Ausschreibungen Berlin
Personalmanagementsystem (HRMS) - Auswahl, Implementierung und Betrieb eines integrierten Personalmanagementsystems
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH | Vergabekammern des Bundes | DEGES - Abt. R5Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH sucht einen Auftragnehmer, der ein cloudbasiertes Personalmanagementsystem (HRMS) als SaaS-Lösung auswählt, implementiert und betreibt.
Das System soll die bestehende heterogene HR-IT-Landschaft ablösen und zentrale Personalprozesse für rund 600–700 Mitarbeitende digitalisieren.
Wichtige Eckpunkte:
Module u. a.: HR-Core, digitale Personalakte, Bewerbermanagement, Onboarding/Offboarding, Zeitwirtschaft, Personalentwicklung, ReportingNicht enthalten: Lohn-/Gehaltsabrechnung (bleibt in SAP), Lernmanagement (Moodle)Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb – Teilnahmefrist 27.10.2026
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR
Veröffentlichung Vergabeunterlagen25. Sep. 2026
Veröffentlichung Bekanntmachung27. Sep. 2026
1. Nachsendung Bieterfragen2. Okt. 2026
Teilnahmefrist27. Okt. 2026
Produktivsetzung Go-live HR-Core1. Apr. 2028
Rollout weitere Module abgeschlossen1. Dez. 2028
Vertragsende1. Apr. 2030
Beginn der AusführungDatum offenSpätestens 5 Werktage nach Zuschlagserteilung.
Rahmenvereinbarung LaufzeitDatum offen36 Monate ab Zuschlag (Beginn abhängig vom Zuschlagszeitpunkt).
Verlängerung 1Datum offenOptionale Verlängerung um 12 Monate; Ausübung mit Frist 3 Monate vor Vertragsende.
Verlängerung 2Datum offenOptionale Verlängerung um weitere 12 Monate; Ausübung mit Frist 3 Monate vor Vertragsende.
Widerspruchsfrist NachprüfungDatum offen15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers, dass einer Rüge nicht abgeholfen wird (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenModule und Funktionen
Das HRMS umfasst folgende Module (priorisierte Reihenfolge):
Core HR: Stammdatenmanagement, Organisations- und Stellenstrukturen, digitale Akte/Dokumentenverwaltung, digitale Signatur, Self-Services (ESS/MSS), Workflows, Vertragserstellung, Zeugnisverwaltung, Case Management/TicketingRecruiting/Bewerbermanagement: Multiposting, Bewerberkommunikation, Kandidatenbeurteilung, Karriereportal, interne Rekrutierung, Talentpool, Stellenbörsen-Anbindung, DSGVO-konforme DatenhaltungOnboarding & Offboarding: Digitale Checklisten, automatisierte Aufgabenverteilung, Fristensteuerung, Probezeit-/Austrittsprozesse, Übergaben, DokumentationZeitwirtschaft & Abwesenheiten: Arbeitszeit-/Abwesenheitserfassung, Urlaubsverwaltung, Genehmigungsprozesse, Krankmeldungen, perspektivisch EinsatzplanungPersonalentwicklung & Talentmanagement: Kompetenzmodelle, Skillmanagement, Karriere-/Nachfolgeplanung, Performance Management, Zielvereinbarungen, Mitarbeitergespräche, Entwicklungsmaßnahmen, Feedback/Check-insReporting & Analytics: Dashboards, Kennzahlen, Echtzeitauswertungen, Exporte, Recruiting Analytics, Data GovernanceEngagement & Kultur (optional): Mitarbeiterbefragungen, Culture Assessment, Communities
Lizenzmodell: 600 MA in Jahr 1 → 630 MA in Jahr 2 → 660 MA in Jahr 3 (steigende Tendenz, perspektivisch bis ca. 700 MA).
Implementierung und Konzept
Projektmanagement inkl. Risikomanagement und QualitätssicherungWorkshopbasierte Konzept- und Zielarchitektur-Erstellung (Fachkonzept, Soll-Prozesse, Rollen-/Berechtigungskonzept, Daten- und Migrationskonzept, Schnittstellenkonzept, Datenschutzkonzept, Testkonzept, Schulungskonzept, Betriebskonzept)Installation und Konfiguration der SaaS-LösungDatenmigration und DatenqualitätTestphase mit Pilotgruppen (Funktions-, Integrations-, Berechtigungs-, Datenschutz-, Schnittstellen-, Migrations- und Abnahmetests)Anlauf- und Betriebsunterstützung (Hypercare) in den ersten 8 Wochen der ProduktivphaseOptional: Integration von bis zu 3 KI-Anwendungsfällen (nur nach Abstimmung mit DEGES) sowie Konfiguration weiterer Schnittstellen
Schulungen
Insgesamt 18 Live-Online-Trainings (ca. 21,5 Stunden):
HRMS-Administratoren/Key User: 3 Schulungen à 120 min (6,0 h)Personalabteilung/Fachadministration: 4 Schulungen à 90 min (6,0 h)Führungskräfte: 4 Schulungen à 60 min (4,0 h, inkl. Wiederholungstermine)Mitarbeitende/Standard-Nutzer: 6 Schulungen à 45 min (4,5 h, inkl. Wiederholungstermine)Betriebsrat/berechtigte Sonderrollen: 1 Schulung à 60 min (1,0 h)
Schnittstellen
Folgende Schnittstellen sind verpflichtend vorzusehen:
Microsoft Entra ID / Active Directory (SSO, Benutzer-/Rechteverwaltung)Microsoft 365 / Teams / SharePointSAP ERP / SAP S/4HANA (Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft)DOXIS (Dokumentenmanagement / digitale Akte)SELISE (digitale Signaturen)Lernmanagementsystem (Moodle/LMS)Perspektivisch: Intranet DEGESnet, KI-/Copilot-nahe Funktionen
Technische Standards u. a. SAML/OAuth2, Microsoft Graph, REST, SOAP, OpenAPI/Swagger, SFTP.
Laufender Service (Betrieb)
Supportverfügbarkeit: Mo–Fr
Abgrenzung – nicht Leistungsgegenstand
Eigenständige Entgeltabrechnung/Lohn- und Gehaltsabrechnung (verbleibt in SAP)Ablösung des Lernmanagementsystems (Moodle) als GrundanforderungProduktive Nutzung von KI-Funktionen ohne gesonderte FreigabeUnkontrollierte Übernahme personenbezogener Daten ohne freigegebenes Konzept
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien)
Wird eine der folgenden Anforderungen nicht erfüllt, erfolgt der Ausschluss vom Verfahren:
Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung 1.000.000 € für Personenschäden und 1.000.000 € für Sach- und VermögensschädenDurchschnittlicher Gesamtumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre ≥ 1.000.000 € (vergleichbare Leistungen)Projektleitung: namentliche Benennung; mindestens 1 Referenzprojekt (Einführung oder Ablösung eines HRMS mit mindestens einem HR-Modul)Personalbestand: durchschnittlicher jährlicher Mindestpersonalbestand ≥ 5 Personen in den Jahren 2023, 2024 und 2025 (kumuliert für Bewerbergemeinschaften)Qualitätssicherung: Erfüllung aller projektkritischen (Muss-)Anforderungen des DEGES-Anforderungskatalogs – wird auch nur eine projektkritische Anforderung mit „Nein, nicht möglich" beantwortet, gilt der Mindeststandard als nicht erfülltSicherheitsnachweise: ISO-27001-Zertifikat (max. 36 Monate alt) und BSI-C5-Testat für Cloud-DiensteSanktions-Compliance: Eigenerklärung zu EU-Sanktionen (Art. 5k VO 833/2014)Handelsregister: Aktueller Auszug, nicht älter als 3 MonateAusschlussgründe: Keine Insolvenz, Liquidation, schweren Verfehlungen, fehlende Sozialversicherungs-/Steuerzahlungen
Wertung der Bewerber (bei mehr als 3 qualifizierten Bewerbern)
Wenn mehr als 3 Bewerber alle Mindeststandards erfüllen, erfolgt eine Bewertung anhand des DEGES-Anforderungskatalogs (max. 750 Punkte):
Projektkritisch (Muss): 1 Punkt je AnforderungProjektrelevant: 3 Punkte je AnforderungProjektergänzend: 2 Punkte je AnforderungModulübersicht: max. 623 Punkte; Datenschutz & IT-Sicherheit: max. 127 PunkteDie 3 Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl werden zur Angebotsabgabe aufgefordert
Zusätzlich: Wertung der Erstangebote anhand qualitativer Zuschlagskriterien 2 (Konzept zur Leistungserbringung) und 3 (Benutzerfreundlichkeit/Nutzungseffizienz).
Datenschutz und IT-Sicherheit (vom Bieter nachzuweisen)
Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVOVollständige Offenlegung aller Verarbeitungsstandorte und etwaiger DrittlandübermittlungenBereitstellung geeigneter Garantien (Standardvertragsklauseln, Transfer-Impact-Assessment)Dokumentiertes LöschkonzeptJährliche Penetrationstests durch akkreditierte Dritte; kritische Befunde innerhalb 30 Tagen behobenSchwachstellenmanagement mit definierten Patch-SLAsSicherheitskontaktkanal mit Reaktionszeit unter 1 StundeVollständige Exit-Strategie und Datenexport-MöglichkeitSystemdokumentation in deutscher SpracheDatenhaltung in EU/EWR, kein Konzern-Zugriff; KI-Training nur ohne DEGES-Daten und EU-AI-Act-konform
Bieterstruktur und Formalitäten
Verfahren für KMU geeignet (Eigenerklärung zur KMU-Eigenschaft möglich)Bietergemeinschaften müssen Gesamtschuldner-Haftung übernehmen und einen bevollmächtigten Vertreter benennenBei Eignungsleihe: gemeinsame Haftung mit dem leihenden Unternehmen (auch finanziell)Unterauftragnehmer müssen die geforderten Mindeststandards ebenfalls erfüllenAngebotsabgabe ausschließlich elektronisch über vergabe.deges.de / BietercockpitForm und Frist der Angebotsabgabe sind zwingend einzuhalten; Nichtverwendung vorgegebener Vordrucke kann zum Ausschluss führen
Referenzprojekte
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: in den letzten 3 GeschäftsjahrenVolumen: nicht spezifiziert
Mindestens ein Referenzprojekt des Projektleiters/der Projektleiterin: Einführung oder Ablösung eines Personalmanagementsystems (HRMS) mit mindestens einem HR-Modul (z.B. Stammdatenmanagement/HR-Core, Bewerbermanagement, On-/Offboarding, Personalentwicklung, Zeitwirtschaft, Digitale Personalakte oder ESS/MSS) oder vergleichbar
Formlose Referenzbeschreibung (Anlage 1): Projektbeschreibung, Leistungsphasen nach HOAI, Auftragsvolumen, Ansprechpartner, Leistungszeitraum; auf Verlangen bei engerer Wahl Bestätigung durch Auftraggeber
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 3 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 36%11+ · 9%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 43 erledigt
Teilnahmeantrag (Pflichtformulare HVA F-StB)
Angebotsunterlagen (Phase Erstangebot)
Eignungsnachweise (Ausschlusskriterien)
Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance
Formale Anforderungen
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 24.10.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Teilnahmefrist: 27.10.2026 → 03.11.2026
- 27.09.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH | Vergabekammern des Bundes | DEGES - Abt. R5
Anschrift
10117 Berlin
Ort
10117 Berlin
Kategorie
Berlin
Zuschlagskriterium
Qualität
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.deges.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
10117 Berlin
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