Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Fachhochschule Potsdam (Vergabe 2026-580) sucht einen Auftragnehmer, der einen öffentlichen, quellenbasierten KI-Informationsassistenten (Chatbot) konzipiert, entwickelt, erprobt und evaluiert.
Worum es geht: Der Assistent soll Studierenden, Bewerbenden und anderen Interessierten niederschwellig Auskunft zu Service-, Beratungs- und Zuständigkeitsfragen der Hochschule geben und komplexere Anliegen an die zuständigen Stellen weiterleiten. Er arbeitet zunächst ohne Personalisierung – es werden also keine individuellen Studierenden-, Bewerbungs- oder Prüfungsdaten verarbeitet.
Was zu tun ist:
Analysephase (Bestandsaufnahme, Nutzerbedarfe, Prozess- und Systemanalyse)Konzeption (fachliches, organisatorisches und technisches Lösungskonzept)Technische Entwicklung und ImplementierungsbegleitungErprobung, Evaluation und QualitätssicherungChange-Management, Schulung und VerstetigungAbleitung eines Betriebs- und Ausbaukonzepts
Rahmen:
Offenes Verfahren nach UVgOBudget: ca. 100.000–120.000 € nettoProjektlaufzeit: 01.10.2026 – 30.06.2027 (ca. 9 Monate)Angebotsabgabe bis 21.08.2026, 23:59 Uhr – elektronisch in Textform über den Vergabemarktplatz BrandenburgZuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot (Preis 30 %, Konzeptqualität 30 %, fachlich-methodisches Profil 25 %, Erfahrungen/Referenzen 15 %)Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 6 Tage bis zur Angebotsfrist — 21. August 2026
HEUTE
Termin / FristAUG2022 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB
Referenzzeitraum
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Bindefrist
Angebotsöffnung
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Zwischenrechnung
Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität4 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
- Preis30%
Angebotspreis
- Qualität des Fach- und Umsetzungskonzepts30%
Qualität des Fach- und Umsetzungskonzepts für den KI-Informationsassistenten (Konzeption, Entwicklung, Prozesse, Betriebs- und Ausbaukonzept)
- Fachlich-methodisches Anforderungsprofil25%
Fachlich-methodisches Anforderungsprofil, u.a. Darstellung der Kompetenzen in KI, Organisationsentwicklung, Prozessgestaltung, Stakeholder- und Beteiligungsprozessen, Transferorientierung
- Erfahrungen und Referenzen15%
Erfahrungen und vergleichbare Referenzen des Bieters, insbesondere in Konzeption und Einführung von KI- oder chatbotgestützten Lösungen im Hochschul- oder öffentlichen Sektor (ca. 2 Referenzprojekte)
KI-Hinweis: Die prozentualen Gewichtungen sind angegeben, aber konkrete Bewertungsmaßstäbe, Punktesysteme oder Formeln (z.B. Preisbewertung nach Interpolationsformel) sind nicht hinterlegt – es wird auf die separate Wertungsmatrix verwiesen, die nicht vorliegt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAnalysephase
Bestandsaufnahme der aktuellen Service- und Beratungsangebote der FHPErhebung von Nutzerbedarfen (Studieninteressierte, Studierende, Beschäftigte)Prozess- und Systemanalyse der bestehenden Informations- und ServicekanäleErgebnis: dokumentierter IST-Stand, Anforderungsprofil und priorisierte Nutzungsszenarien
Konzeption
Integratives Konzept mit fachlichen, organisatorischen und technischen LösungenDefinition des Serviceprozesses rund um den AssistentenFestlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten (Wer pflegt Inhalte? Wer beantwortet Eskalationen?)Bewertung und Auswahl geeigneter Informationsquellen sowie Konzept zur Inhalts-Aufbereitung
Entwicklung und Implementierungsbegleitung
Technische Umsetzung des quellenbasierten KI-Informationsassistenten (Retrieval-Augmented Generation)Konfiguration und Integration in die bestehende IT-/Web-Landschaft der FHPAnbindung an bestehende InformationsquellenBegleitung der Einführung und organisatorischen Verankerung
Erprobung, Evaluation und Qualitätssicherung
Testphase / Pilotbetrieb mit NutzerfeedbackBewertung von Antwortqualität, Quellentreue und NutzerakzeptanzDefinition und Umsetzung von QualitätssicherungsmaßnahmenDokumentation der Evaluationsergebnisse
Change-Management, Schulung und Verstetigung
Veränderungs- und Qualifizierungsmanagement für die beteiligten BeschäftigtenSchulungen und interdisziplinäre Workshops / Beteiligungsformate mit unterschiedlichen Stakeholder-GruppenVerstetigung der Lösung in der Organisation
Betriebs- und Ausbaukonzept
Ableitung eines nachhaltigen Betriebskonzepts (Pflege, Hosting, Monitoring, Inhalts-Aktualisierung)Skizze für künftige AusbaustufenHinweis: Verarbeitung individueller Studierenden-, Bewerbungs- oder Prüfungsdaten ist NICHT Bestandteil des Auftrags (keine Personalisierung)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Lage / Berufsberechtigung
Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister ODER anderer Nachweis über die erlaubte BerufsausübungNachweis mittels Eigenerklärung
Ausschlussgründe
Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 42 UVgO vorliegen (Formular 4.1)Keine schweren Verfehlungen, insbesondere keine Straftaten im Geschäftsverkehr (Betrug, Untreue, Bestechung, wettbewerbsbeschränkende Absprachen etc.)Vor Zuschlag: Zentralregisterauszüge über Unternehmen und Leitungspersonal
Fachliche Eignung (Referenzen)
Mindestens 2 gleichwertige Referenzprojekte aus den letzten 48 Monaten vor AngebotsfristAls Hauptauftragnehmer realisiertVergleichbar mit dem Auftragsgegenstand: Konzeption, Entwicklung und Evaluation eines KI-Informationsassistenten / Chatbots
Fachliche Kompetenz (thematisch)
Erfahrung und Kompetenz in folgenden Bereichen:
Konzeption und Einführung von KI- oder chatbotgestützten Lösungen (idealerweise im Hochschul- oder öffentlichen Sektor)Organisationsentwicklung im HochschulkontextE-Government / VerwaltungsdigitalisierungProzessanalyseChange-ManagementInterdisziplinäre Workshops und Beteiligungsformate mit unterschiedlichen Stakeholder-GruppenIterative Entwicklung einer tragfähigen LösungUmsetzungs- und Transferorientierung
Der Anbieter muss Organisationsentwicklung / Service Design UND KI-/RAG-Entwicklung integriert abdecken können.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit mittels EigenerklärungNachweis der finanziellen Leistungsfähigkeit mittels Eigenerklärung
Mindestanforderungen Brandenburgisches Vergabegesetz (BbgVergG)
Verpflichtung zur Zahlung des gesetzlichen Mindestentgelts (mind. 13,00 € brutto/Std. gem. § 6 Abs. 2 BbgVergG, sofern nicht höherer Mindestlohn greift)Monatliche Entgeltzahlung über GehaltskontenDokumentations- und Kontrollpflichten; Stichprobenkontrollen duldenNachunternehmer und Verleiher müssen gleichlautende Erklärungen abgebenVertragsstrafen bei Verstößen (Formular 5.3)
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: Erbracht innerhalb der letzten 48 Monate vor Angebotsfrist (ca. 21.08.2022 – 21.08.2026)
Mindestens 2 gleichwertige Referenzen zu Konzeption, Entwicklung und Evaluation eines KI-Informationsassistenten/Chatbots
Vom Bieter als Hauptauftragnehmer realisiert; Nachweis mittels Eigenerklärung, als PDF einzureichen (Links zählen nicht)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 21%4–10 · 50%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 16 erledigt
Pflichtunterlagen zum Angebot
Nur im Bedarfsfall (Bietergemeinschaft / Unteraufträge / Eignungsleihe)
Sonstige Hinweise zur Angebotsabgabe
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Fachhochschule Potsdam
Ort
14469 Potsdam, Brandenburg
Kategorie
Brandenburg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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