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Ausschreibungen Thueringen

Miete Kopierer für Jenaer Schulen für die Jahre 2027-2032

Stadtverwaltung Jena | Vergabekammer Thüringen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Jena, ThüringenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Jena sucht für den Zeitraum 01.01.2027 bis 31.12.2032 einen Dienstleister, der 70 fabrikneue Farb-Multifunktionskopierer an die Schulen im Stadtgebiet liefert, aufstellt und vermietet.

Das erwartete Druckvolumen liegt bei rund 430.000 Seiten A4 schwarz/weiß und 20.000 Seiten A4 Farbe pro Monat.

Im Angebot müssen Bieter neben dem Preis auch den Stromverbrauch der Geräte (15 %) und einen nachgewiesenen lokalen Service (15 %) darlegen. Der Vertrag enthält eine Wartung mit 8-Stunden-Reaktionszeit, die Bereitstellung von Original-Verbrauchsmaterial, eine datenschutzkonforme Festplattenlöschung nach Vertragsende sowie eine optionale Verlängerung um ein Jahr.

Angebote sind elektronisch über www.evergabe-online.de bis spätestens 16.10.2026 um 10:00 Uhr einzureichen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 16. Oktober 2026
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Bieterfragen-Frist9. Okt. 2026
Angebotsfrist16. Okt. 2026
Bindefrist16. Okt. – 30. Nov. 2026
Angebotsöffnungca. 16. Okt. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2032
Vertragsende31. Dez. 2032
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2033bis 2033
VeröffentlichungDatum offenVeröffentlichung der Ausschreibung auf evergabe-online.de; konkretes Datum nicht in den Unterlagen genannt.
NachforderungsfristDatum offen5 Kalendertage nach Aufforderung durch die Vergabestelle zur Nachreichung von Unterlagen.
Nachreichung Eigenerklärung (Bietergemeinschaft)Datum offen5 Werktage nach Anforderung; gilt nur für Mitglieder einer Bietergemeinschaft.
Lieferung & AufstellungDatum offenZeitfenster KW 52/2026 bis KW 02/2027 (ca. Mitte Dezember 2026 bis Mitte Januar 2027).
SonderkündigungsrechtDatum offenKündigungsfrist 3 Monate bei Schließung/Verlegung von Schulstandorten (max. 10 % der Geräteflotte).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität3 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
  • Angebotspreis70%

    Gesamtsumme laut Angebotsblatt (Anlage 3 Punkt 9). Bewertung nach prozentualer Abweichung vom preisgünstigsten Angebot, maximal 70 Punkte.

  • Energieverbrauch im Betrieb (Energieeffizienz)15%

    Stromverbrauch im Betriebsmodus 'Drucken und Standby' (Tecwert). Bewertung nach Abweichung vom niedrigsten Tecwert bzw. nach Quotient aus vorteilhaftestem und angegebenem Stromwert, maximal 15 Punkte.

  • Serviceanforderungen (lokaler Service)15%

    Nachweis eines eigenen oder über die Laufzeit gebundenen Servicepartners im Umkreis von max. 100 km mit den benannten Bereitschaftswerten. Nach Bieterfrage 16 ist auch Luftlinie zulässig. Bewertungsstufung nicht angegeben.

Preis: Das preisgünstigste Angebot erhält 70 Punkte. Angebote in doppelter Höhe oder mehr erhalten 0 Punkte. Dazwischenliegende Preise werden entsprechend der prozentualen Abweichung vom preisgünstigsten Angebot bewertet. Energieverbrauch: Die Unterlagen nennen zwei alternative Methoden: (a) Niedrigster Tecwert erhält 15 Punkte, Abweichungen prozentual, oder (b) Quotient Vorteilhaftester Stromwert / Angegebener Stromwert, multipliziert mit 15. Service: Ein eigener oder über die Laufzeit gebundener Servicepartner im Umkreis von max. 100 km mit den benannten Bereitschaftswerten wird bestätigt (keine Stufung angegeben). Gesamtwertung: Summe der Punkte (max. 100), der Bieter mit den meisten Punkten erhält den Zuschlag.

KI-Hinweis: Gewichtungen 70/15/15 sind eindeutig, aber die Bewertungsmethode fehlt: Für den Energieverbrauch sind zwei alternative Formeln angegeben, und die Punktevergabe beim Service ist nicht gestuft; zudem widerspricht die Antwort auf Bieterfrage 17 (Reaktionszeit, Reparaturfrist) der Leistungsbeschreibung Punkt 6.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Geräte und Mengengerüst

70 Stück fabrikneue Farb-Multifunktionssysteme (keine Grauimporte oder aufbereitete Geräte)Erwartetes monatliches Poolvolumen: ca. 430.000 Seiten A4 s/w und 20.000 Seiten A4 FarbeFunktionen: Drucken, Scannen, Kopieren (Laser/LED), mind. 30 Seiten/Min. s/w und FarbeArbeitsspeicher ≥ 4 GB, SSD ≥ 128 GB, 10-Zoll-TouchscreenPapierverarbeitung: ADF ≥ 200 Blatt, 4 Kassetten (1×A3, 3×A4), Duplexdruck, Recyclingpapier geeignet

Sicherheits- und Umweltanforderungen

Sicherheitszertifizierungen: ISO 15408 (EAL2), IEEE 2600.2, TPM, TLS 1.3, Secure Boot, RTICUmweltzeichen: Blauer Engel RAL UZ 219, PTS-Zertifikat, CE- und GS-ZeichenHerstellerzertifizierungen: ISO/IEC 27001, ISO 9001, ISO 14001 (auf das angebotene Produkt bezogen)AMES-Test-Nachweis inkl. Toner-SicherheitsdatenblätterNachweis ESAT-Werte gemäß ISO/IEC 24734 (Drucken) und ISO/IEC 24735 (Kopieren) durch akkreditiertes Prüflabor

Software und Authentifizierung

Bereitstellung einer unabhängigen Accounting-/Monitoring-Software, DSGVO-konform, kompatibel mit mindestens 6 Hardware-Herstellern2-Faktor-Authentifizierung, AD/OpenLDAP-eDirectory-Support, Multi-Domänen-fähigBereitstellung von Authentifizierungs-/Follow-Me-Software inkl. Softwarepflege über die gesamte VertragslaufzeitAlle Programme, Treiber, Dokumentationen und Handbücher in deutscher Sprache

Service, Wartung und Verbrauchsmaterial

Reaktionszeit max. 8 Stunden nach Störungsmeldung; Reparatur grundsätzlich am selben Arbeitstag (Störungen bis 9:00 Uhr), Wiederherstellung spätestens am FolgewerktagWartung inklusive Anfahrt, Arbeitszeit und ErsatzteilenAusschließlich Original-Verbrauchsmaterial (Originaltoner) des angebotenen Herstellers über die gesamte VertragslaufzeitLieferung Verbrauchsmaterial spätestens 2 Arbeitstage nach MeldungKostenlose Rücknahme von Tonerkartuschen, Resttonerbehältern und Ersatzteilen sowie kostenlose Entsorgung aller VerpackungsmaterialienSicherstellung der Ersatzteilversorgung für die gesamte VertragslaufzeitNachweis über lokalen Service: eigene Serviceabteilung oder Servicepartner im Umkreis von max. 100 kmUrheberrechtsabgabe (UHG) ist im Leistungsumfang enthalten

Lieferung, Aufstellung und Vertragsende

Lieferung und Aufstellung an Schulen im Stadtgebiet Jena im Zeitraum KW 52/2026 bis KW 02/2027Einweisung der Nutzer in die GeräteNach Vertragsende: Abholung der Geräte inklusive BSI-konformer Festplattenlöschung und Übergabe der LöschprotokolleVertragslaufzeit: 01.01.2027 – 31.12.2032 (72 Monate Grundlaufzeit)Optionale Verlängerung um 1 Jahr, Erklärung 3 Monate vor VertragsendeSonderkündigungsrecht bei Schließung/Verlegung eines Schulstandorts (3 Monate Frist, max. 10 % der Flotte)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Mindestumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren: ≥ 1,0 Mio. € netto pro Jahr mit vergleichbaren LeistungenAuf Anforderung: Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters zu den UmsatzzahlenOrdnungsgemäße Erfüllung der Steuer- und AbgabenpflichtenMitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft (Name und Nummer); auf Anforderung Unbedenklichkeitsbescheinigung

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren mit vergleichbaren Leistungen (Lieferung und/oder Miete von Kopiergeräten)Durchschnittliche Arbeitskräftezahl der letzten 3 Jahre, nach Qualifikationsstufen gegliedert, Leitungspersonal separat ausgewiesenVorlage einer Referenzliste mit Ansprechpartnern ODER Nachweis einer gültigen Präqualifikationsnummer (PQ)Eigenerklärung zur Eignung (Anlage 5) bzw. Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)Auf Anforderung: schriftliche Auftraggeberbestätigungen zu den Referenzen

Rechtliche und persönliche Zuverlässigkeit

Eintragung im Handelsregister (oder Nachweis der Nicht-Verpflichtung) sowie Zugehörigkeit zu Handwerk/Industrie/Handel/Versorgung/Sonstiges; auf Anforderung Gewerbeanmeldung/Handelsregisterauszug/HandwerksrolleneintragKein Insolvenzverfahren anhängig oder mangels Masse abgewiesen, keine LiquidationKeine schweren Verfehlungen (u.a. Verstöße gegen §§ 21 SchwarzArbG, § 404 SGB III, §§ 15 ff. AÜG, § 266a StGB, weitere StGB-Delikte mit Freiheitsstrafe > 3 Monate oder Geldstrafe > 90 Tagessätze)Erklärung gemäß § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) (Anlage 6)Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz (Anlage 7)Ergänzende Eigenerklärung zu den Russland-Sanktionen gem. Art. 5k EU-VO 833/2014 (Anlage 8), inklusive Zusicherung für Unterauftragnehmer/Lieferanten > 10 % Auftragswert

Versicherungen und Bietergemeinschaften

Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen: Sach-/Personenschäden ≥ 3.000.000 € je Schadensfall, Vermögensschäden ≥ 100.000 € je SchadensfallBietergemeinschaften sind zulässig als gesamtschuldnerisch haftende Gemeinschaft mit einem bevollmächtigten VertreterBei Einsatz von Nachunternehmern: diese müssen ebenfalls präqualifiziert sein oder eine entsprechende Eigenerklärung vorlegen
Referenzprojekte
mindestens 3 Referenzen ReferenzenZeitraum: letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahreVolumen: vergleichbar mit 70 Multifunktionsgeräten und ca. 450.000 Drucken/Kopien pro Monat

Lieferung und/oder Miete von Kopiergeräten (vergleichbar in Art und Umfang)

Referenzliste mit Ansprechpartner (Name, Telefon); alternativ gültige Präqualifikationsnummer (PQ)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 57%4–10 · 41%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 20 erledigt
Angebotsschreiben & Preis
Eignungsnachweise
Rechtliche & sonstige Erklärungen
Technische Nachweise zu den Geräten
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadtverwaltung Jena | Vergabekammer Thüringen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
07743 Jena
Ort
07743 Jena
Kategorie
Thueringen
Veröffentlicht
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
07743 Jena
Thüringen

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