Ausschreibungen Berlin
IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen
servicezentrum musikschulen | szm | in der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung | Vergabekammer des Landes Berlin | servicezentrum musikschulen | szm | in der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum es geht:
Die Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung (SKWK) beschafft im Auftrag des Landes Berlin ein neues IT-Fachverfahren als Cloud-Lösung (SaaS) für die 12 Berliner Musikschulen.
Was geliefert werden soll:
Software für Verwaltung von Unterrichten, Kursen, Leihinstrumenten sowie Schüler:innen- und LehrkräfteverträgenApp (bis zu 50.000 Nutzer:innen)Ablösung des bisherigen Systems 'MS-IT' inklusive Datenmigration2nd-Level-Support, Schulungen und laufende Weiterentwicklung
Wie man sich bewirbt:
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Teilnahmeanträge (über e-VA Bieterportal): 09.11.2026, 09:00 Uhr.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 DEZ FEB APR JUN AUG OKT DEZ FEB
Veröffentlichung12. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist30. Okt. 2026
Teilnahmefrist9. Nov. 2026
Auswertung Teilnahmeanträgeca. 9. Nov. – 29. Nov. 2026
Aufforderung Erstangebote30. Nov. 2026
Angebotsfrist8. Jan. 2027
Verhandlungsphaseca. 15. Feb. – 7. März 2027
Aufforderung endgültige Angeboteca. 15. März – 21. März 2027
Angebotsfrist endgültige Angeboteca. 15. März – 11. Apr. 2027
Bindefristca. 11. Apr. – 11. Mai 2027
Information nichtberücksichtigter Bieterca. 10. Mai – 16. Mai 2027
Zuschlagca. 17. Mai – 23. Mai 2027
Geplante Inbetriebnahmeca. 1. Jan. – 31. März 2028
VertragsbeginnDatum offenKonkreter Vertragsbeginn nicht genannt; Vertragsbeginn folgt voraussichtlich auf den Zuschlag in KW 21/2027.
SystemeinführungsphaseDatum offenMax. 9 Monate ab Vertragsbeginn (Phase vor Betriebsbeginn); konkrete Daten nicht beziffert.
GrundlaufzeitDatum offen48 Monate ab Ende der Systemeinführungsphase; konkrete Daten nicht beziffert.
Verlängerung 1Datum offenOptionale Verlängerung um 24 Monate nach Ende der Grundlaufzeit; konkrete Daten nicht beziffert.
Verlängerung 2Datum offenOptionale weitere Verlängerung um 24 Monate nach Ende der ersten Verlängerungsoption; konkrete Daten nicht beziffert.
VertragslaufzeitDatum offenMaximale Gesamtlaufzeit ca. 105 Monate (8,75 Jahre) ab Vertragsbeginn: 9 Monate Einführung + 48 Monate Grundlaufzeit + 2 × 24 Monate Verlängerung.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftware-Module (SaaS)
Folgende Module sind als Software-as-a-Service bereitzustellen und zu betreiben:
Kernmodul: Stammdaten, Vertragsverwaltung, Unterrichts-/Kursverwaltung, Personen- und NutzerverwaltungWeb-Modul / Online-Anmeldung: Selbstanlage und Fremdanlage von Schüler:innen, Wartelistenverwaltung, Webmasken im Berlin-Corporate-DesignMedien-/Inventar-/Instrumentenverwaltung: Leihverträge, Leihinstrumente, Scan-/Archiv-VerwaltungBudgetverwaltung / KLR: Kosten- und LeistungsrechnungHonorarverwaltung: Honorarkalkulation, Honorarabrechnung, HonorarauszahlungKommunikationsmodul: Mail, SMS, Push-Nachrichten, Chat, Serien-/MassenkommunikationApp: für bis zu 50.000 User, Echtzeit-Synchronisation, DSGVO-konform, Kalendersynchronisation, Digitalunterricht – Veröffentlichung in den Landes-Accounts der App-StoresBerichtswesen/Statistik: benutzerdefinierte Berichte, grafische Darstellungen, Evaluation
Dienstleistungen
Die folgenden Dienstleistungen sind zu kalkulieren und im Bedarfsfall abzurufen (jeweils mit Tagessätzen):
Projektleitung (5 PT/Jahr Kontingent)Architektur-Beratung (5 PT/Jahr)Prozess-Beratung (5 PT/Jahr)Entwicklung (15 PT/Jahr)Testing (10 PT/Jahr)Systemintegration (10 PT/Jahr)Trainer Präsenz-Schulungen (bis 10 Teilnehmende, 5 PT/Jahr)Trainer Digitale Schulungen (bis 10 Teilnehmende, 5 PT/Jahr)Insgesamt 60 Personentage (PT) Kontingent pro Jahr
Transition: Ablösung Bestandssystem und Datenmigration
Im Rahmen einer max. 9-monatigen Projektphase sind folgende Leistungen zu erbringen:
Projektmanagement (Aufgaben-, Zeit- und Meilensteinplanung, Berichtswesen, Abstimmungen)Systemeinrichtung: 13 Mandantenstruktur (12 Musikschulen + Servicezentrum), Rollen/Rechte, Prozess-Workflows, Konfigurationen, BerichtswesenProgrammierung und Test der Schnittstellen (z.B. zu MACH, Digitale Akte, NOOTS, MS Office, ePayment)Datenmigration aus Bestandssystem 'MS-IT': ca. 20 Datenbanktabellen mit Relationen, ca. 10 GB DatenvolumenTool-Tests, Implementierung und Rollout inkl. Hypercare-PhaseSchulungsdurchführung (User-Schulungen)Qualitäts- und Change-ManagementUnterstützung durch 1,25 VZÄ des Servicezentrums, angenommener Aufwand: 100 PT
Support, Verfügbarkeit und nicht-funktionale Anforderungen
Support (in der Grundlaufzeit inklusive):
2nd-Level-Support per Hotline: 20 Anfragen pro Monat2nd-Level-Support per Mail/Ticketing-Tool oder unabhängig vom Kommunikationsweg
Verfügbarkeit & Wiederherstellung:
Gesamtverfügbarkeit ≥ 99 % (max. 88 Std. ungeplante Ausfälle pro Jahr)Wiederherstellung Störung 'hoch' ≤ 6 Std., 'mittel' ≤ 8 Std., 'niedrig' ≥ 10 Std.Wiederherstellung kompletter Datenbestand nach Totalverlust ≤ 6 Std.Wartungsfenster ≤ 2 Werktage (mit AG abzustimmen)
Architektur und Sicherheit:
Drei-Schicht-Architektur, HTML5/browser-basiert, IPv4/IPv6, Container-fähigBSI IT-Grundschutz / ISO 27001, DSGVO, BlnDSG, MandantentrennungSkalierbarkeit: bis 2.000 Festangestellte, 1.600 Honorarkräfte, 50.000 Schüler:innenKI-gestützte Funktionen (N_069)
Schnittstellen:
Exportformate: XLSX, CSV, PDFAnbindung an Digitale Akte, MACH (Haushalts-/Kassenwesen), NOOTS (Registermodernisierung), MS Office, Einnahmen-/Auszahlungsschnittstellen
Barrierefreiheit:
Konformität zu EN 301 549, WCAG und PDF/UA; andernfalls Monatsangabe bis zur Umsetzung nach Vertragsschluss
Vertraglicher Rahmen
Der Vertrag wird als EVB-IT Cloudvertrag geschlossen (Version 1.01 vom 01.03.2022) inklusive Kriterienkatalog (Anlage A.2) und Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage A.3).
Systemeinführungsphase: max. 9 MonateGrundlaufzeit: 48 Monate ab Ende der EinführungsphaseVerlängerungsoption 1: +24 MonateVerlängerungsoption 2: weitere +24 MonateMaximale Gesamtlaufzeit: max. 105 Monate (8,75 Jahre), ohne gesonderte Kündigung
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis (rechtliche Eignung)
Als Mindestanforderung nachzuweisen – bei Nichterfüllung erfolgt Ausschluss:
Zuverlässigkeit: Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung Anlage E.3, Ziffer 1.1; bei Vorliegen von Tatbeständen gesonderte Anlage)EU-Sanktionen / Russland: Eigenerklärung gemäß Art. 5k VO (EU) 833/2014 (Anlage E.3 Ziffer 1.2) – kein Verstoß gegen die Verbote, Verbot der Beteiligung von Unternehmen mit Russland-Bezug ab 10 % des AuftragswertsLieferkettensorgfaltspflicht: Eigenerklärung gemäß § 22 LkSG (Anlage E.3 Ziffer 1.3) – keine rechtskräftige Geldbuße ≥ 175.000 € (bzw. höhere Schwellen nach § 24 Abs. 2/3 LkSG)Mindestlohn/Tariftreue: Eigenerklärung zur Einhaltung von MiLoG, AEntG, AVG und § 3 Einkommenstransparenzgesetz (Anlage E.3 Ziffer 1.4) – inkl. Freistellungsverpflichtung gegenüber Nachunternehmern
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Mindestanforderungen (Eigenerklärung Anlage E.3 Ziffer 2.1 und 2.2):
Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung: mindestens 3 Mio. € Personenschäden, 1,5 Mio. € Sach- und Vermögensschäden je Fall, je Versicherungsjahr mindestens zweifach maximiert. Nachweis oder Verpflichtung zur Nachreichung innerhalb von 2 Wochen.Gesamtumsatz: durchschnittlich mindestens 2,5 Mio. € pro Jahr in den letzten 3 Geschäftsjahren 2023–2025.Auftragsgegenständlicher Umsatz: durchschnittlich mindestens 2,5 Mio. € pro Jahr in den letzten 3 Geschäftsjahren 2023–2025.
Differenzierende Wertung bei mehr als 3 Bewerbern (Punkte 5/4/3 für höchste/zweithöchste/dritthöchste Werte):
1. Durchschnittlicher Gesamtumsatz 2023–2025
2. Durchschnittlicher auftragsgegenständlicher Umsatz 2023–2025
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestanforderungen (Eigenerklärung):
Beschäftigtenanzahl: durchschnittlich mindestens 15 Vollzeitäquivalente (VZÄ) in Betrieb, Entwicklung und Support – über die letzten 3 Geschäftsjahre 2023–2025 (Anlage E.3 Ziffer 3.1).Sprachanforderung Personal: mindestens 3 Personen mit C1 Deutschkenntnissen (oder Muttersprache) im Projekt, vorgesehen für die Kommunikation mit Auftraggeber und Kunden (Anlage E.3 Ziffer 3.2).Referenzprojekt: mindestens 1 Referenz, die als SaaS-Lösung betrieben wird, mit Go-Live im Zeitraum 15.01.2023 bis 01.01.2026, im Einsatzort Europäischer Wirtschaftsraum, im Musikschul-Umfeld oder vergleichbar (kommunale/öffentliche Bildungs- und Kultureinrichtungen wie Kunst- oder Kreativschulen). Inhaltliche Vergleichbarkeit: kurs-/unterrichtsbasierte Verwaltung, Teilnehmerverwaltung oder Ressourcenplanung; Dauerschuldverhältnis mit kontinuierlicher Leistungserbringung. Insgesamt max. 3 Referenzformulare.
Wertung Erstangebote (Zuschlagskriterien)
Die Erstangebote werden nach folgenden Kriterien bewertet:
Leistung: 50 %Auftragsdurchführungskonzept (max. 10 DIN-A4-Seiten)Konzept zur Softwarearchitektur (max. 10 DIN-A4-Seiten)Konzept zur Weiterentwicklung (max. 5 DIN-A4-Seiten)Teststellung/Tool-Demo (10 vorgegebene Use-Cases)Funktionaler und nicht-funktionaler AnforderungskatalogPreis: 50 %
Zusätzlich ist die Bewertungsmatrix (Anlage D) Teil der Wertung.
Referenzprojekte
mindestens 1 (maximal 3) ReferenzenZeitraum: Go-Live zwischen 15.01.2023 und 01.01.2026Volumen: nicht spezifiziert
SaaS-Projekt im Musikschul-Umfeld oder vergleichbar (kommunale/öffentliche Bildungs-/Kultureinrichtung wie Kunst- oder Kreativschule) mit kurs- und unterrichtsbasierten Verwaltungsprozessen, Teilnehmerverwaltung oder Ressourcenplanung; Dauerschuldverhältnis mit kontinuierlicher Leistungserbringung
Einsatzort im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR); SaaS-Betriebsmodell zwingend; über Formular Anlage E.3 Ziffer 3.3
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 3 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 36%11+ · 9%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 21 erledigt
Teilnahmeantrag (Phase 1)
Formale Nachweise (Eigenerklärungen)
Finanzielle und personelle Eignung
Referenzen
Erstangebot (Phase 2)
Vertragliche Anlagen
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 20.10.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- 12.10.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
servicezentrum musikschulen | szm | in der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung | Vergabekammer des Landes Berlin | servicezentrum musikschulen | szm | in der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
14059 Berlin
Ort
14059 Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Erfüllungsort
Ort der Leistung
14059 Berlin
Berlin
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