Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
IT-Dienstleistungen
Kliniken der Stadt Köln gGmbH | Vergabekammer Rheinland | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Köln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird beschafft?
Die Kliniken der Stadt Köln gGmbH suchen einen IT-Dienstleister für die Betreuung ihrer IT-Infrastruktur. Schwerpunkte sind Microsoft-Dienste, Strategieberatung und IT-Sicherheit.
Vertragsart:
Offenes Verfahren (EU) nach VgV, Vergabenummer Ia2/09/26Rahmenvereinbarung mit maximal einem Auftragnehmer, Leistungen werden auf Abruf erbrachtEin Los, keine LosaufteilungLaufzeit 48 Monate ab Zuschlag, einmalige Verlängerung um 12 Monate, maximal 60 Monate
Mengen:
Höchstens 1.600 Dienstleistertage über die gesamte Laufzeit (ein Dienstleistertag = 8 Stunden)Keine Mindestabnahme und keine garantierte Leistungsmenge
Was wird gefordert?
Betrieb und Pflege von Windows-Servern, Clients, Microsoft 365, Azure, Exchange, Active Directory und Entra IDMonatliche Beratung zu IT-Strategie und IT-SicherheitUnterstützung bei ProjektenMindestens drei Fachkräfte mit nachgewiesener Erfahrung und Microsoft-ZertifizierungenNachweis von Referenzen, Microsoft-Partnerstatus und Spezialisierungen
Wichtige Termine:
Fragen bis 23.11.2026, 23:59 UhrAngebotsabgabe bis 04.12.2026, 11:00 UhrAngebotsbindung bis 29.01.2027
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristDEZ2023 JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ
Umsatznachweis 2023 bis 20251. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Referenzen Nachweiszeitraumca. 4. Dez. 2023 – 4. Dez. 2026
Veröffentlichung3. Nov. 2026
Rügefrist Bekanntmachung3. Nov. – 4. Dez. 2026
Bieterfragen-Frist23. Nov. 2026
Angebotsfrist4. Dez. 2026
Rügefrist Vergabeunterlagen4. Dez. 2026
Bindefrist4. Dez. 2026 – 29. Jan. 2027
Vertragsbeginnca. 1. Feb. 2027
Versicherungsschutz des Auftragnehmersca. 1. Feb. 2027
Vertragslaufzeitca. 1. Feb. 2027 – 1. Feb. 2031
Erstmalige Preisanpassungca. 1. Feb. 2028
Ausübung Verlängerungsoptionca. 1. Jan. 2031
Verlängerung 1ca. 1. Feb. 2031 – 1. Feb. 2032bis 2032
ZuschlagDatum offenDatum nicht angegeben; der Vertrag beginnt mit der Zuschlagserteilung.
VersicherungsnachweisDatum offenNur auf Anforderung innerhalb von 5 Kalendertagen vor Zuschlag vorzulegen.
Nachreichen von EignungsunterlagenDatum offenInnerhalb von 6 Tagen nach gesonderter Aufforderung.
Nachweis MiLoG/AEntGDatum offenInnerhalb von 10 Tagen nach Verlangen des Auftraggebers vorzulegen.
Nachfrist MindestlohnnachweisDatum offen10 weitere Tage nach Ablauf der 10-Tage-Frist, falls der Nachweis fehlt.
AuftragsverarbeitungsvertragDatum offenGilt ab Unterzeichnung bis zur ausdrücklichen Beendigung des Mandats.
Speicherung der VergabedatenDatum offenMindestens 3 Jahre ab Zuschlag bzw. bis Ende der Vertrags- oder Rahmenvereinbarungslaufzeit.
Rügefrist nach ErkennenDatum offen10 Kalendertage ab dem Erkennen eines Vergaberechtsverstoßes.
Frist nach AbhilfeverweigerungDatum offen15 Kalendertage ab Eingang der Mitteilung, dass der Auftraggeber nicht abhelfen will.
Zahlung prüffähiger RechnungenDatum offenInnerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung, soweit keine andere Regelung greift.
Reaktionszeit SLA 1 kritischer VorfallDatum offen2 Stunden innerhalb der Servicezeit ab Meldung.
Reaktionszeit SLA 2 normaler VorfallDatum offen8 Stunden innerhalb der Servicezeit ab Meldung.
Support-ServicezeitDatum offenMontag bis Freitag von 07:00 bis 17:00 Uhr.
Monatlicher Jour-fixeDatum offenStrategie- und IT-Architektur-Jour-fixe, einmal monatlich, ohne festes Enddatum.
Monatliche UpdatesDatum offenInstallation monatlicher Updates, einmal monatlich, ohne festes Enddatum.
Monatlicher Exchange-Health-CheckDatum offenEinmal monatlich, ohne festes Enddatum.
Monatliche AVD-BerichteDatum offenNutzungs- und Auslastungsberichte einmal monatlich, ohne festes Enddatum.
Monatliche Tenant-BerichteDatum offenAuffälligkeitsberichte zu Tenant, M365 und Intune einmal monatlich.
Feature-Updates Windows-ClientsDatum offenHalbjährlich im Test und jährlich in Produktion, ohne festes Enddatum.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität3 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Gesamtpreis netto40%
Bewertung des Gesamtpreises netto anhand der Anlage KDSK – IT-DL-Preistabelle; das niedrigste Angebot erhält 40 Punkte.
- Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog60%
Gesamte qualitative Leistungsbewertung mit maximal 60 Punkten, die innerhalb des Kriterienkatalogs gleichmäßig auf Kommunikationskonzept und Servicekonzept einschließlich Emergency Changes aufgeteilt ist.
Preis: niedrigster Gesamtpreis netto / Gesamtpreis netto des zu bewertenden Angebots × 40 = Preispunkte. Qualität: Kommunikationspunkte / 100 × 30 + Service- und Emergency-Changes-Punkte / 100 × 30 = Qualitätspunkte. Die Gesamtbewertung ergibt sich aus der Addition der Preis- und Qualitätspunkte.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und Bewertungsformeln sind in den Vergabeunterlagen vollständig angegeben, und die Bekanntmachung bestätigt die Gewichtung von 40 % für den Preis und 60 % für die Leistungsbewertung.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenEndpoint- und Patch-Management
Microsoft Endpoint Manager / SCCM und Intune: kontinuierliche Kontrolle der Konsole, E-Mail-Alarmierung bei kritischen Meldungen, regelmäßige Prüfung von Eventlogs und Festplatten, monatliche Update-Installation über WSUS, Koordination von Neustarts, Überwachung und Reporting des Client-Health-Status.Patch-Management Clients: monatliche kumulative Updates, Feature-Updates halbjährlich im Test und jährlich in Produktion, Gerätetreiber-Updates.Patch-Management Server: Planung und Durchführung der Update-Strategie, monatliche kumulative Updates.OS Deployment: Erstellung und Betreuung von Task-Sequenzen für Windows-Clients und des Microsoft Deployment Toolkit für Windows Server, Treiber-Management für Enterprise-Hardware, Changemanagement-Dokumentation.
Server- und Verzeichnisdienste
Betrieb und Instandhaltung von Windows-Servern, Incident- und Problem-Management zwischen Betriebssystem und Anwendung.Load-Balancer-Betrieb, Security-Management, Virenschutz und Notfall-Autorisierung.Active Directory und Entra ID Connect: Aufbau, Migration und Betrieb, Replikation und Monitoring, Wartung, Patch-Management, Performance- und Kapazitätsüberwachung, Härtung und Entstörung inklusive 2nd- und 3rd-Level-Support.Management der Directory-Services und IDM-Prozesse.
Client-, Server- und Azure-Support
Tägliche Unterstützungskontingente für Troubleshooting und Änderungen.Unter anderem Windows Server, NPS, PKI, DHCP/DNS, VPN, Fileserver-Cluster, Teams Phone System, Microsoft 365 E5/F5 Security-Suite und Logging.
Cloud und Microsoft 365
Azure und Microsoft 365: IaaS/PaaS-Betrieb und Weiterentwicklung, Azure Arc, Teams, SharePoint und OneDrive, Entra-ID-Verwaltung, Defender XDR, Microsoft Purview.Azure Virtual Desktop: kontinuierliche Prüfung und Betreuung, monatlicher Nutzungs- und Auslastungsreport, kritische Fehlermeldungen mit Handlungsempfehlung, Hinweise auf Microsoft-seitige Einschränkungen, monatliche Kostenoptimierungsinformationen, Change-Log.Monatlicher Tenant-Bericht („What’s new“) mit Analyse von M365-Auffälligkeiten wie Risky Users, Identity Secure Score, Lizenzen, Intune und Defender XDR, Besprechung im monatlichen Jour fixe.
E-Mail und Exchange
Monatlicher Health-Check der lokalen Exchange-SE- und der Exchange-Online-Infrastruktur.Betrieb, Patch-Management, Backup- und Routingprüfungen.Einrichtung von bis zu 5 zusätzlichen Exchange-Online-Konnektoren pro Monat.Exchange Online Protection und Defender for Office 365, Fehleranalyse, Nachrichtenverfolgung, Queue-Prüfung.DMARC-, SPF- und DKIM-Analysen, Malware- und Phishing-Report der Top 5 betroffenen Benutzer, Kontensynchronisation, Exchange-Online-Trendanalysen.
Beratung und Sicherheit
Mindestens monatliche Beratung zu IT-Strategie und IT-Architektur (Jour fixe).Bewertung der Monatsthemen hinsichtlich Informations- und IT-Sicherheit, Trendbeobachtung und Ableitung möglicher Projekte.Zusätzliche Beratung zu Datenschutz und Informationssicherheit.Mitwirkung beim Schwachstellenmanagement: Priorisierung und Bewertung von Microsoft-Schwachstellen, Definition und Reporting der Maßnahmen, Anpassung von Regeln und Reports. Die Umsetzung der Maßnahmen liegt nicht beim Bieter.
Projektunterstützung
Unterstützung und Durchführung von Projekten nach Vereinbarung, mit verbindlichem Termin- und Leistungsplan.Diese Leistung wird als eigene Position im Preisblatt bepreist.
Support, Kommunikation und Übergabe
Support-Servicezeit Montag bis Freitag, 07:00 bis 17:00 Uhr.Reaktionszeit bei kritischem Vorfall (SLA 1): 2 Stunden innerhalb der Servicezeit. Bei normalem Vorfall oder Service (SLA 2): 8 Stunden innerhalb der Servicezeit.Ticketsystem des Bieters mit Zugriff für den Auftraggeber, telefonische Hotline für Ausnahmefälle, Microsoft Teams für Zusammenarbeit und Reportings.Kommunikation vollständig auf Deutsch, festgelegte Ansprechpartner je Themenfeld, Dokumentation aller Änderungen.Bei Vertragsende Übergabe der vollständigen Projektdokumentation, aller Passwörter und der eigenen Routinen und Hilfsprogramme.
Umfang und Mengen
Höchstens 1.600 Dienstleistertage über die gesamte Laufzeit, ein Dienstleistertag entspricht 8 Stunden.Keine Mindestabnahme und keine garantierte Leistungsmenge.Der Vertragsentwurf nennt an anderer Stelle 1.530 Dienstleistertage über fünf Jahre. Diese Angabe weicht von der Höchstmenge von 1.600 Tagen ab.Betroffen sind drei Krankenhausstandorte, dazu standortspezifische Kenntnisse zu Strukturen, Systemen, Prozessen und Schnittstellen.Technischer Umfang: rund 4.600 standardisierte Clients, etwa 1.000 Windows Server, rund 4.050 Windows-10/11-Geräte, 150 iOS/iPadOS-Geräte, 500 Android-Geräte, Active Directory mit mehr als 6.000 Benutzern und 7.000 Gruppen, vier Server für die Configuration-Manager-Umgebung.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAllgemeine Eignung und Erklärungen
Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sind nachzuweisen.Firmenprofil, auf Anforderung Registerauskunft, Gewerbeanmeldung und Gewerbezentralregisterauskunft.Erklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen.Nachweis, dass Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden.Keine Verstöße gegen Mindestlohn-, Arbeitnehmerentsende- oder Arbeitsrecht. Dazu gehören auch das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz und das TVgG NRW.Keine Insolvenz, Liquidation oder Einstellung der Tätigkeit, keine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen, kein unzulässiger Interessenkonflikt.Gegebenenfalls Nachweise zur Selbstreinigung.Erklärung Russland.Fehlen erforderliche Erklärungen, wird die Eignung nicht angenommen und der Bieter wird ausgeschlossen.
Personal
Mindestens drei Mitarbeitende müssen eingesetzt werden und namentlich benannt sein.Jede Fachkraft braucht mindestens fünf Jahre Berufserfahrung, unter anderem in: ITIL-Tools und -Prozessen, Dokumenten nach ISO 9001, Planung von Microsoft-Infrastrukturen für mehr als 2.000 Benutzer, Sicherheitsanforderungen, Problemanalyse, Beratung des Produktmanagements, Analyse und Optimierung von Infrastrukturen, Arbeit mit englischsprachigen Handbüchern und klinischen Prozessabläufen.Die Lebensläufe der Fachkräfte sind mit dem Formular Mitarbeiterprofile einzureichen.Angaben zur Zahl der Beschäftigten in 2023, 2024 und 2025 sowie zum Jahresdurchschnitt. Bewertet werden festangestellte Beschäftigte, Teilzeitkräfte anteilig.
Microsoft-Zertifikate im Unternehmen
Im Unternehmen müssen folgende Zertifikate verfügbar sein:
Microsoft 365 Certified: Enterprise Administrator Expert (MS-100 und MS-101/MS-102)Azure Security Engineer Associate (AZ-500)Microsoft 365 Security Administrator Associate (MS-500)Azure Solutions Architect Expert (AZ-303/AZ-304)Azure Virtual Desktop Specialty (AZ-140)Microsoft 365 Modern Desktop Administrator Associate (MD-100 und MD-101/MD-102)Windows Server Hybrid Administrator Associate (AZ-800 und AZ-801)Cybersecurity Architect (SC-100)Security Operations Analyst Associate (SC-200)Identity and Access Administrator Associate (SC-300)Information Protection and Compliance Administrator Associate (SC-400 oder SC-401)
Wünschenswert, aber nicht als Mindestanforderung genannt: Azure AI Engineer Associate (AI-102) sowie zwei Applied-Skills-Nachweise zu Copilot.
Microsoft-Partnerstatus und Spezialisierungen
Managed Microsoft Partner sein.Aktiver Microsoft-Premier-Supportvertrag, über den die Auftraggeberin auf den Microsoft Support zugreifen kann.Mitglied der Microsoft Intelligent Security Association (MISA).Microsoft Solutions Partner Designations: Infrastructure und Security.Erweiterte Spezialisierungen: Identity and Access Management, Threat Protection und Microsoft Windows Virtual Desktop.Aktive Microsoft-MXDR-Partnerschaft.Die Nachweise der Spezialisierungen und der MXDR-Partnerschaft sind mit dem Angebot einzureichen.
Weitere Zertifizierungen und Qualifikationen
Personal mit ISO/IEC 27001 Lead Implementer oder gleichwertig.Mindestens ein Mitarbeiter als ISO 31000 Lead Risk Manager oder gleichwertig.Mindestens ein Mitarbeiter als ISO/IEC 27032 Cybersecurity Manager oder gleichwertig.Mindestens eine geprüfte Fachkraft für Datenschutz (Dekra, TÜV oder gleichwertig).Zertifizierte Mitarbeitende im Changemanagement, z. B. Prosci Change Practitioner oder gleichwertig.Vollständige deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift.Nachweis eines Schulungs- und Weiterbildungskonzepts für die letzten drei Jahre.
Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Versicherung
Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 2.000.000 EUR pro Versicherungsfall für Personen-, Sach- und Vermögensschäden.Maximierung der Ersatzleistung pro Versicherungsjahr mindestens das Zweifache, also 4.000.000 EUR.Angaben zum Nettogesamtumsatz und zum Nettoumsatz mit IT-Dienstleistungen für 2023, 2024 und 2025 sowie den jeweiligen Jahresmittelwert.Kein Mindestumsatz festgelegt.
Bietergemeinschaften, Unterauftrag und Eignungsleihe
Bietergemeinschaften sind zulässig. Alle Mitglieder erklären sich, sie haften gesamtschuldnerisch.Unterauftragnehmer müssen fachkundig, leistungsfähig und zuverlässig sein. Art und Umfang der übertragenen Leistungen sind anzugeben.Bei Eignungsleihe sind die Erklärungen des Eignungsverleihers einzureichen. Bieter und Verleiher haften gemeinsam.
Hinweis zur Vergabeunterlage
Der Kriterienkatalog enthält die Aussage „Keine Eignungskriterien festgelegt“. Die beigefügten Formulare und Erklärungen enthalten dennoch die oben genannten Anforderungen. Es ist nicht erkennbar, wie diese Aussage einzuordnen ist. Eine Klärung ist über das Fragenforum bis 23.11.2026 möglich.
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: Innerhalb der letzten drei Jahre erbracht. Leistungszeitraum je Referenz mindestens ein Jahr.Volumen: Kein Mindestauftragswert angegeben.
Mindestens drei vergleichbare Referenzen. Jede Referenz muss IT-Dienstleistungen im Microsoft-Umfeld umfassen.
Angaben je Referenz: Auftragsbezeichnung, Auftraggeber, Anschrift, Ansprechpartner, leistendes Unternehmen, Funktion, Leistungszeitraum und kurze Beschreibung. Zusatzblätter sind möglich. Tätigkeit als Unterauftragnehmer ist zugelassen. Firmenprospekte werden nicht berücksichtigt.
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: Innerhalb der letzten drei Jahre, Leistungszeitraum mindestens ein Jahr.Volumen: Kein Mindestauftragswert angegeben.
Mindestens eine Referenz mit IT-Dienstleistungen im Microsoft-Umfeld.
Über die Referenzerklärung mit Auftraggeber, Ansprechpartner und Leistungszeitraum nachzuweisen.
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: Innerhalb der letzten drei Jahre, Leistungszeitraum je Referenz mindestens ein Jahr.Volumen: Kein Mindestauftragswert angegeben.
Mindestens zwei Referenzen, die kumulativ IT-Dienstleistungen im Microsoft-Umfeld und Leistungen für einen Krankenhausverbund oder ein Krankenhaus des deutschen Gesundheitswesens umfassen.
Über die Referenzerklärung nachzuweisen. Auf Verlangen sind schriftliche Bestätigungen der Auftraggeber vorzulegen.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 43%4–10 · 43%11+ · 14%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 37 erledigt
Fristen und Einreichung
Formulare und Erklärungen
Konzepte
Preisblatt
Nachweise, die schon mit dem Angebot eingereicht werden müssen
Nur auf Anforderung nachzureichen
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Kliniken der Stadt Köln gGmbH | Vergabekammer Rheinland | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
51067 Köln
Ort
51067 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.kliniken-koeln.de/ ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
51067 Köln
Nordrhein-Westfalen
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