Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Neuausstattung einer Hausdruckerei
Märkischer Kreis - Der Landrat | Vergabekammer Westfalen | Vergabekammer Westfalen | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Lüdenscheid, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird beschafft?
Der Märkische Kreis (Lüdenscheid) sucht im offenen Verfahren eine neue Hausdruckerei-Lösung für Schwarz-Weiß- und Farbdokumente. Die Hausdruckerei im Kreishaus erledigt Kopier- und Druckarbeiten für alle Einrichtungen des Kreises, auch für die kreiseigenen Berufs- und Förderschulen.
Worum geht es konkret?
Zwei bestehende Farbdrucksysteme laufen 2027 aus und werden durch vergleichbare Farbsysteme ersetzt.Gesucht wird ein Zusammenspiel aus Geräten (Hardware) und Software.Die Lösung wird gemietet, inklusive Reparatur, Wartung, Full Service, Verbrauchsmaterial (außer Papier) und Einweisung der Mitarbeiter.
Wann?
Vertragsbeginn: 01.07.2027, Laufzeit 60 Monate (bis 30.06.2032), mit Verlängerungsoption.Die Systeme müssen bis 30.06.2027 betriebsbereit sein.
Wichtige Termine
Fragen bis 20.11.2026Angebotsabgabe bis 30.11.2026, 09:00 Uhr, elektronischBindung an das Angebot: 60 Tage (bis 29.01.2027)
Besonderheiten
Es gibt nur ein Los.Nebenangebote sind nicht zugelassen.Die Volumina (1,5 Mio. S/W-Seiten und 1,9 Mio. Farbseiten jährlich) sind Kalkulationsrichtwerte ohne Abnahmepflicht.Zuschlag nach Preis (60 %) und Qualität (Systeme 20 %, Software 10 %, Service 5 %, Umwelt 5 %).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR
Veröffentlichung27. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist27. Okt. – 20. Nov. 2026
Angebotsfrist27. Okt. – 30. Nov. 2026
Bindefrist30. Nov. 2026 – 29. Jan. 2027
Betriebsbereitschaft Systeme30. Juni 2027
Vertragsbeginn1. Juli 2027
Festpreisphase Seitenpreise1. Juli 2027 – 30. Juni 2029
Servicemeeting alle 6 Monate1. Juli 2027 – 30. Juni 2029
Vertragslaufzeit1. Juli 2027 – 30. Juni 2032
Preisanpassung Seitenpreise1. Juli 2029 – 30. Juni 2032
Servicemeeting jährlich1. Juli 2029 – 30. Juni 2032
Gebrauchtgeräte akzeptiert1. Juli 2029 – 30. Juni 2032
Ausübung Verlängerungsoptionca. 31. März 2032
Verlängerung max.1. Juli 2032 – 30. Juni 2033bis 2033
Anzeige PreisänderungDatum offenSchriftliche Anzeige spätestens bis 31.03. des jeweiligen Jahres für Preisänderungen ab dem 01.01. des Folgejahres.
Zuschlag bestätigenDatum offenBestätigung von Zuschlag bzw. Auftrag innerhalb von 14 Kalendertagen ab dessen Absendung.
RügefristDatum offenVergaberechtsverstöße sind unverzüglich nach Erkennen zu rügen.
RügefristDatum offenFrist von 15 Tagen nach Mitteilung, dass der Rüge nicht abgeholfen wird.
NachprüfungsantragDatum offen30 Kalendertage ab Kenntnis des Rechtsverstoßes, spätestens 6 Monate nach Vertragsschluss.
ZahlungsfristDatum offen14 Tage mit Skonto oder 30 Tage ohne Abzug ab Eingang der prüfbaren Rechnung, je nach Wahl des Auftraggebers.
RechnungseinreichungDatum offen18 Werktage nach Ende der Leistungen, sofern nichts anderes vereinbart ist.
MängelansprücheDatum offenLängstens 5 Jahre ab betriebsüblicher Nutzung, wenn Unfallverhütungs- oder Arbeitsschutzvorschriften verletzt wurden.
Speicherdauer DatenDatum offenPersonenbezogene Bieterdaten werden 5 Jahre nach Ablauf des letzten Beschaffungsvorgangs gespeichert.
StörungsbehebungDatum offenBeginn der Störungsbehebung innerhalb eines halben Arbeitstages nach Meldung.
Weitere EinweisungDatum offenZusätzlicher Termin für offene Fragen ca. 4 Wochen nach der Ersteinweisung.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGegenstand und Vertragsrahmen
Anmietung der Gesamtlösung mit Reparatur, Wartung, Full Service und Versorgung mit Verbrauchsmaterial (außer Papier)Enthalten sind: Vorkonfiguration, Anlieferung, Installation, Netzanschluss und Integration, Bereitstellung der Software, Einweisung der Mitarbeiter, Störungsbeseitigung und vorbeugende WartungDie Systeme müssen bis 30.06.2027 betriebsbereit sein. Vertragsbeginn ist der 01.07.2027, Laufzeit 60 MonateVerlängerung um bis zu 12 Monate, wenn der Auftraggeber dies bis 3 Monate vor Ablauf erklärtAlle Nebenkosten sind im Angebot einzurechnen. Zusätzliche Abrechnungen sind unzulässig
Drucksysteme (Hardware)
Zwei farbverbindliche (Fogra) Multifunktionssysteme desselben HerstellersNur tonerbasierte Neugeräte, Baujahr 2025 oder neuerSystem 1: Produktionssystem mit umfangreicher Endverarbeitung in einer LinieSystem 2: Endverarbeitungssystem mit Broschürenfinisher, Sattelheftung, Beschnitt und BuchrückenfalzJe System mindestens 90 Seiten pro Minute (A4, auch doppelseitig, bis 160 g/m²)Durchschnittlich 150.000 Seiten pro Monat, Spitzenlast 200.000 Seiten pro MonatPapiergewicht 60 bis 300 g/m², in einem Fach bis 350 g/m²Fünf Papiermagazine, davon drei Großraum-A3, mindestens 6.000 Blatt PapiervorratFormate von DIN A5 bis SAR3Verarbeitung von Selbstdurchschreibpapier, strukturierten Oberflächen, Briefumschlägen und RecyclingpapierIntegrierter oder externer Scanner mit doppelseitigem Scan im laufenden BetriebUnterstützung von PDF, JPEG und TIFF sowie SpotfarbenAutomatisches Heften, Lochen und FalzenOptional kann ein drittes System für Sonderaufgaben (z. B. Durchschlagsätze) angeboten werden
Software, Auftragssteuerung und IT-Integration
Zentrale Auftragssteuerung auf einem vom Märkischen Kreis gestellten virtuellen Server, dazu drei Bedienrechner des KreisesAuftragsannahme per Mailanhang, über Verzeichnisse, Papiervorlage oder ScannerDruckvorstufe mit mindestens dem Funktionsumfang der bisherigen Software Prisma PrepareDokumentbearbeitung ohne zusätzliches Programm: Seiten splitten, beschneiden, skalieren, ausschießen, einfügen, löschen, Seitenzahlen, Ausrichtung, Helligkeit und KontrastFarbmanagement für Spotfarben (z. B. Oris oder vergleichbar) und automatische Farbkalibrierung beider SystemeStatistiken über Leistungen und Kostenstellen, Export als CSVBenachrichtigung per E-Mail oder Smartphone bei Status- und Fehlermeldungen (für einen gehörlosen Mitarbeiter)Netzintegration in das IP-Netz des Kreises mit 1-Gbit/s-EthernetKompatibel mit Windows Server 2025, Windows 11 (64-Bit), VMware vSphere/ESXi, Nutanix, Microsoft SQL Server 2022 Enterprise (AlwaysOn)Anbindung an das Active Directory, LDAPS, Zertifikate der kreiseigenen CA, mindestens TLS 1.2, SMTPS mit AuthentifizierungSicherheitsvorgaben: Sicherheitssoftware DriveLock und EDR/XDR bleiben aktiv, keine Standardpasswörter, je Anwendung ein eigener Service-Account, keine SA-Benutzer, nur begleitete FernwartungSoftware-Wartung und Aktualisierung ohne Zusatzkosten während der gesamten LaufzeitBekannte Firmware-Sicherheitslücken sind zu schließen
Verbrauchsmaterial und Mengengerüst
Versorgung mit allen Verbrauchsmaterialien außer Papier, einschließlich ca. 75.000 Heftklammern pro JahrKalkulationsvolumen: 1,5 Mio. S/W-Seiten und 1,9 Mio. Farbseiten pro JahrDiese Volumina sind Richtwerte ohne AbnahmepflichtDie Hausdruckerei muss keine bestimmten Druckmengen abnehmenOptional kann Klimakompensation für die Geräte angeboten werden, ohne Abnahmepflicht
Service, Einweisung und Roll-out
Störungsbeseitigung: Beginn innerhalb eines halben Arbeitstages nach Meldung. Meldungen bis 12:00 Uhr werden am Nachmittag desselben Tages bearbeitet, spätere Meldungen am Vormittag des folgenden ArbeitstagesPersönliche Serviceansprechpartner und deutschsprachige Service- und Schulungstechniker sowie deutschsprachige UnterlagenServicemeetings: in den ersten 24 Monaten alle 6 Monate, danach alle 12 MonateAustausch eines Geräts bei häufigen Störungen (mehr als 3 Stillstände je 30 Tage). Nach 24 Monaten sind geeignete störungsfreie Gebrauchtgeräte zulässigAusführliche Einweisung der Mitarbeiter, ein weiterer Termin nach ca. 4 WochenBedienungsanleitungen je System elektronisch und in Papierform, zusätzlich KurzanleitungenRoll-out: Projektgespräch nach Vergabe, Aufstellung an den vorgesehenen Stellplätzen, Strom- und Netzanschluss, kostenfreie Entsorgung der Verpackung, AbnahmeprotokollAm Vertragsende: Abholung, Weiterverwendung oder Entsorgung. Festplatten und Flashspeicher sind nach BSI-Norm zu löschen oder zu zerstören. Löschprotokolle sind zu übergeben
Bedienung, Barrierefreiheit und Tests
Gut lesbare, konfigurierbare Displays und Bedienelemente nach BITV-VorgabenFarbige Touchscreens mit mindestens 10 ZollAnforderungen an Umwelt und Energie: Nachweise nach den VergabeunterlagenEinhaltung der einschlägigen EN-, DIN- und Arbeitsschutzvorschriften; Mängel sind kostenfrei zu beseitigenFunktions-, Lauf- und Integrationstests vor Ort mit Testdokumenten
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenEigenerklärungen und Ausschlussgründe
Der Bieter erklärt, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (u. a. keine Insolvenz, keine offenen Steuern oder Sozialabgaben, keine schwere berufliche Verfehlung, keine rechtskräftigen Verurteilungen wegen bestimmter Straftaten)Eigenerklärung zur Befähigung zur Berufsausübung bzw. MitgliedschaftDie zuständige Behörde kann vor Zuschlag Bescheinigungen verlangenDie Eignung für KMU wird ausdrücklich bejaht
Sanktionsklausel
Keine Zugehörigkeit zum sanktionierten Personenkreis mit Russlandbezug nach der EU-SanktionsverordnungGilt für den Bieter, für alle Bietergemeinschaftsmitglieder sowie für Unterauftragnehmer, Lieferanten und Kapazitätsgeber mit mehr als 10 % des AuftragswertsGilt zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe und während der gesamten Vertragslaufzeit
Herstellerbestätigungen
Händler: aktueller Herstellerautorisierungsnachweis für Vertrieb und Wartung der angebotenen SystemeNicht-Hersteller: Patronatserklärung des Herstellers, dass die Betriebsbereitschaft über die gesamte Vertragslaufzeit sichergestellt wird, falls der Auftragnehmer seine Leistungen nicht mehr erbringen kann
Bietergemeinschaft, Eignungsleihe und Unterauftrag
Bietergemeinschaften müssen gemeinsam die Eignungskriterien erfüllen. Die Mitglieder haften gesamtschuldnerischEignungsleihe (Kapazitäten anderer Unternehmen) ist nach § 47 VgV möglich, mit Verpflichtungserklärung des DrittenUnterauftragnehmer sind mit Leistungsanteil anzugebenReferenzen: siehe Abschnitt Referenzprojekte
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: aus den letzten drei JahrenVolumen: nicht angegeben
Lieferung und Betreuung einschließlich Wartungsleistung von vergleichbaren Output-Lösungen (Druck- und Kopiersysteme)
Je Referenz angeben: vollständige Adresse, Art und Umfang, Zeitpunkt bzw. Zeitraum, ggf. Rechtsvorgänger
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 3 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 36%11+ · 9%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Vorbereitung und Fragen
Formulare und Erklärungen
Nachweise zur Eignung
Angebotsunterlagen (Excel und Nachweise)
Abgabe und Bindung
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 05.11.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 30.11.2026 → 04.12.2026
- 27.10.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
Märkischer Kreis - Der Landrat | Vergabekammer Westfalen | Vergabekammer Westfalen | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
58509 Lüdenscheid
Ort
58509 Lüdenscheid
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.maerkischer-kreis.de/ ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
58509 Lüdenscheid
Nordrhein-Westfalen
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