Ausschreibungen Berlin
ÖA_LK_04-26-0364 Telefonielösung auf Asterisk-Basis
Forschungsverbund Berlin e.V.Paul-Drude-Institut für Festkörperelektronik, Leibniz-Institut im Forschungsverbund Berlin e.V
Hausvogteiplatz 5-7
10117 Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Paul-Drude-Institut für Festkörperelektronik (Leibniz-Institut im Forschungsverbund Berlin e.V.) beschafft eine neue IP-Telefonanlage auf Asterisk-Basis als On-Premise-Lösung auf einer Linux-VM. Die Anlage muss 200 Nebenstellen und 150 Nutzer abbilden, bestehende SIP-Telefone (Unify CP400/600/700) und den DFN-Trunk einbinden sowie parallel zur alten Mitel-Anlage laufen können.
Gefordert werden Softwareüberlassung mit 5 Jahren Pflege, Einführungsunterstützung, eine Administratorenschulung sowie eine deutschsprachige Support-Hotline mit 4-Stunden-Reaktionszeit (Servicezeit Mo–Fr 08:00–17:00).
Das Angebot wird ausschließlich elektronisch über die Berliner Vergabeplattform eingereicht, Angebotsfrist ist der 29.10.2026 um 09:00 Uhr, Bindefrist bis 11.12.2026. Der wertungsrelevante Gesamtpreis darf 30.000 EUR netto nicht überschreiten. Keine Losaufteilung, keine Nebenangebote.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026NOVDEZ
Veröffentlichung3. Okt. 2026
Angebotsfrist29. Okt. 2026
Bindefrist11. Dez. 2026
ZuschlagDatum offenZuschlag erfolgt voraussichtlich nach Prüfung der Angebote; konkreter Termin nicht genannt.
Lieferung StandardsoftwareDatum offenUnmittelbar nach Zuschlag laut EVB-IT Überlassungsvertrag.
EinführungsunterstützungDatum offen21 Tage ab Zuschlag (gemäß EVB-IT Dienstleistungsvertrag, lfd. Nr. 1).
SchulungDatum offenAdministratorenschulung unmittelbar nach Abschluss der Einführungsunterstützung.
Bereitstellung Support-Organisation/HotlineDatum offenBeginnt unmittelbar nach Abschluss der Einführungsunterstützung; läuft regelmäßig wiederkehrend.
Pflege/Wartung SoftwareDatum offen60 Monate ab Lieferung der Standardsoftware (5 × 12 Monate jährliche Pauschale laut Preisblatt).
Supportleistungen (auf Abruf)Datum offenBeginnt nach Einführungsunterstützung; geschätzt 40 Stunden über die 5-jährige Vertragslaufzeit.
ServicezeitenDatum offenMontag–Freitag 08:00–17:00 Uhr (Berliner Feiertage ausgenommen); wöchentlich wiederkehrend.
Reaktionszeit HotlineDatum offen4 Stunden Reaktionszeit während der Servicezeiten.
Gewährleistung ÜberlassungDatum offen12 Monate ab Lieferung der Standardsoftware (gemäß EVB-IT Überlassung-AGB Typ A).
Preisanpassung PflegeDatum offenErstmals möglich nach 12 Monaten, danach jeweils min. 12 Monate; wirksam 3 Monate nach Ankündigung (EVB-IT Pflege S-AGB).
Verjährung Mängelansprüche PflegeDatum offen12 Monate ab Abnahme (regulär); Hemmung bei Verhandlungen + 3 Monate Nachfrist (EVB-IT Pflege S-AGB).
Kündigungsfrist PflegeDatum offenOhne vereinbartes Laufzeitende: 6 Monate zum Ablauf eines Kalendermonats (EVB-IT Pflege S-AGB).
ZahlungsfristDatum offen30 Tage nach Zugang einer prüffähigen Rechnung (EVB-IT Überlassung-AGB Typ A).
Nachforderung ReferenzkontaktdatenDatum offen3 Tage nach Aufforderung durch den Auftraggeber (Kriterienkatalog Eignung).
Referenzprojekte max. AlterDatum offenReferenzen dürfen maximal 3 Jahre ab Datum der Bekanntmachung zurückliegen.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode11 Kriterien
- B-Kriterien (Leistung) – Gesamtsumme75%
Bewertung der qualitativen Leistungskriterien (B-Kriterien) gemäß Kriterienkatalog Leistung. Gesamtsumme der Gewichtungspunkte (GP) = 75. Die Formel LPK = BP x GP ergibt die Leistungspunkte je Kriterium; Summe aller LPK = L.
Einfache Richtwertmethode gem. UfAB 2018: Z = L/P * 100.000 (skaliert, kaufmännisch auf ganze Zahlen gerundet). L = Summe der Leistungspunkte (BP x GP je Kriterium). P = Gesamtpreis (Wertungspreis) aus Preisblatt. Bei Gleichstand: niedrigster Preis erhält Zuschlag.
KI-Hinweis: Vollständig: Vergabeart (einfache Richtwertmethode UfAB 2018, Z=L/P), alle 11 B-Kriterien mit GP-Einzelgewichtungen (Summe 75 GP) und Skala 0/1/2 BP sind im Kriterienkatalog Leistung enthalten; A-Kriterien sind Ausschluss-/Mindestanforderungen und keine Zuschlagskriterien.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftwareüberlassung (Asterisk-Telefonanlage)
Bereitstellung einer Asterisk-basierten IP-Telefonanlage als permanente Standardsoftware (einmaliger Kauf).Betrieb als virtuelle Maschine unter Linux (z.B. Debian, Ubuntu), On-Premises beim Auftraggeber.Keine Cloud-Anbindung, kein Internet für den Betrieb erforderlich.Lizenzmodell: einmalige Kauflizenzen; Nachlizenzierung weiterer Nebenstellen/Benutzer während der Vertragslaufzeit zum angebotenen Preis möglich.Bereitstellung neuer Programmstände (Patches, Updates, Upgrades) über die gesamte Vertragslaufzeit (60 Monate).Offene SIP-Standards (z.B. Yealink, Snom, Grandstream); Betrieb vorhandener Unify-Geräte CP400, CP600, CP700 über SIP muss möglich sein.SIP-Trunk-Anbindung an den bestehenden DFN-Trunk.LDAP-Integration ohne Drittanbieter-Software.Web-GUI mindestens auf Deutsch und Englisch.Funktionen wie automatische SIP-Telefonkonfiguration, Funktionsnummern (z.B. Chef-Sekretär-Schaltung, Gruppen), eigenes Telefonbuch plus globales LDAP-Telefonbuch, stille Anrufweiterleitungen.
Einführungsunterstützung und Migration
Initiale Konfiguration der Telefonanlage.Konfiguration für Parallelbetrieb: neue VM läuft parallel zur alten physischen Mitel OpenScape Business X8 bis zur Abschaltung.Erstkonfiguration von 3 Nutzern und 4 Nebenstellen gemeinsam mit dem Auftraggeber.Empfohlene Konfigurationsanpassungen nach Best-Practice.Umfang: 0,5 bis 1 Personentage (einmalig).Konzept für Parallelbetrieb und Migration (Kriterium B-8) ist als Anlage zwingend einzureichen.
Schulung
1× Administratorenschulung (AD).Inhalte: Best-Practices für Betrieb, tägliche Administration, typische Fehler und deren Behebung.Durchführung online per Videokonferenz.Teilnehmerzahl: 1–3.Sprache: Deutsch.Umfang: 0,5 bis 1 Personentage.
Hotline und Support
Annahme und Beseitigung von Mängeln (Sachmängel: neue Programmstände; Rechtsmängel: entsprechende Behebung).Analyse und Beseitigung von Störungen in der Telefonie-Umgebung (Server, Netzwerk, Softphones, physische Telefone), soweit nicht von der Software verursacht.Bereitstellung eines Ticketsystems für die Vertragslaufzeit zur strukturierten Meldung und Bearbeitung.Servicezeiten: Montag bis Freitag 08:00–17:00 Uhr, Berliner Feiertage ausgenommen.Reaktionszeit: 4 Stunden innerhalb der Servicezeiten.Sprache: Deutsch in Wort und Schrift.
Preisstruktur (Lieferung)
P.1.1 Grund-Lizenzierung Telefonanlage: einmaliger Kauf (1×).P.1.2 Nebenstellenlizenzen: einmaliger Kauf, Menge 200.P.1.3 Benutzerlizenzen: einmaliger Kauf, Menge 150.P.1.4 Nachlizenzierung weiterer Nebenstellen/Benutzer: einmaliger Kauf (optional), Höchstmenge 20.P.1.5 Wartung der Telefonanlage (Softwarepflege): jährliche Pauschale, 5× à 12 Monate = 60 Monate.P.2.1 Support-Organisation mit Hotline (4-Stunden-Reaktion): monatliche Pauschale, 60 Monate.P.2.2 Aufwände für Support-Leistungen: je Arbeitsstunde, geschätzt 40 Stunden über 5 Jahre.P.2.3 Einführungsunterstützung: je Arbeitsstunde, geschätzt 4 Stunden.P.2.4 Administratorenschulung: je Arbeitsstunde, geschätzt 4 Stunden.Wertungsrelevanter Gesamtpreis darf 30.000 EUR netto nicht überschreiten; Angebote darüber werden ausgeschlossen.Hinweis Bieter mit benutzerbasiertem Modell tragen bei P.1.2 '0 €' ein; Bieter mit nebenstellenbasiertem Modell tragen bei P.1.3 '0 €' ein.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe (zwingend zu erklären)
Erklärung zu Ausschlussgründen nach UVgO § 26 (i.V.m. §§ 123, 124 GWB) abgeben.Keine Verurteilungen/Geldbußen nach § 123 Abs. 1 GWB.Erfüllung der Steuer-, Abgaben- und Sozialversicherungspflichten.Keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 GWB (z.B. keine schwere Verfehlung, keine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen, keine Interessenkonflikte, keine wesentlichen Mängel bei früheren Aufträgen).Kein Verstoß gegen AEntG, AufenthG, SchwarzArbG, MiLoG oder LkSG.Keine Eintragung im Wettbewerbsregister, die das Unternehmen oder verantwortlich handelnde Personen betrifft.Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen (Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Durchschnittlicher spezifischer Jahresumsatz > 40.000 EUR pro Jahr im Bereich 'Verkauf und Support von Software-Telefonanlagen' in den letzten 3 Geschäftsjahren; 'Nein' führt zum Ausschluss.Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit branchenüblichen Deckungssummen – oder Zusage, diesen im Falle des Zuschlags zu erbringen.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
2 Referenzprojekte über Installation/Inbetriebnahme einer Software-Telefonanlage mit > 100 Nebenstellen und/oder > 75 Teilnehmern, max. 3 Jahre ab Bekanntmachungsdatum (03.10.2026).Auf Anforderung: Kontaktdaten des Referenzgebers innerhalb von 3 Tagen nachreichen.Benennung eines Datenschutzbeauftragten (Name, E-Mail) oder Begründung, weshalb keine Bestellungspflicht gem. Art. 37 DSGVO i.V.m. § 38 BDSG besteht; fehlende/unzureichende Angabe führt zum Ausschluss.Personal des Auftragnehmers: deutsche Sprache in Wort und Schrift; einschlägige Kenntnisse in Verkauf/Einführung/Schulung/Hotline/Support von Software-Telefonanlagen; ersatzweise eingesetztes Personal muss mindestens gleich qualifiziert sein.
Technische Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien)
Serverbasis auf Asterisk (A-3).Betrieb als VM unter Linux, z.B. Debian oder Ubuntu (A-4).Serverstandort On-Premises beim Auftraggeber (A-5).Keine Cloud-Anbindung / kein Internet für Betrieb erforderlich (A-6).Einmalige Kauflizenzen (A-9) und Nachlizenzierung zum angebotenen Preis (A-10).Support in deutscher Sprache (A-12).Offene SIP-Standards; Betrieb vorhandener Unify-Geräte via SIP (A-14, A-15).Anbindung DFN-Trunk (A-16) und LDAP-Integration ohne Drittanbieter-Software (A-17).Web-GUI mindestens auf Deutsch und Englisch (A-18).Automatische Konfiguration von SIP-Telefongeräten (A-19).Funktionsnummern (z.B. Chef-Sekretär-Schaltung, Gruppen) (A-20).Eigenes Telefonbuch plus globales LDAP-Telefonbuch (A-22).Stille Anrufweiterleitungen (A-26).Vorlage TOM-Dokumentation nach DSGVO Art. 32 (A-30) und Liste Unterauftragsverarbeiter (A-31).
Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Benennung Datenschutzbeauftragter (oder begründete Nicht-Bestellung).Vorlage einer TOM-Dokumentation nach Anhang III der Standardvertragsklauseln.Vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter gemäß Anhang IV der SVK (Name, Anschrift, Gegenstand, Sitzland, Übermittlungsgrundlage); falls nicht zutreffend, 'Nicht zutreffend' angeben.Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung wird mit Zuschlag Teil des Vertrags.
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: maximal 3 Jahre ab Datum der Bekanntmachung (Bekanntmachung: 03.10.2026)Volumen: > 100 Nebenstellen und/oder > 75 Teilnehmer
Installation/Inbetriebnahme einer Software-Telefonanlage mit mehr als 100 Nebenstellen und/oder mehr als 75 Teilnehmern
Name des Referenzgebers, Leistungszeitraum, Kurzbeschreibung; auf Anforderung Kontaktdaten des Referenzgebers (Name, E-Mail, Telefon) innerhalb von 3 Tagen nachzureichen. Referenzen, die einer Nachprüfung nicht standhalten, führen zum Ausschluss.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 81%4–10 · 18%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Elektronisch im Bietercockpit ausfüllen
Hochzuladende Unterlagen
Nur falls zutreffend
Vertragliche Dokumente (nach Zuschlag)
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Auftraggeber
Forschungsverbund Berlin e.V.
Ort
Paul-Drude-Institut für Festkörperelektronik, Leibniz-Institut im Forschungsverbund Berlin e.V
Hausvogteiplatz 5-7
10117 Berlin, Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
Paul-Drude-Institut für Festkörperelektronik, Leibniz-Institut im Forschungsverbund Berlin e.V
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