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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Matrix42 - Dienst-, Pflege, Support... leistungen

OLG Köln | Vergabekammer WestfalenKöln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Was wird beschafft?

Der Zentrale IT-Dienstleister der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen (ITD NRW) sucht einen Dienstleister für Betrieb, Pflege, Wartung und Support seiner ITSM-Landschaft (Matrix42 ITSM, Empirum, EgoSecure, F4SD, Lobster) sowie für Projekt- und Customizing-Leistungen zur Einführung weiterer Module. Die Leistungen betreuen rund 38.500 Arbeitsplätze.

Wichtigste Eckpunkte:

Kein Los – die Gesamtleistung wird untrennbar als Bündel vergebenVertragsbeginn: 01.03.2027, Laufzeit 12 Monate, Verlängerungsoption bis 28.02.2031Bezugsvertrag ohne Abnahmeverpflichtung – Abruf von Leistungen nach BedarfAngebotsabgabe: ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW (www.evergabe.nrw.de)Angebotsfrist: 08.10.2026, 23:59 Uhr (Bindefrist bis 30.11.2026)Pflicht-Voraussetzung: Bieter muss Matrix42 Platinpartner (oder höher) seinBewertung: 50 % Leistung / 50 % Preis (Mindestpunktzahlen erforderlich)

Was muss der Bieter einreichen?

Ausgefüllte VHB-NRW-Formulare (Angebotsschreiben, Eigenerklärungen, Tariftreue etc.)Detaillierte Konzepte zu Support, Pflege, Projekten, Barrierefreiheit und DokumentationNachweise über Partnerstatus, ITIL-Zertifikate und Erfahrung im öffentlichen SektorMindestens zwei Referenzprojekte der letzten 5 Jahre (ITSM-Betrieb + ITSM-Einführung)Vollständig ausgefülltes Preisblatt (XLSX + PDF)

Hinweis: Die Gesamtleistung ist als untrennbares Bündel ausgeschrieben – eine isolierte Beauftragung einzelner Teile ist ausgeschlossen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 24. November 2026
Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB
Veröffentlichung27. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist21. Sep. 2026
Angebotsfrist8. Okt. 2026
Bindefrist8. Okt. – 30. Nov. 2026
Rügefristca. 9. Okt. – 19. Okt. 2026
Nachprüfungsfristca. 9. Okt. – 24. Okt. 2026
Vorabinformation § 134 GWBca. 9. Okt. – 20. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. März 2027
Vertragsende (initial)1. März 2027 – 29. Feb. 2028
Verlängerung 1ca. 1. März 2028 – 28. Feb. 2029
Verlängerung 2ca. 1. März 2029 – 28. Feb. 2030
Verlängerung 3 (max.)ca. 1. März 2030 – 28. Feb. 2031bis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Überblick und Vertragsrahmen

Vertragsbeginn: 01.03.2027

Initiale Laufzeit: 12 Monate (bis 28.02.2028)

Verlängerungsoption: Bis längstens 28.02.2031 (jeweils +1 Jahr, sofern nicht 3 Monate vor Vertragsende gekündigt wird)

Vertragsart: Bezugsvertrag ohne Abnahmeverpflichtung – die in den Preisblättern angegebenen Mengen dienen nur als Kalkulationsbasis, es besteht keine Abnahmepflicht.

Hinweis: Die Gesamtleistung (Matrix42, Empirum, EgoSecure, F4SD, Lobster) ist als untrennbares Bündel ausgeschrieben. Eine isolierte Beauftragung einzelner Teile ist ausgeschlossen.

Leistungssäule 1 – Regelbetrieb (Betrieb, Pflege, Support)

Betreute Systeme:

Matrix42 ITSM (Incident Management, Service Request Management, weitere Module)Matrix42 Empirum (Client-Management: Inventarisierung, Patch-/Update-/Software-/OS-Verteilung)Matrix42 EgoSecure (Schnittstellenkontrolle)F4SD (First Aid Service Desk, Consulting4IT)Lobster (Schnittstellen-Tool)

Betrieb & Administration:

Unterstützung des ITD bei Betrieb und technischer AdministrationMitwirkung bei Benutzer-, Rollen- und RechtemanagementMitwirkung bei Mandanten- und OrganisationsstrukturenUnterstützung bei Backup-/Restore-Verfahren und MonitoringAnalyse und Behebung von BetriebsstörungenPflege von Test-, Abnahme- und ProduktivumgebungenErstellung/Einpflege von Dashboards und WorkflowsDokumentation der Programmierleistungen

Pflege & Wartung:

Vollumfassende MaintenanceSicherheitsupdates: Bereitstellung/Umsetzung innerhalb von max. 2 Arbeitstagen nach HerstellerfreigabeHotfixes, Minor- und Major-Releases (Planung und Durchführung)Kompatibilitätsprüfungen zwischen Systemen und SchnittstellenFunktions- und RegressionstestsRollback-Konzepte

2nd- und 3rd-Level-Support:

Entgegennahme und Bearbeitung von StörungsmeldungenFehleranalyse und -behebung im Verantwortungsbereich des ANZusammenarbeit mit Herstellersupport (Matrix42, Consulting4IT)

SLA – Reaktions- und Bearbeitungszeiten:

| Priorität | Reaktion | Bearbeitung |

|---|---|---|

| P1 (kritisch) | 30 Min | 4 Std |

| P2 (wesentlich) | 2 Std | 1 Arbeitstag |

| P3 (eingeschränkt) | 1 Arbeitstag | 3 Arbeitstage |

| P4 (gering) | 2 Arbeitstage | nach Vereinbarung |

Servicezeiten:

Mo–Fr: 08:00–18:00 (Störungsbeseitigung und Hotline)Sa, So, Feiertage: 09:00–16:00Sonstige Pflege: Mo–Fr 08:00–16:00

Verfügbarkeit: mindestens 99,5 % im Monatsmittel

Sprache: Deutschsprachige Leistungserbringung (C2) oder durch Supportende gedolmetscht

Leistungssäule 2 – Projekt- und Customizing-Leistungen

Betroffene Module (Einführung geplant):

AssetmanagementLizenzmanagementVertragsmanagementChangemanagementProblemmanagementMatrix42 EgoSecure (Funktion und Audit)Weitere optionale ITSM-Module

Projektleistungen:

Projektplanung und -steuerungWorkshops mit FachbereichenIst-Prozess-AnalyseSoll-Konzept-ErstellungFachliche und technische BeratungUmsetzung definierter AnforderungenTests und AbnahmenGo-Live-UnterstützungSchulungen der Anwender und Administratoren

Customizing-Leistungen:

Anpassung von Workflows, Formularen und MaskenRollen- und RechtestrukturenAutomatisierungenEntwicklung und Pflege von SchnittstellenPflege von Empirum-PaketenAnpassung und Erweiterung EgoSecure (gemäß ITD-Sicherheitsteam-Vorgaben)Entwicklung, Pflege und Implementierung von F4SD Quick Actions

Beauftragung: Einzelabrufe oder Projektaufträge (keine Pauschale)

Abrechnung: Tagessätze, Stundenkontingente oder projektbezogene Festpreise

Barrierefreiheit

Barrierearme Gestaltung von Formularen, Masken, Workflows und Self-ServicesAnalyse → Konzeption → Umsetzung → TestDokumentation der umgesetzten Maßnahmen

Dokumentation, Schulung und Wissenstransfer

Laufende Pflege der technischen und fachlichen DokumentationDokumentation von Fixes innerhalb von 5 Arbeitstagen nach UmsetzungStrukturiertes Schulungskonzept für Justiz-Administratoren (Matrix42 ITSM, Empirum, EgoSecure, F4SD)Ziel: schrittweise eigenständige Übernahme von Customizing-Aufgaben durch den AuftraggeberÜbergabekonzept für Customizing-Aufgaben

Abgrenzung – nicht im Auftragsgebenden (Infrastruktur durch AG)

Serverbetrieb, Betriebssystembetrieb, VirtualisierungDatenbankbetrieb, Netzwerk- und StoragebetriebNetzwerk- und SicherheitsbasisbetriebGesamtverantwortung für Betrieb

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlusskriterien (A) – zwingend zu erfüllen

Pflicht ohne Möglichkeit der Kompensation – Nichterfüllung führt zum Ausschluss:

Matrix42 Platinpartner oder höher (zwingende Hersteller-Autorisierung)Nachweis Erfahrung mit Matrix42 ITSM, Empirum, EgoSecure, F4SD und LobsterReferenzprojekt ITSM-Betrieb (letzte 5 Jahre)Mindestens 1 Referenzprojekt im öffentlichen Sektor (letzte 5 Jahre, mit Ansprechpartner)Kenntnisse in ITSM, ITIL-Prozessen und BarrierefreiheitQualifikation der technischen Schlüsselpersonen (Matrix42-Admin, Empirum, EgoSecure, F4SD, Lobster-Schnittstelle)Deutschsprachigkeit und Verfügbarkeit des KernteamsSchnittstellen zum Auftraggeber und Herstellersupport darstellbarVerpflichtung zur Ausbildung von Justiz-AdministratorenAnerkennung EVB-IT DienstleistungsvertragEintragung Berufs-/HandelsregisterKeine Insolvenz/LiquidationErklärung zu Gesamtumsatz und BeschäftigtenzahlBetriebs-/BerufshaftpflichtversicherungVerschwiegenheitsverpflichtungDatenverarbeitungsvereinbarung (EVB-IT Anlage)VerpflichtungsgesetzDokumentiertes TOM-InformationssicherheitskonzeptBestätigung ISMS-Schulungspflicht (Module 1 und 2)Bestätigung personalisierte Benutzerkonten und Mehrfaktor-AuthentisierungBestätigung Verschwiegenheit und InformationsklassifizierungKeine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWBEinhaltung Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Fachliche Mindestanforderungen an Personal und Leistungsfähigkeit

Qualifiziertes Personal mit einschlägiger fachlicher ErfahrungErfahrung in strukturierter Erbringung von Betriebs-, Support- und ProjektleistungenFähigkeit zur Analyse und Umsetzung komplexer AnforderungenEtablierte interne Prozesse zur QualitätssicherungTransparente Kommunikation und DokumentationWissenstransfer innerhalb Projekt- und BetriebsteamSicherstellung, dass Personalwechsel die Leistungserbringung nicht wesentlich beeinträchtigtLizenzerweiterungen (on Prem) beschaffen und einspielen können

Organisatorische und sicherheitsrelevante Anforderungen

Nachunternehmereinsatz nur mit ausdrücklicher vorheriger Zustimmung des ITDNachweis geeigneter Prozesse für Vergabe/Überprüfung/Entzug von Berechtigungen (Vier-Augen-Prinzip)Zugriff nur mit personalisierten BenutzerkontenMehrfaktor-Authentisierung für administrative TätigkeitenVirenscanner auf allen Systemen mit mehrmals täglicher Pattern-AktualisierungKennwortrichtlinie: 20–25 Zeichen mit min. 2 Zeichenarten ODER 10–12 Zeichen mit min. 4 Zeichenarten ODER 10 Zeichen mit min. 3 Zeichenarten + MFA

Bewertungskriterien (B) – gewichtete Punkte (Gesamt: 940 Punkte)

Qualifikation Projektleiter / Account Manager: 50 PktVertretungsregelung und Wissenstransfer: 30 PktOrganisation 2nd-/3rd-Level-Support: 60 PktVorgehen bei Störungen P1–P4: 60 PktPflege- und Update-Management: 40 PktQualitätssicherung und Reporting: 40 PktMethodisches Vorgehen (Analyse → Abnahme): 60 PktEinbindung Fachbereiche: 50 PktUmgang mit Änderungen, Abhängigkeiten, Risiken: 50 PktAufwandsabschätzungen und Transparenz: 40 PktDokumentationskonzept: 30 PktSchulungs-/Wissenstransfer-Konzept: 40 PktBarrierefreiheitskonzept: 30 PktTransparenz der Preisstruktur: 30 PktPlausibilität Tagessätze/Kontingente: 20 PktFlexibilität bei Einzelabrufen: 10 PktUnternehmensstruktur: 25 PktReferenzprojekte-Darstellung: 200 PktProjektzeiträume und Mitarbeitereinsatz: 75 Pkt

Mindestpunktzahl Eignung: ≥ 1.974 Punkte (70 % der erreichbaren Eignungspunkte)

Mindestpunktzahl Leistung: ≥ 780 Punkte (50 % der erreichbaren Leistungspunkte)

Gewichtung Preis/Leistung: 50 % / 50 %

Referenzprojekte
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: letzte 5 JahreVolumen: nicht spezifiziert

Referenzprojekt ITSM-Betrieb/Support: Betriebs- und Supportleistungen für ein vergleichbares ITSM-System ähnlicher Komplexität

Ansprechpartner beim Kunden, Komplexität und Umfang sind anzugeben

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: letzte 5 JahreVolumen: nicht spezifiziert

Referenzprojekt ITSM-Einführung/Weiterentwicklung: Einführung oder Weiterentwicklung von ITSM-Prozessen

Projektumfang, eingesetzte Mitarbeiter und Ergebnisse zu erläutern

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: letzte 5 JahreVolumen: nicht spezifiziert

Referenzprojekt öffentlicher Sektor

Ansprechpartner auf Kundenseite anzugeben

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 3 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 61%4–10 · 28%11+ · 12%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 57 erledigt
Pflicht-Formulare (VHB NRW)
Eignungsnachweise
Fachliche Konzepte (Bewertungskriterien)
Referenzen
Preisblatt und Angebotsformat
Verfahrenshinweise

Verlauf dieser Vergabe

2 Bekanntmachungen
  1. 24.10.2026Ausschreibungauf dieser Seite
    • Abgabefrist: 08.10.2026 → 24.11.2026
    • Frist für Fragen: 21.09.2026 → 10.11.2026
  2. 27.08.2026Ausschreibung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
OLG Köln | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
50670 Köln
Ort
50670 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.brms.nrw.de ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
50670 Köln
Nordrhein-Westfalen

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