Ausschreibungen Mecklenburg-Vorpommern
Prozessbegleitung für die Überarbeitung des Leitfadens für mitgestaltende Bürgerbeteiligung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock
Hanse- und Universitätsstadt Rostock, Die Oberbürgermeisterin, Rechts- und Vergabeamt, SG Zentrale Vergabe und Beschaffung18055 Rostock, Mecklenburg-VorpommernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Hanse- und Universitätsstadt Rostock sucht einen Dienstleister, der den Prozess zur Überarbeitung ihres Leitfadens für mitgestaltende Bürgerbeteiligung fachlich und organisatorisch begleitet. Der bestehende Leitfaden wurde 2023 evaluiert; nun soll er in einem strukturierten Verfahren mit Beteiligung von Verwaltung, Politik und Stadtgesellschaft überarbeitet werden.
Was ist zu tun?
Projektmanagement und Steuerung des ÜberarbeitungsprozessesKonzeption, Durchführung und Dokumentation von 10 Veranstaltungen (Auftaktworkshop, 4 Sitzungen einer trialogischen Überarbeitungsgruppe, 2 Fachamts-Workshops, 1 Dialogformat mit Fraktionen/Ortsbeiräten, 1 Bürgerdialog, 1 Abschlussveranstaltung)Beratung und fachliche Begleitung eines digitalen BeteiligungsformatsRedaktionelle Überarbeitung des Leitfadens bis zur beschlussreifen FassungErstellung einer Prozessdokumentation und eines Abschlussberichts
Rahmenbedingungen:
Vertragslaufzeit: 13 Monate (Dezember 2026 – Dezember 2027)Übergabe der beschlussreifen Fassung: 30.11.2027Maximalbudget: 60.000 EUR bruttoEinzelvergabe ohne LoseBewertung: Konzept 60 % / Preis 40 %
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 NOV JAN2027 MÄR MAI JUL SEP NOV
Veröffentlichung25. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist14. Okt. 2026
Angebotsfrist20. Okt. 2026
Angebotsöffnung20. Okt. 2026
Bindefrist20. Okt. – 30. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Dez. 2026
Phase 1: Projektinitialisierung1. Dez. 2026 – 31. Jan. 2027
Vertragsende1. Dez. 2026 – 31. Dez. 2027bis 2027
Prozesskonzeption / detaillierter Projektplan31. Jan. 2027
Phase 2: Konzeptentwicklung1. Feb. – 31. Aug. 2027
Erster Entwurf des Leitfadens31. Aug. 2027
Phase 3: Trialogische Überarbeitung1. Sep. – 31. Okt. 2027
Fortgeschrittene Version an Überarbeitungsgruppe30. Sep. 2027
Abschlussveranstaltung31. Okt. 2027
Phase 4: Redaktion und finale Version1. Nov. – 30. Nov. 2027
Übergabe beschlussreife Fassung30. Nov. 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität6 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Angebotspreis40%
Gesamtsumme brutto gemäß Preisblatt; niedrigster Preis erhält 10 Punkte, alle anderen werden proportional bewertet.
- Konzept60%
Bewertung des einzureichenden Konzepts anhand von fünf Unterkriterien mit unterschiedlicher Gewichtung innerhalb des Konzepts.
Preis: (Preis des niedrigsten Angebots / Preis des zu beurteilenden Angebots) x 10, maximal 10 Punkte; Bewertungsgrundlage ist der Gesamtpreis brutto laut Preisblatt. Konzept: Je Unterkriterium 0 bis 10 Punkte nach der Abstufung 10 / 8 / 6 / 4 / 2 / 0. Wertungspunkte je Zuschlagskriterium = erreichte Punkte x Gewichtung; die Summe wird mit 10 multipliziert (maximal 100 Punkte). Bei gleicher Gesamtpunktzahl entscheidet der Angebotspreis. Ein Angebot, das in einem Unterkriterium 0 Punkte erhält, wird von der Wertung ausgeschlossen. Das Maximalbudget von 60.000 EUR brutto ist ein Ausschlusskriterium und kein Zuschlagskriterium.
KI-Hinweis: Gewichtungen 40 % Preis und 60 % Konzept mit den Unterkriterien 30/25/20/15/10 % sind eindeutig; die Punkteangaben sind widersprüchlich (Tabelle 1 nennt 0 bis 40 für Preis, Tabelle 2 max. 10 Punkte).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProjektmanagement und Steuerung
Entwicklung eines Projektplans mit zeitlichen und inhaltlichen Anforderungen der vier PhasenEinbindung von Fachämtern, politischen Fraktionen, Ortsbeiräten und StadtgesellschaftKoordination der beteiligten Akteure; regelmäßige Abstimmungstermine mit der Stabsstelle für Mitwirkung und BürgerbeteiligungFortschritts- und RisikokontrolleVier Quartalsberichte (Kurzberichte, max. 2 Seiten) zum Quartalsende
Veranstaltungen und Beteiligungsformate (insgesamt 10 Termine)
Für jede Veranstaltung: Konzeption, Durchführung und Ergebnisdokumentation.
1. 1 Auftaktworkshop mit Akteuren zur Prüfung der Evaluationsergebnisse
2. 4 Sitzungen der trialogischen Überarbeitungsgruppe (soziokratisches Prinzip: transparente Wahl und Konsent-Entscheidung)
3. 2 Workshops mit Fachämtern zur Einbindung ihrer Arbeitsweisen
4. 1 gemeinsames Dialogformat für Fraktionen und Ortsbeiräte
5. 1 Bürgerdialog in analogem Format
6. 1 Abschlussveranstaltung mit allen Beteiligten (Oktober 2027)
Unterstützung digitales Beteiligungsformat
Beratung zu Fragestellung, Ablauf und Auswahl von BeteiligungsmodulenZuarbeit zu Texten inkl. Netiquette und ModerationsleitfadenFachliche Begleitung während der LaufzeitMitwirkung an Auswertung und Einarbeitung in die Leitfadenüberarbeitung, inkl. Rückmeldung
Inhaltliche Überarbeitung des Leitfadens
Konsolidierte Version des Leitfadens mit modularem Aufbau (Grundlagenteil für Bürgerschaftsbeschluss + Anlagenteil ohne erneuten Beschluss fortschreibbar)Beschreibung des Fortschreibungsverfahrens (Zuständigkeit, Anlass, Turnus)Empfehlungen zu internen Verwaltungsprozessen, Zusammenarbeit und digitalen Beteiligungsformaten
Abschlusslieferung und Dokumentation
Bis 30. November 2027 zu übergeben:
Beschlussreife Fassung des überarbeiteten Leitfadens (bearbeitbares Format)Dokumentation des BeteiligungsprozessesAbschlussbericht
Nicht im Auftrag enthalten (ausdrücklich ausgeschlossen)
Öffentlichkeitsarbeit im engeren Sinne (Kommunikationsplan, Pressearbeit, Flyer, Plakate, Infografiken)Barrierearme Aufbereitung der ErgebnisseFortbildung und Qualifizierung der FachverwaltungBetrieb, Pflege und Moderation der digitalen BeteiligungsplattformEinzelansprache der Ortsbeiräte und FraktionenBegleitung der Fachausschüsse und der Bürgerschaft 2028Grafische Gestaltung und Öffentlichkeitsaufbereitung
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachliche und persönliche Eignung
Nachweisbare, langjährige Erfahrung in der Umsetzung von Beteiligungs- und Dialogprozessen (mit konkreten Referenzen)Erfahrung in digitalen Beteiligungsformaten und deren Verzahnung mit analogen ProzessenNachweisbare Prozesserfahrung und Kompetenzen in der Erstellung/Überarbeitung von Leitfäden für Bürgerbeteiligung; idealerweise Referenzen zu vergleichbaren Projekten in Kommunen mit ähnlichen RahmenbedingungenExpertise in Organisationsentwicklung und ProzessbegleitungErfahrung in der Zusammenarbeit mit kommunaler Verwaltung sowie mit politischen Gremien (Stadtparlamente, Fraktionen, Ausschüsse)Konzeptionelle, zielgruppensensible und didaktische Professionalität; Moderationserfahrung mit Verwaltung, Politik und ZivilgesellschaftErfahrung in (Konflikt-)Moderation; Mediationserfahrung ausdrücklich erwünscht; sicherer Umgang mit basisdemokratischen, konsentbasierten ModerationstechnikenKommunikationsstärke und Dokumentationskompetenz (komplexe Inhalte zielgrupperecht aufbereiten)Inklusive und diskriminierungssensible Haltung
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, der mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar ist (Angabe in der Eigenerklärung zur Eignung VVB 124_LD)Keine laufenden Insolvenzverfahren oder LiquidationNachweis der Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen SozialversicherungMitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft
Persönliche Lage / Rechtliche Zuverlässigkeit
Eintragung in ein Handels- oder Berufsregister oder sonstige ExistenznachweiseErklärung, dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung erfüllt werdenKeine schwere Verfehlung gemäß § 123 und § 124 GWB
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Referenzen)
2 vergleichbare Referenzen aus den letzten 5 Jahren (Details siehe reference_projects)Hinweis: Die Referenzen werden als Eignungskriterium geprüft und gehen nicht gesondert in die Angebotswertung ein
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 Jahre (abgeschlossen oder wesentlich erbracht)
2 vergleichbare Referenzen: Moderation und Prozessbegleitung eines kommunalen Beteiligungsprozesses ODER Erarbeitung eines vergleichbaren Regelwerks mit mehreren Veranstaltungen
Auftraggeber: öffentliche Verwaltung, vorzugsweise Kommune. Bei mehr als 2 eingereichten Referenzen werden nur die beiden erstgenannten gewertet.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 62%4–10 · 35%11+ · 3%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 18 erledigt
Pflichtunterlagen – Angebotsabgabe
Bedingt einzureichen (falls zutreffend)
Optionale Qualifikationsnachweise
Vor der Abgabe prüfen
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Hanse- und Universitätsstadt Rostock, Die Oberbürgermeisterin, Rechts- und Vergabeamt, SG Zentrale Vergabe und Beschaffung
Ort
18055 Rostock, Mecklenburg-Vorpommern
Kategorie
Mecklenburg-Vorpommern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
18055 Rostock
Mecklenburg-Vorpommern
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