Rahmenbezugsvertrag über ein Full-Service-Social-Media-Management-Tool

Das Tool wird für 12 Nutzerinnen und Nutzer bereitgestellt und soll Instagram, TikTok, YouTube, LinkedIn, Facebook, WhatsApp, BlueSky und X anbinden. Die Nutzung soll über Webbrowser und mobile App sowie über denselben Zugang für die integrierten Dienste möglich sein.

Nachrichten, Kommentare und Reaktionen aus den angebundenen Kanälen sollen in einem zentralen Posteingang zusammenlaufen. Tickets sollen nach Kanal und Bearbeitungsstatus gefiltert, durchsucht, zugewiesen und bearbeitet werden. Eine Echtzeitanzeige paralleler Bearbeitung, interne Notizen, teamübergreifende eigene Ordner, Regeln und automatisierte Wenn-Dann-Aktionen sowie Antwortvorlagen sollen unterstützt werden.

Beiträge sollen direkt oder zeitgesteuert veröffentlicht sowie als Entwürfe und Vorschau bearbeitet werden können. Entwürfe sollen auf weitere Kanäle kopiert, Emoji verwendet und Personen zugewiesen werden können. Freigaben per E-Mail, auch an Personen außerhalb des Tools, sowie ein erweiterter Freigabeprozess, LinkedIn-Markierungen, vorangeplante Collab-Posts und ALT-Texte sollen möglich sein.

Das Rollenmanagement soll Zugriffsrechte anhand von Rollen steuern und Administratoren soll es ermöglichen, Rollen individuell anzupassen.

Tickets und Inhalte sollen mit Tags versehen und Statistiken zur Content-Performance sollen ausgewertet werden. Reporting-Automatisierung, Handlungsempfehlungen, Reddit-Listening und Benchmarking sind als optionale Funktionen beschrieben.

Vorgesehen sind eine feste Ansprechperson, technischer Support montags bis freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr MEZ sowie eine monatliche Verfügbarkeit von mindestens 99,5 %. Wartungsarbeiten sollen grundsätzlich mindestens 24 Stunden vorher angekündigt werden. Eine DSGVO-konforme Verarbeitung mit AV-Vertrag, ISO-27001-Zertifizierung und Löschung von Ticket-Daten nach frei wählbarem Zeitraum sind gefordert. Als zusätzliche Funktionen werden unter anderem KI-Funktionen, Canva-Integration, Social Listening, Employee Advocacy, ein Link-Shortener und eine optionale Medienbibliothek genannt.

Der Bieter muss mindestens drei vergleichbare, in den letzten drei Jahren erfolgreich abgewickelte Aufträge für die ausgeschriebene Leistung nachweisen. Für die Referenzen sind Kunde, Ansprechpartner, Anschrift und Telefon, Vertragslaufzeit, Umsatzvolumen und Auftragsbeschreibung anzugeben; mehr als drei Referenzen können auf einer separaten Anlage eingereicht werden.

Für die Jahre 2023, 2024 und 2025 sind die Umsätze aus vergleichbaren Aufträgen und der jeweilige Gesamtumsatz netto anzugeben. Ein Mindestumsatz ist in den Unterlagen nicht genannt.

Der Bieter muss die geforderten Erklärungen zu Zuverlässigkeit und Korruptionsbekämpfung abgeben. Er darf nicht unter den genannten Ausschlussgründen stehen, muss die gewerblichen Voraussetzungen erfüllen und in den letzten zwei Jahren keine Belegung nach SchwarzArbG/AEntG gehabt haben. Eigenerklärungen sind anzukreuzen und zu unterschreiben; Nachweise können auf Wunsch angefordert werden.

Angaben zur Haftpflichtversicherung mit Versicherer sowie Deckungssummen für Sach-, Vermögens- und Personenschäden sind einzutragen. Präqualifikationsdaten und Registrierungsnummer sollen angegeben werden, sofern vorhanden. Berufsgenossenschaft, Mitgliedsnummer und gegebenenfalls zuständiger Träger ausländischer Bieter sind anzugeben.

Bei Unterauftragnehmern müssen Art und Umfang der übertragenen Leistungen sowie deren Nachweise und Erklärungen für die Teilleistungen vorgelegt werden. Bei einer Bietergemeinschaft sind Mitglieder, bevollmächtigter Vertreter und erforderliche Vollmachten anzugeben und zu unterschreiben.