Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
IT26002 Bereitstellung einer Software für das gemeinsame Aufgabenmanagement
Stadt Karlsruhe Hauptamt | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium KarlsruheKarlsruhe, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Karlsruhe beschafft eine webbasierte Software (SaaS) für das gemeinsame Aufgabenmanagement mit visueller Strukturierung (z.B. Kanban-Boards) für die rund 1.500 Mitarbeitenden der Stadtverwaltung.
Was geliefert werden soll
Eine vollständige Standardsoftware als Cloud-Lösung (keine Individualprogrammierung), gehostet beim Anbieter.Funktionen für persönliches und teamübergreifendes Aufgabenmanagement: Boards mit Spalten, Aufgaben mit Kommentaren, Fälligkeiten, Checklisten, Anhängen, Tags, Benachrichtigungen.Administrationsoberfläche, mit der die Stadtverwaltung Lizenzen, Teams und Mitarbeitende selbst verwalten kann.Pflege, Wartung, Hosting, Support (Mo–Fr 8–16 Uhr, persönlicher Ansprechpartner) sowie Updates durch den Anbieter.DSGVO-konformer Betrieb (europäische Server, Auftragsverarbeitungsvertrag).
Vertrag
EVB-IT Cloudvertrag mit Kriterienkatalog und AGB.Laufzeit: 01.11.2026 bis 31.10.2029 (36 Monate), mit einmaliger Verlängerungsoption um 12 Monate.
Angebot
Ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform bis spätestens 10.08.2026 um 10:00 Uhr (MESZ).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL
Veröffentlichung10. Juli 2026
Angebotsfrist10. Aug. 2026
Angebotsöffnung10. Aug. 2026
Bindefrist10. Aug. – 30. Okt. 2026
Rechtsbehelfsfrist (Kenntnisnahme)ca. 10. Aug. – 20. Aug. 2026
Rechtsbehelfsfrist (Mitteilung)ca. 10. Aug. – 25. Aug. 2026
Vertragsbeginn1. Nov. 2026
Vertragslaufzeit1. Nov. 2026 – 31. Okt. 2029
Fälligkeit wiederkehrende Vergütungca. 15. Dez. 2026
Erstmalige Preiserhöhungca. 1. Nov. 2027
Wirksamkeit Preiserhöhungca. 1. Feb. 2028
Kündigungsfrist Vertragca. 31. Juli 2029
Kündigungsfrist Lizenzreduktionca. 30. Sep. 2029
Vertragsende31. Okt. 2029
Migrationsunterstützungca. 31. Okt. 2029 – 30. Apr. 2030
Bereitstellung Exportschnittstelleca. 31. Okt. 2029 – 31. Jan. 2030
Insolvenzfall Datenabrufbarkeitca. 31. Okt. – 31. Dez. 2029
Verlängerung 11. Nov. 2029 – 31. Okt. 2030
Verlängerung max.31. Okt. 2030
Sicherheitsüberprüfung bisca. 31. Okt. 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode0 Kriterien
Z = L/P (Einfache Richtwertmethode). Z = (Summe erreichte Leistungspunkte der B-Kriterien) / (Eingereichter Brutto-Gesamtpreis in € gemäß Preisblatt, angenommene Laufzeit 48 Monate). Die Kennzahl wird mit dem Skalierungsfaktor 100.000 multipliziert und auf zwei Nachkommastellen gerundet. Bei gleicher Kennzahl erhält das Angebot mit dem niedrigeren Preis den Zuschlag, sonst entscheidet das Los.
KI-Hinweis: Die konkreten B-Kriterien (Kriterienhauptgruppen, Kriteriengruppen und Einzelkriterien) mit ihren Gewichtungen/Punkten sind im Kriterienkatalog (Teil C 4) definiert, der nicht als Vergabeunterlage vorliegt – daher können die einzelnen B-Bewertungskriterien hier nicht aufgeführt werden.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftware und Funktionen
Webbasierte SaaS-Lösung für Aufgabenmanagement mit visueller Strukturierung
Minimalversion (gefordert):
Mindestens 3 eigene Boards pro Nutzer anlegbarBeliebig viele Teammitglieder pro BoardBeliebig viele Aufgaben erstellen, verschieben, bearbeitenEchtzeit-Zusammenarbeit mehrerer NutzerAufgaben-Features: Kommentare, Fälligkeitsdaten, Checklisten, Anhänge (Dateien/Bilder), TagsBenachrichtigungen bei ÄnderungenAdministrationsoberfläche für Lizenzen, Teams und Mitarbeitende (selbst durch die Stadt verwaltbar, ohne Anbieter-Unterstützung)
Fortgeschrittene Version (gefordert):
Für Nutzer mit erhöhten Anforderungen (konkrete Features laut Kriterienkatalog)
Kanban-Board-Funktionen:
Mindestens 5 Spalten pro Board, frei benennbarSpalten hinzufügen, entfernen, verschieben, färben, ein-/ausblenden, exportieren, druckenAufgaben als Kacheln, sortierbar, per Drag&Drop verschiebbarAufgaben abschließen (einzeln oder ganze Spalte), duplizieren, teilen per URLImport aus JSON/CSV-Dateien, Export in verschiedene DateiformateArchivierung/Löschung von Boards
Aufgaben-Daten je Aufgabe: Titel, Beschreibung, Zuständigkeit, Beobachter-Funktion, Unteraufgaben/Checklisten, Datei-Anhänge, Tags/Kategorien, Start-/Fälligkeitszeit, Aktivitätshistorie.
Technische Anforderungen und Betrieb
100% browserbasierte Webapplikation (keine lokale Installation)Vollständige Standardsoftware, keine IndividualprogrammierungKompatibilität: Firefox ab ESR 140, Edge ab Version 110Hosting, Wartung, Weiterentwicklung, Updates und Sicherheits-Patches durch den AnbieterOptional: iOS-AppE-Mail-basierter Taskimport an definierte SchnittstelleOpen Source bevorzugtBerichte/Reports zu Aufgaben sowie individuelle Dashboards (Tages-/Wochenübersicht)Filtermöglichkeiten (eigene Aufgaben, Fälligkeit, Tags)IT-Sicherheit gemäß BSI C5 (Basis- und ggf. Zusatzkriterien), ISO 27001-Ausrichtung, ISO 27017/27018 bei personenbezogenen DatenHalbjährliche externe PenetrationstestsVerfügbarkeits-SLA mit definierten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten (schwerwiegend 8h/16h, erheblich 16h/24h, leicht 24h/48h)Reporting in Echtzeit einsehbar (Sicherheitsvorfälle, Patches, Nutzungsstatistiken, Backup-Protokolle)Kurzfristige Erweiterung oder Reduzierung gleicher Systeme möglichInsolvenzfall: Daten mindestens 2 Monate abrufbereit und migrierfähig
Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) zwingendVerarbeitung ausschließlich in EU/EWR-StaatenServer in Europa, Ende-zu-Ende-VerschlüsselungVerarbeitete Daten: Name, dienstliche E-Mail, Benutzer-/Anmeldedaten, Rollen/Berechtigungen, Aufgabendaten, Kommunikationsdaten, Metadaten, NutzungsdatenBetroffene: Beschäftigte der Stadt KarlsruheLöschfristen gemäß DSGVO (spätestens Q2/2026)Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, soweit gesetzlich erforderlichJährliche Überprüfung der technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVOMitteilungspflichten bei Datenschutzverletzungen; Mitwirkung bei Auskunftsersuchen und Datenschutz-Folgeabschätzungen
Support und Einweisung
Supportzeiten: Montag bis Freitag, 08:00–16:00 UhrPersönlicher Ansprechpartner erreichbar (nicht ausschließlich KI-Chatbots)Supportleistungen sind in den Lizenzkosten enthalten (keine separate Abrechnung)Online-Hilfeseite mit Schulungsunterlagen und Tutorials in deutscher Sprache
Lizenzmodell und Mengen
Ca. 1.000 Lizenzen der Minimalversion (Basis)Ca. 350 Lizenzen der fortgeschrittenen VersionUnbeschränkter Userkreis möglich; Lizenzen monatlich abrufbarJährliche Abrechnung zu Beginn der Periode; unterjährige Bestellungen anteiligKündigung bestehender Lizenzen zum Stichtag nach 1 Jahr möglichFestpreise für die gesamte Laufzeit (inkl. Verlängerungsoption); Lizenzpreise unabhängig von der AnzahlOptionale Position: einmaliger Import von JSON/CSV-Dateien (ca. 1.000 Boards) beim Softwarewechsel
Vertraulichkeit
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (soweit verpflichtend)Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft (sofern gesetzlich verpflichtet)Erfüllung gewerberechtlicher Voraussetzungen
Ausschlussgründe (keine zwingenden und keine fakultativen)
Keine Verurteilungen gemäß § 123 GWB (z.B. wegen krimineller/terroristischer Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug/Subventionsbetrug, Bestechung, Menschenhandel/Zwangsarbeit)Keine fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB (z.B. Verstöße gegen Umwelt-/Sozial-/Arbeitsrecht, Insolvenz, schwere Verfehlungen, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikte, Täuschung)Erfüllung der Steuer-, Abgaben- und Sozialversicherungspflichten (§ 123 Abs. 4 GWB)Kein Bezug zu Russland gemäß EU-VO Nr. 833/2014 (auch nicht durch Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10% Auftragswert)Keine vorsätzlich unzutreffenden Eignungserklärungen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung gemäß Nr. 21 EVB-IT Cloud-AGBFalls noch nicht vorhanden: Erklärung, dass die Versicherung innerhalb von 7 Kalendertagen nach Auftragserteilung abgeschlossen wird, plus Bestätigung des Versicherers
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 Geschäftsjahren über vergleichbare Leistungen (Bereitstellung webbasierter Aufgaben-/Projektmanagement-Software, SaaS)Je Referenz: Art der Leistung, Ausführungszeitraum, Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail) und Begründung der VergleichbarkeitBei Bietergemeinschaften insgesamt nachzuweisenGgf. Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formblatt 235)Bei Inanspruchnahme der wirtschaftlichen/finanziellen Leistungsfähigkeit Dritter: Verpflichtungserklärung (Formblatt 236) und gemeinsame Haftung
Tariftreue und Compliance
Verpflichtungserklärung LTMG Mindestentgelt (Baden-Württemberg): Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns an Beschäftigte (keine Auszubildenden) bzw. Ansässigkeit im EU-Ausland bei ausschließlicher Leistungserbringung dortSicherstellung entsprechender Verpflichtungen bei Nach- und VerleihunternehmenCompliance-Erklärungen zu Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, AufenthaltsgesetzKMU-Status (optional): bis 249 Mitarbeitende und bis 50 Mio. € Jahresumsatz
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 GeschäftsjahreVolumen: nicht gefordert
Mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Projekte (Bereitstellung webbasierter Aufgaben-/Projektmanagement-Software, SaaS)
je Referenz: Art der Leistung, Ausführungszeitraum, Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail), Begründung der Vergleichbarkeit; bei Bietergemeinschaften insgesamt nachzuweisen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 62%4–10 · 33%11+ · 6%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 18 erledigt
Registrierung & Plattform
Pflicht-Anlagen zum Angebot
Eignungsnachweise
Formale Anforderungen
Rückfragen & Klärung
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 11.07.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 13.08.2026 → 10.08.2026
- 11.07.2026Ausschreibungauf dieser Seite
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Auftraggeber
Stadt Karlsruhe Hauptamt | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Anschrift
76133 Karlsruhe
Ort
76133 Karlsruhe
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.karlsruhe.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
76133 Karlsruhe
Baden-Württemberg
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