KI-Assistent für die Wohngeldstelle

Bereitstellung und Betrieb einer SaaS-Standardsoftware (keine Individualentwicklung) als KI-Assistent für die Wohngeldsachbearbeitung, kalkuliert für ca. 8 nutzende Personen und 3.000 Wohngeldfälle je Vertragsjahr. Einsatz für Erst- und Weiterbewilligungsanträge in den Varianten Mietzuschuss, Mietzuschuss für Heimbewohnende und Lastenzuschuss. Der Assistent gibt nur Vorschläge; alle Entscheidungen verbleiben bei der Sachbearbeitung (Human in the loop) und Änderungen werden lückenlos protokolliert.

Vollständige Anbindung an die E-Akte d3.one von d.velop (Version 8.64.8, on-premises): Einrichtung, Test, produktive Inbetriebnahme, Dokumentenklassifizierung und -ablage, Fehlerbehandlung bei Übertragungen. Automatische Datenübertragung an das Fachverfahren eWog der HZD.

Einführungsphase vom 01.01.2027 bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft am 01.02.2027 (inkl. Anbindungen und Schulungen). Bereitstellung eines einmaligen Testsystems für 3 Monate mit gemeinsamer Funktions- und Schnittstellenprüfung. Browserbasierter Zugriff (Edge, Firefox) mit Mehrfaktor-Authentifizierung, TLS 1.2+, Nutzerverwaltung. Laufender Betrieb, Monitoring, Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates, Softwarepflege, Anpassung bei Gesetzesänderungen, deutschsprachiger Support, Datensicherung und Wiederherstellung. Sicherungszeit Rechenzentrum: Mo bis Fr 23:00–06:00 Uhr. Verfügbarkeit 99 % im Kalenderjahr während der Allgemeinen Servicezeit (Übergabepunkt Internet-Gateway des Rechenzentrums).

Allgemeine Servicezeit Mo–Do 07:00–18:00 Uhr, Fr 07:00–14:00 Uhr; besondere Servicezeit (kostenpflichtig) Sa, So, gesetzliche Feiertage in Thüringen, 24.12. und 31.12. Wartungsfenster Mittwoch sowie Freitagnachmittag bzw. Wochenende 18:00–22:00 Uhr. Reaktions- und Wiederherstellzeiten (nur innerhalb der Servicezeit): kritisch Reaktion 1 h / Wiederherstellung 9 h; hoch 2 h / 10 h; mittel 2 h / 18 h; leicht 8 h / 36 h. Vertragsstrafe bei Verzug: 0,1 % der jährlichen Vergütung je angefangene 25 % Überschreitung, max. 1 % pro Verzugsfall, max. 5 % pro Vertragsjahr.

Zwei deutschsprachige Anwenderschulungen (4 und 7 Personen), eine Administratoren-Schulung (2 Personen) sowie digitale Bedienunterlagen. In den Schulungspauschalpositionen sind Reise- und Nebenkosten einkalkuliert.

Barrierefreiheit nach BITV 2.0, EN 301 549, DIN EN 9241-171 und WCAG 2.2 sowie PDF/UA; vollständige Tastaturbedienbarkeit ohne Maus; Leichte Sprache ist zwingend erforderlich. Einreichung eines Barrierefreiheitskonzepts mit Richtlinien, Mechanismen zur Behebung und Vermeidung von Einschränkungen und Erläuterungen zu Mindestkriterien der Tastaturbedienung.

Verarbeitung ausschließlich in EU/EWR. AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit TOMs und Angaben zu Unterauftragnehmern; kein KI-Training mit Auftraggeberdaten. C5-Prüfbericht (BSI) oder gleichwertig; produktspezifische Erklärung zur Einhaltung der EU-KI-Verordnung. Datenexport bei Vertragsende in mindestens einem Standardformat (z. B. PDF) mit Attributverzeichnis und Fortschreibbarkeit der kommunalen Daten; vollständige Datenrückgabe und Löschung innerhalb von 60 Kalendertagen nach schriftlicher Aufforderung. Vertragsgrundlage: EVB-IT-Cloudvertrag, abweichend von Ziffer 13.2 EVB-IT Cloud-AGB für Leistungen bei Vertragsende.

Pauschalpositionen für Einrichtung, Testsystem, Anbindung d3.one, Anbindung eWog, drei Schulungen sowie Datenexport bei Vertragsende. Jährliche Positionen (4 Jahre): SaaS-Nutzung (kalkuliert für 3.000 Fälle/Jahr), Betrieb/Pflege der e-Akte-Anbindung, Betrieb/Pflege der eWog-Anbindung. Optional Stundenleistungen Projektleitung, Beratung und Entwicklung (40/80/80 Stunden). Vertragslaufzeit 48 Monate (01.02.2027 bis 01.02.2031) mit drei Verlängerungsoptionen à 12 Monate, jeweils spätestens 1 Monat vor Ablauf in Textform auszuüben. Stundenverrechnungssätze für optionale Positionen in 15-Minuten-Einheiten.

Eintragung im Berufs- oder Handelsregister bzw. in der Handwerksrolle/Berufskammer (oder Nachweis, dass keine Eintragungspflicht besteht), Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft. Angabe der USt-IdNr. Keine nachweislich schwere Verfehlung; keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (Selbstreinigung nach § 125 GWB möglich). Eigenerklärung § 22 LkSG, dass in den letzten drei Jahren kein Bußgeld ≥ 175.000 € verhängt wurde.

Angabe des Gesamtumsatzes der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Kein anhängiges oder eröffnetes Insolvenzverfahren (bzw. rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan). Ordnungsgemäße Erfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten (auf Verlangen: Unbedenklichkeitsbescheinigungen Finanzamt und Berufsgenossenschaft).

IT-Berufshaftpflicht- bzw. Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung 2 Mio. €; Betriebshaftpflicht mit mind. 500.000 € Personen-/Sachschäden und mind. 1 Mio. € Vermögensschäden; Cyberversicherung mit mind. 1 Mio. €. Jede Deckung zweifach maximiert pro Versicherungsjahr. Deckung muss über die gesamte Vertragslaufzeit bestehen; Versicherungsbestätigung maximal 12 Monate alt. Alternativ: Eigenerklärung zum Abschluss im Auftragsfall plus Versichererbestätigung der Abschlussbereitschaft.

Gültiges ISO/IEC-27001-Zertifikat (mit Geltungsbereich für KI-Wohngeldassistent, ggf. auch SaaS- und Rechenzentrumsbetreiber) oder gleichwertiger Nachweis. Aktueller C5-Prüfbericht nach BSI-Kriterienkatalog für die konkret angebotene Cloudleistung oder gleichwertiger Prüfbericht; bei Gleichwertigkeit Darlegung mit Angebotsabgabe. Kurzprofil der vorgesehenen Projektleitung mit Erfahrung in Einführung und Integration von SaaS bei öffentlichen Auftraggebern. Mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren über Einführung und Betrieb einer vergleichbaren SaaS-/KI-Lösung mit produktiver DMS-/E-Akten-Anbindung bei einem öffentlichen Auftraggeber oder vergleichbar sensiblen personenbezogenen Datenumfeld (auf Verlangen: Leistungsbeschreibung, Auftragswert, Leistungszeitraum, Kontaktdaten).

Eigenerklärung zu EU-Russland-Sanktionen (Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014): weder russische Staatsangehörigkeit oder Niederlassung in Russland, noch Beteiligung eines solchen Unternehmens mit mehr als 50 %, noch Handeln auf dessen Weisung. Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Kapazitätsgeber mit mehr als 10 % Auftragswertanteil müssen ebenfalls die Voraussetzungen erfüllen – auch während der gesamten Vertragslaufzeit.

Berufung auf Kapazitäten Dritter ist möglich. Der Bieter muss nachweisen, dass ihm diese Kapazitäten tatsächlich zur Verfügung stehen (zusätzliche Eignungsnachweise des Drittunternehmens). Bei Eignungsleihe zur wirtschaftlichen/finanziellen Leistungsfähigkeit ist eine Haftungserklärung zusammen mit der Verpflichtungserklärung (Formblatt 236) abzugeben. Verzeichnis der Kapazitäten (Formblatt 235) und Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formblatt 236) sind zusätzlich erforderlich.

Vollständig ausgefüllte Eigenerklärung nach § 8 ThürVgG ist mit dem Angebot abzugeben – andernfalls erfolgt Ausschluss nach § 8 Abs. 1 S. 3 ThürVgG. Inhalte u. a.: Tariftreue, Leiharbeit, Entgeltgleichheit, Zustimmung zum Einsatz von Nachunternehmern, Weitergabe der Pflichten, Vorhaltung von Unterlagen. Vertragsstrafen- und Kündigungsklausel nach Punkt 9 ThürVgG zur Kenntnis nehmen.

Eigenerklärung zur Eignung (124_LD) oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) oder Präqualifikationsnachweis; bei Bietergemeinschaft für jedes Mitglied. Auf Verlangen: Umwandlung der Eigenerklärung in amtliche Bescheinigungen (Registereintragung, Unbedenklichkeit Finanzamt und BG, durchschnittliche Beschäftigtenzahl letzte drei Jahre, ggf. Insolvenzplan). Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt wird bei Auftragswert ≥ 50.000 € ohne USt angefordert.