Organisationsuntersuchung im Amt 13/IT-Service

Die Untersuchung bezieht sich auf das Amt 13/IT-Service mit den Sachgebieten 13.1 First-Level- und On-Site-Support, 13.2 Second-Level-Support Haus-IT und 13.4 Verwaltung und Projektmanagement. Das Sachgebiet 13.3 Schul-IT ist nicht Bestandteil. Die Analyse erfolgt im 0-Stellen-Szenario und berücksichtigt die bestehenden personellen und organisatorischen Rahmenbedingungen.

Die Stakeholder- und Nutzergruppen werden identifiziert und klassifiziert. Vorgesehen ist die Einbeziehung von etwa 180 Personen aus Verwaltungsvorstand, Führungskräften, IT-Ansprechpersonen, Key-Usern, IT-Mitarbeitenden und vergleichbaren Gruppen, mit einer zulässigen Abweichung von ±15 Prozent. Zusätzlich ist eine hausweite Befragung von etwa 1.500 Beschäftigten vorgesehen, wobei eine Abweichung bis minus 20 Prozent zulässig ist. Erhoben und ausgewertet werden unter anderem IT-Kenntnisse, digitale Kompetenzen sowie die Zufriedenheit mit Erreichbarkeit, Servicequalität und Verständlichkeit des IT-Service.

Es werden die Schnittstellen zwischen IT-Service, Fachämtern, Informationssicherheitsbeauftragtem, Rechenzentrum und weiteren Beteiligten analysiert. Daraus werden eindeutige Rollenprofile mit Aufgaben- und Mitwirkungsverantwortungen entwickelt. Außerdem werden die Aufbauorganisation des Amtes 13, die organisatorische Verankerung der IT sowie die Verteilung zentraler und dezentraler Ressourcen und Steuerungsstrukturen betrachtet.

Vorhandene Ticketdaten werden nach Art, Häufigkeit, Priorisierung und Bearbeitungszeiten ausgewertet. Wiederkehrende Belastungsschwerpunkte sowie Optimierungs- und Standardisierungspotenziale werden identifiziert. Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, Servicequalität und Zuständigkeiten im First- und Second-Level-Support werden analysiert und mit den Ergebnissen der Kundenanalyse und Kundenbefragung abgeglichen.

Etwa 20 bereits identifizierte Kernprozesse aus insgesamt etwa 42 identifizierten Prozessen werden systematisch analysiert und bewertet. Im Mittelpunkt stehen Standardisierung, digitale Unterstützung sowie die Prüfung von Reduktions-, Automatisierungs- und KI-Potenzialen. Geeignete Soll-Prozesse werden nachvollziehbar entwickelt; die BPMN-2.0-Modellierung erfolgt durch den Auftraggeber. Parallel werden Pflichtaufgaben, Mindeststandards, Tages- und Projektgeschäft, digitale Transformationsbelastungen, personelle Ressourcen im 0-Stellen-Szenario sowie Fremdleistungs- und Steuerungsbeziehungen einschließlich Make-or-Buy-Fragen untersucht.

Die Ressourcenanalyse umfasst ein Benchmarking mit mindestens drei öffentlichen IT-Organisationen. Auf dieser Grundlage werden drei Leistungsmodelle entwickelt und bewertet: Standard A als Basisbetrieb beziehungsweise Mindeststandard, Standard B als erweiterter Standard und Standard C als Best-Practice- beziehungsweise Goldstandard. Die Ergebnisse werden als Entscheidungsgrundlage für die Verwaltungsleitung aufbereitet.

Die Ergebnisse der Untersuchung werden in ein organisatorisches und prozessuales Zielbild überführt. Daraus entstehen eine konkrete Soll-Konzeption, eine nach Kritikalität, Dringlichkeit, Abhängigkeiten und Umsetzbarkeit priorisierte Maßnahmenplanung sowie eine Umsetzungsroadmap. Ergänzend ist ein internes Kommunikationskonzept mit Kommunikationsformaten, Zielgruppen, Kernbotschaften und Maßnahmen zur Verankerung der künftigen Zusammenarbeit zu entwickeln. Die Ergebnisse werden als praxisnahe, priorisierte und adressatenorientierte Dokumente aufbereitet und präsentiert.

Die Leistung wird in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber erbracht. Vorgesehen sind eine Informationsveranstaltung zu Projektbeginn, eine Abstimmung des Gestalterteams alle zwei Wochen sowie mindestens drei Präsenzberatungstermine zu Zwischenergebnissen. Änderungen am Projektteam werden mit dem Auftraggeber abgestimmt; Ersatzpersonen müssen mindestens gleichwertig fachlich geeignet sein. Sämtliche Leistungen, Kommunikationen, Abstimmungen, Interviews, Workshops, Projektergebnisse und Dokumentationen sind vollständig in deutscher Sprache zu erbringen.

Für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre ist Umsatz aus mit der Ausschreibung vergleichbaren Leistungen nachzuweisen. Der Mindestumsatz beträgt 260.000 Euro. Der Anteil bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen wird berücksichtigt.

Vier vergleichbare Projekte aus den letzten drei Jahren sind nachzuweisen, insbesondere Organisations- oder Prozessuntersuchungen und -entwicklungen für IT-Organisationen beziehungsweise IT-Services deutscher öffentlicher Behörter. Das Projektteam muss verbindlich benannt werden und mindestens aus zwei Personen bestehen: einer verantwortlichen Projektleitung und mindestens einer weiteren fachlich geeigneten Beratungsperson. Die erforderlichen Beschäftigten müssen zur Verfügung stehen.

Die Verfahrensbedingungen verlangen Referenzen für die einzelnen Mitglieder des Projektteams. Für die Projektleitung ist mindestens eine Referenz zu Projektverantwortung beziehungsweise Projektleitung und/oder zu Organisationsuntersuchungen bei einer kommunalen Verwaltung oder Landesregierung erforderlich. Für die Stellvertretung ist mindestens eine Referenz zu einem dieser Kriterien erforderlich. Jedes weitere Teammitglied benötigt mindestens eine Referenz zu einem der Kriterien. Mindestens ein Teammitglied muss Erfahrung im Management Consulting beziehungsweise CIO Advisory einschließlich IT-Strategieentwicklung nachweisen.

Erforderlich sind gegebenenfalls die Eintragung im Berufsregister, die Erklärung zu Insolvenz- und vergleichbaren Verfahren sowie zur Liquidation, die Erklärung zu Ausschlussgründen und gegebenenfalls zur Selbstreinigung, die ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen, die Angaben zu § 19 Abs. 1 MiLoG, die Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft sowie die Bestätigung der Ausführbarkeit innerhalb der vorgegebenen Frist.

Das Angebot muss in deutscher Sprache verfasst, fristgerecht und formgerecht eingereicht werden. Die vorgegebenen Vordrucke sind zu verwenden. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen, Änderungen der Vergabeunterlagen oder Verstöße gegen den vorgegebenen Kommunikationsweg können zum Ausschluss führen.