KI Wissensmanagement
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK) schreibt im Offenen Verfahren die Bereitstellung eines internen KI-Wissensassistenten als Cloudlösung (Software-as-a-Service) aus.
Das System soll Mitarbeitenden ermöglichen, Fragen in natürlicher deutscher Sprache zu stellen und quellenbasierte, nachvollziehbare Antworten zu erhalten – inklusive Erstellung von Antwortentwürfen für die Kundenkommunikation.
Was gefordert wird:
Wichtige Fristen:
Vertragsrahmen: EVB-IT Cloud-AGB, Vertragsdauer 2 Jahre mit Verlängerungsoption. Einreichung ausschließlich elektronisch über die DTVP-Plattform (www.dtvp.de).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Leistung50%
Qualitative Leistungskriterien gemäß Punkt 3 und 4 der Anlage 7 (Bewertung mit 0-4 Punkten je Kriterium).
- Preis50%
Gesamtangebotspreis (Bruttobetrag) gemäß Preisblatt (Anlage 4), Wertungspreis über 48 Monate.
Z = L / P (einfache Richtwertmethode nach UfAB); Z = Wirtschaftlichkeitsfaktor, L = erzielte Leistungspunkte, P = Preis des zu bewertenden Angebots. Den Zuschlag erhält das Angebot mit dem höchsten Z.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung: KI-Wissensassistent
Webbasierte Chatoberfläche mit Single Sign-On (SSO) im PBeaKK-Corporate-Design.
Frage-Antwort-Funktion in natürlicher deutscher Sprache:
Antwortentwürfe für Kundenkommunikation:
Bereichsstruktur: Konfigurierbare thematische Bereiche mit bereichsspezifischer Quellenpriorisierung (Phase 1 mit PBeaKK festzulegen).
Prompt-Vorlagen-Bibliothek nach Bereichen gegliedert, ohne Programmierkenntnisse pflegbar. Pflicht-Vorlagentypen: Kundenantwort erstellen, Sachverhalt zusammenfassen, Regelung erklären, Unterlagen benennen, Antwort prüfen, Führungskräfte-Zusammenfassung.
Upload-Funktion:
Anzubindende Datenquellen
MAP-Mitarbeiterportal (Liferay): Anbindung über REST-API oder Web-Crawler – alle priorisierten Inhalte müssen verfügbar sein.
Öffentliche Internetseiten der PBeaKK: Anbindung über Web-Crawler.
Ingestion-Pipeline (automatische Aufbereitung):
Technische Architektur
Klare Komponententrennung in fünf Bausteinen:
Betriebsumgebungen
Drei getrennte Umgebungen ohne gemeinsame Laufzeitressourcen:
Admin- und Redaktionsbereich
Betrieb, Monitoring und Support
24/7-Betrieb mit Servicezeiten Mo–Fr 07:00–18:00 Uhr (außer bundeseinheitliche Feiertage).
Verfügbarkeit: ≥ 99,0 % im rollierenden 30-Tage-Fenster.
Monitoring:
Backup: Tägliche Backups aller Anwendungsdaten, Löschung frühestens nach 10 Tagen, Wiederherstellungstests obligatorisch, Restore-Test vor Go-live.
RTO ≤ 24 Stunden, RPO ≤ 24 Stunden. Wartungsfenster außerhalb der Kernzeiten.
Sicherheitspatches nach CVSS-Schweregrad: Kritisch 3 Stunden, Hoch 3 Tage, Niedrig 3 Monate.
3-stufiger Support:
Update-Ankündigung: mindestens 72 Stunden vor Einspielung.
Projektphasen
Phase 1 – Technischer Aufbau: Aufbau der Architektur und Umgebungen (DEV/TEST/PROD).
Phase 2 – Wissensquellen & Fachlogik: Anbindung der Datenquellen, Aufbau Wissensindex, Bereichsstruktur und Prompt-Vorlagen, Testfragenkatalog (Phase 2) mit mind. 50 praxisnahen Fragen.
Phase 3 – Pilot & Abnahme: Pilotbetrieb, fachliche und technische Abnahme, Qualitätssicherung.
Phase 4 – Produktivstart & Stabilisierung: Produktivstart spätestens 4 Monate nach Beauftragung, Stabilisierung.
Schulungen
Schulungen auf Deutsch, Schulungsunterlagen ohne gesonderte Lizenz nutzbar und bearbeitbar.
Qualitätssicherung und Abnahme
Fachliche Abnahmekriterien:
Technische Abnahmekriterien:
Antwortzeiten: Median ≤ 10 Sekunden (bei ≤ 30 gleichzeitigen Anfragen), P95 ≤ 20 Sekunden.
Regressionstest vor Modellwechseln und Prompt-Änderungen.
Exit und Datenportabilität
Bei Vertragsende:
Vertraglicher Rahmen
EVB-IT Cloud-AGB als Vertragsgrundlage.
Cloud-Art: Public Cloud.
Enthaltene Leistungen: Setup, Software as a Service (SaaS), Datenportabilität bei Vertragsende, optionale Leistungen auf Abruf.
Nicht enthalten: PaaS, IaaS, Managed Cloud Services.
Max. 1.000 benannte Nutzer (jederzeit austauschbar, keine Beschränkung des Nutzerkreises).
Speicherung: beim Auftragnehmer, dynamisch im laufenden Betrieb anpassbar.
Zugriff: webbasiert (keine Plug-Ins/Add-Ons) + API.
Verfügbarkeitsklasse 1 mit gestaffelten Gutschriften bei Nichtverfügbarkeit (5–50 % der monatlichen Vergütung je nach Unterschreitung).
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZuverlässigkeit und Ausschlussgründe
Bieter müssen mit Anlage 2 erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, insbesondere:
Sanktionsrechtliche Eignung (Russland-Sanktionen)
Bieter, Unterauftragnehmer, Lieferanten und Unternehmen, deren Kapazitäten in Anspruch genommen werden, dürfen NICHT auf der Sanktionsliste nach Art. 5k Abs. 1 EU-VO 833/2014 stehen. Erklärung über Anlage 11 zwingend erforderlich (gilt auch für Bietergemeinschaftsmitglieder).
Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Mindestumsatz: 250.000 EUR pro Jahr mit KI-Anwendungen in jedem der letzten 3 Geschäftsjahre.
Nachweis über Eigenerklärung.
Versicherung
Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung:
Nachweis durch Police oder Erklärung zum Abschluss.
Qualitätsmanagement
Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder vergleichbares Qualitätssystem.
Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung + Nachweis.
Informationssicherheit
Nachweis eines Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS) mit C5 Testat (Typ 2) nach BSI. ISMS basiert auf ISO 27001 und BSI IT-Grundschutz.
Beschreibung + Prüfbericht.
Personelle Eignung (Rollenprofile)
Nachweis über Eigenerklärung (keine persönlichen Lebensläufe):
Referenzprojekte
Mindestens 2, maximal 4 Referenzen über vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren; Leistung muss seit mindestens 12 Monaten erbracht worden sein.
Pflichtbedingungen für JEDE Referenz:
Mindestens eine Referenz muss zusätzlich erfüllen:
Nachweis je Referenz über Anlage 3A (Referenzblatt) mit Ansprechpartner des Auftraggebers, der zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe erreichbar sein muss.
Rechtsform
Bietergemeinschaften müssen im Auftragsfall eine Rechtsform annehmen, bei der eine gesamtschuldnerische Haftung der einzelnen Mitglieder besteht. Bildung der Bietergemeinschaft muss rechtlich zulässig sein.
Hinweis: Einheitliche Europäische Eigenerklärung
Statt der Eigenerklärungen zu Eignungskriterien kann auch eine EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung) nach §§ 48 Abs. 3, 50 VgV vorgelegt werden.
Vorsätzliche Falschangaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Mindestens 2, maximal 4 Referenzen über vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren; Leistung muss seit mindestens 12 Monaten erbracht worden sein
Jede Referenz muss ein KI-Informationssystem auf Basis von LLM und/oder RAG-Architektur betreffen, das für eine Organisation mit mind. 500 Mitarbeitenden entwickelt und in Betrieb genommen wurde. Mindestens eine Referenz muss zusätzlich nachweisen: Vektordatenbanken/semantische Suche UND API-Datenanbindung an Portal/CMS (z.B. Liferay) UND SSO-Integration im Produktivbetrieb. Idealerweise Erfahrung in Kranken- oder Sozialversicherung. Nachweis über Anlage 3A (Referenzblatt) mit Ansprechpartner des Auftraggebers (erreichbar!), Projektbeschreibung, Technologie-Stack und Vergleichbarkeitsbegründung.
Wettbewerb & Angebotsprognose
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