Rahmenvereinbarung über die Erbringung von Briefdienstleistungen für die Stadtverwaltung Altenburg

Der Auftragnehmer holt die Sendungen werktags (Montag–Freitag, ohne gesetzliche Feiertage in Thüringen) an der Poststelle der Stadtverwaltung Altenburg, Markt 1, 04600 Altenburg ab. Die Sendungen werden unsortiert und ohne Trennung nach Kostenstellen übergeben. Bei Abholverzug ist der Auftraggeber sofort telefonisch zu informieren und die Abholung taggleich nachzuholen. Bei dauerhafter Nichtabholung darf die Stadt die Sendungen direkt bei der Deutschen Post AG einliefern; die Kosten trägt der Auftragnehmer.

Die Sendungen werden in ganz Deutschland zugestellt. Die Zustellung erfolgt Montag bis Samstag. Die Qualitätsziele sind verbindlich: Mindestens 95 % der Sendungen müssen bis zum 3. Zustelltag nach der Abholung zugestellt sein, mindestens 99 % bis zum 4. Zustelltag. Sendungsarten sind Brief- und Warensendungen mit einem Gewicht bis 2.000 g.

Nicht zustellbare Sendungen werden spätestens am 5. Diensttag nach dem Zustelltag kostenfrei an die Stadtverwaltung zurückgegeben, mit Vermerk des Rückgabegrunds. Bei unzustellbaren Sendungen fragt der Auftragnehmer bei der Deutschen Post AG nach einer Nachsendeadresse nach. Auf Anforderung erstellt er ein kostenfreies monatliches Qualitätsreporting. Reklamationen müssen innerhalb von 2 Diensttagen beantwortet und innerhalb von 2 Kalenderwochen abschließend geklärt werden.

Pro Jahr werden rund 65.000 Sendungen erwartet, mit jahreszeitlichen Schwankungen (z. B. Januar ca. 129 %, Februar ca. 142 %, November/Dezember ca. 80–81 % des Jahresmittels). Vereinzelt kann das Tagesvolumen das Fünffache des Durchschnitts überschreiten; in solchen Fällen ist die Mengenänderung mindestens 3 Diensttage im Voraus anzukündigen.

Der Auftragnehmer stellt eigene Transportbehälter bereit, die vor Nässe und Verschmutzung schützen, sowie alle weiteren Geräte und Hilfsmittel. Auf jede Sendung bringt er Sichtvermerke (Abholdatum, maximal 2 Barcodes/Labels, ohne Eigenwerbung) auf. Die Kosten für das Klischee sind im Angebotspreis einkalkuliert. Er benennt spätestens 2 Kalenderwochen vor Auftragsbeginn einen festen Ansprechpartner für Kundenservice und Reklamationsmanagement, der Montag bis Donnerstag von 08:00–17:00 Uhr telefonisch und per E-Mail erreichbar ist.

Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung der Stadtverwaltung. Er verpflichtet seine Mitarbeiter auf das Datengeheimnis, achtet auf zuverlässige und geschulte Beschäftigte (Amtssprache Deutsch, angemessenes Erscheinungsbild, Dienstausweis bei Abholung) und wahrt das Post- und Briefgeheimnis. Die Stadtverwaltung hat ein Zutrittsrecht zu den Betriebsräumen des Auftragnehmers, um die Einhaltung von DSGVO, BDSG, PostG und PDSV zu prüfen.

Die ersten 6 Monate (01.01.2027 – 30.06.2027) gelten als Probezeit; in dieser Zeit kann mit einer Frist von 1 Monat zum Monatsende gekündigt werden. Die feste Vertragslaufzeit geht vom 01.01.2027 bis 31.12.2028 (2 Jahre). Sie kann bis zu zweimal um je ein Jahr verlängert werden (maximales Ende 31.12.2030), wenn nicht spätestens 3 Monate vor Ablauf gekündigt wird.

Voraussetzung ist die Eintragung im Verzeichnis der Bundesnetzagentur Bonn für lizenzpflichtige Postdienstleistungen gemäß Postgesetz. Der Nachweis ist mit Angebotsabgabe vorzulegen. Außerdem werden Angaben zum Unternehmensgegenstand und ein Handelsregistereintrag verlangt.

Der Bieter muss eine Betriebshaftpflicht- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung nachweisen mit einer Deckung von mindestens 3.000.000 € für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 500.000 € für Vermögensschäden je Schadensereignis. Der Nachweis ist mit dem Angebot vorzulegen (oder eine Erklärung, dass die Anpassung vor Zuschlag erfolgt). Versicherungsnachweise sind jährlich unaufgefordert in Kopie zu übermitteln. Außerdem sind Angaben zum Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre zu machen, soweit er Leistungen betrifft, die mit dem Auftrag vergleichbar sind. Ab einer Auftragssumme von mehr als 30.000 € wird für den späteren Zuschlagsempfänger ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister angefordert.

Der Bieter muss über zuverlässige und geschulte Mitarbeiter verfügen, die die gesetzlichen Bestimmungen zur Briefbeförderung, zum Datenschutz und zum Brief-/Postgeheimnis kennen. Er muss vergleichbare Leistungen in den letzten 3 Jahren erbracht haben (Referenzen). Bei engerer Wahl ist die Zahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten anzugeben und sind die Leitungspersonen zu benennen.

Es gelten die gesetzlichen Ausschlussgründe: Es darf kein laufendes Insolvenzverfahren oder eine Liquidation vorliegen, keine schweren Verfehlungen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen, und keine einschlägigen Verurteilungen. Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge müssen ordnungsgemäß gezahlt worden sein. Die Bieter geben darüber Eigenerklärungen ab.

Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung nach § 8 Abs. 1 S. 1 ThürVgG abzugeben. Der Auftragnehmer muss sich zur Tariftreue (§ 6 Abs. 1), zur Leiharbeitskräfteregelung (§ 6 Abs. 5) und zur Entgeltgleichheit (§ 6 Abs. 10) verpflichten. Der Einsatz von Nachunternehmern bedarf der Zustimmung des Auftraggebers (§ 7 Abs. 1) und die Pflichten sind an Nachunternehmer weiterzugeben (§ 7 Abs. 2 und 4). Die einschlägigen Unterlagen sind für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorzuhalten (§ 12 Abs. 1 und 2).

Es ist eine Eigenerklärung gemäß Art. 5k VO (EU) 833/2014 abzugeben, dass kein Bezug zu Russland besteht – weder über russische Staatsangehörigkeit, eine Niederlassung in Russland, eine Beteiligung von mehr als 50 % noch über Handeln im Auftrag russischer Stellen. Die gleiche Erklärung ist für Unterauftragnehmer und Lieferanten abzugeben, deren Auftragsanteil über 10 % liegt.

Vergleichbare Brief-/Postdienstleistungen aus den letzten 3 Jahren

Ansprechpartner, Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum; Eigenerklärung mit Angebotsabgabe, Bescheinigungen auf Verlangen