Rahmenvertrag für Agenturleistungen für verschiedene Veranstaltungsformate

Die Agentur unterstützt bei klassischen analogen Formaten wie Sitzungen, Seminaren, Fortbildungen, Workshops, Konferenzen, Fachtagungen und Veranstaltungsreihen sowie bei Festveranstaltungen, mobilen Touren, Sessions und kleineren Aktionen wie Aktionsständen. Der derzeit geschätzte Bedarf liegt bei etwa 15 Veranstaltungen pro Jahr und kann sich aufgrund der Jahresplanung oder besonderer Ereignisse erhöhen. Der genaue Abruf hängt vom jeweiligen Fachreferat und Veranstaltungsformat ab.

Zu den Leistungen gehören die Teilnahme an regelmäßigen Planungstreffen, Projektsteuerung, Zeit- und Budgetplanung, Konzept- und Programmentwicklung sowie die Erstellung von Projektplänen, Maßnahmenkatalogen und To-do-Listen. Das Ausführungskonzept soll außerdem Verantwortlichkeiten, Kommunikations- und Steuerungsprozesse sowie die Qualitätssicherung klar und strukturiert darstellen.

Die Agentur recherchiert, beschafft und mietet erforderliche Tagungsstätten, Verpflegung, Material und Technik an, führt Ortsbegehungen durch und unterstützt bei Genehmigungen, Referentengewinnung und Honorarverhandlungen. Sie erstellt Druckerzeugnisse im Corporate Design, etwa Einladungen, Plakate und Namensschilder, und übernimmt Einladungsmanagement, Online-Anmeldung und Teilnehmerlisten.

Bei der Durchführung übernimmt die Agentur Transport, Auf- und Abbau, Vor-Ort-Präsenz und technische Regie. Nach Bedarf erstellt sie eine schriftliche oder digitale Veranstaltungsdokumentation, Abschlussberichte und führt Feedback-Gespräche.

Für die erteilten Einzelaufträge ist erforderliches Personal bereitzustellen; dies kann auch durch Unterauftragnehmer erfolgen. Für mobile Formate ist ein modernes, gepflegtes, abschließbares und versichertes Transportfahrzeug mit mindestens 3,25 m x 1,50 m Ladefläche bereitzustellen oder anzumieten. Das Fahrzeug muss neutral oder gebranded sein. Damit können mindestens eine beschäftigte oder beauftragte Person der LpB sowie Materialien zum Veranstaltungsort befördert werden.

Mit dem Angebot sind drei Vorschläge für moderne, interaktive Aktionselemente für mobile Veranstaltungsformate vorzulegen. Die Vorschläge sollen Kreativität und Innovation, einen sinnvollen digitalen Einsatz, die zielgruppengerechte Aktivierung sowie nachhaltige Lern- und Beteiligungswirkungen berücksichtigen.

Mit E01 sind die Unternehmensstruktur, die hauptsächlichen Tätigkeitsfelder sowie die fachliche und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit darzustellen. Zusätzlich sind die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl und die Zahl der Führungskräfte für die letzten 3 abgeschlossenen Kalenderjahre anzugeben. Die Selbstdarstellung darf höchstens 3 Seiten DIN A4 umfassen; Unternehmensbroschüren und sonstige allgemeine Werbemittel sind nicht zulässig.

Es sind genau 4 wertbare Referenzen vorzulegen, die die organisatorische Vorbereitung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen oder Veranstaltungsformaten zum Gegenstand haben. Sie müssen innerhalb der letzten 3 Jahre vor Ablauf der Teilnahmefrist durchgeführt worden sein, von mindestens 2 unterschiedlichen Auftraggebern stammen und jeweils einen Nettoauftragswert von mindestens 10.000 Euro erreichen.

Für Projektleitung und Vertretung Projektleitung sowie für Projektmitarbeit und Vertretung Projektmitarbeit sind jeweils unterschiedliche Personen vorzusehen. Die Hauptrollen und ihre Vertretungen benötigen mindestens 5 Projekte in der jeweiligen Funktion; die Referenzen dürfen höchstens 8 Jahre vor der Bewerbungsfrist zurückliegen. Projektleitung und Vertretung müssen mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Projektleitungsfunktion nachweisen, Projektmitarbeit und Vertretung mindestens 2 Jahre in einer entsprechenden Funktion. Für jede Hauptrolle können bis zu 15 Referenzprojekte, für jede Vertretung bis zu 5 angegeben werden. Die Projektassistenz benötigt keine Referenzprojekte und hat keine eigenständige Projektverantwortung.

Bei der Auswahl können zusätzliche Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern, Veranstaltungsreihen und mobilen Veranstaltungsformaten berücksichtigt werden. Die Bewertung dieser optionalen Kriterien erfolgt nur für die Hauptrollen Projektleitung und Projektmitarbeit, nicht für deren Vertretungen.

Der Bewerber muss mit Formular 521 EU erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, und mit Formular 523 EU die Anforderungen des Sanktionspakets 5 EU bestätigen. Bei einer Bietergemeinschaft müssen die erforderlichen Eigenerklärungen von jedem Mitglied einzeln eingereicht werden.

Eignungsleihe ist möglich. Die Eignungsleiher sind namentlich mit Kontaktdaten und den bereitgestellten Kapazitäten zu benennen und müssen bestätigen, dass keine Ausschlussgründe vorliegen. Bei wirtschaftlicher oder finanzieller Eignungsleihe ist die gemeinsame Haftung mit dem Auftragnehmer zu erklären. Vorgesehene Unterauftragnehmer, ihre Auftragsteile und Unternehmensdaten sind mit Formular 533b EU anzugeben; sie müssen bestätigen, dass keine Ausschlussgründe vorliegen.

Bewerber- und Bietergemeinschaften können die Eignungskriterien gemeinsam erfüllen. Die Mitglieder benennen ein federführendes Mitglied und übernehmen gesamtschuldnerisch die Verantwortung. Änderungen an der im Teilnahmewettbewerb angegebenen Zusammensetzung sind im Angebot mit einer aktualisierten Formular-531-EU-Erklärung darzustellen.

Genau 4 Referenzprojekte über die organisatorische Vorbereitung, Koordination und Durchführung einer Einzelveranstaltung oder Veranstaltungsreihe; ausschließlich vergleichbare Agenturleistungen

Je Referenz Bezeichnung und Kurzbeschreibung des Auftragsgegenstands, Projektart, vollständige Auftraggeberangaben, Ansprechpartner mit Telefonnummer oder E-Mail sowie eine nachvollziehbare Beschreibung von Gegenstand, organisatorischem Umfang, Aufgaben und Besonderheiten angeben. Einzelne reine Leistungen wie Grafik, Druck, Catering, Veranstaltungstechnik, Sicherheitsdienst, Teilnehmermanagement oder Referentenmanagement gelten nicht als vergleichbar. Veranstaltungsreihen müssen mindestens 3 Einzelveranstaltungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten umfassen. Maßgeblich für die Bewertung sind ausschließlich die Angaben im Formular E02.