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Ausschreibungen Brandenburg

IT Anmietung oder Leasing und Full-Service-Betrieb von multifunktionale Farb-Drucker

Gemeinde Fredersdorf-Vogelsdorf15370 Fredersdorf-Vogelsdorf, BrandenburgVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Gemeinde Fredersdorf-Vogelsdorf (Vergabe V/100/01/2026) beschafft 35 multifunktionale Farb-Drucker für rund 16 Standorte (Verwaltung, Schulen, Horte, Kitas, Feuerwehren u.a.). Die Geräte werden wahlweise gemietet oder geleast und müssen mit einem umfassenden Full-Service (Wartung, Verbrauchsmaterial, Ersatzteile, Störungsbeseitigung, Updates) ausgestattet sein.

Die Vergabe ist in zwei Lose aufgeteilt:

Los 1: 35 Multifunktionsgeräte (MFP) in vier Typen (kompakt bis High-End), inkl. zentralem Print- und Scanmanagement (Follow-Me-Druck, OCR, Scan-Inbox).Los 2: Ein Produktions-Dokumentenscanner für die Poststelle inkl. Software/Lizenzen.

Die Vertragslaufzeit beträgt je Los 60 Monate Grundlaufzeit mit einer einmaligen Verlängerungsoption um 12 Monate.

Angebotsfrist: 05.11.2026, 10:00 Uhr. Angebote können je Los oder für beide Lose abgegeben werden. Finanzierung wahlweise per Miete oder Leasing.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 05. November 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄRAPRMAIJUNJUL
Versendung der Vergabeunterlagen16. Okt. 2026
Ablauf der Angebotsfrist5. Nov. 2026
Bindefrist5. Nov. – 4. Dez. 2026
Abruf Zusatzgeräte (Los 1)ca. 1. Juli 2027
Vertragslaufzeit Los 1Datum offen60 Monate ab gemeinsamem Vertragsbeginn (Starttermin laut Rolloutplan, noch nicht festgelegt).
Vertragslaufzeit Los 2Datum offen60 Monate ab dokumentierter betriebsbereiter Abnahme des Scanners (Abnahmedatum noch offen).
Verlängerung Los 1Datum offenEinmalige Verlängerungsoption Los 1, 12 Monate (Monat 61–72) ab Ende der Grundlaufzeit.
Verlängerung Los 2Datum offenEinmalige Verlängerungsoption Los 2, 12 Monate ab Ende der Grundlaufzeit.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität7 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
  • Wertungspreis Los 170%

    Gesamtwertungspreis Los 1 (Grundlaufzeit P-GESAMT plus Optionen O-GESAMT inkl. Einmalpauschale P5), je Finanzierungsvariante (Miete/Leasing) separat gewertet, Preispunkte nach Formel 70 × (niedrigster Wertungspreis / Wertungspreis der Variante).

  • Alternative sichere Anmeldung per 6-stelliger PIN5%

    Los 1, Referenz L1-4.10 (Nachweis: Funktionsbeschreibung). 5 Punkte bei Erfüllung, 0 bei Nichterfüllung.

  • Delegierte Administration je Einrichtung5%

    Los 1, Referenz L1-4.11 (Nachweis: Rollen-/Rechtekonzept). 5 Punkte bei Erfüllung, 0 bei Nichterfüllung.

  • Erweiterbare DMS-/Workflow-Schnittstelle am Gerätebedienfeld5%

    Los 1, Referenz L1-4.12 (Nachweis: Hersteller-/Schnittstellendokumentation). 5 Punkte bei Erfüllung, 0 bei Nichterfüllung.

  • Sicherer Web-Upload5%

    Los 1, Referenz L1-4.13 (Nachweis: Funktionsbeschreibung). 5 Punkte bei Erfüllung, 0 bei Nichterfüllung.

  • Remote-Zugriff auf Gerätebedienfeld5%

    Los 1, Referenz L1-4.14 (Nachweis: Funktionsbeschreibung). 5 Punkte bei Erfüllung, 0 bei Nichterfüllung.

  • Automatische Seitendrehung und Deskew5%

    Los 1, Referenz L1-5.8 (Nachweis: Funktionsbeschreibung). 5 Punkte bei Erfüllung, 0 bei Nichterfüllung.

Los 1: Preispunkte = 70 × (niedrigster gültiger Wertungspreis / Wertungspreis der jeweiligen Finanzierungsvariante); Gesamtpunkte = Preispunkte + Qualitätspunkte (max. 30). Maßgeblich ist der L1-GESAMT-Wert je Finanzierungsvariante einschließlich der Einmalpauschale P5. Los 2 wird zu 100 % nach dem niedrigsten gültigen Gesamtwertungspreis (L2-GESAMT) vergeben, sofern alle M-Kriterien erfüllt sind.

KI-Hinweis: Los 1 ist vollständig (70 % Preis, 30 % Qualität mit sechs Kriterien à 5 Punkte); Los 2 wird laut Leistungsverzeichnis zu 100 % nach Wertungspreis vergeben und ist im Schema nicht gesondert abgebildet.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Lieferung, Rollout und Betriebsbereitschaft

Vollständig betriebsbereite Lösung inklusive Lieferung, Transport, Montage, Aufstellung, Anschluss, Grundkonfiguration und Einweisung am jeweiligen StandortEinweisung der Key-User sowie administrative Einweisung der IT-VerantwortlichenSicherheitsrelevante Firmware- und Softwareupdates als Bestandteil des Full-ServiceErst-Rollout: 31 Geräte; 4 Zusatzgeräte (2× Typ 3, 2× Typ 4) werden voraussichtlich ab Juli 2027 (nach Ablauf des Altvertrags) in den laufenden Vertrag aufgenommenKonkreter Rollout- und Terminplan je Standort wird nach Zuschlag mit dem Auftraggeber abgestimmt

Full-Service und Verbrauchsmaterial

Full-Service ohne Fahrtkostenbegrenzung, inklusive Ersatz- und Verschleißteilen sowie Software-/FirmwareupdatesPapier ist ausgenommenVerbrauchsmaterialversorgung (z.B. Toner) im Full-Service enthaltenServicezeiten Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr (ohne gesetzliche Feiertage am Standort)Vor-Ort-Einsatz am nächsten Arbeitstag nach Störungsmeldung (Next Business Day)Ersatzgerät binnen 2 Arbeitstagen, sofern das Gerät nicht wieder betriebsbereit wird3 gleiche Defekte innerhalb von 6 Monaten lösen einen Gerätetausch ausSPoC (zentraler Servicekontakt, mindestens telefonisch und elektronisch erreichbar) und automatisierte Toner-Nachlieferung

Zentrales Print- und Scanmanagement (Los 1)

Zentrales On-Premises-Printmanagement mit Trennung der Bereiche Verwaltung, Schulen, Horte, Kitas, FeuerwehrenAD-Synchronisation, Follow-Me-Druck per RFID, sichere PIN-Anmeldung, delegierte AdministrationNicht abgeholte Druckaufträge werden nach 48 Stunden automatisch gelöschtZentrales Scanmanagement: OCR-Erkennung, PDF/PDF-A, TIFF; Übergabe an zentrale Scan-Inbox über SMBv3; Scan-to-Mail über SMTP/TLSWeb-Upload, Remote-Zugriff auf das Display, automatische Seitendrehung/DeskewAbrechnung in drei Klick-Kategorien: S/W, Business Color (≤ 5 % Farbdeckung), Vollfarbe (> 5 %)

Datenschutz, IT-Sicherheit und Fernwartung

Verschlüsselung, rollenbasierte Rechte, sichere AnmeldungFernwartung nur nach ausdrücklicher Freigabe und ProtokollierungLösch-/Übergabeprotokoll bei Geräteübergang und am VertragsendeMuster-AVV/Datenschutzvereinbarung ist Bestandteil des Angebots

Rücknahme, Entsorgung und Vertragsende

Rücknahme, Abbau und Abtransport der Geräte am Vertragsende durch den AuftragnehmerDatenlöschung/Datenträgerbehandlung nachweislich durchgeführtAltgeräte und Verpackungen werden kostenfrei fachgerecht entsorgtKeine Mindestabnahmemengen; Festpreise gelten während der GrundlaufzeitVerlängerungsoption einmalig um 12 Monate (Monate 61–72)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Lage und Zuverlässigkeit

Eintragung im Berufsregister des Sitzes (oder Erklärung, dass keine Verpflichtung besteht)Aktuelle Gewerbeanmeldung bzw. HandelsregisterauszugEintragung in der Handwerksrolle (HwK) bzw. bei der IHKKeine schweren Verfehlungen im Sinne von § 123/§ 124 GWB (Betrug, Bestechung, Wettbewerbsabsprachen, Geldwäsche, Verstöße nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz)Kein Insolvenzverfahren, keine LiquidationOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern und Abgaben, Sozialversicherungsbeiträgen und BerufsgenossenschaftsbeiträgenZentralregisterauszüge für Unternehmen und Leitungspersonal auf Verlangen vor ZuschlagAb Auftragssumme > 30.000 € netto: Auszug aus dem Gewerbezentralregister (wird vom Auftraggeber für den künftigen Auftragnehmer angefordert)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Umsatzangaben der letzten 3 Geschäftsjahre mit vergleichbaren Leistungen (IT-Anmietung/Leasing und Full-Service von multifunktionalen Farb-Druckern)Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Dritterklärung)Bei Einsatz anderer Unternehmen: wirtschaftliche/finanzielle Eignungsleihe über VVB 236 möglich; gesamtschuldnerische Haftung

Fachliche Qualifikation und Personal

3 Referenzen vergleichbarer Leistungen aus den letzten 3 Jahren (auf Verlangen bei engerer Wahl): Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme, AusführungszeitraumAusreichende Beschäftigte und Leitungspersonen für die Leistungsausführung

Nachunternehmer und Bietergemeinschaften

Art und Umfang der an Unterauftragnehmer gehenden Leistungen sind im Angebot zu benennen; bei Relevanz für die Eignung sind die NU zu benennenBei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung VVB 236 und Einwilligung zur Prüfung der EignungBei Bietergemeinschaften: Mitgliederverzeichnis, bevollmächtigter Vertreter, gemeinsame Erklärung zur Rechtsverbindlichkeit und gesamtschuldnerischen Haftung

Mindestentgelt BbgVergG (Pflicht bei Aufträgen mit NU/Verleihern)

Formular 5.4 (Vereinbarung Mindestanforderungen Nachunternehmer/Verleiher) ist zu unterzeichnenVerpflichtung zur Zahlung von mindestens 13,00 € brutto je Arbeitsstunde (Mindestentgelt nach § 6 Abs. 2 BbgVergG, Stand des Formulars)Entgeltnachweise (anonymisierte/pseudonymisierte, deutschsprachige Lohn- und Gehaltsabrechnungen) bereithaltenEinverständniserklärungen der eingesetzten Arbeitnehmer zur Vorlage der Abrechnungen einholenKontrollen des Auftraggebers und des öffentlichen Auftraggebers werktags 8–17 Uhr (freitags bis 14 Uhr) duldenVerstöße: bis zu 3 Jahre Wettbewerbsausschluss
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (vor Angebotsabgabe)Volumen: nicht gefordert

3 Referenzen vergleichbarer Leistungen aus den letzten 3 Jahren (IT-Anmietung/Leasing und Full-Service-Betrieb von multifunktionalen Farb-Druckern)

Pflichtangaben je Referenz: Ansprechpartner, Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum. Vorlage erst bei engerer Wahl.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 67%4–10 · 27%11+ · 5%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 19 erledigt
Pflichtunterlagen (Vertragsbestandteil)
Eignung und Nachweise
Vertragliche und Datenschutz-Unterlagen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Gemeinde Fredersdorf-Vogelsdorf
Anschrift
15370 Fredersdorf-Vogelsdorf
Ort
15370 15370 Fredersdorf-Vogelsdorf
Kategorie
Brandenburg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.fredersdorf-vogelsdorf.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
15370 15370 Fredersdorf-Vogelsdorf
Brandenburg

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