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Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg

Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH - Europaweite Vergabe von Postdienstleistungen

civillent GmbH | Menold Bezler Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer Partnerschaft mbB | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Reutlingen, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Europaweite Vergabe von Postdienstleistungen (Abholung, Frankierung, Beförderung und Zustellung von Briefen bis 1.000 g) im offenen Verfahren nach VgV. Auftraggeber ist die civillent GmbH (Reutlingen), vertreten durch Komm.ONE. Die Leistung ist in 4 Lose aufgeteilt:

Los 1: Leitregionen 70–72Los 2: Leitregionen 73–76Los 3: Leitregionen 77–79Los 4: Deutschland (ohne PLZ 70–79) + Ausland

Bieter können für eines oder mehrere Lose Angebote abgeben. Vertragsbeginn: 01.01.2027, Grundlaufzeit 2 Jahre, bis zu 2 Verlängerungen um je 1 Jahr (max. bis 31.12.2030). Angebote sind elektronisch über das DTVP-Portal bis zum 15.10.2026, 12:00 Uhr (MESZ) einzureichen. Zuschlagskriterium ist ausschließlich der Preis.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 15. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Veröffentlichung14. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist2. Okt. 2026
Angebotsfrist15. Okt. 2026
Bindefrist (Stammdaten-Variante 9 Monate)15. Okt. 2026 – 15. Juli 2027
Bindefrist16. Okt. – 16. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Reklamationsauswertung 1. Halbjahrca. 1. Aug. 2027
Reklamationsauswertung 2. Halbjahrca. 1. Feb. 2028
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2030bis 2030
Benennung AnsprechpartnerDatum offenInnerhalb von 14 Tagen nach Vertragsschluss sind fester Ansprechpartner und Stellvertreter zu benennen.
Fahrzeuginformationen an AGDatum offenSpätestens 20 Tage nach Zuschlagserteilung sind Angaben zu Fahrzeugen und Schadstoffklassen zu übermitteln.
Laufzeitmessung DatenübermittlungDatum offenJährlich bis zum 15.07. sind die Daten der Laufzeitmessung des jeweiligen Vorjahres zu übermitteln.
Jährliche NachweislisteDatum offenBis 20.03. eines jeden Jahres ist eine Excel-Nachweisliste mit dem Sendungsaufkommen des Vorjahres zu übermitteln.
Backup-Abholung UlmDatum offenErste Abholung am Backup-Standort Ulm innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntgabe des Backup-Falles durch den Auftraggeber.
ReklamationsreaktionDatum offenUnverzüglich, spätestens am nächsten Werktag (für nach 12:00 Uhr eingegangene Reklamationen).
ReklamationsklärungDatum offenEndgültige Klärung von Reklamationen spätestens nach 4 Werktagen.
Mitteilung NichtberücksichtigungDatum offenSpätestens 10 Kalendertage vor Vertragsschluss werden nicht berücksichtigte Bieter informiert (§ 134 GWB).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität4 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Preis400%

    Bewertet wird der im Preisblatt angegebene Gesamtpreis in EUR netto je Los. Skonto bleibt unberücksichtigt. Niedrigster Gesamtpreis erhält 400 Punkte, übrige Angebote werden linear prozentual entsprechend ihrem Abstand zum Bestbieter schlechter bewertet.

  • Konzept zur Leistungserbringung und Qualitätssicherung300%

    Darstellung des Schnittstellenmanagements, der physischen Abholung/Sortierung/Erfassung/Zustellung, Umgang mit Versandspitzen, Maßnahmen zur Sicherstellung der Zustellung und Laufzeit (Testsendungen), Sicherheitssysteme (Datenschutz/Postgeheimnis). Konzept max. 10 DIN-A4-Seiten.

  • Konzept zum Reklamations- und Beseitigungsmanagement200%

    Umgang mit Rückläufern und Zustellhemmnissen, Umgang mit Beschädigungen/Verlust, Reklamationsmanagement mit Servicehotline, Erreichbarkeit, Reaktionszeiten und Eskalationsmanagement. Konzept max. 6 DIN-A4-Seiten.

  • Nachhaltigkeit - CO2-neutraler Versand / Fuhrparkstruktur100%

    Emissionsarme Leistungserbringung (CO2-Reduktion, emissionsfreie Fahrzeuge, alternative Antriebe, Routenoptimierung), Recycling von Verpackungsmaterial, energieeffiziente Zustellinfrastruktur (Ökostrom etc.), Kompensation von CO2-Emissionen durch Klimaschutzprojekte. Konzept max. 3 DIN-A4-Seiten.

Preis: lineare prozentuale Bewertung – niedrigster Gesamtpreis erhält 400 Punkte, übrige Angebote erhalten 400 Punkte minus prozentualem Abstand zum Bestbieter (Beispiel: 5% teurer = 380 Punkte). Konzepte: Bewertung anhand fester Punktmaßstäbe (100% = sehr gut, 80% = gut, 60% = befriedigend, 40% = ausreichend, 20% = mangelhaft, 0 = unzureichend) der jeweiligen Maximalpunktzahl.

KI-Hinweis: Alle vier Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsmaßstäben sind im Verfahrensleitfaden (Kap. 6.2) vollständig beschrieben und stimmen mit der Bekanntmachung überein.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gemeinsame Leistung (gilt für alle Lose)

Leistungsgegenstand: Abholung, Frankierung, Beförderung und Zustellung von Briefsendungen auf Grundlage der Vorgaben der Bundesnetzagentur gemäß Postgesetz.

Sendungsarten: Standardbrief (bis 20 g), Kompaktbrief (bis 50 g), Großbrief (bis 1.000 g); maschinenlesbar > 96 % (keine handschriftlichen Unterlagen).Zustellung: Montag bis Samstag (Werktage, sofern kein gesetzlicher Feiertag). Sichtvermerk auf jeder Sendung. Unzustellbare Sendungen gem. § 12 PostG.Hauptabholung: Karlsruhe, Pfannkuchstraße 4, Mo–Fr 17:00 Uhr (±15 min). Sendungen werden nach Losen bereitgestellt; keine Sortierung durch den AG.Backup-Abholung Ulm: civillent GmbH, Schulze-Delitzsch-Weg 28, 89079 Ulm – erste Abholung innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntgabe des Backup-Falls (Pandemie, Brand, Hardwareausfall, höhere Gewalt). Großbriefe werden ausschließlich in Karlsruhe produziert.Kein Mindest-/Höchstvolumen zugesichert; digitaler Briefversand ist ausgeschlossen.Inländische Zustellfristen: ≥ 95 % am 3. Werktag (E+3), ≥ 99 % am 4. Werktag (E+4), Rest bis E+5.Grenzüberschreitend innergemeinschaftlich (nur Los 4): ≥ 85 % am 3. Werktag (D+3), ≥ 97 % am 5. Werktag (D+5), Rest bis D+6.Qualität & Nachweise: Prüffähiger Nachweis über ordnungsgemäße Zustellung auf Anforderung (Sendungsanzahl, Zustellzeitraum, belieferte Straßen/Zustellbezirke, Reklamationen, Rückläuferquoten, Qualitäts- und Laufzeitkennzahlen).Reklamationsservice: zentrale Servicenummer Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr; eingehende Reklamationen nach 12:00 Uhr gelten als am Folgetag eingegangen; endgültige Klärung spätestens nach 4 Werktagen; halbjährliche Auswertung (zum 01.02. und 01.08).Laufzeitmessung: jährlich mind. 25 Briefe je PLZ-Bereich.Fahrzeuge: gemäß gesetzlich geforderter Schadstoffklasse und SaubFahrzeugBeschG (Referenzzeitraum 01.01.2026–31.12.2030).Hilfsmittel: Briefbehälterwagen mit GS-Zeichen (oder gleichwertig) und Feststellbremse kostenfrei bereitstellen; feste persönliche Ansprechpartner (inkl. Stellvertreter) innerhalb 14 Tagen nach Vertragsschluss benennen; Key Account Manager namentlich benennen.Anzeigepflichten: Änderungen beim Anbieterverzeichnis-Eintrag (Bundesnetzagentur), beim Key Account Manager und bei den Ansprechpartnern unverzüglich schriftlich mitteilen.

Sendungsarten und Maße

| Produkt | Maße (maximal) | Gewicht (maximal) |

|---|---|---|

| Standardbrief | L: 140–235 mm, B: 90–125 mm, H: bis 5 mm | 20 g |

| Kompaktbrief | L: 100–235 mm, B: 70–125 mm, H: bis 10 mm | 50 g |

| Großbrief | L: 100–353 mm, B: 70–250 mm, H: bis 30 mm | 1.000 g |

Maschinenlesbarkeit > 96 % (bis 99,99 % möglich); keine handschriftlichen Unterlagen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Eignungsvoraussetzungen (für alle Lose gleich)

Eintragung im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur gemäß Postgesetz während der gesamten Vertragslaufzeit; Änderungen (Ablehnung, Rücknahme, Widerruf, Löschung) sind unverzüglich schriftlich anzuzeigen.Eintragung im Berufs- oder Handelsregister.Keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB (z. B. rechtskräftige Verurteilungen wegen Terrorismus, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel; Steuerschulden / Sozialversicherungsrückstände).Keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Verstöße gegen Umwelt-, Sozial-, Arbeitsrecht; Insolvenz; schwere Verfehlung; Wettbewerbsverstöße; Interessenkonflikte; Täuschung).Einhaltung Mindestlohn / Tariftreue: Eigenerklärung § 19 Abs. 3 MiLoG; Verpflichtungserklärung gemäß § 3 LTMG Baden-Württemberg (inkl. Nachunternehmer und Verleihunternehmen); AEntG-Regelungen.EU-Russland-Sanktionen: Eigenerklärung gemäß Art. 5k VO (EU) 833/2014 (kein Russland-Bezug); gilt auch für Unterauftragnehmer mit > 10 % Auftragswert.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Gesamtumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (2023–2025).Umsatz im Bereich Postdienstleistungen der letzten 3 Geschäftsjahre.Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:≥ 2.000.000 € pro Personenschaden≥ 250.000 € pro Sachschaden≥ 250.000 € pro Vermögensschaden

(Versicherung muss bei Angebotsabgabe bestehen oder im Auftragsfall nachgewiesen werden.)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Durchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten 3 Jahre (2023–2025) – insgesamt, Führungskräfte, Postzusteller.Mindestreferenzen: mindestens 2 (max. 3) vergleichbare Postdienstleistungs-Aufträge der letzten 3 Jahre (Abholung, Frankierung, Beförderung, Zustellung), jeweils über mindestens 1 Jahr ununterbrochen, Sendungsvolumen ≥ 80 % des beworbenen Loses; Leistungszeit teilweise nach dem 31.12.2022.Umweltmanagementsystem: gültiges ISO-14001-Zertifikat, EMAS-Registrierung oder gleichwertige Bescheinigung aus EU/EWR-Staat.Personal: zuverlässig, geschult, gute territoriale Kenntnisse im Zustellgebiet; Mitarbeiter mit Postabholung führen Dienstausweis mit.Fahrzeuge: gemäß gesetzlich geforderter Schadstoffklasse und SaubFahrzeugBeschG (Referenzzeitraum 2026–2030).Briefbehälterwagen: Sicherheitsrichtlinien, GS-Zeichen oder gleichwertiges EU-Zeichen, Feststellbremse.Bereitschaft zur Leistungserbringung ab 01.01.2027 an den Standorten Karlsruhe und Ulm (Backup).

Sonstige Erklärungen und Nachweise

Postgeheimnis & Datenschutz: Eigenerklärung zur Wahrung des Postgeheimnisses und Datenschutz; schriftliche Verpflichtung der Beschäftigten (auch nach Beschäftigungsende).Personalverantwortung: namentliche Benennung eines Key Account Managers und Stellvertreters sowie fester Ansprechpartner für Reklamationen (inkl. Stellvertreter, erreichbar Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr) binnen 14 Tagen nach Vertragsschluss.Bietergemeinschaften: Eignung je Mitglied gesondert nachweisen; Erklärung zu Aufgabenteilung, Mitgliedern, bevollmächtigtem Vertreter und Gesamtschuldner-Haftung.Eignungsleihe (§ 47 VgV): Drittunternehmen mit Angebotsabgabe benennen; keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB beim Drittunternehmen.Vorläufiger Nachweis: Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) gemäß § 50 VgV möglich.
Referenzprojekte
mindestens 2, maximal 3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 Jahre vor Ablauf der Angebotsfrist; Leistungszeit muss zumindest teilweise nach dem 31.12.2022 liegenVolumen: durchschnittliches Sendungsvolumen ≥ 80 % der Sendungsmengen des beworbenen Loses (gem. Leistungsbeschreibung Ziff. 1.5)

Vergleichbare Postdienstleistungen (Abholung, Frankierung, Beförderung und Zustellung von Briefen) über mindestens ein ununterbrochenes Jahr

Anhang A.1 und A.2 des Angebotsformulars; je Referenz: Auftragsbezeichnung, Leistungsbeschreibung, Auftraggeber inkl. Ansprechpartner, Zeitraum, jährliches Sendungsvolumen

2–3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre, mind. 1 Jahr LaufzeitVolumen: ≥ 80 % von ca. 1.900.000 Sendungen/Jahr

Mind. 1,5 Mio. Briefsendungen/Jahr (≥ 80 % von 1.900.000) in vergleichbarem Zustellgebiet

Anhang A.1 / A.2 mit Sendungsvolumen und PLZ-Bereich

2–3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre, mind. 1 Jahr LaufzeitVolumen: ≥ 80 % von ca. 2.200.000 Sendungen/Jahr

Mind. 1,76 Mio. Briefsendungen/Jahr (≥ 80 % von 2.200.000) in vergleichbarem Zustellgebiet

Anhang A.1 / A.2 mit Sendungsvolumen und PLZ-Bereich

2–3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre, mind. 1 Jahr LaufzeitVolumen: ≥ 80 % von ca. 1.900.000 Sendungen/Jahr

Mind. 1,52 Mio. Briefsendungen/Jahr (≥ 80 % von 1.900.000) in vergleichbarem Zustellgebiet

Anhang A.1 / A.2 mit Sendungsvolumen und PLZ-Bereich

2–3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre, mind. 1 Jahr LaufzeitVolumen: ≥ 80 % von ca. 2.460.000 Sendungen/Jahr

Mind. 2,1 Mio. Briefsendungen/Jahr (≥ 80 % von ca. 2.625.000 Inland + Ausland) in vergleichbarem Zustellgebiet, idealerweise mit Auslands-Anteil

Anhang A.1 / A.2 mit Sendungsvolumen, PLZ-Bereichen und ggf. Auslandszustellung

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 51%4–10 · 46%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Angebotsformular und Preis
Pflicht-Konzepte
Eignungsnachweise und Eigenerklärungen (Teil B des Angebotsformulars)
Referenzen
Formale Vorgaben
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Auf einen Blick

Auftraggeber
civillent GmbH | Menold Bezler Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer Partnerschaft mbB | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
72770 Reutlingen
Ort
72770 Reutlingen
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.menoldbezler.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
72770 Reutlingen
Baden-Württemberg

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