
Handelsregisterauszugca. 23. Nov. 2026
Aufforderungsphase11. Dez. 2026
Fachfragen Erstangebote8. Jan. 2027
Allgemeine Fragen Erstangebote10. Jan. 2027
Angebotsfrist Erstangebote15. Jan. 2027
Geräteliste Winterdienstca. 15. Jan. 2027
Präsentation25. Jan. – 29. Jan. 2027
Aufforderung Finalangebote5. Feb. 2027
Angebotsfrist Finalangebote15. Feb. 2027
Informationsschreiben19. Feb. 2027
Vertragsabschlussca. 1. März – 31. März 2027
Vertragslaufzeitca. 1. März 2027 – 1. März 2031
Zuschlag2. März 2027
Bindefrist31. März 2027
Verlängerung 1ca. 1. März 2031 – 1. März 2032
Verlängerung 2ca. 1. März 2032 – 1. März 2033
Weitere Verlängerungenca. 1. März 2033
PräsentationsunterlagenDatum offenSpätestens drei Werktage vor dem jeweiligen Bietergespräch.
RügefristDatum offenZehn Tage ab Kenntnisnahme des Vergabeverstoßes.
NachprüfungsfristDatum offenFünfzehn Kalendertage ab Mitteilung, dass der Auftraggeber einer Rüge nicht abhelfen werde.
ReferenzvertragDatum offenDurchgeführte Referenzverträge müssen mindestens zwei Jahre gelaufen haben.
Laufender ReferenzvertragDatum offenBei laufenden Referenzverträgen muss bereits mindestens ein Jahr Leistung erbracht worden sein.
Änderung EigenerklärungenDatum offenÄnderungen sind nach Abgabe des Teilnahmeantrags oder Angebots unverzüglich mitzuteilen.
PersonalplanungDatum offenRechtzeitig vor Beginn des Regelbetriebs durchzuführen.
Monatliche PersonaleinsatzpläneDatum offenEine Woche vor Beginn des jeweiligen Monats bereitzustellen.
WeiterbildungskonzeptDatum offenBis zu drei Wochen nach Beginn des Regelbetriebs zu liefern.
ImplementierungsleistungenDatum offenNachlaufende einmalige Leistungen innerhalb von zwölf Wochen nach förmlichem Beginn des Regelbetriebs.
Qualitätsbericht ImplementierungDatum offenInnerhalb von zwei Wochen nach Abschluss der Implementierungsphase vorzulegen.
ExplementierungDatum offenVon Beginn der Explementierung bis zwölf Wochen nach Vertragsende.
Ansprechpartner ExplementierungDatum offenAnsprechpartner ab Vertragsende bis zwölf Wochen danach mit insgesamt bis zu 40 Stunden Verfügbarkeit.
Rückgabe BerechtigungenDatum offenVollmachtsurkunden und Hausausweise spätestens eine Woche vor Vertragsende zurückzugeben.
AbschlussdokumentationDatum offenEine Woche nach Vertragsende zu erstellen.
Qualitätsbericht ExplementierungDatum offenSpätestens zwei Wochen nach Abschluss der Explementierungsphase vorzulegen.
ReinigungsplanDatum offenSpätestens zwei Wochen vor Arbeitsaufnahme zur Freigabe vorzulegen; bei Änderungen unverzüglich.
BedarfsreinigungDatum offenBei Anforderung bis 08:00 Uhr taggleich auszuführen.
GrundreinigungsplanDatum offenJährlich zum 30. November des Vorjahres vorzulegen.
GrundreinigungDatum offenEinmal jährlich auszuführen und die Bodenbeläge einzu pflegen.
GlasreinigungDatum offenTerminierung zu Jahresbeginn in Abstimmung mit dem Auftraggeber.
InnenglasreinigungDatum offenEinmal wöchentlich in gemeinschaftlich genutzten Bereichen des Unterbringungsgebäudes.
AußenglasreinigungDatum offenZweimal jährlich am Unterbringungsgebäude auszuführen.
FreihofarbeitenDatum offenAusschließlich zwischen 22:00 Uhr und 07:00 Uhr auszuführen.
WinterdienstDatum offenJährlich vom 1. November bis 31. März des folgenden Jahres.
WinterdienstplanDatum offenVor Beginn der Winterdienstperiode vorzulegen.
WinterdienstdokumentationDatum offenJeder Winterdiensteinsatz ist dem Auftraggeber am selben Tag zu dokumentieren.
SanitärkontrolleDatum offenTägliche Kontrolle der Sanitärbereiche und Dokumentation nach jedem Reinigungsgang.
DatenschutzschulungDatum offenMindestens einmal jährlich durchzuführen.
Ansprechpartner ObjektDatum offenRegelmäßige Anwesenheit von höchstens fünf Stunden pro Woche.
Winterdienst-ErreichbarkeitDatum offen24 Stunden während der Winterdienstzeit.
FeuerlöscherreinigungDatum offenÄußere Reinigung einmal monatlich.
LaufmatreinigungDatum offenEinmal wöchentlich auszuführen.
Toilettenbürsten VerwaltungDatum offenMindestens zweimal monatlich im Pfortengebäude und in den Verwaltungsbereichen des Unterbringungsgebäudes zu reinigen und desinfizieren.
Toilettenbürsten UnterbringungDatum offenNach jedem Belegungswechsel auszutauschen.
Lüfterfilter PforteDatum offenMindestens einmal jährlich zu wechseln.
Lüfterfilter UnterbringungDatum offenGrundsätzlich halbjährlich, in innenliegenden Duschräumen dreimonatlich zu wechseln.
Außenanlagen manuellDatum offenStraßen, Wege und Plätze wöchentlich manuell zu reinigen.
Außenanlagen maschinellDatum offenStraßen, Wege und Plätze einmal jährlich maschinell zu reinigen.
GrünanlagenDatum offenWöchentlich manuell zu pflegen, an den übrigen Tagen Sichtreinigungen durchzuführen.
SchädlingsbekämpfungDatum offenBei Befall schnellstmöglich durchzuführen.
NachbesserungsfristDatum offenInnerhalb von 30 Tagen nach einem Verstoß gegen Nebenpflichten.
AuftragssperreDatum offenBei Verstößen gegen Hauptpflichten bis zu sechs Monate möglich.
Datenlöschung ZVÜDatum offenBis zum Ablauf des auf das Ende der Tätigkeit im Dienstobjekt folgenden Jahres, sofern ein Kalenderjahr gemeint ist.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität6 Kriterien
Preis 45%Qualität 55%
  • Qualitätskriterium20%

    Konzept - Qualitätsmanagement

  • Qualitätskriterium15%

    Konzept - Personalmanagement

  • Kostenkriterium5%

    Stundenverrechnungssatz

  • Kostenkriterium10%

    Management Fee

  • Kostenkriterium5%

    Handling Fee für Materialbeschaffung

  • Preiskriterium45%

    Gesamtpauschalpreis

KI-Hinweis: Die Zuschlagskriterien stammen aus der Bekanntmachung.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Objekt und Liegenschaft

Gelände von 11.005 m² (laut Leistungsbeschreibung)2 Gebäude: ein Pfortengebäude (unterkellert, mit Kfz-Schleuse, Einlasswache, Personal- und Besuchereingang sowie Besucherbereich) und ein UnterbringungsgebäudeDas Unterbringungsgebäude ist ebenerdig und in zwei eigenständige Einheiten teilbarUnterbringungsplätze: 13 in Einheit 1 und 17 in Einheit 2, insgesamt 302 getrennte Freihofanlagen für Freigänge sowie Freizeit- und Sportaktivitäten der UntergebrachtenDie Objektmengen für die laufende Reinigung (Raum- und Flächenmengen, Positionen) stehen in Anlage 2 und sind in den vorliegenden Unterlagen nicht vollständig enthalten

Einarbeitung und Übergabe

Erstellung von Personalkonzept, Einsatzplanung, Gefährdungsbeurteilungen und SchulungskonzeptenBeschaffung und Bereitstellung von Verbrauchsmaterial, Geräten, Arbeitsmitteln, Arbeitskleidung und PSAAufbau von Leistungs-, Einsatz- und AbrechnungsstrukturenNutzung des CAFM-Systems RIB FM des Auftraggebers, Datenaufnahme und Abgleich mit BestandsdatenAufbau einer Nachunternehmerliste, Implementierungsbericht und QualitätsberichtAm Vertragsende: Übergabe aller Daten und Dokumente, Rückgabe von Räumen, Geräten und Berechtigungen, Einweisung des Nachfolgedienstleisters, Abschlussdokumentation und QualitätsberichtNach Vertragsende steht ein Ansprechpartner für bis zu 40 Stunden innerhalb von 12 Wochen zur Verfügung

Reinigungsleistungen

Unterhaltsreinigung von Pforten- und Unterbringungsgebäude nach Raumtypen- und Leistungsverzeichnis: Böden, Wände, Sanitärobjekte, Türen, Griffe, Glasflächen, Küchen, Lüfter, Feuerlöscher und EinrichtungAnwendung des 4-Farb-Systems, getrennte Abfallentsorgung, Reinigung von Abfallbehältern und MüllräumenTägliche Kontrolle und Bestückung der Sanitärbereiche mit den vom Auftraggeber bestimmten SanitärartikelnBedarfsreinigung bei Belegungswechsel und auf Einzelbeauftragung, inklusive Desinfektion von Boden, Mobiliar, Matratzen und SanitärbereichenGrundreinigung einmal jährlich, inklusive Einpflege der BodenbelägeSonderreinigungen nur auf gesonderte BeauftragungReinigungsintervalle von täglich bis jährlich sowie Reinigungen auf Abruf laut LeistungsverzeichnisQualitätsmesssystem mit regelmäßigen Kontrollen und Dokumentation von Mängeln

Glas-, Fenster- und Sonnenschutzreinigung

Reinigung von Innen- und Außenglasflächen, Rahmen, Falzen, Dichtungen, Fensterbänken, Türen, Sonnenschutzeinrichtungen und Pfosten-Riegel-KonstruktionenPfortengebäude: vollständige Reinigung innen und außenUnterbringungsgebäude: Innenglas in Unterbringungsräumen bei Bedarfsreinigung, sonstige Innenglasflächen wöchentlich, Außenglas zweimal jährlichUnterhaltsreinigung der Glasflächen in gemeinschaftlich genutzten Bereichen einmal wöchentlichSicht- und Sonnenschutzreinigung nur auf gesonderte Beauftragung

Außenanlagen und Freihof

Pflege der Grünflächen (Rasen, Beete, Rabatten, Sträucher, Hecken, Bodendecker, Bäume)Reinigung der Verkehrsflächen (Straßen, Wege, Plätze, Terrassen, Parkplätze, Eingangsbereiche, Freihof, Vorplatz), Abfallentsorgung, Laub- und UnkrautbeseitigungStraßen, Wege und Plätze wöchentlich manuell, einmal jährlich maschinellGrünanlagen wöchentlich manuellPflege und Kontrolle des AußenmobiliarsFreihofarbeiten nur zwischen 22:00 und 07:00 UhrDie Wasserbereitstellung an der Zapfstelle erfolgt durch den AuftraggeberFlächen und Mengen werden nach Zuschlag konkretisiert

Winterdienst

Räumung und Streuung aller Verkehrsflächen vom 1. November bis 31. MärzHandräumung sowie Einsatz von Kleingeräten und Großgeräten, auch auf Parkplätzen, Feuerwehrzufahrten und HydrantenzugängenRäumung bei Schnee oder Glätte, ausgelöst bei über 2 cm Schnee oder überfrierender NässeSicherung der Umgebung gegen Dachlawinen und EiszapfenEinsatz abstumpfender, umweltfreundlicher und salzfreier StreumittelErreichbarkeit eines Ansprechpartners rund um die Uhr während der WinterdienstzeitDokumentation jedes Einsatzes noch am selben Tag (Datum, Uhrzeit, Fläche, Tätigkeit, Personal, Unterschrift, Fotos)Winterdienstplan mit Prioritäten, Personaleinsatz, Material- und Lagerplan sowie RäumturnusEinsatzbereitschaft der Geräte während der gesamten Vertragslaufzeit

Hygiene- und Wartungsleistungen

Schädlingsbekämpfung bei Befall schnellstmöglichReinigung der Feuerlöscher (außen) einmal monatlichReinigung der Sauberlaufmatten einmal wöchentlichReinigung und Desinfektion der Toilettenbürsten im Pfortengebäude und in den Verwaltungsbereichen mindestens zweimal monatlich, in Unterbringungsräumen Austausch nach jedem BelegungswechselWechsel der Lüfterfilter: im Pfortengebäude mindestens einmal jährlich, im Unterbringungsgebäude halbjährlich (innenliegende Duschräume dreimonatlich)

Organisation, Personal und Qualität

Benennung eines verantwortlichen Ansprechpartners vor Ort, regelmäßig anwesend bis maximal 5 Stunden pro WocheSicherstellung einer fachlich geeigneten Vertretung bei Urlaub oder KrankheitKoordination mit dem vom Auftraggeber benannten Objektleiter TGMFührung und Kontrolle der ausgeführten ReinigungsleistungenArbeitspläne mit Reinigungszeiten, Leistungen und eingesetztem PersonalMonatliche Personaleinsatzpläne, die eine Woche vor Monatsbeginn bereitgestellt werdenFortlaufende Schulung des Personals auf eigene Kosten sowie jährliche Datenschutzschulung und BelehrungNachweisführung und Dokumentation im CAFM-System des AuftraggebersGewährleistung einer lückenlosen Übergabe bei Auftragnehmerwechsel

Zusätzliche Leistungen und Materialbeschaffung

Bereitstellung und Abrechnung von Verbrauchs- und Reinigungsmitteln, Sanitärartikeln und MaterialienMaterialbeschaffung gegen Handling Fee (laut Verfahrensbrief voraussichtlich vorgesehen)Management Fee für ManagementleistungenSonder-, Bedarfs- und Sichtreinigungen werden nach Stundenaufwand abgerechnetAbrechnung von Stundenverrechnungssätzen für Reinigungspersonal, Glasreiniger, Schädlingsbekämpfung, Sicht- und Sonnenschutzreinigung und Winterdienst

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe und Erklärungen

Keine rechtskräftigen Verurteilungen und keine schweren Verfehlungen nach dem GWBErfüllung der Steuer-, Abgaben- und SozialversicherungspflichtenZahlungsfähigkeit, keine Wettbewerbsabsprachen, kein unzulässiger InteressenkonfliktKeine Ausschlussgründe nach AEntG, AufenthG, MiLoG, SchwarzArbG, LkSG und BundestariftreuegesetzSelbstreinigung nach § 125 GWB ist möglichEigenerklärung zum Wettbewerbsregister

Umsatz und Personal (Mindestanforderungen)

Umsatz im Bereich infrastrukturelles Gebäudemanagement von jeweils mindestens 150.000 EUR netto in 2023, 2024 und 2025 (sonst kann der Antrag nicht berücksichtigt werden)Jahresdurchschnittlich mindestens 20 Beschäftigte (Voll- und Teilzeit laut Mindestanforderung; das Formblatt fragt Vollzeit ab)Bei Bewerbergemeinschaften werden Umsätze und Mitarbeiterzahlen zusammengerechnet

Versicherung

Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 5 Mio. EUR für Personenschäden und 5 Mio. EUR für Sach- und Vermögensschäden, jeweils mindestens zweifach pro JahrAlternativ Pauschaldeckung von 10 Mio. EURDeckung während der gesamten VertragslaufzeitBei Bewerbergemeinschaften gibt jedes Mitglied eine Versicherungserklärung ab

Handelsregister

Handelsregisterauszug nicht älter als 6 Monate (bei Kapitalgesellschaften)Alternativ Nachweis, dass keine Eintragungspflicht besteht

Zuverlässigkeit des Personals

Alle handlungs- und vertretungsberechtigten Personen müssen einer Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 29 SOG LSA zustimmen; bei Verweigerung oder negativem Ergebnis erfolgt keine AngebotsaufforderungEingesetztes Personal darf nur mit unbedenklichem Prüfergebnis tätig werdenDie Zuverlässigkeitsüberprüfung darf keine tatsächlichen Anhaltspunkte für Unzuverlässigkeit ergeben, sonst kann der Zutritt untersagt werden

Russland-Sanktionen

Keine Personen oder Unternehmen mit Russlandbezug nach Art. 5k VO (EU) 833/2014Gilt auch für Nachunternehmer und Eignungsleiher mit mehr als 10 % Auftragswert

Tariftreue und Entgelt

Eigenerklärung zur Einhaltung der Tariftreue, des Mindeststundenentgelts und der Entgeltgleichheit nach TVergG LSAEinhaltung der einschlägigen Tarifverträge oder mindestens des VergabemindestlohnsGleichbehandlung von Leiharbeitnehmern bei der EntlohnungVorlage von Entgeltabrechnungen und Nachweisen über Steuern und Sozialversicherung auf Verlangen

Vorarbeiter bzw. Objektverantwortlicher

Erfahrung in der Organisation von ReinigungsleistungenFähigkeit zur Führung und Einweisung von ReinigungspersonalKenntnisse in Qualitätssicherung, Arbeitssicherheit sowie Reinigungsmitteln und -verfahrenDeutschkenntnisse mindestens Sprachniveau B2Nachweis durch Lebenslauf und Benennung von ReferenzobjektenDer Auftraggeber kann den Ansprechpartner bei begründeten Zweifeln ablehnen oder ersetzen lassen

Eignungsleihe und Nachunternehmer

Die Kapazitäten anderer Unternehmen dürfen für Leistungsfähigkeit und Fachkunde genutzt werdenDafür sind Eigenerklärung Einsatz der Nachunternehmer, Angaben zu Drittunternehmen und deren Verpflichtungserklärungen einzureichenDie tatsächliche Verfügbarkeit der Mittel ist nachzuweisenBei wirtschaftlicher und finanzieller Leistungsfähigkeit haften Bewerber und Drittunternehmen als GesamtschuldnerBei Bewerbergemeinschaften ist eine Erklärung zur Bietergemeinschaft erforderlich
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 6 Jahre (Oktober 2020 bis Ende der Teilnahmefrist)Volumen: keine Mindestgröße genannt

Unterhaltsreinigung (Referenzkategorie I, Gewichtung 35 %), Leistung bei laufendem Betrieb

Musterblatt Referenz Kategorie I (Anlagen 5a, 5b usw.); durchgeführter Vertrag mindestens 2 Jahre Laufzeit oder laufender Vertrag mit mindestens 1 Jahr bereits erbrachter Leistung; Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer; Vergleichbarkeit darstellen, maximal 1 DIN-A4-Seite je Referenz; Referenzschreiben nach Möglichkeit

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 6 Jahre (Oktober 2020 bis Ende der Teilnahmefrist)Volumen: mindestens 2.000 m² zu räumende Gesamtfläche

Winterdienst mit Streu- und Räumfahrzeugen (Referenzkategorie II, Gewichtung 30 %)

Musterblatt Referenz Kategorie II (Anlage 6a usw.); durchgeführter Vertrag mindestens 2 Jahre Laufzeit oder laufender Vertrag mit mindestens 1 Jahr bereits erbrachter Leistung; Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer; Vergleichbarkeit darstellen, maximal 1 DIN-A4-Seite je Referenz

mindestens 2 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 6 Jahre (Oktober 2020 bis Ende der Teilnahmefrist)Volumen: mindestens 200 m² zu reinigende Glasfläche je Referenz

Fenster- und Glasreinigung (Referenzkategorie III, Gewichtung 35 %); Sicht- und Sonnenschutzreinigung oder sonstige vergleichbare Leistungen werden positiv gewertet

Musterblatt Referenz Kategorie III (Anlage 7); durchgeführter Vertrag mindestens 2 Jahre Laufzeit oder laufender Vertrag mit mindestens 1 Jahr bereits erbrachter Leistung; Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer; Vergleichbarkeit darstellen, maximal 1 DIN-A4-Seite je Referenz

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 46%4–10 · 50%11+ · 5%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 40 erledigt
Teilnahmeantrag: Formblätter des Bewerbers
Referenzen (Musterblätter)
Weitere Nachweise und Formulare
Vor der Angebotsphase
Erstangebot (nach Aufforderung)
Bietergespräch und finales Angebot
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Auf einen Blick

Auftraggeber
IPS Immobilien- und Projektmanagementgesellschaft Sachsen-Anhalt mbH | Vergabekammer des Landes Sachsen-Anhalt am Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt | Leinemann & Partner Rechtsanwälte mbB | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
39104 Magdeburg
Ort
39104 Magdeburg
Kategorie
Sachsen-Anhalt
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
39104 Magdeburg
Sachsen-Anhalt

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