Ausschreibungen Sachsen-Anhalt
Rahmenvertrag Digitalisierung von Akten der Ausländerbehörde der Landeshauptstadt Magdeburg
Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID) | Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt | Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID) | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Magdeburg, Sachsen-AnhaltVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum geht's?
Die Kommunalen Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID) suchen einen Dienstleister, der die Altakten und den laufenden Posteingang der Ausländerbehörde Magdeburg digitalisiert – also Papier in durchsuchbare, archivierte PDFs verwandelt.
Was muss der Bieter tun?
Ca. 8 Millionen Seiten Bestandsakten scannen, plus laufend ca. 6.000 Blatt pro Monat aus dem Posteingang.Die gescannten Akten in ein deutsches Rechenzentrum liefern (Inlandsklausel – Daten dürfen Deutschland nie verlassen).Logistik, Transport, Qualitätskontrolle, Metadaten-Erfassung und spätere Vernichtung der Originale übernehmen.
Was wird gefordert?
Mindestens 1 Referenz über ein vergleichbares Digitalisierungsprojekt mit mindestens 2,5 Mio. gescannten Seiten über 3 Jahre bei einem öffentlichen Auftraggeber.Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung.Verschiedene Eigenerklärungen (z.B. zu Ausschlussgründen, Russland-Sanktionen, Lieferkettengesetz).Abgabe erfolgt rein elektronisch über www.deutsche-evergabe.de bis zum 28.09.2026, 12:00 Uhr.
Vertrag:
Rahmenvertrag mit 1 Teilnehmer, Laufzeit mind. 2 Jahre (verlängerbar bis max. 4 Jahre), Auftragswert ca. 700.000–900.000 € netto.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Veröffentlichung28. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist18. Sep. 2026
Angebotsfrist28. Sep. 2026
Angebotsöffnungca. 28. Sep. 2026
Bindefrist28. Sep. – 31. Okt. 2026
Versand Vorabinformation12. Okt. 2026
Zuschlagca. 31. Okt. 2026
Vertragsbeginnca. 31. Okt. 2026
Vertragslaufzeitca. 31. Okt. 2026 – 31. Okt. 2028
Verlängerung 1ca. 31. Okt. 2028 – 31. Okt. 2029
Verlängerung 2ca. 31. Okt. 2029 – 31. Okt. 2030
Vertragsendeca. 31. Okt. 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenHauptleistung: Digitalisierung der Akten
Der Auftragnehmer digitalisiert die Bestandsakten (ca. 16.000 Akten, ca. 8 Mio. Seiten) und den laufenden Posteingang (ca. 2.000 Poststücke / ca. 6.000 Blatt pro Monat, ca. 288.000 Seiten pro Jahr) der Ausländerbehörde der Landeshauptstadt Magdeburg.
Leistungsschritte im Einzelnen:
Abholung: Transport der Papierakten vom Erfüllungsort (Ausländerbehörde, Neustädter Höfe / Haus 1, Lübecker Str. 53–63, 39124 Magdeburg); Abholung dienstags und donnerstags zwischen 09:00 und 16:00 Uhr, ca. 208 Fahrten pro Jahr.Aufbereitung & Scannen: Entheften, Glätten, Scannen mit OCR (Texterkennung deutsch).Qualitätskontrolle: Maximal 3 % Fehlerquote; fehlerhafte Digitalisate werden auf Kosten des Auftragnehmers erneut gescannt.Metadatenindexierung: Erfassung von Fachbereich, Ordnungsbegriff, Name/Geburtsdatum und Dokumentenkategorie (bis zu 10 Felder) je Dokument.Bereitstellung: Lieferung der Digitalisate über SFTP-Verbindung an ein deutsches Rechenzentrum; Dateiformat PDF/A-2, 300 dpi, Farbe, verlustfreie Komprimierung (max. 50 MB pro PDF), kein Entfernen von Leerseiten.Einlagerung: Gescannte Originale werden 6 Monate beim Auftragnehmer eingelagert (für eventuelle Re-Scans), danach Vernichtung nach DIN 66399.Datenlöschung: Digitale Daten werden 20 Kalendertage nach Abschluss der Digitalisierung gelöscht; Löschbestätigung erfolgt 14 Tage nach Vernichtung der Originale.Express-Scan: Für eilige Vorgänge Bereitstellung der Digitalisate innerhalb von max. 2 Stunden nach Anforderung (ca. 2–3 Vorgänge pro Monat).Testlauf vor Regelbetrieb: 10 Papierakten werden zu Beginn zur Qualitätsprüfung digitalisiert.
Mengengerüst Hauptpositionen:
Pos. 1.1: Vorbesprechung / Projekt-Kickoff (Pauschal)Pos. 1.2: Initialkosten (Prozesserstellung, Pflichtenheft, Test/Nullserie, Hardware/Software, Lizenzen) (Pauschal)Pos. 2.1: Projektmanagement mit festem Ansprechpartner (Pauschal)Pos. 2.2: Vorbereitung und Digitalisierung Bestandsakten – ca. 8.000.000 SeitenPos. 2.3: Vorbereitung und Digitalisierung laufender Posteingang – ca. 288.000 Seiten pro JahrPos. 2.4: Logistik (Sicherheitstransport) – ca. 208 Fahrten pro Jahr, 2× wöchentlich, ca. 20 Transportkisten pro FahrtPos. 2.5: Datenübermittlung über SFTP (Pauschal)
Ergänzende Dienstleistungen:
Consulting für medienbruchfreie digitale Aktenführung im DMS enaio® (Planung/Strategie, Implementierung, Optimierung).Projektmanagement über die gesamte Vertragslaufzeit mit festem Ansprechpartner.
Datenschutz, Sicherheit & Compliance
Die Leistung erfordert höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards, da personenbezogene Daten der Schutzklasse 3 verarbeitet werden.
Inlandsklausel: Das physische Scangut und sämtliche Digitalisate dürfen den Rechtsraum der Bundesrepublik Deutschland zu keinem Zeitpunkt verlassen.Rechtsrahmen: Vollumfängliche Einhaltung von DSGVO, BDSG sowie der landesspezifischen Datenschutzgesetze.Sicherheitsstandard: ISO/IEC 21964 (DIN 66399), Schutzklasse 3, für jeden Prozessschritt.Zugriff & Vertraulichkeit: Geheimhaltungsvereinbarung und Vertrag zur Auftragsverarbeitung (inkl. Technisch-Organisatorischer Maßnahmen, TOMs) sind verpflichtend.Tracking: Digitales Tracking in Nextcloud der Landeshauptstadt Magdeburg; Post-Imprint (Digitalisierungskennzeichen) auf Blattebene.
Zusätzliche Tagessätze & Pauschalen
Neben den Hauptpositionen sind folgende weitere Leistungspositionen zu kalkulieren und im Angebot zu bepreisen:
Stundensatz Mitarbeiter (pro Einsatzstunde)Stundensatz Consultant (pro Einsatzstunde)Tagessatz Mitarbeiter (8 h)Tagessatz Consultant (8 h)Fahrt- und Wegekostenpauschale innerhalb Sachsen-Anhalt
Abholung, Transport & Erfüllungsort
Erfüllungsort / Abholung: Ausländerbehörde der LH MD, Neustädter Höfe / Haus 1, Lübecker Str. 53–63, 39124 Magdeburg.Abholzeiten: dienstags und donnerstags, 09:00–16:00 Uhr.Frequenz: 2 Fahrten pro Woche = ca. 208 Fahrten pro Jahr.Transportbehälter: Standardisierte Transportkisten (ca. 600×400×320 mm) inkl. Plombenmaterial, kostenfrei vom Auftragnehmer bereitzustellen.Kreislaufsystem: Nach Digitalisierung Rückführung bzw. Austausch der Kisten (Übergabe-Kreislauf mit der ABH).
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende formale Anforderungen (Ausschluss bei Nichterfüllung)
Ausschlussgründe (§§ 123, 124 GWB, § 57, § 42 Abs. 1 VgV, § 16 VOB/A)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Tariftreue & Nachunternehmer
Referenzprojekte
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: über 3 JahreVolumen: mindestens 2,5 Mio. gescannte Seiten innerhalb eines Projekts
Vergleichbare Digitalisierung eines Aktenbestands unter vollumfänglicher Einhaltung der datenschutzrechtlichen Maßgaben, mit Inlandsklausel, zwischenzeitlicher Zwischenlagerung und Rücklieferung, elektronischer Übergabe an ein Rechenzentrum
öffentlicher Auftraggeber; Angabe von Auftraggeber, Leistungszeitraum, Lieferumfang/Liefervolumen (EUR), Projektbeschreibung, Gesamtes Scanvolumen; Ansprechpartner mit Telefonnummer können nachgefordert werden
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 91%4–10 · 8%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 36 erledigt
Fristen & Zugang
Formale Angebotsbestandteile
Eignungs- und Ausschlussklärungen
Finanzielle & technische Eignung
Referenzen
Konzepte & Beschreibungen
Formblätter Bietergemeinschaft (falls zutreffend)
Verlauf dieser Vergabe
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- 30.08.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID) | Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt | Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID) | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
39104 Magdeburg
Ort
39104 Magdeburg
Kategorie
Sachsen-Anhalt
Zuschlagskriterium
Preis
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.kid-magdeburg.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
39104 Magdeburg
Sachsen-Anhalt
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