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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Malteser Hilfsdienst e.V. / Potentialanalyse Datenmanagement im Ehrenamt

Malteser Hilfsdienst e.V.51103 Köln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Malteser Hilfsdienst e.V. (Köln) schreibt eine Potentialanalyse Datenmanagement im Ehrenamt aus (Vergabe-Nr. 615/26, öffentliche Ausschreibung).

Worum es geht: Ein externes Beratungsteam soll untersuchen, wie Daten im Ehrenamt genutzt werden und wo Potenziale liegen. Ergebnis ist ein Potentialbericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen. Die Umsetzung dieser Empfehlungen ist nicht Teil des Auftrags.

Was gefordert wird:

Angebot mit Preis, Projektteam und KonzeptenZwei namentlich benannte Schlüsselpersonen (Projektleitung sowie Datenmanagement und Analyse), jeweils mit mindestens 5 Jahren einschlägiger Berufserfahrung und verhandlungssicheren DeutschkenntnissenNachweis von zwei vergleichbaren Referenzen

Wertung: Preis 30 %, Projektteam 30 %, Qualität des Angebots 40 %. Für die engere Wahl sind mindestens 420 von 700 Punkten für Projektteam und Qualität nötig.

Hinweis: Das Verfahren wird öffentlich gefördert und steht unter Finanzierungsvorbehalt. Bei fehlender Förderung kann der Auftraggeber das Verfahren aufheben.

Wichtigste Fristen: Bieterfragen bis 09.11.2026, Angebotsabgabe bis 19.11.2026, 12:00 Uhr, Bindefrist bis 31.12.2026.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 19. November 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄRAPR
Veröffentlichung23. Okt. 2026
Veröffentlichung24. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist9. Nov. 2026
Angebotsfrist19. Nov. 2026
Bindefrist31. Dez. 2026
Vertragslaufzeitca. 30. Apr. 2027
Phase 1ca. 30. Apr. 2027
Phase 2ca. 30. Apr. 2027
Phase 3ca. 30. Apr. 2027
Phase 4ca. 30. Apr. 2027
Phase 5ca. 30. Apr. 2027
ZuschlagDatum offenMit dem Zuschlag beginnt Phase 1 und der Leistungszeitraum; das Datum ist nicht angegeben.
KI-WerkzeugübersichtDatum offenVorlage zu Beginn von Phase 1; das konkrete Datum ist nicht angegeben.
Mindestvorlauf AbrufDatum offenEin Werktag ab Abruf.
ZahlungDatum offenZahlung bis zum 15. des auf den Leistungsendmonat folgenden Monats.
PräsenztermineDatum offenOptional maximal drei Präsenztermine nach Abruf, jeweils höchstens ein Tag innerhalb des Leistungszeitraums.
Löschung/RückgabeDatum offenNach Abschluss der Arbeiten oder auf Aufforderung, spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung.
TOM-DokumentationDatum offenDokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung.
Datenschutzverletzung meldenDatum offenUnverzügliche Meldung von Verletzungen personenbezogener Daten an den Verantwortlichen.
Aufbewahrung VergabedokumentationDatum offenTeilnahmeanträge, Angebote und Vergabedokumentation mindestens drei Jahre ab Zuschlag aufbewahren.
Sicherheitsüberprüfung bisDatum offenDer Stufe der Sicherheitsüberprüfung ist im Auszug nicht eindeutig zuordenbar.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität7 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Preis30%

    Wertungspreis aus dem einheitlichen Tagessatz multipliziert mit 100 Personentagen; niedrigster Wertungspreis erhält 300 Punkte.

  • Projektteam30%

    Das Oberkriterium wird ausschließlich über die drei nachfolgend genannten Unterkriterien bewertet; eine eigenständige Bewertung des Oberkriteriums findet nicht statt.

  • Qualität des Angebots40%

    Das Oberkriterium wird ausschließlich über die drei nachfolgend genannten Unterkriterien bewertet; eine eigenständige Bewertung des Oberkriteriums findet nicht statt.

Preis: P = 600 - 300 * (X/N), wobei P die Preispunktzahl, X der Wertungspreis des Bieters und N der niedrigste Wertungspreis aller Bieter ist; bei einem Wertungspreis von mindestens dem Doppelten des niedrigsten Angebots oder bei negativem Rechenergebnis werden 0 Punkte vergeben. Die Qualitätsunterkriterien 2.1 bis 3.3 werden relativ zum jeweils stärksten Angebot mit 0 bis 5 Punkten bewertet und anhand ihrer Gewichtung in die erreichbaren Punkte umgerechnet.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtungen, erreichbare Punkte und Bewertungsmethoden sind vollständig in Anlage B.2_Zuschlagskriterien.pdf geregelt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Ziel und Ergebnisse

Potentialbericht mit priorisierten HandlungsempfehlungenPräsentationsunterlagenMaschinenlesbare ErgebnisseÜbergabe aller Ergebnisse spätestens zum ProjektabschlussDokumentation und Qualitätssicherung während des Projekts

Projektphasen

Phase 1 (Vorbereitung): Projektvorbereitung, Scoping, Vorgehensmodell, Projektplan, Analyse- und Bewertungsframework, Erhebungskonzept, Dokumentationsstruktur, Stakeholderübersicht, Kick-offPhase 2a (Anwenderperspektive): Erhebung über Interviews, Workshops und ggf. BreitenbefragungenPhase 2b (Datenlandschaft): Ist-Stand der Systeme, Datenbestände, Datenflüsse, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten. SAP LeanIX kann berücksichtigt werden.Phase 3 (Zusammenführung): Bewertung der Ergebnisse und Auswahl von drei VertiefungsschwerpunktenPhase 4 (Vertiefung): Detaillierte Untersuchung der drei Schwerpunkte. SAP LeanIX und SAP Signavio können genutzt werden.Phase 5 (Bericht): Erstellung des Potentialberichts

Umfang, Abrufe und Präsenz

Obergrenze: 100 Personentage insgesamt über alle Phasen (ein Personentag entspricht 8 Stunden)Die Leistung wird über Einzelabrufe beauftragt. Der Abruf muss mindestens einen Werktag vorher erfolgen.Leistungszeitraum: bis 30.04.2027Leistungsort laut Bekanntmachung: Köln. Die Leistung wird grundsätzlich remote erbracht.Bis zu 3 optionale Präsenztermine à höchstens 1 Tag, je höchstens 2 Personen des AuftragnehmersReise-, Zuschlags- und Mehrkosten sind im angebotenen Tagessatz zu berücksichtigen

Rahmenbedingungen der Leistung

Projektsprache ist Deutsch.Die Leistung ist herstellerneutral. Partnerschaften oder Vertriebsbeziehungen zu Software- oder Plattformherstellern sind offenzulegen.Es dürfen keine Provisionen oder Vorteile von Software-Herstellern angenommen werden.Erhebungswerkzeuge wie Befragungen sind vorab mit dem Auftraggeber abzustimmen.Die Schlüsselpersonen erbringen mindestens 50 % der abgerufenen Personentage.

Einsatz von KI-Werkzeugen

KI-Werkzeuge dürfen nur nach Freigabe eingesetzt werden.Zu Beginn von Phase 1 ist eine vollständige Übersicht der eingesetzten KI-Werkzeuge vorzulegen.Projektdaten dürfen nicht zum Training von KI-Modellen verwendet werden.KI-Ergebnisse sind durch Menschen zu prüfen.

Nicht Bestandteil der Leistung

Technische, organisatorische oder operative Umsetzung der EmpfehlungenVerbindliche UmsetzungsplanungBudgetierung und Ressourcenplanung für die Umsetzung

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Unternehmensangaben und Befähigung

Das Unternehmen muss fachkundig und leistungsfähig sein.Es muss im Handelsregister oder einem gleichwertigen Register eingetragen sein. Ist keine Eintragung nötig, ist dies zu begründen.Bei Bietergemeinschaften werden die Fähigkeiten aller Mitglieder zusammen betrachtet.

Ausschlussgründe

Es dürfen keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen.Es dürfen keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen.Selbstreinigung nach § 125 GWB ist grundsätzlich möglich, wenn Schadensausgleich, aktive Zusammenarbeit und konkrete Präventionsmaßnahmen nachgewiesen werden.Keine Nichtzahlung von Steuern, Abgaben oder Sozialversicherungsbeiträgen.

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Mindestumsatz: durchschnittlich mindestens 260.000 Euro netto pro Jahr im Bereich Beratungsleistungen (laut B.1 die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, laut B.7 die Geschäftsjahre 2023 bis 2025).Haftpflichtversicherung für Kerntätigkeiten mit mindestens 1.000.000 Euro für Personenschäden und mindestens 500.000 Euro für Sach- und Vermögensschäden. Der Versicherer muss in der EU zugelassen sein.

Vorgaben zu Personal und Qualifikation

Für beide Schlüsselpersonen (Projektleitung und Datenmanagement und Analyse) gilt:

Sie müssen verschiedene Personen sein.Sie müssen mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung haben.Sie müssen über verhandlungssichere Deutschkenntnisse verfügen.Ein Austausch ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers und Nachweis der Gleichwertigkeit möglich.

Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Unternehmens wird über die Referenzprojekte nachgewiesen.

Weitere Pflichten für Bieter

Verschwiegenheit über nicht öffentliche Daten des AuftraggebersRussland-ErklärungEinhaltung der Tariftreue- und Mindestarbeitsbedingungen nach BVB TVgG NRWEinhaltung der Verhaltensrichtlinie des Malteser Hilfsdienst e.V.Einhaltung von Menschenrechten, Arbeits- und Umweltschutz sowie Datenschutz- und Informationssicherheitsanforderungen

Eignungsleihe und Unterauftragnehmer

Die Eignung darf durch Kapazitäten Dritter (Eignungsleihe) nachgewiesen werden.Die Verpflichtungserklärung des Verleihers muss mit dem Angebot eingereicht werden.Bei wirtschaftlicher Eignungsleihe haften Verleiher und Bieter gemeinsam.Berufliche Befähigung und Erfahrung dürfen nur geliehen werden, wenn der Verleiher die Leistung auch selbst erbringt.Unterauftragnehmer müssen ebenfalls frei von Ausschlussgründen sein.
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: Der prägende Teil der Leistung darf höchstens 3 Jahre vor dem Tag der Bekanntmachung liegen und nicht in der Zukunft. Laut Vergabeunterlagen darf er außerdem nicht vor dem 01.01.2024 erbracht worden sein.Volumen: Mindestens 75 Personentage je Referenz. Bezahlter Preis über die gesamte Leistungsdauer in Euro brutto angeben. Ein Mindestauftragswert ist nicht genannt.

Zwei Referenzen des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft. Die Leistung muss die Analyse von Daten-, Informations- oder Systemlandschaften sowie die Erhebung von Anforderungen über Beteiligungsformate (z. B. Interviews, Workshops, Befragungen) umfassen.

Der Referenzgeber muss mindestens 1.000 Beschäftigte haben und durch mehrere Organisationsebenen, vielfältige Aufgabenfelder oder eine heterogene bzw. föderale Struktur geprägt sein. Nachweis über Referenzformular mit Name und Anschrift von Referenznehmer und Referenzgeber, verantwortlicher Person, Leistungszeitraum und Ansprechperson. Bei Platzmangel Anlage mit höchstens 2 DIN-A4-Seiten.

nicht genannt ReferenzenZeitraum: nicht genanntVolumen: nicht genannt

Consultant 1 (Projektleitung): Relevante Projekte mit Bezug zu Analyse-, Organisations-, Transformations- oder vergleichbaren Beratungsprojekten, zu komplexen Stakeholderstrukturen und Beteiligungsformaten.

Der eigene Aufgaben- und Verantwortungsbeitrag der Person muss belegt sein. Allgemeine Projektbeschreibungen ohne Personenbezug werden nicht berücksichtigt. Darstellung im Konzept lfd. Nr. 2.1, maximal 3 DIN-A4-Seiten.

nicht genannt ReferenzenZeitraum: nicht genanntVolumen: nicht genannt

Consultant 2 (Datenmanagement und Analyse): Relevante Projekte mit Bezug zu Datenmanagement, Informationsmanagement, Datenanalyse, Datenarchitektur oder vergleichbaren Vorhaben sowie zur Analyse komplexer Informations- oder Datenlandschaften.

Der eigene Beitrag der Person muss dargestellt sein. Darstellung im Konzept lfd. Nr. 2.2, maximal 3 DIN-A4-Seiten.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 30%4–10 · 45%11+ · 24%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 33 erledigt
Fristen und Vorbereitung
Formulare und Angebotsschreiben
Eignungsnachweise
Konzepte und Personal
Auf Anforderung nachzureichen
Formale Anforderungen an die Abgabe
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Malteser Hilfsdienst e.V.
Ort
51103 Köln, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
51103 Köln
Nordrhein-Westfalen

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