Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Die Ruhr LIVE GmbH (Essen) schreibt eine Rahmenvereinbarung für Presse-, Medien- und Öffentlichkeitsarbeit rund um das Sport- und Kulturfestival RUHR GAMES 2027 (27.–30.05.2027 in Duisburg) aus. Gesucht wird ein Auftragnehmer, der die PR-Strategie entwickelt und umsetzt, Pressearbeit leistet und Medienkooperationen anbahnt – über die Phasen Pre-Event, On-Event und Post-Event. Das Maximalbudget liegt bei ca. 125.000 € netto (inkl. 45.000 € Mediabudget/Folgekosten).
Wichtige Eckdaten
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis30%
Gewertet wird ausschließlich die Zwischensumme der Personalkosten für die Positionen 1 bis 3. Maximal sind 5 Punkte bei 30-prozentiger Gewichtung möglich.
- Entwurf PR-Strategie30%
Bewertet wird ein maximal fünfseitiger Entwurf für Presse- und Medienarbeit, Medienkooperationen und Content-Entwicklung mit Zielgruppenanalyse, Kommunikationszielen, Kernbotschaften, Positionierung, phasenbezogener Kommunikation und Meilensteinplan anhand der drei gleich gewichteten Parameter strategische Herleitung und Plausibilität, Struktur und Verständlichkeit sowie Kreativität und Zielgruppenrelevanz.
- Organisation und Qualifikation des konkret einzusetzenden Projektteams20%
Bewertet werden Ausbildung, Berufs- und Agenturerfahrung, personelle Zusammensetzung und Aufgabenverteilung des Projektteams, insbesondere in klassischer Pressearbeit, Medienkooperationen bei Sport- oder Kulturveranstaltungen und jugend-, sport- und kulturaffiner Zielgruppenkommunikation.
- Arbeitsprobe: Pressemitteilung20%
Bewertet werden zwei höchstens dreiseitige Pressemitteilungen zum Thema Auftakt-Pressemeldung RUHR GAMES 2027 – je eine für Tagespresse und eine für Fach- oder Zielgruppenmedien – anhand der gleich gewichteten Parameter Zielgruppenansprache und Tonalität, inhaltliche Qualität sowie Aufbau und journalistische Qualität.
Die je Kriterium vergebene Bewertung von 0 bis 5 Punkten wird mit der jeweiligen Gewichtung in Prozent multipliziert. Die Gesamtpunktzahl ist die Summe der gewichteten Punkte; Höchstwert sind 500 Punkte. Bei Punktegleichheit entscheidet die Punktzahl im Preiskriterium. Preis-Punkteformel: Punkte = 5 × (2 – Angebotssumme des zu wertenden Bieters / Angebotssumme des Bieters mit dem niedrigsten Preis), linear interpoliert zwischen dem niedrigsten und dem doppelten Preis; das günstigste Angebot erhält 5, ein Angebot ab dem doppelten Preis 0 Punkte.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProjektrahmen
Projekt- und Schnittstellenmanagement
Eigenverantwortliche Projektsteuerung der gesamten Presse- und Medienarbeit, inklusive:
Presse-, Medien- und Öffentlichkeitsarbeit
Medienpartnerschaften & Mediaplanung
Hauptansprechpartner & Pressesprecher
Folgekosten / Mediabudget
Vorgaben und Beistellungen des Auftraggebers
Die Ruhr LIVE GmbH stellt unter anderem bereit:
Rechtliche/vertragliche Anforderungen an den Auftragnehmer:
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingend einzureichende Eigenerklärungen
Fachliche Eignung – Projektteam
Für die Wertung sind Lebenslauf, persönliche Referenzen und Eigenerklärungen der konkret eingesetzten Personen vorzulegen. Erwartet werden nachgewiesene Erfahrungen in:
Wirtschaftliche/rechtliche Eignung
Versicherungsnachweis
Referenzen (Mindestanforderung)
Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren (Stichtag: Ende der Angebotsfrist) zu Pressearbeit und/oder Medienkooperationen. In der Gesamtschau zwingend abzudecken:
1. Konzeption und Abwicklung von Presseaktivitäten/Mediaplanung für eine Veranstaltung mit Zielgruppe 14–30 Jahre
2. Konzeption und Abwicklung von Presseaktivitäten/Mediaplanung für eine Veranstaltung mit ca. 100.000 Besuchenden
3. Konzeption und Abwicklung von Presseaktivitäten/Mediaplanung für ein Festival mit Sport- und/oder Kultur-Fokus
Mehrfachnennungen sind zulässig. Pro Referenz: Bezeichnung, Auftraggeber, Ansprechpartner, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Auftragssumme (netto). Einverständniserklärung zur Erkundigung beim Referenzauftraggeber erforderlich.
Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren (Stichtag: Ende der Angebotsfrist) zu Pressearbeit und/oder Medienkooperationen. In der Gesamtschau müssen drei Schwerpunkte zwingend abgedeckt sein: (1) Veranstaltung mit Zielgruppe 14–30 Jahre, (2) Veranstaltung mit ca. 100.000 Besuchenden, (3) Festival mit Sport- und/oder Kultur-Fokus.
Pro Referenz: Bezeichnung, Auftraggeber, Ansprechpartner, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Auftragssumme (netto); Mehrfachnennungen zulässig. Einverständniserklärung zur Erkundigung beim Referenzauftraggeber.