Ausschreibungen Schleswig-Holstein
Manage Print Services (MPS) - Lieferung und Support von Multifunktionsgeräten, Druckern & Output Management Software
Stadt Neumünster - FD IT und Digitalisierung | Vergabekammer Schleswig-HolsteinNeumünster, Schleswig-HolsteinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Neumünster beschafft im offenen Verfahren Managed Print Services (MPS): fabrikneue Multifunktionsgeräte und Drucker (A3 als Leasing, A4 als Kauf mit Servicepauschale) sowie eine herstellerunabhängige Output-Management-Software (Follow-Me-Printing).
Was zu tun ist
174 A3-Multifunktionsgeräte (96 an Schulen/Berufszentren, 78 in Verwaltung/Kita/Feuerwehr) und ca. 150 A4-Geräte (Drucker + Multifunktion) als Massenrollout liefern, installieren und in Betrieb nehmen.A3-Geräte stammen von einem Hardwarehersteller, A4-Geräte von einem Hardwarehersteller (Hersteller A3 und A4 dürfen unterschiedlich sein).Output-Management-Lösung (Titel 9) implementieren: On-Premises, herstellerunabhängig (mind. 5 unterstützte Hersteller), mit Authentifizierung am Gerät, FollowMe/SecurePrint/PullPrint, Test-/Pilotphase an 2 Standorten, Schulung für bis zu 10 Admins vor Ort.Laufender Managed-Service mit Wartung, Verbrauchsmaterial, Hotline, Monitoring, Quartals-Meetings, SLAs (Antwort-/Reaktions-/Wiederherstellungszeiten).Angebotsabgabe elektronisch über die Vergabeplattform bis 15.09.2026, 10:30 Uhr.
Die Vertragslaufzeit endet am 31.01.2032 (ca. 5 Jahre, 2 Monate ab Anlieferung 23.11.2026).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Veröffentlichung11. Aug. 2026
Angebotsfrist15. Sep. 2026
Angebotsöffnung15. Sep. 2026
Bindefrist15. Sep. – 9. Nov. 2026
Anlieferung23. Nov. 2026
Ausführungsbeginn23. Nov. 2026
Initialer Massenrollout23. Nov. 2026 – 22. Feb. 2027
Vertragslaufzeit23. Nov. 2026 – 31. Jan. 2032
Kaufpreisgarantie A4-Geräteca. 23. Nov. 2026 – 23. Nov. 2028
Teststellungca. 23. Nov. – 23. Dez. 2026
Test- und Pilotphase Output Managementca. 22. Feb. – 1. Aug. 2027
Produktiver Rollout Output-Managementca. 22. Feb. – 31. Aug. 2027
Systemserviceca. 23. Feb. 2027 – 31. Jan. 2032
Produktivsetzung Output-Managementca. 1. Aug. 2027
Laufzeit Output-Managementca. 1. Aug. 2027 – 31. Jan. 2032
Verlängerung 1ca. 31. Jan. 2032 – 31. Jan. 2033bis 2033
Kündigungsfrist Mieteca. 31. Jan. 2032
Servicezeiten Hardwareca. 31. Jan. 2032
Servicezeiten Output-Managementca. 31. Jan. 2032
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode16 Kriterien
- Gesamtpreis
Der Gesamtpreis netto über die initiale Vertragslaufzeit fließt ausschließlich über die Formel Z = Leistung/Gesamtpreis in die Bewertung ein (einfache Richtwertmethode). Ermittelt aus monatlicher Grundmiete, Aufpreisen für Hardwareoptionen, Kaufpreisen für A4-Geräte, Seitenpreisen (Klickpreise S/W und Farbe), Output-Management-Pauschalen und Einführungs-/Projektpauschale.
- Qualität (B-Kriterien Leistungsverzeichnis)
Summe der Leistungspunkte aller B-Bewertungskriterien aus den Titeln 1–8 des Leistungsverzeichnisses. Die Qualitätskriterien fließen über die Formel Z = Leistung/Gesamtpreis in die Bewertung ein (einfache Richtwertmethode).
Z = Leistung (Qualitätspunkte) / Gesamtpreis. Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z (einfache Richtwertmethode).
KI-Hinweis: Die Bewertung erfolgt nach der einfachen Richtwertmethode (Z = Leistung/Gesamtpreis); eine prozentuale Gewichtung Preis/Qualität ist nicht hinterlegt, zudem waren in der bereitgestellten Vergabeakte nur die Titel 1–3 des Leistungsverzeichnisses vollständig enthalten – die Titel 4–8 (weitere Leistungsklassen A3/A4) konnten nicht eingesehen werden, sodass deren B-Kriterien und exakte Punktegrenzen nicht abschließend bestätigt werden können.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenManaged Print Services – Gesamtkonzept
Übergeordnete Leistung
Belieferung und Installation aller Endgeräte nebst OptionenVorkonfiguration der Geräte vor Inbetriebnahme nach Vorgaben des AuftraggebersInstallation und Integration sämtlicher SoftwarekomponentenAutomatische und proaktive ServiceprozesseDeutschsprachige Service-Hotline und 2nd-Level Onsite-SupportQuartalsweise Servicemeetings (remote)Professionelles Projektmanagement über die gesamte RolloutphaseEinheitlicher aktuellster Firmware-Stand beim MassenrolloutIntegration in die herstellerunabhängige Output-Management-LösungProaktive Information über Firmware- und SicherheitsupdatesZentrales Gerätemanagement und MonitoringVerbrauchsmaterialien (Toner, Resttonerbehälter) inklusiveRücknahme und umweltgerechte Entsorgung verbrauchter MaterialienIMAC/D-Services (Install, Move, Add, Change, Dispose)Einweisung der Endanwender*innenDigitale Schulungsunterlagen in deutscher Sprache
Vertragslaufzeit
23.11.2026 (Anlieferung) bis 31.01.2032 (ca. 62 Monate)Option auf Verlängerung um weitere 12 MonateHardware/Software-Mindestmietdauer LK 1–4: 60 MonateOM-Lösung Mietdauer: 54 Monate (Mietbeginn 01.08.2027)Systemservice: mindestens 60 Monate ab Abnahme
Beschaffungsmodelle
A3 (LK 1–4): LeasingA4 (LK 5–8): Kauf mit monatlicher ServicepauschaleKeine verpflichtende Mindestabnahme; A4-Geräte werden sukzessive per Bedarfsanfrage abgerufen
Allgemeine Pflichten
A3-Geräte: ausschließlich von einem einheitlichen HardwareherstellerA4-Geräte: ausschließlich von einem einheitlichen Hardwarehersteller (Hersteller A3/A4 darf abweichen)Ausschließlich Neugeräte (initial); ab 25. Monat sind generalüberholte Geräte zulässigAusschließlich Originalzubehör des jeweiligen HerstellersBlauer Engel (DE-UZ 219) Nachweis pro GerätEnergy Star 3.0 (TEC < 1 kWh/Woche bei A3/A4-Druckern, < 2 kWh/Woche bei A4-MFP)256-Bit-Verschlüsselung interner MassenspeicherSecure Data Deletion (HDD ≥ 3-fach überschreiben, SSD Enhanced Security Erase)Zentrales Gerätemanagement mit Massenkonfiguration, Zertifikatsmanagement (TLS, 802.1X)Zentrales Monitoring (Verbrauchsmaterial, Predictive Maintenance, Zählerstände)CUPS-kompatibler Linux-DruckertreiberCitrix/VDI/Terminalserver-KompatibilitätLaserdruck/LED, automatischer Duplexdruck
Service Level & Betrieb (SLA Anlage 6)
Serviceklasse 1 – Standardservice Hardware
Endgeräte, Hardwareoptionen, Anbauteile, Gerätefirmware, herstellereigene integrierte Apps, Treiber, Administrationssoftware, MonitoringVorbeugende Wartung, Austausch laufleistungsabhängiger Verschleißteile (Bildtrommeln, Transfer Roller, Cleaning Belts, Fixiereinheiten nach Herstellervorgaben)Bereitstellung Verbrauchsmaterial
Serviceklasse 2 – Standardservice Output-Management
Die OM-Lösung in ihrer GesamtheitNur vom AN gelieferte Softwarekomponenten (keine Fremdsoftware)
Servicezeiten: Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr (außer Wochenenden/bundesweite Feiertage)
Betriebszeiten: Mo–Fr 06:00–20:00 Uhr
Hardware-SLA
Antwortzeit: ≤ 120 Min. innerhalb ServicezeitenReaktionszeit vor Ort: nächster Arbeitstag, max. 12 ServicezeitstundenWiederherstellung: ≤ 72 Std.Lieferung Verbrauchsmaterial: ≤ 3 Arbeitstage
OM-SLA
Antwortzeit: ≤ 90 Min. innerhalb ServicezeitenReaktionszeit Remote: gleicher/nächster Arbeitstag, max. 4 Servicezeitstunden
A3-Multifunktionsgeräte (Titel 1–4, Leasing)
Mengen Massenrollout
96 Geräte an Schulen und regionalen Berufszentren78 Geräte in Verwaltung (inkl. Kindertagesstätten, Feuerwehr)Gesamt: 174 A3-Multifunktionsgeräte
Leistungsklassen
LK1 – Basis A3 SW-Standard, ≥ 50 A4/Min.LK2 – Basis A3 SW-Groß, ≥ 70 A4/Min.LK3 – Basis A3 Farb-Standard, ≥ 30 A4/Min.LK4 – Basis A3 Farb-Groß, ≥ 50 A4/Min.
Beschaffung
Leasing, Mindestmietdauer 60 MonateGeschätzte Abrufmenge LK1: 71 (max 81), LK2: 10 (max 20), LK3: 73 (max 83), LK4: 20 (max 30)Einheitlicher Hardwarehersteller für alle A3-Geräte
Zeitplan
Initialer Massenrollout bis spätestens 22.02.2027 betriebsbereitBindefrist für Kaufpreis A4: 24 Monate ab Zuschlag (gilt für A4; A3 unterliegt Leasing)
A4-Multifunktionsgeräte & Drucker (Titel 5–8, Kauf)
Leistungsklassen
LK5 – A4 SW-Drucker, ≥ 40 A4/Min.LK6 – A4 Farb-Drucker, ≥ 25 A4/Min.LK7 – A4 SW-Multifunktion, ≥ 30 A4/Min.LK8 – A4 Farb-Multifunktion, ≥ 30 A4/Min.
Beschaffung
Kauf mit monatlicher ServicepauschaleCa. 150 Geräte über VertragslaufzeitGeschätzte Abrufmenge LK5: 55 (max 184), LK6: 25 (max 83), LK7: 40 (max 133), LK8: 30 (max 100)Einheitlicher Hardwarehersteller für alle A4-Geräte (Hersteller A4 darf von A3 abweichen)Sukzessiver Austausch im Rahmen flexibler Bedarfsanfragen (derzeit ca. 600 Bestandsgeräte)Kaufpreisgarantie: Preise gelten 24 Monate ab Zuschlag verbindlich
Optionen/Positionen im Preisblatt
Großraummagazine, Hefter, Finisher, Kartenleser, Faxkarte, WLANKlickpreise A4 S/W (P.12) und A4 Farbe (P.13)Installation, Umzug, Add/Change, Entsorgung, Schulung, Onsite-Techniker, Software-Dienstleistung, Consulting, zertifizierte Festplattenlöschung, Übergabe Festplatte
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFormale/bieterbezogene Anforderungen
Angebotsabgabe elektronisch über die Vergabeplattform (Textform ggf. mit Signatur/Siegel möglich)Sprache: Deutsch (verbindliche Sprachfassung)Preise: EUR, netto, max. 3 Nachkommastellen, MwSt. am Ende ausweisenBietergemeinschaften: gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter (Formblatt 234)Unteraufträge/Eignungsleihe: Formblätter 235 + ggf. 236 (Verpflichtungserklärung); bei finanzieller Eignungsleihe gemeinsame HaftungNebenangebote nicht zugelassenMehrfachangebote (pro Bieter) nicht zugelassenElektronische Kataloge nicht zugelassenUnklarheiten sind vor Angebotsabgabe in Textform zu melden (Bewerbungsbedingungen 632 EU Ziff. 1)Mischkalkulationen in Einheitspreisen führen zum AngebotsausschlussEigenerklärung zu EU-Sanktionen gegen Russland (Buchstaben a–c sowie Nachunternehmer- und Lieferantenregelung, jeweils max. 10 % des Auftragswerts)
Zuverlässigkeit und Ausschlussgründe
Keine laufenden/abgeschlossenen Insolvenz-, Vergleichs- oder LiquidationsverfahrenKeine schweren Verfehlungen (z. B. strafrechtliche Verurteilungen, Gewerbeuntersagung, Terrorismusfinanzierung, Bestuchung, Betrug)Ordnungsgemäße Entrichtung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenMitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft (Unbedenklichkeitsbescheinigung auf Verlangen)Kein relevanter Eintrag im Gewerbezentralregister (wird vom Auftraggeber ab Auftragssumme > 30.000 € eingeholt)Eintragung im Berufsregister (sofern eintragungspflichtig) auf VerlangenEU-Sanktionsregelungen gegen Russland beachtet
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatznachweise für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für vergleichbare Liefer-/Dienstleistungen (Eigenerklärung; auf Verlangen testierte Jahresabschlüsse)Nachweis einer Haftpflichtversicherung gemäß Ziffer 19.1 EVB-IT System-AGB
Technische und personelle Leistungsfähigkeit
2 Referenzkunden vergleichbarer MPS-Projekte (Anlage 'Referenzen MPS'), aktive Kundensituationen letzte 3 Jahre vor Veröffentlichung, idealerweise öffentliche AuftraggeberAuf Verlangen bei engerer Wahl: 3 Referenznachweise der letzten 5 Jahre (mit Ansprechpartner, Leistungsart, Auftragssumme, Ausführungszeitraum, Eigenleistung, Auftraggeberbestätigung)Durchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten 5 Jahre; Benennung der für die Leitung vorgesehenen Personen (Projektmanager, Projektleiter)Bereitstellung einer qualifizierten ProjektressourceDeutschsprachiger Support
Geräte- und umweltbezogene Mindestanforderungen
Erfüllung aller Mindestanforderungen (A-Kriterien) aus Leistungsverzeichnis und Vorbemerkung (sonst Ausschluss)Nachweis Blauer Engel (DE-UZ 219) für jedes angebotene GerätEnergy Star 3.0Ausschließlich Neugeräte (initial); ab 25. Monat generalüberholte Geräte zulässigAusschließlich Originalzubehör des jeweiligen HerstellersEinheitlicher Hardwarehersteller pro Kategorie (A3 bzw. A4)Kein Inklusiv-Volumen / keine verpflichtende Mindestabnahme von Seiten des AN
Output-Management-Lösung – technische Anforderungen
Kompatibilität mit MS Windows Server 2019+, MS SQL Server 2019+, PostgreSQL ab v18LDAPS-Anbindung an Verzeichnisdienst (mehrere Verzeichnisdienste, keine lokale Replikation nötig)Herstellerunabhängigkeit: mindestens 5 unterstützte HW-Hersteller (u. a. Canon, Epson, HP, Konica Minolta/Develop, Kyocera/Triumph-Adler/Utax, Lexmark, Oki, Ricoh/Nashuatec/Gestetner/Lanier/Infotec, Samsung, Sharp, Toshiba Tec, Xerox)Microservices/atomare Architektur, Satelliten-/Proxy-Instanzen, Cluster-MechanismenBrowser-basierte Administration, Deutsch/EnglischDruckclient für Windows Fat Client, Terminal Server, Citrix Virtual Apps/DesktopsOn-Premises (keine Cloud-Abhängigkeit)Datenschutzkonformer Betrieb gemäß DSGVO3rd-Level-Support für gesamte Vertragslaufzeit
Vertragliche Annahmen
Akzeptanz EVB-IT Systemvertrag (Anlage 4) als verbindliche BasisAbschluss Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV gem. DSGVO Art. 28) nach ZuschlagAkzeptanz Besondere und zusätzliche Vertragsbedingungen (Anlage 02)Auftragnehmer haftet als Generalunternehmer auch für Leistungen von Subunternehmern
Referenzprojekte
2 (mit Angebot, Anlage 'Referenzen MPS') – bei engerer Wahl ggf. 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre vor Veröffentlichung (Anlage 'Referenzen MPS'); 5 Jahre (124_LD)
MPS-/Managed-Print-Services-Projekte vergleichbarer Komplexität (Lieferung, Installation, Support von Multifunktionsgeräten/Druckern/Output-Management)
idealerweise öffentliche Auftraggeber; je Referenz Ansprechpartner, Leistungsart, Ausführungszeitraum, Auftragssumme, Eigenleistung, Auftraggeberbestätigung
3 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre
Referenzen über vergleichbare Leistungen der letzten 5 Jahre (bei engerer Wahl)
Ansprechpartner Auftraggeber, Art der Leistung, Auftragssumme (netto), Ausführungszeitraum, Eigenleistung, Auftraggeberbestätigung vertragsgemäßer Ausführung
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 51%4–10 · 47%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 36 erledigt
Angebotsformulare & Eigenerklärungen
Leistungsverzeichnis, Preis & Technische Nachweise
Referenzen & Eignungsnachweise
Technische Liefergegenstände Output-Management (Titel 9)
Vertragsannahmen & Sonstiges
Verlauf dieser Vergabe
3 Bekanntmachungen- 28.10.2026Vergabebekanntmachung
- 13.09.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 15.09.2026 → 22.09.2026
- 11.08.2026Ausschreibung
Mit TendiGo
Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Stadt Neumünster - FD IT und Digitalisierung | Vergabekammer Schleswig-Holstein
Anschrift
24534 Neumünster
Ort
24534 Neumünster
Kategorie
Schleswig-Holstein
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.neumuenster.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
24534 Neumünster
Schleswig-Holstein
Weitere Ausschreibungen Schleswig-Holstein
Alle anzeigen →Schleswig-Holstein
Ersatzneubau Bruecke B432 , Gross NiendorferAu , ASB-Nr. 2127528
Landesbetrieb Strassenbau und Verkehr Schleswig-Holstein · 23816 Gross NiendorfFrist: Schleswig-HolsteinErschließungsarbeiten B-Plan 6 in 25850 Behrendorf
Gemeinde Behrendorf d.d. Amt Viöl · 25850 BehrendorfFrist: Schleswig-HolsteinLandschaftsbauarbeiten Integration und Neubau Rettungswache Lütjenburg
Kreis Plön, Der Landrat, Zentrale Vergabestelle · Rettungswache Lütjenburg, Am Kahlenberg 2, 24321 LütjenburgFrist: Schleswig-HolsteinInvertiertes vollautomatisiertes Multiplex - Immunfluoreszenz Mikroskop
Universitätsklinikum Schleswig-Holstein AöR · UKSH - Klinik für Dermatologie Experimentallabor / Gebäude 67 BMF Ratzeburger Allee 160 23538 LübeckFrist: Schleswig-HolsteinRahmenvertragsarbeiten ab 2027; Bodenbelagarbeiten nach Standardleistungsbuch 665
Landeshauptstadt Kiel - Der Oberbürgermeister · 00000 KielFrist: Schleswig-HolsteinNeubau FW Breitenfelde - Stahlhallenbauarbeiten
Amt Breitenfelde, Die Amtsvorsteherin · 23881 BreitenfeldeFrist:Bereit für die Zukunft der Vergabe?
Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.
806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit