Planung und Vergabebegleitung einer Waagesoftware Wertstoffhöfe LK HVL

Es geht um Planungs- und Beratungsleistungen für die Beschaffung einer einheitlichen Waagesoftware an drei Wertstoffhöfen des Landkreises Havelland:

Projektauftakt und mindestens ein Vor-Ort-Termin je Standort. Zu liefern sind insbesondere: Ist-Analyse, Anlagenübersicht, Prozessdarstellungen, Schnittstellenverzeichnis, Mengengerüst und Schwachstellenbewertung.

Vergleich von Betriebsmodellen (zentral/dezentral, Cloud/Eigenbetrieb), Erstellung eines Anforderungskatalogs (Muss/Soll/optional) sowie eine Kostenschätzung über fünf Jahre mit einmaligen und laufenden Kosten.

Erstellung der Vergabeunterlagen für die spätere Softwarevergabe: Lastenheft, Schnittstellen-, Migrations- und Datensicherheitskonzept, Preisblatt, Bewertungsmatrix, Testszenarien und Einführungsplan. Zwei gebündelte Abstimmungs- und Überarbeitungsrunden sind enthalten.

Fachliche Begleitung des Softwarevergabeverfahrens: Bearbeitung von Bieterfragen, Angebotsprüfung, bis zu 5 zu prüfende Angebote, bis zu 3 Präsentationen bzw. Teststellungen à höchstens 3 Stunden, bis zu 30 fachliche Bieterfragen, 2 Abstimmungsgespräche, Bewertungsmatrix, Kostenvergleich über fünf Jahre und Vergabevorschlag.

Begleitung der Einführung der Waagesoftware: Pflichtenheftprüfung (mit einer Nachprüfung), Prüfplan, 6 digitale Projektgespräche à bis zu 2 Stunden, je ein Vor-Ort-Prüftag à bis zu 8 Stunden je Standort, eine standortübergreifende Nachprüfung, Nachbetreuung über 4 Wochen ab Produktivstart mit laufender Mängelliste und 4 digitale Statusgespräche à bis zu 1 Stunde sowie Abschlussbericht.

Gesondert beauftragte Zusatzleistungen werden nach Stunden oder Tagen vergütet; ein zugesichertes Abrufvolumen besteht nicht. Sie sind nicht Teil des Gesamtwertungspreises. Stundensätze sind je Rolle (Projektleitung, Fachberatung, ggf. weitere) pro Stunde und pro Tag netto anzugeben; Tagessatz = 8 × Stundensatz, Nebenkosten enthalten.

Nicht Gegenstand dieses Auftrags sind: formale Verfahrensführung, Rechtsberatung, hoheitliche Prüfungen und Eichungen sowie Installation, Programmierung, Migration, Schulung und Fehlerbehebung durch den Softwareanbieter. Die Lieferung und Einführung der Software wird separat ausgeschrieben.

Zugelassen sind Ingenieur- und IT-Beratungsbüros sowie entsprechend qualifizierte Bietergemeinschaften. Eignungsleihe über ein anderes Unternehmen ist nach Maßgabe von Formular 4.4 möglich.

Mindestens zwei vergleichbare Unternehmensreferenzen aus den letzten fünf Jahren, davon mindestens eine mit Bezug zu Wertstoffhof, Entsorgungsanlage oder Deponie. Vergleichbarkeit bedeutet: Anforderungsanalyse und Beschaffung von Waagesoftware oder Betriebsführungssystemen mit technischen Schnittstellen. Laufende Projekte sind zulässig, sofern die vergleichbaren Leistungen bereits erbracht wurden. Mindestauftragswerte sind nicht gefordert.

Die Projektleitung muss mindestens ein vergleichbares Projekt geleitet oder in wesentlicher fachlicher Verantwortung bearbeitet haben. Das Team muss insgesamt Kenntnisse in folgenden Bereichen nachweisen: Mess- und Eichwesen, öffentliche Vergabeverfahren, IT-Sicherheit, Datenschutz, Datenmigration und Schnittstellen. Verfügbare personelle Kapazitäten sind nachzuweisen.

Produkt- und herstellerneutrale Bearbeitung ist zuzusichern. Im späteren Softwarevergabeverfahren darf das Büro nicht als Softwareanbieter, Vertriebspartner oder wirtschaftlich verbundenes Unternehmen eines Softwareanbieters auftreten. Keine Provisionen oder sonstigen Vorteile von Softwareanbietern im Zusammenhang mit dem Projekt. Bestehende Beziehungen zu Softwareanbietern und etwaige Interessenkonflikte sind offenzulegen. Diese Anforderungen gelten auch für Nachunternehmen.

Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung einschließlich Vermögensschäden mit Angabe des Versicherers, der Deckungssummen und wesentlicher Einschränkungen. Bei Inanspruchnahme der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens haftet dieses gemeinsam mit dem Bieter (gesamtschuldnerisch).

Vorlage der Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 4.1, Stand 07/2024) sowie der weiteren vergaberechtlichen Eigenerklärungen und Formblätter der Vergabestelle. Auf Verlangen ist zudem die Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formular 4.4) einzureichen. Bei Bietergemeinschaften ist die Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Formular 4.2) auszufüllen.