Ausschreibungen Sachsen
Rahmenvereinbarung zur Abholung, Versandvorbereitung und Zustellung von Wahlbenachrichtigungen
Stadt Leipzig | 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion SachsenLeipzig, SachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Leipzig sucht ein Postdienstleistungsunternehmen für eine Rahmenvereinbarung über rund 2,175 Millionen Wahlbenachrichtigungen im Stadtgebiet Leipzig. Das beauftragte Unternehmen holt die Sendungen ab, bereitet sie für den Versand vor, befördert und stellt sie zu – vor allem rund um anstehende Wahlen wie die Oberbürgermeisterwahl am 21.02.2027, die Bundestagswahl 2029 und weitere Kommunal- und Europawahlen.
Die Rahmenvereinbarung läuft vom 01.01.2027 bis 28.02.2030 (38 Monate). Der finanzielle Höchstwert liegt bei 1,94 Mio. Euro ohne Mehrwertsteuer. Sobald dieser Höchstwert erreicht ist, endet die Vereinbarung – unabhängig von der Laufzeit.
Bieter müssen Eignung nachweisen (Handelsregister, Referenzen für Massenversand ab 200.000 Sendungen pro Jahr in den letzten 3 Jahren, ILO-Kernarbeitsnormen, Mindestentgelte, Sanktionserklärung). Die Angebotsabgabe erfolgt ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit von evergabe.de bis zum 20.10.2026 um 11:00 Uhr.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Ausgabedatum18. Sep. 2026
Veröffentlichung20. Sep. 2026
Angebotsfrist20. Okt. 2026
Bindefrist20. Okt. – 21. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 28. Feb. 2030
Auftakttermin8. Jan. 2027
Übergabe Wahlbenachrichtigungen OB-Wahlca. 13. Jan. – 20. Jan. 2027
Gesetzliche Zustellfrist OB-Wahl30. Jan. 2027
Oberbürgermeisterwahl21. Feb. 2027
Vertragsende28. Feb. 2030
Reguläre Wahlen: ÜbergabeDatum offenÜbergabe durch Druckdienstleister 41 Tage vor jeweiliger Wahl (relatives Datum).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität5 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
- Preis50%
Wertung des Angebotspreises über die im Leistungsverzeichnis abgefragte Gesamtmenge von 2.175.000 Sendungen.
- Qualität30%
Gesamtkomplex der drei einzureichenden Konzepte; Bewertung durch Wertungskommission (mind. 3 Personen) anhand subjektiven Beurteilungsspielraums.
- Klimafreundliche Dienstleistung20%
Ja-/Nein-Kriterium: Einsatz von Fahrzeugen mit emissionsarmem Antrieb (BEV, Wasserstoff, Gas, Plug-In-Hybrid, Lastenräder o.ä. ohne Emissionen während Nutzung). Nachweis über Zulassungsdokumente. Bei Erfüllung 100 Punkte, sonst 0 Punkte. Erfüllung ist nicht zwingend (kein Ausschluss).
Preiswertung: P = [minimale Angebotssumme] / [(aktuelle Angebotssumme - minimale Angebotssumme) + minimale Angebotssumme] x 100 x WP/100. Sonstige Kriterien: K = C x WC/100. Klimafreundliche Dienstleistung: Ja/Nein-Kriterium, 100 Punkte bei Erfüllung, 0 sonst.
KI-Hinweis: Kriterien, Gewichtungen und Bewertungsformel sind im Leistungsverzeichnis und in den Bewerbungsbedingungen vollständig angegeben und stimmen mit der Bekanntmachung überein.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAbholung und Postabgangsbearbeitung
Abholung kuvertierter Sendungen mit städtischem Absender und vollständiger Empfängeradresse.Sortierung nach Kostenstellen und Sendungsarten; Bereitstellung in Postbehältern.Täglich bis zu 100.000 Sendungen in der Spitze; täglich einmalige Abholung (Mo–Fr) im vereinbarten Zeitfenster; keine Wochenend-/Feiertagsabholung.Abholort: Zentrale Poststelle Leipzig (Neues Rathaus, Martin-Luther-Ring 4-6) oder direkt vom Druckdienstleister im Stadtgebiet Leipzig bzw. im Umkreis bis 50 km.Übergabe versandfertiger Wahlbenachrichtigungen für die Oberbürgermeisterwahl 2027 ca. 13.–20.01.2027; sonst Übergabe 41 Tage vor regulären Wahlen bzw. 20 Tage vor Jugendparlamentswahl.
Versandvorbereitung (Freimachung / Lettershop)
Elektronische Freimachung inklusive personalisierter Codes für die maschinelle Sortierung.Kuvertierungs- und Sortierleistungen als Bestandteil der Vorbereitung.Sendungsformat: DIN-lang-Fensterkuvert, Gewicht bis 20 g, Maße ca. 140–235 mm Länge, 90–125 mm Breite, bis 5 mm Höhe.
Beförderung und Zustellung
Einwurf in die Empfangsvorrichtungen; werktägliche Zustellung (Mo–Sa).Zustellung aller Sendungen bis zur jeweiligen gesetzlichen Frist: spätestens 21 Tage vor regulären Wahlen, 7 Tage vor Jugendparlamentswahl und Migranten-/Migrantinnenbeiratswahl; für die Oberbürgermeisterwahl 2027 spätestens 30.01.2027.Zustellbereich: Stadtgebiet Leipzig; keine räumlichen Vorbehalte über die gesetzlichen Vorgaben hinaus.
Rückführung, Nachsenden und Dokumentation
Unzustellbare Sendungen werden kostenfrei und mit Angabe des Grundes spätestens eine Woche nach Abholung zurückgeführt.Nachsendeaufträge werden nach einmaligem erfolglosem Zustellversuch geprüft; für die Auftraggeberin entstehen keine zusätzlichen Kosten.Elektronische Dokumentation (CSV/XLSX) zu Empfänger, Eingangsdatum, Korrekturen, Verzugsadressen, Unzustellbarkeitsgründen und Übergaben an Nachunternehmer.Tägliche Meldung des Auftragsfortschritts an die Auftraggeberin sowie Benennung einer festen Ansprechperson.
Organisation, Datenschutz und Nachhaltigkeit
Bereitstellung wetterfester Behälter auf Kosten des Auftragnehmers unter Beachtung der Arbeitssicherheitsvorschriften.Nachunternehmer zulässig; sie müssen dieselben Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und Zustellqualität erfüllen.Einhaltung DSGVO inkl. Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.Umweltschonender Ressourceneinsatz und Einhaltung SaubFahrzeugBeschG.
Mengengerüst und Wahlen
Geschätztes Gesamtaufkommen über die Vertragslaufzeit: ca. 2.175.000 Sendungen (Schätzmenge).Reguläre Wahlen: ca. 500.000 Sendungen je Wahl (1 × DIN A4 doppelseitig).Jugendparlamentswahl: ca. 50.000 Sendungen (1 × DIN A4 doppelseitig).Migrantinnen-/Migrantenbeiratswahl: ca. 75.000 Sendungen (2 × DIN A4 doppelseitig).Bundestagswahl: ca. 1.625.000 Sendungen.Geplante Wahlen u. a.: Oberbürgermeisterwahl Leipzig 21.02.2027, Bundestagswahl 2029, Europa- und Kommunalwahlen 2029, Jugendparlaments- und Migrantinnen-/Migrantenbeiratswahlen, potenzielle außerplanmäßige Wahlen sowie Bürger- und Volksentscheide.
Zusammenarbeit und Termine der Vorbereitung
Auftakttermin zur Detailabsprache bis spätestens 08.01.2027.Abstimmungsgespräche: ca. 90 Tage vor regulären Wahlen, ca. 60 Tage vor Jugendparlaments- und Migrantenbeiratswahl.Anmeldung außerplanmäßiger Wahlen in der Regel 50 Tage, spätestens 20 Tage vor Versandbeginn.Bürger-/Volksentscheide werden in der Regel ca. 3 Monate vor dem Abstimmungstag angesetzt.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (sofern pflichtig).Für ausländische Bewerber: entsprechender Nachweis nach den Rechtsvorschriften ihres Herkunftsstaates.Andernfalls Gewerbeanmeldung oder AVPQ-Nachweis (Präqualifikation).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Angabe finanzieller Eckdaten (IBAN, BIC, USt-IdNr., Wirtschafts-ID) im Rahmen der Eigenerklärung zur Eignung.Eignungsleihe möglich: Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen ist zulässig; in diesem Fall Verpflichtungserklärung des anderen Unternehmens und dessen Eigenerklärung zur Eignung erforderlich.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Nachweis vergleichbarer postalischer Versandleistungen für serienmäßig erzeugte Massenmailings.Mindestens 200.000 Sendungen je Referenz innerhalb eines Kalenderjahres.Referenzzeitraum: letzte 3 Jahre, ab 01.10.2023.Einreichung über das Formular 'Eigenerklärung Referenzen' mit Kontaktdaten der Referenzgeber.
Ausschlussgründe und gesetzliche Erklärungen
Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB (z. B. Insolvenz, schwere Verfehlungen mit Bußgeld > 2.500 € oder Freiheitsstrafe > 3 Monate).Keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB; ggf. Selbstreinigungserklärung nach § 125 GWB.Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.Abfrage beim Wettbewerbsregister gemäß § 6 WRegG vor Zuschlag (ab Auftragswert 50.000 € ohne USt.).Eigenerklärung zu Verordnung (EU) 2022/576: kein Russland-Bezug beim Bieter, bei Nachunternehmern mit >10 % Auftragswert sowie fortlaufend während der Vertragslaufzeit.Erklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (Übereinkommen 87, 98, 29, 105, 138, 182, 100, 111, 155, 187) und ggf. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).Verpflichtungserklärung über Mindestentgelte.
Versicherungs- und Haftungsanforderungen
Haftpflichtversicherung während der gesamten Vertragslaufzeit.Mindestdeckungssummen je Schadensfall: Sach- und Personenschäden 3.000.000 €, Vermögensschäden 500.000 €; jeweils 2-fach maximiert pro Jahr.Nachweis der Police nach Zuschlagserteilung, auf Anforderung aktuelle Gültigkeit.Haftung gegenüber Dritten gemäß § 11 PostG für Postdienstleister.
Hinweise zur Eignungsprüfung
Keine Eignungsprüfung im Vorfeld – offenes Verfahren: alle Bieter, die die Eignungsanforderungen erfüllen, können ein Angebot abgeben.Nachforderung von Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 bis 4 VgV möglich.Auf gesondertes Verlangen: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, Insolvenzplan (falls rechtskräftig bestätigt), Kalkulation, Verpflichtungserklärung Nachunternehmer.
Referenzprojekte
nicht weiter spezifiziert (Formular erlaubt bis zu 3 Referenzen je Exemplar, mehrere Exemplare möglich) ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre, ab 01.10.2023Volumen: mindestens 200.000 Sendungen je Referenz innerhalb eines Kalenderjahres
Vergleichbare postalische Versanddienstleistungen für serienmäßig erzeugte Massenmailings (z. B. Wahlbenachrichtigungen, Gebührenbescheide, Steuerbescheide, Kundenanschreiben oder vergleichbare Sendungen)
Eigenerklärung Referenzen mit Kontaktdaten der Auftraggeberin (Kontaktperson, Telefon, E-Mail); Auftraggeberin behält sich Verifizierung vor
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 78%4–10 · 21%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 19 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Eignung & rechtliche Nachweise
Konzepte & Wertungsunterlagen
Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle
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Auftraggeber
Stadt Leipzig | 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Anschrift
04092 Leipzig
Ort
04109 Leipzig
Kategorie
Sachsen
Auftragsvolumen
1,9 Mio €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.leipzig.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
04109 Leipzig
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