Software für Buchhaltung und Haushaltsplanung
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stiftung für das sorbische Volk beschafft eine produktneutrale Cloud-/SaaS-Software für Finanzbuchhaltung, Faktura, Haushaltsplanung, Controlling, Anlagenbuchhaltung, Inventar und Berichtswesen. Die Lösung muss eine Schnittstelle zu Odoo 17 bieten, Daten aus MACH meinERP übernehmen und an ein künftiges DMS (DocuWare) anbindbar sein.
Das Einführungsprojekt (ab 01.04.2027) umfasst Konfiguration, Migration, Tests, Schulungen und Abnahme; der Produktivbetrieb startet am 01.01.2028 und läuft 60 Monate mit zwei optionalen Verlängerungen um je 12 Monate. Insgesamt 12 aktive und 5 eingeschränkte Nutzer sind vorgesehen. Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot (40 % Preis, 60 % Qualität).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertLeistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenEinführungsphase (Projektbeginn 01.04.2027, Gesamtabnahme spätestens 15.12.2027)
Was zu leisten ist:
Mengengerüst: 12 aktive Nutzer, 5 eingeschränkte Nutzer, bis zu 2 Administratoren/Key-User, ca. 4.000 buchungs-/belegrelevante Vorgänge pro Jahr, ca. 2.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr.
Laufender Betrieb (Grundlaufzeit 60 Monate ab 01.01.2028)
Was zu leisten ist:
Fachlicher Funktionsumfang der Software
Was die Software leisten muss:
Sicherheit, Datenschutz und Compliance
Was zu beachten ist:
Preis- und Vertragsstruktur (ohne kommerziell-rechtliche Details)
Was inhaltlich zum Preis einzureichen ist:
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZuverlässigkeit (Eigenerklärung)
Keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe nach den Vergabevorschriften; ordnungsgemäße Entrichtung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen; keine Insolvenz oder Liquidation (bzw. gesicherte Fortführung); Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben.
Fachkunde und Referenzen
Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren. Vergleichbarkeit der Leistung ist maßgeblich, nicht das konkrete Softwareprodukt. Pro Referenz sind Auftraggeber, Projektzeitraum, Leistungsumfang, eingesetzte Module, Migration/Schnittstellen sowie Ansprechpartner/Prüfmöglichkeit anzugeben.
Personelle und organisatorische Leistungsfähigkeit
Folgende Rollen müssen organisatorisch abgedeckt werden (mehrere Rollen dürfen kombiniert werden, wenn Leistungsfähigkeit und Vertretung gesichert sind):
Darstellung von Rollenverteilung und personellen Kapazitäten ist mit dem Angebot einzureichen.
Technische Leistungsfähigkeit und Cloudbetrieb
Bereitstellung, Betrieb und Unterstützung einer Cloud-/SaaS-Lösung; Konzeption, Test, Dokumentation und Betrieb von Schnittstellen und Datenflüssen zu Drittsystemen; Datenmigrationen (Mapping, Testmigration, Validierung, Fehlerkorrektur); deutschsprachiger Support zu vorgegebenen Servicezeiten; Erfüllung der Anforderungen zu Datenschutz, Informationssicherheit, Backup, Wiederherstellung und Vertragsende. ISO/IEC-27001-Zertifizierung oder gleichwertiger ISMS-Nachweis für den Betriebsbereich.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eigene Erklärung, dass der Bieter wirtschaftlich und finanziell zur Auftragserfüllung in der Lage ist. Ein Mindestjahresumsatz wird nicht gefordert. Eine Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung ist zum Leistungsbeginn in angemessener Höhe nachzuweisen (keine Mindestdeckung vorgegeben).
Bietergemeinschaften, Nachunternehmer und Eignungsleihe
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Mit dem Angebot sind alle Mitglieder, die Aufgabenverteilung und ein bevollmächtigter Vertreter zu benennen; gesamtschuldnerische Haftung für die Gesamtleistung; keine bestimmte Rechtsform bei Abgabe gefordert.
Nachunternehmer sind gemäß SächsVergabeG zulässig. Die Weitergabe ist auf max. 50 % des Auftragswerts begrenzt und nur mit Zustimmung der Stiftung möglich. Mit dem Angebot ist ein Verzeichnis der vorgesehenen Nachunternehmerleistungen einzureichen. Auf Verlangen sind Eignungs- und Verpflichtungsnachweise vorzulegen. Bei personenbezogenen Daten oder Zugriff auf Systeme besteht Offenlegungspflicht und Informationspflicht bei Änderungen.
Eignungsleihe ist zulässig. Offenzulegen sind das unterstützende Unternehmen, die zur Verfügung gestellten Fähigkeiten/Ressourcen und der Leistungsanteil; nachzuweisen ist, dass die Kapazitäten während der Auftragsausführung tatsächlich zur Verfügung stehen.
Qualitative Mindestschwellen aus der Bewertungsmatrix
Das Angebot erreicht die formale Eignung nur, wenn es in der Qualitätswertung bestimmte Mindestschwellen erfüllt:
Unterhalb dieser Schwellen erfolgt kein Zuschlag.
Einführung oder wesentliche Erweiterung einer Fachsoftware für Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung, Haushalts-/Controlling oder vergleichbar
mindestens eine Referenz mit Datenmigration oder Schnittstellenanbindung zu Drittsystem; mindestens eine Referenz bei öffentlicher, gemeinnütziger oder vergleichbar komplexer Organisation (Haushalts-/Kostenstellen-/Projekt-/Förderstrukturen); pro Referenz Auftraggeber, Projektzeitraum, Leistungsumfang, Module, Migration/Schnittstellen und Ansprechpartner/Prüfmöglichkeit angeben
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer VergabenVerlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 19.09.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Beschreibung geändert
- 13.08.2026Ausschreibung
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