Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Projekt-Portfolio-Management Software
Kassenärztliche Vereinigung NordrheinKassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Tersteegenstrasse 9
40474 Düsseldorf, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum geht es?
Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein (KVNO) beschafft eine Projekt-Portfolio-Management-Software als SaaS-Lösung. Das heißt: Die Software läuft in der Cloud, inklusive Hosting, Betrieb, Wartung und Support. Es wird im offenen Verfahren ausgeschrieben, ohne Lose und ohne Nebenangebote.
Was wird verlangt?
Einführung der Software, Anbindung an Active Directory (AD) und SSO, Grundkonfiguration sowie SchulungProof of Concept (PoC) für Projektantrag, mehrstufigen Genehmigungsprozess und einen bidirektionalen Webservice zum Beschaffungstool eProc (Wilkencloud)Betrieb mit Verfügbarkeit von mindestens 99 % pro Jahr sowie deutschsprachigem SupportErfüllung aller Ausschlusskriterien (A) des Anforderungskatalogs; Bewertungskriterien (B) bringen PunkteNachweise: drei Referenzen, Zertifizierung nach ISO 27001 (bzw. IT-Grundschutz) und UnternehmensangabenLizenzmodell: Named-User-Lizenzen
Wertung
Leistung 60 %, Preis 40 % (laut Aufforderung zur Angebotsabgabe)Gewichtung innerhalb der Leistung laut Dokument C: Projektplan und Projektmanagement 25 %, funktionale Anforderungen 60 %, Präsentation 15 %Eingeladene Bieter mit zuschlagsfähigem Angebot präsentieren voraussichtlich zwischen 16.11. und 29.11.2026
Wichtigste Termine
Bieterfragen bis 27.10.2026, 10:00 UhrAngebotsabgabe bis 06.11.2026, 10:00 UhrAngebotsbindung bis 31.12.2026Vertragslaufzeit fest 24 Monate, danach zwei Verlängerungsoptionen um je 12 Monate
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄRAPRMAIJUN
Bieterfragen-Frist16. Okt. – 27. Okt. 2026
Veröffentlichung17. Okt. 2026
Angebotsfrist6. Nov. 2026
Ausführungsbeginn1. Okt. – 31. Dez. 2026
Initiale Schulung1. Okt. 2026 – 31. März 2027
Bindefristca. 6. Nov. – 31. Dez. 2026
Angebotspräsentationca. 16. Nov. – 29. Nov. 2026
Zuschlagca. 23. Nov. – 6. Dez. 2026
Proof of Concept1. Jan. – 31. März 2027
Anpassung Grundkonfiguration1. Apr. – 30. Juni 2027
AngebotsöffnungDatum offenÖffnung erfolgt nach Ablauf der Angebotsfrist am 06.11.2026; konkreter Termin nicht genannt.
VertragsbeginnDatum offenKonkreter Vertragsbeginn nicht genannt; voraussichtlich nach Zuschlag.
VertragslaufzeitDatum offen24 Monate Mindestvertragsdauer ab Vertragsbeginn (EVB-IT Cloudvertrag). Widerspricht der 48-Monats-Laufzeit im Preisblatt.
Rahmenvertrag LaufzeitDatum offen48 Monate Laufzeit laut Preisblatt ab Vertragsbeginn.
Verlängerung 1Datum offen12 Monate, optional, ab Ende der Grundlaufzeit.
Verlängerung 2Datum offen12 Monate, optional, ab Ende der 1. Verlängerung.
VertragsendeDatum offenEnde nach Grundlaufzeit + ggf. Verlängerungen.
Erste Preiserhöhung möglichDatum offenFrühestens 12 Monate nach Beginn der Leistungserbringung; max. 3 % der Vergütung.
Wirksamwerden PreiserhöhungDatum offen3 Monate nach Ankündigung der Preiserhöhung.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität8 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Leistung60%
Leistungsbewertung (max. 6 Wertungspunkte) nach Dokument C - Eignungs- und Zuschlagskriterien; Teilgewichte sind Anteile an der Leistung (100 %).
- Preis40%
Bewertung anhand des im Preisblatt (E2) angebotenen Gesamtpreises; max. 4 Wertungspunkte, lineare Interpolation zwischen niedrigstem Preis (4 Punkte) und doppeltem niedrigsten Preis (0 Punkte)
Gesamtwertung: Leistung 60 % und Preis 40 %. Insgesamt max. 10 Wertungspunkte: Leistung max. 6 Punkte, Preis max. 4 Punkte. Preiswertung: Das Angebot mit dem niedrigsten wertbaren Gesamtpreis erhält 4 Preispunkte; ein Angebot, dessen Preis mindestens doppelt so hoch ist wie der niedrigste wertbare Preis, erhält 0 Preispunkte; dazwischen lineare Interpolation. Leistungsbewertung: Notenskala 0 bis 6 Punkte je Kriterium (umgekehrtes Schulnotenprinzip), Teilgewichte laut Dokument C; B-6 übernimmt die konsolidierten Leistungspunkte (Mittelwert) aus dem Anforderungskatalog.
KI-Hinweis: Leistung 60 % und Preis 40 % sind explizit genannt; Teilgewichte stammen aus dem Dokument C (0,25 / 0,6 / 0,15 bzw. B-1 bis B-7) und wurden als Anteile an der Leistung (60 %) umgerechnet; die Summe ist 100 %.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBereitstellung und Einführung
Bereitstellung technischer Zugänge für Produktiv- und Testsystem inkl. GrundkonfigurationAnbindung über SSO und an das Active Directory (AD)Kick-off und 2 Anforderungsworkshops (je 4 Stunden, moderiert und dokumentiert durch den Auftragnehmer); Ergebnisse je Workshop binnen 5 Werktagen schriftlichZeitraum für Bereitstellung, Kick-off und Workshops laut Leistungsbeschreibung: 01.10. bis 31.12.2026Beratung zur Implementierung und Konfiguration der ModuleWeitere Schnittstellen nach Absprache sowie Anpassung der Grundkonfiguration an die Prozesse der KVNO im Zeitraum 01.04. bis 30.06.2027Reisekosten (laut Preisblatt)
Proof of Concept (PoC)
Ein Proof of Concept mit Abnahmetest ist vorgesehen. Laut Vertragsmuster: maximal 16 Wochen, Zeitraum Q1 2027, mit Rücktrittsrecht des Auftraggebers.Projektantrag, funktional gleichwertig zur bestehenden Excel-Arbeitsmappe (konfigurierbare Formulare, bedingte Pflichtfelder, Vollständigkeitsprüfung, berechnete Felder, Stammdatenpflege)Mehrstufiger Genehmigungsprozess mit Workflow (PMO, Geschäftsführung, Rückgaben und Rückfragen)Bidirektionaler Webservice zu eProc (Wilkencloud): Übertragung genehmigter Kostenpositionen, Rückmeldung von Referenz und Status, Stammdatenübernahme (Dienstleister, Kostenstellen), täglicher oder häufigerer Abgleich, Fehlerbehandlung und ProtokollierungSchätzwerte laut Preisblatt (Auftraggeber-Schätzung): 25 PT für Projektantrag und Genehmigung, 15 PT für die Schnittstelle. Die Aufwandsschätzung soll nach den Workshops präzisiert werden.
Fachliche Funktionen
Benutzer- und Rechteverwaltung: mindestens 10 Rollen, Anmeldung über Entra ID, AD-Anbindung, Hierarchien, externe Projektmitglieder, StellvertretungenKommunikation: E-Mail- und Pop-up-Benachrichtigungen, Erinnerungen, Kommentare im Projektplan, EskalationProjektfreigabe und Workflows: Wasserfall-, agile und hybride Vorgehensmodelle, mehrstufiger Freigabeworkflow, Projektantragsmaske, Budgetmodul, Planungsserien (IST, SOLL, Forecast, Baseline), Versionierung, Projektvorlagen, KollaborationPortfolio und Ziele: Zielverknüpfung, Priorisierung, Waterline-Analyse, konsolidierte KennzahlenReporting: Dashboards, Self-Service-Berichte, Export nach Excel, PowerPoint, PDF und Power BI, Meilenstein- und Pfadanalysen, automatische FertigstellungsgradeRessourcenmanagement: Kapazitäten, Einsatzplanung, ÜberlastanalysenDatenimport: Import von Projektfreigaben und Projektplänen aus ExcelSchnittstellen: Standardkonnektoren zu Microsoft 365, Teams, SharePoint, Planner und Azure DevOps (bewertet)Browser und Branding: aktuelle Browser inklusive Firefox, Edge und Safari (Pflicht); CI-Anpassung (bewertet)KI-Funktionen (alle bewertet): MCP-Server, LLM-Anbindung, KI-Assistenten, KI-gestützte Datenqualitätsprüfung, KI-Governance ohne Verarbeitung personenbezogener Daten
Lizenzen und Nutzer
Named-User-Lizenzen (Pflicht)Initial laut Preisblatt 43 Lizenzen: 3 Administratoren (inkl. Rechte Projektleitung, Portfolio- und Ressourcenmanagement, Projektmitglied, Lesezugriff), 20 Projektleitung, Portfolio- und Ressourcenmanagement (inkl. Projektmitglied, Lesezugriff), 10 Projektmitglieder (inkl. Lesezugriff), 10 LesezugriffZielgruppe laut Leistungsbeschreibung: ca. 3 Administratoren, ca. 100 Personen Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement, ca. 20 Bereichsleitende und Geschäftsführung, ca. 300 Projektmitglieder, ca. 2 StandorteVorzeitiger Lizenzzukauf ist mindestens monatlich möglich
Betrieb, Hosting und Support
SaaS mit Hosting, Betrieb, Wartung, Support und Updates; Single-Tenant (bewertet)Mindestens zwei nahezu identische Umgebungen (Staging und Produktion) sowie TestsystemVerfügbarkeit mindestens 99 % pro Jahr (Betriebszeit 24/7); laut Cloud-Kriterienkatalog Verfügbarkeitsklasse VK1Tägliche Datensicherung (redundante Backups)Wartung und Weiterentwicklung inklusive SicherheitsupdatesStörungsbearbeitung: Reaktionszeit 2 Stunden; Entstörung Priorität 1 innerhalb 8 Stunden und Priorität 2 innerhalb 16 Stunden (jeweils nach qualifizierter Reaktion, während der Servicezeit Mo bis Fr 9 bis 17 Uhr); Priorität 3 innerhalb des nächsten Patches oder ReleasesService Requests: Reaktion innerhalb von 3 WerktagenSicherheitspatches laut Kriterienkatalog: kritisch 3 Stunden, hoch 3 Tage, mittel 1 Monat, niedrig 3 MonateTicketsystem und telefonischer Support für AdministratorenDeutschsprachiger Support für Administratoren, Key User und FachanwenderSLA-Reporting mindestens quartalsweise
Datenexport und Vertragsende
Datenexport in StandardformatenÜbergangsleistungen nach Vertragsende (Übergangsfrist im Anforderungskatalog nicht beziffert)Löschung nach Ablauf der Übergangsfrist sowie auf Anforderung, mit LöschprotokollLeistungen bei Vertragsende im zumutbaren Umfang (nach Aufwand, Preiskategorien laut Cloudvertrag)
Dokumentation, Schulung und Projektleitung
Schulung von ca. 5 Fachadministratoren, remote möglichSchulungsunterlagen für Key User und digitales HandbuchPflichtenheft, technisches und fachliches Handbuch (nach Zuschlag), Schnittstellen- und KonfigurationsdokumentationBerechtigungskonzept gemeinsam mit dem Auftraggeber (Mindestinhalte laut Leistungsbeschreibung, Kapitel 6.3)Benennung einer Projektleitung; Austausch von Personal nur mit Zustimmung des Auftraggebers und gleichwertiger Qualifikation
Optionale Leistungen (Preisangabe im Preisblatt)
Tagessätze für Projektleitung, Consulting und Entwicklung, jeweils remote oder vor OrtZusätzliche Named-User-Lizenzen, staffelweise nach Menge (Administratoren, Projektleitung, Projektmitglieder, Lesezugriff)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenUnternehmensangaben und Finanzen (A-1)
Unternehmensbeschreibung mit Name, Besitzverhältnissen, Adressen, Ansprechpartner, Rechtsform, Mitarbeitendenzahl und Umsatz der letzten drei abgeschlossenen GeschäftsjahreMindestens 15 Mitarbeitende zum Zeitpunkt der AngebotsabgabeØ-Jahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre von mindestens 550.000 € nettoPositiver Bonitätsnachweis
Referenzen (A-2)
Drei Referenzen sind vorzulegen. Details siehe Abschnitt Referenzprojekte.
Zertifizierung und IT-Sicherheit (A-3)
ISO 27001 oder ISO 27001 auf Basis IT-Grundschutz für das ISMS des Anbieters bzw. des Hosting-Unterauftragnehmers, inklusive Rechenzentrum und Angabe des GeltungsbereichsDie KVNO behält sich ein Lieferanten-Audit vorBewertet werden zusätzlich ISO 9001 und ISAE 3402 (optional) sowie der Nachweis WCAG Stufe A
Sprache und Anforderungen (A-4, A-5)
Deutsche Sprachkenntnisse verhandlungssicher in Wort und Schrift für Projekt- und SupportpersonalAlle A-Kriterien des Anforderungskatalogs müssen erfüllt sein; nicht erfüllte A-Kriterien führen zum Ausschluss
Produktbeschreibung und Präsentation (A-6, B-7)
Produktbeschreibung mit Name, Versionsnummer sowie Kunden- und AnwenderzahlenPräsentation maximal 90 Minuten, zumindest teilweise durch den geplanten ProjektleiterDemonstration der Use Cases: Projektantragsworkflow; Projekt-Dokumentation und Berichterstattung; Projektkollaboration; Statussicht für Programmverantwortliche; Programmreporting; Portfoliosteuerung für Führungskräfte; finanzielle Transparenz für Projekte und Programme; Ressourcenplanung und KapazitätstransparenzBeantwortung von Fragen wird bewertet (15 %)Einladung an Bieter mit rechnerisch zuschlagsfähigem Angebot
Nachunternehmer
Art und Umfang der Leistungen angeben, die an Nachunternehmer vergeben werdenDie Leistungsfähigkeit der Nachunternehmer muss auf Anforderung nach der Zuschlagserteilung belegt werden
Wertung und Zuschlag (zur Einordnung)
Reihenfolge der Prüfung: 1) formale Vollständigkeit sowie rechnerische und inhaltliche Richtigkeit, 2) Eignungsprüfung, 3) Angemessenheit der Preise, 4) WirtschaftlichkeitZuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot: Leistung 60 % (max. 6 Punkte), Preis 40 % (max. 4 Punkte)Preiswertung: Der niedrigste wertbare Preis erhält 4 Punkte, ein Preis von mindestens dem Doppelten dieses Werts erhält 0 Punkte, dazwischen linearGewichtung innerhalb der Leistung laut Dokument C: Projektplan 10 %, Personalkonzept 5 %, Produktroadmap und KI 2,5 %, Service- und Reaktionszeiten 2,5 %, Projektmanager 5 %, funktionale Anforderungen 60 %, Präsentation 15 %
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 36 MonateVolumen: Auftragsvolumen je Referenz anzugeben; kein Mindestwert genannt
3 Referenzen mit vergleichbarem Leistungsinhalt: Einführung einer Projekt-Portfolio-Management-Software. Die Umsetzung muss innerhalb der letzten 36 Monate erfolgt sein. Referenzen von öffentlichen Auftraggebern sind wünschenswert, aber keine Mindestanforderung.
Je Referenz angeben: Aufgabenstellung und Gesamtlösung, Vertragslaufzeit, Zeitraum von Projektierung und Implementierung, Auftragsvolumen, Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer, Besonderheiten
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 53%4–10 · 44%11+ · 3%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 59 erledigt
Fristen und Einreichung
Formale Erklärungen und Bieterangaben
Eignungsnachweise
Bewertungsunterlagen und Preise
Technische und datenschutzbezogene Nachweise
Vertragsunterlagen
Leistungszusagen im Angebot
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Auftraggeber
Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Ort
Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Tersteegenstrasse 9
40474 Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Tersteegenstrasse 9
40474 Düsseldorf
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