Rahmenvereinbarung über das Leasing von Fahrädern für die Beschäftigten der Stadt Landsberg am Lech

Bereitstellung ausschließlich neuer, herstellerkonformer Fahrräder im Teilamortisierungsleasing für die private und dienstliche Nutzung durch Beschäftigte und Beamte. Die Abwicklung erfolgt nach TV-Fahrradleasing beziehungsweise Art. 3 BayBesG über Entgeltumwandlung. Je Berechtigtem darf nur ein Fahrrad gleichzeitig zur Nutzung überlassen werden. Die geschätzte Abnahmemenge beträgt 30 Fahrräder, die verbindliche Höchstabnahmemenge 40. Eine Mindestabnahmemenge besteht nicht.

Grundsätzlich sollen alle am Markt verfügbaren Fahrradmodelle gemäß § 63a StVZO leasbar sein, einschließlich E-Bikes, Pedelecs und Lastenräder; S-Pedelecs sind ausgeschlossen. Fest mit dem Fahrrad verbundenes Zubehör kann mitgeleast werden, ohne eine Leasing- oder Kaufverpflichtung des Auftraggebers. Reduzierte Fahrräder und Fahrräder aus Preisaktionen müssen leasbar sein. Ein geeignetes Händlernetz im Umkreis von 50 km mit mindestens einem kooperierenden Fahrradfachhändler im Stadtgebiet Landsberg am Lech ist sicherzustellen; Online-Fachhandelsbestellungen müssen möglich sein. Private Mitnutzung durch Ehegatten, Lebenspartner und im häuslichen Gemeinschaftsleben lebende Angehörige ist gestattet und versichert.

Ein browserbasiertes Online-Portal muss einen Arbeitgeber- und Beschäftigtenbereich, die vollständig digitale Bestellung, Vertragsverwaltung, Händler- und Werkstattsuche, Kostenvergleich, digitales Störfallmanagement sowie Buchhaltungsexporte unter anderem in CSV/XLSX ermöglichen. Es muss barrierearm, DSGVO- und IT-sicherheitskonform, verschlüsselt und auf Smartphones, Tablets, Laptops und PCs nutzbar sein. Server sollen bevorzugt in Deutschland, mindestens in der EU, betrieben werden. Ein Online-Rechner muss Leasingkosten, wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit gegenüber Barkauf, voraussichtliche Ablöse- beziehungsweise Übernahmesumme einschließlich Steuern sowie Brutto- und Nettobelastung durch Entgeltumwandlung darstellen.

Für jedes Fahrrad ist eine Vollkaskoversicherung mit mindestens europaweitem Schutz sowie Ausfallschutz- beziehungsweise Arbeitgeber-Ausfallschutzversicherung sicherzustellen. Abgedeckt sind unter anderem Diebstahl zum Neuwert, Vandalismus, Fall- und Sturzschäden, Bedien- und Handhabungsfehler sowie Akkuschäden und Folgeschäden bei Akkubrand ohne Begrenzung. Es besteht keine Selbstbeteiligung und keine Bagatellgrenze für versicherte Schäden. Die Schadensabwicklung erfolgt digital und bargeldlos über den Auftragnehmer ohne Beteiligung des Auftraggebers. Bei Diebstahl oder Totalschaden sind eine schadensfreie vorzeitige Beendigung und ein Ersatzfahrrad möglich.

Mindestens jährlich ist je Fahrrad eine Fachinspektion zur Überprüfung von Betriebs- und Verkehrssicherheit einschließlich UVV-Prüfung beziehungsweise Sicherheitscheck durchzuführen. Die Leistungen umfassen außerdem Wartung, Reparatur, Service und die Unterstützung bei Gewährleistungs- und Garantieansprüchen. Prüfung und Reparaturfreigabe nach Schadensmeldung müssen innerhalb von maximal 24 Stunden erfolgen. Gewährleistungs- und Garantieansprüche sind ohne Mehraufwand für den Auftraggeber abzuwickeln.

Der Bestellprozess ist vollständig digital und papierfrei abzuwickeln. Nach Vorregistrierung, Auswahl von Fahrrad und Zubehör sowie digitaler Bestätigung durch den Berechtigten erfolgt die Freigabe durch den Auftraggeber. Erst danach wird die Bestellung beim Händler ausgelöst. Die Übergabe beziehungsweise Abholung und der verkehrssichere Zustand werden dokumentiert; die Bestätigung der Übernahme erfolgt digital, gegebenenfalls mit digitaler Signatur.

Monatlich ist eine digitale Übersicht der abgeschlossenen Einzelleasingverträge bereitzustellen. Je Einzelleasingvertrag ist eine Dauerrechnung mit getrennter Ausweisung von Leasing-, Versicherungs- und Wartungs- beziehungsweise Instandhaltungsrate zu erstellen. Eine konsolidierte, listenfähige digitale Abrechnungsdatei muss die Zuordnung in der Doppik unterstützen. Störfallmeldungen werden digital und automatisiert verarbeitet; nach Störfallmeldungen werden die Dauerrechnungen zum nächsten Abrechnungslauf angepasst, ohne manuelle Zwischenschritte. Das Störfallmanagement umfasst insbesondere vorzeitiges Leasingende, Elternzeit, Arbeitsunfähigkeit, Tod des Arbeitnehmers sowie Kasko- und Ausfallschadensfälle.

Nach Ablauf der Leasinglaufzeit wird den Berechtigten direkt ein unverbindliches Übernahmeangebot gemacht; eine rechtliche Kaufoption für Berechtigte oder eine Kaufoption für den Auftraggeber besteht nicht. Rückgabe und Übergabe sollen für Berechtigte und Auftraggeber kostenneutral und gebührenfrei möglich sein. Der Auftraggeber soll nicht in den Rück- und Übernahmeprozess einbezogen werden. Der Auftragnehmer unterstützt bei der gesetzeskonformen Versteuerung eines geldwerten Vorteils und stellt hierfür vollständige, nachvollziehbare und fristgerechte Informationen bereit. Rückgabemöglichkeiten bei den genannten Störfällen sind kostenlos sowie in Anzahl und Menge unbegrenzt. Einzel-Leasingverträge haben eine Laufzeit von 36 Monaten; die Rahmenvereinbarung läuft regulär 48 Monate und kann zweimal um jeweils 12 Monate verlängert werden.

Mit dem Angebot ist eine ausgefüllte Eigenerklärung zur Eignung, eine einheitliche Europäische Eigenerklärung oder ein Nachweis der Präqualifikation im Amtlichen Verzeichnis vorzulegen, jeweils ergänzt um ausdrücklich geforderte auftragsspezifische Nachweise. Bei Eignungsleihe können Eignungsnachweise der eingesetzten Unterauftragnehmer auf gesondertes Verlangen verlangt werden.

Für jeden Bieter und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft ist die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister oder eine sonstige Erlaubnis zur Berufsausübung nachzuweisen. Für den Leasinggeber ist gegebenenfalls eine erforderliche Erlaubnis für Finanzdienstleistungen nachzuweisen. Handelsregisterauszüge dürfen höchstens 12 Monate ab Auftragsbekanntmachung alt sein.

Für die letzten drei Geschäftsjahre vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung ist der Umsatz im Tätigkeitsbereich der Fahrradleasing-Bereitstellung anzugeben. Der Jahresumsatz muss mindestens 35.000 EUR netto betragen.

Mindestens drei geeignete Referenzen aus den letzten höchstens drei Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung sind nachzuweisen. Jede Referenz muss mindestens 15 Fahrräder im Non-Pay-out-Leasing für mindestens sechs Leistungsmonate umfassen und die Überlassung an Berechtigte, dienstliche und private Nutzung, Entgeltumwandlung, Versicherung und Serviceleistungen einschließen. Je Referenz sind Empfänger, namentlich benannter Ansprechpartner, Telefonnummer oder E-Mail, Leistungsbeschreibung und Ausführungszeitraum anzugeben. Jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft muss die Referenzen nachweisen.

Die folgenden Anforderungen sind mit Ja zu beantworten; bei Nein wird das Angebot ausgeschlossen:

Erforderlich sind die Erklärung zur gewerberechtlichen Zulässigkeit, die Anerkennung der Langfassung des Leistungsverzeichnisses als alleinverbindlich und die Berücksichtigung zugegangener Änderungen der Vergabeunterlagen. Bei einer Teilleistungsbeschreibung mit dem Zusatz oder gleichwertig ist das vorgeschlagene Produkt anzugeben, sofern keine gleichwertigen Produktangaben eingetragen wurden. Bei Nutzung von Unterauftragnehmern oder anderen Unternehmen sind die entsprechenden Erklärungen und Verzeichnisse einzureichen.