Postdienstleistung, Abholung und Zustellung von Briefpost national, international, PZA

Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Freiburg, Baden-WürttembergVeröffentlicht: 23. September 2026

Angebotsfrist: 05. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg (KVBW) schreibt Postdienstleistungen in 5 Losen aus: 4 standortbezogene Lose für Briefpost (Freiburg, Karlsruhe, Reutlingen, Stuttgart) und 1 Los für Postzustellungsaufträge und Einschreiben.

Bieter können auf ein oder mehrere Lose bieten. Pro Los ist ein separates Angebots- und Preisblatt einzureichen. Die Leistung umfasst die tägliche Abholung der ausgehenden Post an den KVBW-Standorten, die Leerung der Auftraggeber-Postfächer, die Beförderung von Briefsendungen bis 1.000 g national und international, sowie Zustellung werktäglich. Für Los 5 kommen Postzustellungsaufträge (PZA), Einschreiben und förmliche Zustellungen nach ZPO hinzu.

Wichtige Eckpunkte:

Vertragsbeginn: 01.11.2026, Laufzeit 24 Monate, optionale Verlängerung um weitere 24 MonateGeschätzte Abnahmemenge gesamt: ca. 3,39 Mio. Sendungen

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 05. Oktober 2026

Termin / FristAUG2026 NOV FEB MAI AUG NOV FEB MAI AUG NOV

Veröffentlichung23. Aug. 2026

Bieterfragen-Frist11. Sep. 2026

Nachforderungsfrist11. Sep. 2026

Angebotsfrist21. Sep. 2026

Angebotsöffnung21. Sep. 2026

Bindefrist21. Sep. – 31. Okt. 2026

Vertragsbeginn1. Nov. 2026

Vertragslaufzeit1. Nov. 2026 – 31. Okt. 2028

Vertragsende31. Okt. 2028

Verlängerung 1ca. 1. Nov. 2028 – 31. Okt. 2030bis 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität5 Kriterien

Preis 30%Qualität 70%

Preis30%
Bewertung des Bruttopreises (gemäß Preisblatt). Niedrigster Preis erhält 30 Punkte; übrige Angebote über die Formel Niedrigstpreis x 30 / Preis Bieter XY.
Konzept Zustellzeiten20%
Darstellung, wie eine Minimierung der Zustellzeiten erreicht wird; insbesondere Zustellung am Tag nach der Abholung. Max. 2 DIN A4 Seiten, Inhalt wird Vertragsbestandteil. Bewertung: sehr gute Lösung 17-20, gute Lösung 12-16, ausreichende Lösung 5-11, schlechte Lösung 0-4 Punkte.
Konzept Versandspitzen20%
Darstellung der Bewältigung von Versandspitzen, Einhaltung der Postlaufzeiten bei hohen Beförderungsmengen, Bereitstellung ausreichender/flexibler Versand-/Sortierbehälter. Max. 2 DIN A4 Seiten, Inhalt wird Vertragsbestandteil. Bewertung: sehr gute Lösung 17-20, gute Lösung 12-16, ausreichende Lösung 5-11, schlechte Lösung 0-4 Punkte.
Konzept Reklamationsmanagement15%
Darstellung des Umgangs mit Reklamationen wegen mangelhafter Leistung; Kommunikationswege und Art der Reklamation. Max. 1 DIN A4 Seite, Inhalt wird Vertragsbestandteil. Bewertung: sehr gute Lösung 13-15, gute Lösung 9-12, ausreichende Lösung 4-8, schlechte Lösung 0-3 Punkte.
Konzept Kostenstellenzuordnung15%
Darstellung der Zuordnung zu den vom Auftraggeber geforderten Kostenstellen; Details zu Umsetzung, Organisation und Rechnungslegung. Max. 1 DIN A4 Seite, Inhalt wird Vertragsbestandteil. Bewertung: sehr gute Lösung 13-15, gute Lösung 9-12, ausreichende Lösung 4-8, schlechte Lösung 0-3 Punkte.

Preis: Punktzahl = (Niedrigstpreis / Preis Bieter) * 30 (erste Nachkommastelle, ohne Auf-/Abrundung). Qualität: Bewertung mit Noten (sehr gute Lösung / gute Lösung / ausreichende Lösung / schlechte Lösung) und zugeordneten Punktwerten pro Kriterium.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtung (Punkten), Bewertungsformel für den Preis und Notenstufen für die Qualitätskriterien sind vollständig in den Vergabeunterlagen (AzA Ziff. 7) enthalten und gelten für alle Lose gleichermaßen.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Übergeordnete Leistungsanforderungen (alle Lose)

Für alle Lose gelten folgende gemeinsame Anforderungen:

Beförderung von Briefsendungen bis 1.000 g Einzelgewicht, national und international.Tägliche Abholung der ausgehenden Post am Standort des Auftraggebers bzw. an den genannten Poststellen sowie Leerung der Auftraggeber-Postfächer.Frankierung der Sendungen, Erfassung in Einlieferungslisten je Kostenstelle, Bereitstellung eines gesicherten, informationstechnisch unterstützten Sendungsverfolgungssystems mit Zugang für den Auftraggeber.Zustellung werktäglich (inkl. Samstag) innerhalb der gesetzlichen Fristen: mindestens 95% am auf die Abholung folgenden Werktag, mindestens 99% bis zum vierten Werktag nach Abholung.Zustellungsnachweis über Einlieferungs- und Zustellungslisten; Rückgabe unzustellbarer Sendungen kostenfrei an den Auftraggeber.Bereitstellung geeigneter Behälter und Transportrollwagen (max. 20 kg inkl. Inhalt), von Labels und Formularen (Einlieferungslisten, Einschreiben/Rückschein, Nachnahme) – unentgeltlich.Klischeeerstellung und -pflege.Benennung eines einheitlichen Ansprechpartners für Reklamationen (Mo–Fr 8:00–16:30 telefonisch und per E-Mail erreichbar).Sendungsverfolgung: gesichertes, IT-gestütztes System mit AG-Zugang.Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften: Postgesetz, Postgeheimnis, Postdienste-Datenschutzverordnung, Mindestlohngesetz, Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg, Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetz.Geschätzte Gesamtabnahmemenge über die Vertragslaufzeit: 3.389.800 Sendungen; Höchstabnahmemenge: 4.406.740 Sendungen (Mengen unverbindlich, keine Abnahmeverpflichtung).Bieter dürfen Teilleistungen über die Deutsche Post AG gemäß § 15 Abs. 1 i. V. m. § 54 Abs. 1 PostG erbringen lassen (optional).Paketsendungen sind ausdrücklich NICHT Gegenstand der Leistung.

Abhol- und Leerungszeiten (alle Lose)

Die werktäglichen Abhol- und Postfachleerungszeiten variieren je nach Standort:

Los 1 (Freiburg): Abholung Mo–Do 15:30–16:00, Fr 14:30–15:00; Postfach-Leerung 09:00–09:30.

Los 2 (Karlsruhe): Abholung Mo–Do 15:30–16:00, Fr 14:30–15:00; Postfach-Leerung 08:30–09:30.

Los 3 (Reutlingen): Abholung Mo–Do 16:00–16:30, Fr 14:00–15:00; Postfach-Leerung 07:30–08:30.

Los 4 (Stuttgart): Abholung Mo–Do 15:30–16:00, Fr 15:00–16:00; zwei Postfach-Leerungen 07:15–07:45 und 08:15–09:00.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung (alle Lose)

Eintragung im Handelsregister oder vergleichbarer Existenznachweis.Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung).Kein anhängiges Überprüfungs- oder Untersagungsverfahren der Bundesnetzagentur (BNetzA).Nachweis der Eintragung im Anbieterverzeichnis gemäß § 4 Postgesetz (PostG).Angabe, welche Briefbeförderungsleistungen ggf. von der Deutschen Post AG gemäß § 15 Abs. 1 i. V. m. § 54 Abs. 1 PostG erbracht werden.Gewerberechtliche/berufsrechtliche Voraussetzungen müssen erfüllt sein.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (alle Lose)

Angabe des Gesamtumsatzes (netto) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.Angabe des Umsatzes mit Briefpost / internationaler Briefpost / PZA in den letzten 3 Geschäftsjahren.Bestehende oder Bereitschaft zum Abschluss einer Haftpflichtversicherung (Mindestdeckung: 1.000.000 € pro Schadensfall und 2.000.000 € Höchstleistung pro Versicherungsjahr) – Nachweis auf Verlangen nach Zuschlag.

Technische und personelle Leistungsfähigkeit (alle Lose)

Mitarbeiterzahlen (Gesamtpersonal und Personal für entsprechende Dienstleistungen) der letzten 3 Jahre.Referenzen vergleichbarer Postdienstleistungen aus den Jahren 2023–2026 (pro Referenz ein separater Referenzbogen – Formblatt 04).Benennung Projektleiter und Stellvertreter mit Kurzlebensläufen, Kontaktdaten und Berufserfahrung in Jahren; gute Deutschkenntnisse (B2 oder deutscher Schulabschluss).Benennung eines Ansprechpartners für Reklamationen mit Kontaktdaten.Zuverlässiges und fachkundiges Personal, Einhaltung aller Unfallverhütungs- und Arbeitsschutzvorschriften.

Compliance und Tariftreue (alle Lose)

Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung nach dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg (LTMG).Eigenerklärung zum Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetz (SaubFahrzeugBeschG).Eigenerklärung zu Artikel 5k der EU-Verordnung Nr. 833/2014 (Russland-Sanktionen); bei Bietergemeinschaft von allen Mitgliedern zu unterzeichnen.Einhaltung von Postgesetz, Postgeheimnis, Postdienste-Datenschutzverordnung, Mindestlohngesetz.Bei Einsatz von Nachunternehmern gelten die gleichen Anforderungen.

Sprache und Form (alle Lose)

Angebote sind in deutscher Sprache einzureichen.Ausschließlich elektronische Angebotsabgabe über die Vergabeplattform DTVP (verschlüsselt).Keine Kaution/Bürgschaft erforderlich.Eignungsnachweise sind je angebotenem Los separat zu erbringen.Bietergemeinschaften müssen gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter auftreten (Bietergemeinschaftserklärung – Formblatt 08).Bei Eignungsleihe gemäß § 47 VgV sind Nachunternehmer im Angebot namentlich zu benennen; auf Eignungsnachweis-Formblättern ist kenntlich zu machen, welche Angaben vom Nachunternehmer stammen.

Zuschlagskriterium

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot nach dem Kriterium niedrigster Preis erteilt.

Referenzprojekte

Aus den Unterlagen nicht spezifiziert; pro Referenz ein separater Referenzbogen (Formblatt 04) ReferenzenZeitraum: Aus den Jahren 2023–2026 (es reicht, wenn ein Teil der Leistung in diesem Zeitraum erbracht wurde)Volumen: Sendungsmengen und Nettoauftragswert in EUR pro Referenz anzugeben

Vergleichbare Postdienstleistungen (Beförderung von Briefpost national/international und/oder PZA)

Erbrachte Leistungen beschreiben, Referenzauftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer angeben; pro Referenz separate Bestätigung des Auftraggebers (über Formblatt)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 84%4–10 · 15%11+ · 0%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt

Angebots- und Preisunterlagen (je angebotenem Los separat)

Konzepte (je angebotenem Los separat)

Eignungsnachweise

Verpflichtungs- und Compliance-Erklärungen

Erklärungen zu Bietergemeinschaft / Nachunternehmer (falls zutreffend)

Auf Verlangen nach Zuschlag

Verlauf dieser Vergabe

3 Bekanntmachungen

23.09.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 28.09.2026 → 05.10.2026
14.09.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 21.09.2026 → 28.09.2026
23.08.2026Ausschreibung

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Anschrift

70567 Stuttgart

Ort

79111 Freiburg

Kategorie

Baden-Wuerttemberg

Veröffentlicht

23. September 2026

Angebotsfrist

05. Oktober 2026

Auftraggeber-Website

www.kvbawue.de/ ↗

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Erfüllungsort

Ort der Leistung

79111 Freiburg

Baden-Württemberg

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