Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Postdienstleistungen Kreisverwaltung Paderborn (Abholung, Beförderung und Zustellung von Briefsendungen)
Kreisverwaltung Paderborn | Vergabekammer Westfalen | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Paderborn, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDer Kreis Paderborn sucht Postdienstleister für den Versand seiner Post aus der Poststelle in Paderborn (Aldegreverstraße 10–14, 33102 Paderborn). Es handelt sich um ein offenes Verfahren mit zwei Losen, Vergabenummer 26-0326.
Was wird beschafft?
Los 1: Abholung, Frankierung, Beförderung und Zustellung von Briefsendungen und Einschreiben bis 2.000 g Einzelgewicht, national und internationalLos 2: Abholung, Frankierung, Beförderung und Zustellung von Postzustellungsaufträgen
Was ist zu tun?
Angebot elektronisch über Vergabe-Westfalen einreichen, bis 09.12.2026, 10:00 UhrFragen bis 27.11.2026, 23:59 Uhr stellenAngebot ist bis 29.01.2027 gebundenPreisblatt, Formulare, Eignungsnachweise und Konzepte einreichen
Eckdaten:
Leistungsbeginn 01.03.2027, Grundlaufzeit 24 Monate, zweimalige Verlängerungsoption um je 12 MonateAngebote sind für ein oder für beide Lose möglichZuschlagskriterien: Preis 40 %, Qualität 60 %Nebenangebote sind nicht zugelassen
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristDEZ2023 JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ
Referenzzeitraum1. Okt. 2023 – 9. Dez. 2026
Veröffentlichung5. Nov. 2026
Bieterfragen-Frist27. Nov. 2026
Angebotsfrist9. Dez. 2026
Rügefrist9. Dez. 2026
Bindefrist9. Dez. 2026 – 29. Jan. 2027
Zuständigkeitsende31. Dez. 2026
Zuständigkeitswechsel1. Jan. 2027
Nachforderungsfrist29. Jan. 2027
Vertragsbeginn1. März 2027
Vertragslaufzeit1. März 2027 – 28. Feb. 2029
Probezeit1. März – 30. Nov. 2027
Haftpflichtversicherungca. 1. März 2027
Vertraulichkeitspflichtca. 1. März 2027
Maximale Vertragslaufzeit1. März 2027 – 28. Feb. 2031bis 2031
Optimierungsaufforderung1. März 2028
Ausübung Verlängerung 128. Dez. 2028
Verlängerung 11. März 2029 – 28. Feb. 2030
Ausübung Verlängerung 228. Dez. 2029
Verlängerung 21. März 2030 – 28. Feb. 2031bis 2031
Saubere-Fahrzeuge-Anteil31. Dez. 2030
ZuschlagDatum offenFrühestens 10 Tage nach Absendung der Mitteilungen nach § 134 GWB.
VersicherungsnachweisDatum offenEin noch fehlender Versicherungsnachweis ist unverzüglich nach dem Zuschlag vorzulegen.
RügefristDatum offen10 Kalendertage ab Erkennen des Verstoßes.
Rügefrist bei AbhilfeverweigerungDatum offen15 Kalendertage ab Eingang der Mitteilung.
KündigungswirkungDatum offenEine Kündigung während der Probezeit wirkt nach einer Kündigungsfrist von drei Monaten.
OptimierungsvorschlagDatum offenVorschläge zur Leistungs- und Portooptimierung sind binnen eines Monats nach schriftlicher Aufforderung vorzulegen.
Rückgabe unzustellbarer SendungenDatum offenSpätestens fünf Arbeitstage nach dem Zustellversuch.
Rücklauf EinlieferungsbelegDatum offenSpätestens am dritten Werktag nach Übergabe an den Auftragnehmer.
Lagerung EinschreibenDatum offenMindestens sieben Werktage ab Benachrichtigung bei Nichtantreffen.
Mitteilung EntgeltgenehmigungDatum offenÄnderungen der Entgeltgenehmigung sind unverzüglich schriftlich mitzuteilen.
Mitteilung AnbieterverzeichnisDatum offenÄnderungen, Einschränkungen oder eine Löschung der Eintragung im Anbieterverzeichnis sind unverzüglich schriftlich anzuzeigen.
BetriebsstörungsmeldungDatum offenBetriebsstörungen mit möglicher oder tatsächlicher Verzögerung sind unverzüglich zu informieren.
Mitteilung AnsprechpartnerDatum offenÄnderungen des Ansprechpartners sind unverzüglich anzuzeigen.
Mitteilung ProjektleitungDatum offenÄnderungen der Projektleitung oder ihres Stellvertreters sind unverzüglich anzuzeigen.
Mitteilung VersicherungsvertragDatum offenÄnderungen des Versicherungsvertrags sind unverzüglich schriftlich zu informieren.
Abholfenster Mo–DoDatum offenTägliche Abholung von 15:00 bis 15:30 Uhr, auf Verlangen bis 17:00 Uhr.
Abholfenster FreitagDatum offenTägliche Abholung von 12:00 bis 12:30 Uhr.
Erreichbarkeit Reklamation Mo–DoDatum offenDer Reklamationsansprechpartner ist werktags von 08:00 bis 16:30 Uhr erreichbar.
Erreichbarkeit Reklamation FreitagDatum offenDer Reklamationsansprechpartner ist freitags von 08:00 bis 13:00 Uhr erreichbar.
AbholentfallDatum offenAbholungen entfallen an gesetzlichen Feiertagen in Nordrhein-Westfalen sowie am 24. und 31. Dezember.
EinlieferungsübersichtDatum offenDie Einlieferungs- und Mengenübersicht ist arbeitstäglich zu erstellen und wöchentlich bereitzustellen.
Monatliche AbrechnungDatum offenDie Abrechnung erfolgt monatlich.
Wöchentliche KostendarstellungDatum offenDie Kostendarstellung in Einlieferungslisten wird auf Anforderung einmal wöchentlich erstellt.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität5 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis40%
Das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis erhält 40 Punkte; alle weiteren Angebote erhalten entsprechend ihrer Abweichung vom Bestwert proportional gekürzte Punktzahlen.
- Qualität60%
Die Qualität wird anhand von vier Konzepten mit insgesamt maximal 60 Punkten bewertet. Die Bewertung erfolgt nach den Noten 1 bis 6 mit 15, 12, 9, 6, 3 oder 0 Punkten je Konzept.
Preispunktzahl = (bester Angebotswert × 40) / Angebotswert Bieter; Gesamtpunktzahl = Preispunktzahl + Qualitätspunktzahl, höchstens 100 Punkte. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl ist das wirtschaftlichste.
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtungen, Bewertungsformel und Bewertungsstufen sind vollständig in den Vergabeunterlagen festgelegt und gelten laut Aufforderung losübergreifend.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAbholung und Einlieferung
Abholung in der Poststelle im Erdgeschoss von Gebäude A, Aldegreverstraße 10–14, 33102 PaderbornAbholfenster: Montag bis Donnerstag 15:00–15:30 Uhr (auf Verlangen später bis 17:00 Uhr), Freitag 12:00–12:30 UhrKeine Abholung an gesetzlichen Feiertagen in NRW sowie am 24.12. und 31.12.Sortierung der Sendungen nach national und internationalErfassung in Einlieferungslisten, die arbeitstäglich geführt und wöchentlich dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden. Angenommen werden höchstens 5 Kostenstellen.Labels und Einlieferungslisten kostenlos bereitstellenGeeignete Behälter für national und international sortierte Sendungen bereitstellenFrankierung und Klischee-Aufdruck in eigenen Räumen durchführen. Klischeeänderungen: angenommen höchstens 3 pro Jahr.
Zustellung und Umgang mit Sendungen
Qualitätsanforderungen der §§ 18 und 19 PostG einhalten, insbesondere die Zeitvorgaben nach § 18 PostGUmgang mit nicht zustellbaren Sendungen, Ersatzempfängern und ZustellversuchenUnzustellbare Sendungen spätestens 5 Arbeitstage nach dem Zustellversuch zurückgebenVersandgut so transportieren, dass Verlust oder Beschädigung ausgeschlossen sind, auch bei WitterungAußergewöhnliche Mengen bewältigen, zum Beispiel bei Wahlen. Diese werden kurzfristig angekündigt.Werbung auf Briefsendungen und Einschreiben ist unzulässig
Datenschutz, Personal und Ansprechpartner
Post- und Datengeheimnis sowie die Anforderungen nach PostG, DSGVO und BDSG einhaltenEmpfängerbezogene Daten nur zum Zweck der Zustellung verwendenPersonal, das Räume des Auftraggebers betritt, braucht einen stets sichtbar getragenen Firmenausweis mit LichtbildNur zuverlässiges und fachkundiges Personal in ausreichender Anzahl einsetzenDurchgängige Projektleitung mit Stellvertretung und einen durchgängigen Ansprechpartner für Reklamationen bereitstellen, auch bei Urlaub oder KrankheitErreichbarkeit des Reklamationsansprechpartners: Montag bis Donnerstag 08:00–16:30 Uhr, Freitag 08:00–13:00 UhrBetriebsstörungen mit möglicher Verzögerung unverzüglich melden
Frankierung, Nachweise und Umwelt
Nachweis der Sendungsverfolgung über ein gesichertes SystemFahrzeugvorgabe nach dem Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetz: Anteil mindestens 38,5 % laut VergabeunterlagenStrategische Vergabeaspekte: Umweltaspekte und KlimaschutzKonzepte zu Klimaschutz, Qualitätssicherung, Briefgeheimnis, Datenschutz und Personalqualifikation werden Vertragsbestandteil
Mengen und Entwicklung
Die Sendungsmengen im Preisblatt sind unverbindliche Kalkulationsmengen. Sie dürfen über- oder unterschritten werden.Es besteht keine Abnahmegarantie des Auftraggebers.Durch ein im 4. Quartal 2026 eingeführtes Output-Management-System wird ein Rückgang des physischen Ausgangspostaufkommens erwartet. Der Auftraggeber sagt, dies sei im Auftragsvolumen berücksichtigt, die tatsächlichen Auswirkungen seien aber nicht sicher prognostizierbar.
Leistungs- und Portooptimierung
Der Auftraggeber kann Optimierungsvorschläge zu Leistung und Porto verlangen. Früheste Aufforderung: 01.03.2028, danach jährlich.Vorschläge sind innerhalb von einem Monat nach schriftlicher Aufforderung vorzulegen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBerechtigung und Unternehmensnachweise
Berechtigung zur Erbringung von Postdienstleistungen durch Eintragung im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur gemäß § 4 PostGExistenznachweis (Handelsregisterauszug oder vergleichbar)Eignungsnachweise gemäß § 56 Abs. 2–5 VgVDie Eintragung muss über die gesamte Vertragslaufzeit bestehen. Änderungen oder Löschungen sind unverzüglich anzuzeigen.
Ausschlussgründe und Russland-Bezug
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB. Eine Selbstreinigung nach § 125 GWB ist möglich. Nachweis über Anlage F.Kein Bezug zu Russland nach dem BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022. Nachweis über Anlage G.
Betriebshaftpflichtversicherung
Mindestens 1.000.000 € Deckungssumme je SchadensfallMindestens 2.000.000 € Höchstleistung je VersicherungsjahrNachweis durch Bestätigung des Versicherers. Eine Bereitschaftserklärung ist möglich.Versicherung während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten
Projektleitung und Personal
Projektleitung und Stellvertretung mit mindestens einem Jahr BerufserfahrungAusreichende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Bei Nicht-Muttersprachlern deutscher Schulabschluss oder Niveau B2.Nachweis über Kurzlebensläufe
Nachunternehmer
Nachunternehmer müssen dieselben Eignungsanforderungen erfüllen wie der Bieter.Der Einsatz von Nachunternehmern braucht die vorherige Zustimmung des Auftraggebers. Der Auftraggeber kann Nachunternehmer ablehnen, wenn diese nicht zuverlässig, fachkundig oder leistungsfähig sind.Nachweis über Anlage A, Anlage C und Anlage D
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: Letzte drei Jahre: 01.10.2023 bis Angebotsfrist 09.12.2026Volumen: Je Referenz mindestens 80 % pro Jahr der im Preisblatt des jeweiligen Loses genannten jährlichen Sendungsmengen (Mengen nicht im Ausschnitt enthalten)
Mindestens drei vergleichbare Referenzen über Postdienstleistungen. Mehr als drei sind zulässig. Der Referenzkunde muss einen benannten Ansprechpartner haben.
Referenzbescheinigungen mit Ansprechpartner des Referenzkunden, Angaben in Anlage F (Ziff. g.3)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 87%4–10 · 13%11+ · 0%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Angebotsschreiben und Formulare
Eignungsnachweise und Unternehmensunterlagen
Referenzen und Personal
Konzepte zur Qualität
Fristen, Kommunikation und Vorgaben
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Kreisverwaltung Paderborn | Vergabekammer Westfalen | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
33102 Paderborn
Ort
33102 Paderborn
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.kreis-paderborn.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
33102 Paderborn
Nordrhein-Westfalen
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