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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Interimsarchiv - Regalsysteme

Stadt Bad Münstereifel | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bad Münstereifel, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Bad Münstereifel beschafft eine vollständige Regalanlage für ein Interimsarchiv in den Arloffer Thonwerken (Kirchheimer Str. 9).

Hintergrund: Das Stadtarchiv wurde beim Hochwasser im Juli 2021 schwer beschädigt. Rund 9.500 Archivkartons mit geborgenem Archivgut müssen nun konservatorisch fachgerecht gelagert werden, bis ein dauerhaftes Archivgebäude verfügbar ist.

Gefordert werden: Lieferung und Montage einer Regalanlage bestehend aus verfahrbaren Schieberegalen, stationären Endregalen, Fahrwagen, Schwerlastregalen, Spezialregalen für Großformate/Urkunden, Flachablageschränken für Pläne bis DIN A0 sowie Büroregalen – inklusive Planung, Bodenschienen, Sicherheitsprüfungen, Dokumentation und Einweisung des Personals. Sämtliche Einbauten müssen reversibel/rückbaufähig sein (keine Verklebungen, keine irreversiblen Beschichtungen).

Die gesamte Anlage muss bis spätestens 29.01.2027 vollständig montiert, geprüft und betriebsbereit übergeben sein.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 06. November 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027
Veröffentlichung5. Okt. 2026
Angebotsfrist6. Nov. 2026
Angebotsöffnung6. Nov. 2026
Bindefrist6. Nov. – 31. Dez. 2026
Fertigstellung & Übergabe29. Jan. 2027
Bieterfragen-FristDatum offenBieterfragen sind rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist einzureichen; Antworten durch den Auftraggeber erfolgen spätestens 6 Tage vor Angebotsfrist.
VertragsabschlussDatum offenZuschlag und Vertragsabschluss erfolgen nach Ablauf der Bindefrist; konkreter Termin nicht beziffert.
Liefer- und MontageplanDatum offenVom Auftragnehmer innerhalb von 10 Werktagen nach Zuschlag vorzulegen.
VertragslaufzeitDatum offenNutzungsdauer des Interimsarchivs: 3 bis 7 Jahre ab Vertragsbeginn.
Verlängerung max.Datum offenOption zur Verlängerung der Interimslaufzeit über die genannten 7 Jahre hinaus möglich.
AusführungsbeginnDatum offenBeginn der Liefer- und Montageleistungen nach Vertragsabschluss; genauer Termin nicht beziffert.
GewährleistungDatum offenVerjährungsfrist für Mängelansprüche mindestens 4 Jahre ab Endabnahme; zusätzlich mindestens 3 Jahre Herstellergarantie auf Material und Konstruktion.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Niedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
  • Preis (Bruttogesamtpreis gem. ausgefülltem LV)100%

    Es findet eine reine Preisbewertung der jeweils angebotenen Bruttogesamtpreise (gem. ausgefülltem LV) statt. Das zuschlagfähige Angebot mit dem niedrigsten – noch angemessenen – Gesamtpreis erhält den Zuschlag.

KI-Hinweis: Sowohl die Bekanntmachung als auch die Vergabeunterlagen (Ziffer 2 der Informationsunterlage) geben übereinstimmend eine reine Preisbewertung mit 100 % Gewichtung an.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Projektrahmen und Lagerungsziel

Standort: Belegschaftshaus der Arloffer Thonwerke, Kirchheimer Str. 9, 53902 Bad Münstereifel.

Gebäude: eingeschossig, Massivbauweise mit Flachdach; ca. 626 m² Grundfläche, ca. 205 m² Nutzfläche für das Archiv.

Lagerungsziel: konservatorisch fachgerechte Lagerung und Verzeichnung der beschädigten und teils restauratorisch aufgearbeiteten Archivbestände des Stadtarchivs Bad Münstereifel (ca. 9.500 Archivkartons, Maße 390 × 280 × 110 mm).

Nutzungsdauer: 3–7 Jahre (Interimslösung), bis ein dauerhaftes Archivgebäude verfügbar ist.

Anforderung: vollständige, funktionsfähige und gebrauchstaugliche Regalanlage mit Gesamtkapazität von mind. 9.500 Archivkartons.

Kernregale und Stellfläche

Lieferung und Montage folgender Regalkomponenten:

60 lfm lauffähige Bodenschienen (Aufputz-/Verlegeschienen, schwellenarm) inkl. Auffahrrampen/Neigungsprofile12 Fahrwagen/Untergestelle (Achsreihen) für verfahrbare Regale mit manuellen Kurbelantrieben, Kugelachsen, Spurkranzrädern, mech. Zentralverriegelung/Schiebesperre, Bumper/Gummipuffer; Länge ca. 7,22–8,27 m4 stationäre Endregale/Festregale (insgesamt 12 stationäre Regalfelder), je 3 Felder, 6 Fachböden je Feld, Bautiefe ca. 40 cm, Höhe ca. 2.594 mm, Breite 1.170 mm132 Regalfelder verfahrbare Doppelregale (Schieberegale), 6 Fachböden je Feld, Fachlast mind. 90–120 kg/Fachboden, mind. 11 Archivkartons pro Fachboden, Traglast nach DIN EN 15512; Gesamtkapazität mind. 8.712 Kartons über die Schieberegale6 Spezial-Fachbodenregale für Großformate und Urkunden, Fachbodentiefe 50 cm, Feldbreite 100 cm, Höhe 230 cm, Traglast mind. 150 kg/Fachboden22 Steck-/Schwerlastregale (ortsfest) für Nebenräume, feuerverzinkt/pulverbeschichtet, Feldbreite 1.000 mm, Tiefe 500 mm, Feldlast mind. 1.500 kg, Fachlast mind. 150 kg, KippsicherungBüroregale, Tiefe ca. 30 cm, Höhe ca. 230 cm, Gesamtlänge ca. 9 m, mind. 6 Lagerebenen je Feld, Traglast mind. 80 kg/Fachboden, Feldlast mind. 500 kg

Spezialmöbel und Zubehör

2 Flachablagetechnik-Elemente / Karten- und Planzeichnungsschränke (DIN A0), 1,35 × 1,00 m, je 10 Schübe, Vollauszug, Zentralschloss24 Magnet-/Einsteck-Schilderhalter als Beschriftungssysteme und Orientierungshilfen2 Schließvorrichtungen/Diebstahlschutz (Zentralverriegelung, Profilzylinder nach DIN 18252) als Vorbereitung für eine SchließanlageSicherheitsprüfplaketten, Traglast-Dienstschilder, Warnhinweise (DGUV Regel 108-007)

Planung, Montage und Abnahme

Baustelleneinrichtung und Logistik: An-/Abtransport, innerbetrieblicher Horizontal- und Vertikaltransport, Schutz der Gebäude- und ZugangsbereicheFeinaufmaß und Werk-/Montageplanung gem. DIN 18202 und DIN 18800 vor SchienenverlegungHöhenausgleich und Unterfütterung der Schienen mit korrosionsgeschützten Ausgleichs-/Passblechen (0,5–10 mm)Verguss-/Unterspritzarbeiten mit schrumpffreiem Vergussmörtel mind. R3Fachmontage durch herstellereigenes bzw. zertifiziertes Montagepersonal; Ausrichten im Lot und in WaageEndreinigung (staubarm, entfettet)Einweisung und Abnahme: Sicherheitsprüfung vor Erstinbetriebnahme, Belastungsnachweise, Betriebs- und Wartungsanleitung, Einweisung des Betriebspersonals

Übergabefrist: vollständige Montage, Prüfung und betriebsbereite Übergabe bis spätestens 29.01.2027.

Material-, Norm- und Klimavorgaben

Material und Oberfläche:

Stahlblech, verzinkt bzw. hochwertig pulverbeschichtetEmissionsfrei, staubarm, abwaschbar, schadstofffreiFarbe: RAL 7035 lichtgrau oder gleichwertigPulverbeschichtung gem. DIN EN ISO 12944-5 und DIN EN 13438, Schichtdicke mind. 60–80 µmKorrosionsschutzklasse C2 gem. DIN EN ISO 12944

Einschlägige Normen und Regeln: DIN ISO 11799, DGUV Regel 108-007, RAL-RG 614, DIN EN 15512.

Klimavorgaben im Archiv: 18 °C ± 2 °C, 50 % ± 5 % relative Luftfeuchte.

Garantie: mindestens 3 Jahre Herstellergarantie auf Material und Konstruktion.

Reversibilität: alle Befestigungen als lösbare Systeme (Schraub-/Stecksysteme); keine Verklebungen, keine irreversiblen Beschichtungen; vollständige Demontierbarkeit und Wiederverwendbarkeit; Eingriffe in Bausubstanz auf das zwingend erforderliche Maß beschränkt.

Entsorgung: Verpackungsmaterialien vollständig zurücknehmen und umweltgerecht entsorgen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe

Zwingend – Bieter darf keine Ausschlussgründe verwirklichen:

§§ 123, 124 GWB (zwingende und fakultative Ausschlussgründe)

Fakultativ (sofern einschlägig):

§ 21 AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz)§ 98c AufenthG (Aufenthaltsgesetz)§ 19 MiLoG (Mindestlohngesetz)§ 21 SchwarzArbG (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz)§ 22 LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz)

Eigenerklärung: Selbstreinigungsmaßnahmen i.S.d. § 125 GWB können geltend gemacht werden.

Nachforderung: fehlende Unterlagen können gem. § 56 Abs. 2 VgV nachgefordert werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen (je Verstoß):

Personenschäden: mindestens 3.000.000 EURSonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden): mindestens 1.000.000 EURGesamtleistung des Versicherers pro Versicherungsjahr mind. das Doppelte der Deckungssummen

Alternativ zulässig: Eigenerklärung, dass der Versicherungsschutz im Auftragsfall abgeschlossen werden kann (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV).

Hinweis: Es wird ausdrücklich gebeten, keine Versicherungsbestätigung oder Police unaufgefordert einzureichen.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen (kumulativ alle Anforderungen erfüllend):

Die Referenz muss abgeschlossen sein am Tag des Ablaufs der Angebotsfrist (06.11.2026)Die Referenz muss aus den letzten 3 Jahren stammen (maßgeblich ist der Abschlusszeitpunkt der beauftragten Leistungen)Inhalt: Lieferung und Montage von Rollregalen für eine kulturbewahrende Institution (Archive, Museen, Bibliotheken oder gleichwertige Einrichtungen)Referenz muss vergleichbar zur hiesigen Leistungsbeschreibung seinPflichtangaben je Referenz: Projektbezeichnung, Referenzgeber (Name, Adresse, Telefon), Leistungsbeginn, Leistungsabschluss, Referenzbeschreibung (zwingend beizulegen)

Berufliche Eignung: Registrierung/qualifizierte fachliche Eignung als Regalanbieter.

Personelle Anforderungen (vertraglich gefordert):

Eingesetztes Personal muss fachlich geeignet, zuverlässig und für Montage/Prüfung der konkreten Regalsysteme qualifiziert seinAuftraggeber kann Austausch von Personal aus wichtigem sachlichem Grund verlangenNachunternehmer: Name, Anschrift, Leistungsumfang, Qualifikation und erforderliche Nachweise sind vor Einsatz vorzulegen; bei Zugriff auf personenbezogene Daten oder schutzbedürftige Archivinformationen ist die vorherige Zustimmung des AG erforderlich

Sanktions- und Compliance-Erklärungen

Russland-Sanktionserklärung (sog. Russlanderklärung): Eigenerklärung zur Einhaltung der Sanktionen gegen die Russische Föderation gem. Art. 5k Abs. 3 VO (EU) 2022/576 / BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022KMU-Eignung: Das Verfahren ist geeignet für kleine und mittlere Unternehmen.Eignungsleihe: zulässig gem. § 6 VgV (mit entsprechenden Nachweisen und Haftung) – Formblätter 8a.1–8a.4 sind zu verwenden.
Referenzprojekte
mindestens 3 Referenzen ReferenzenZeitraum: aus den letzten 3 Jahren; maßgeblich ist Abschlusszeitpunkt der beauftragten Leistung; am Tag der Angebotsfrist (06.11.2026) muss die Referenz abgeschlossen seinVolumen: nicht spezifiziert

Lieferung und Montage von Rollregalen für eine kulturbewahrende Institution (Archiv, Museum, Bibliothek oder gleichwertige Einrichtung). Die Referenzen müssen kumulativ alle Anforderungen erfüllen.

Vergleichbarkeit zur hiesigen Leistungsbeschreibung; Pflichtangaben: Projektbezeichnung, Referenzgeber (Name, Adresse, Telefon, öffentlicher Auftraggeber ja/nein), Leistungsbeginn, Leistungsabschluss; Referenzbeschreibung zwingend beizulegen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 47%4–10 · 46%11+ · 7%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 16 erledigt
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Eignungsnachweise und Erklärungen
Referenzen und Fachnachweise
Preisblätter und Produktnachweise
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Bad Münstereifel | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
53902 Bad Münstereifel
Ort
53902 Bad Münstereifel
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.bad-muenstereifel.de/startseite/ ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
53902 Bad Münstereifel
Nordrhein-Westfalen

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