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Ausschreibungen Sachsen

Rahmenvertrag zur Restaurierung von Archivgut aus dem Stadtarchiv

Stadt Bautzen02625 Bautzen, SachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Öffentliche Ausschreibung der Stadt Bautzen für einen Rahmenvertrag zur Restaurierung von Archivgut (Amtsbücher, Akten, Urkunden bis Größe Folio) aus dem Stadtarchiv für die Jahre 2027 bis 2029 (geschätztes Volumen ca. 10.000 EUR brutto pro Haushaltsjahr).

Gefragt sind Fachdienstleistungen rund um beschädigtes Kulturgut: Schimmelbehandlung, Trockenreinigung, Papierrestaurierung (Risse schließen, Fehlstellen ergänzen), Nassbehandlung, Anfaserung, Einband- und Umschlagrestaurierung, Neuheftung sowie Behandlung von Tinten- und Farbfraß. Zum Auftrag gehören auch Transport und fachgerechte Lagerung des Archivguts.

Bieter müssen u.a. eine Spezialversicherung für Restaurierung inkl. Transport (mind. 1 Mio. EUR Deckung), qualifiziertes Personal (idealerweise mit VDR-Mitgliedschaft) und mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren nachweisen.

Angebote sind ausschließlich elektronisch über die Plattform evergabe.de / AI Bietercockpit einzureichen, bis 03.09.2026, 09:15 Uhr MESZ.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 03. September 2026
Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Veröffentlichungca. 7. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist19. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist21. Aug. 2026
Angebotsfrist3. Sep. 2026
Bindefrist3. Sep. – 28. Sep. 2026
Zuschlagca. 29. Sep. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2029
Haushaltsjahr 2027 (Leistungszeitraum)1. Jan. – 31. Dez. 2027
Begutachtung bis Übergabe Auflistungca. 1. Jan. – 15. Jan. 2027
Nachbesserung bei Mängelnca. 1. Jan. – 15. Jan. 2027
Zahlungszielca. 31. Jan. – 19. Feb. 2027
Haushaltsjahr 2028 (Leistungszeitraum)1. Jan. – 31. Dez. 2028
Haushaltsjahr 2029 (Leistungszeitraum)1. Jan. – 31. Dez. 2029
Vertragsende31. Dez. 2029
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Niedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
  • Preis100%

    Angabe der Nettosummen je Position im Leistungsverzeichnis und die daraus folgende Gesamtsumme. Gewertet wird die Nettosumme aller im Leistungsverzeichnis aufgeführten Einzel-Positionen.

Der niedrigste Gesamtwert erhält die volle Punktzahl, die übrigen Angebote erhalten die Punkte im Verhältnis ihres Abstandes zum niedrigsten Angebot (Software 'AI Bietercockpit').

KI-Hinweis: Das Zuschlagskriterium 'Preis' mit 100% Gewichtung und der Bewertungsmethode ist im Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Art und Umfang der Restaurierungsarbeiten

Pro Archivalie (Akte oder Amtsbuch mit durchschnittlich 100 Blatt, bis Größe Folio) sind je nach Schadensklasse (1, 2 oder 3) folgende Maßnahmen vorgesehen:

Schimmelabtötung und Trockenreinigung (Gammastrahlen nur im Ausnahmefall, kein Ethylenoxid)Lösen der Heftung, Auseinanderheften, ZurücksortierenPapierbearbeitung/-restaurierung: Risse mit Japanpapier und Weizenstärkekleister schließen, Fehlstellen ergänzenNassbehandlung und Lösen von Verklebungen: mit demineralisiertem Wasser, Entsäuerungsbad, GelantinenachschleimbadAnfaserung (mit Cellulosefasern) und Nachleimung (0,5 % Gelatine oder Methylcellulose)Einband- und UmschlagrestaurierungNeuheftung/Nachheftung (preußische Aktenstichheftung oder nach H. Lenfort)Behandlung von Tinten- und Farbfraß (Phytatbehandlung)Konservierungseinband, falls Original nicht restaurierbar

Die Materialschäden umfassen chemische (z.B. säurehaltiges Papier), biologische (Schimmel, Tinten-/Farbfraß) und mechanische Ursachen (Einbandschäden, Risse, Knicke, Verklebungen). Die Maßnahmen orientieren sich an den Blauen Beurer Empfehlungen.

Dokumentationspflichten

Bestandteil der Leistung sind:

Jährliches Restaurierungsprotokoll als Sammelprotokoll mit Signatur und Datum je AkteSchriftliche Einzeldokumentation pro Akteneinheit: Datum, Signatur, Aktenumfang, ausgeführte Maßnahmen, verwendete Materialien mit AlterungsbeständigkeitsgarantieVor- und Nachzustandsfotografien bei besonders stark geschädigten Archivalien (vorab mit der Auftraggeberin abzustimmen)

Transport und Übergabe

Abholung und Anlieferung: Archivverbund Stadtarchiv/Staatsfilialarchiv, Schloßstraße 10 (3. OG/6. Ebene), 02625 BautzenFahrzeug: klimatisiert, ausschließlich horizontaler Transport, maximal 7,5 t, Zufahrt in den Innenhof nur mit TransporterVerpackung: Transportbehälter und holzfreie Paletten werden vom Auftragnehmer gestelltIm Leistungspreis enthalten: Verpackung, Aufladen, Beförderung, Abladen, Rücknahme und Beseitigung der Packstoffe, behördliche/private Erlaubnisse und GenehmigungenTransportversicherung: auf eigene Kosten ausreichend abzuschließenAbstimmung: Vorlaufzeit mind. 5 Werktage; Begutachtung bis zur Übergabe der Auflistung max. 10 Werktage

Lagerung beim Auftragnehmer

Klima: 18 °C ± 2 °C, 50 % relative Feuchte ± 5 %Licht: keine direkte SonneneinstrahlungSicherheit: Alarmanlage und Brandmeldeanlage mit Aufschaltung zu einem WachdienstSchädlingsvorsorge: IPM-Maßnahmen (Integrated Pest Management)Es handelt sich ausschließlich um Kulturgut mit Unikatcharakter – erhöhte Sorgfaltspflichten.

Vertragliche Rahmenbedingungen zur Leistungserbringung

Nachbesserung bei Mängeln: 2 WochenVertragsstrafe bei Verzug: 0,2 v.H. pro Kalenderwoche, maximal 8,0 v.H. der Auftragssumme (ohne USt.)Einzelaufträge (Einzelvergaben) werden auf Basis der Rahmenvereinbarung erteiltMitarbeiter müssen gemäß Verpflichtungsgesetz verpflichtet werden; Abschrift der Niederschrift ist der Auftraggeberin rechtzeitig vor dem ersten Transport zu übergeben

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Allgemeine Eignung

Registereintragung: Eintragung im Berufs- oder Handelsregister, sofern Pflicht; andernfalls Erklärung, dass keine Pflicht bestehtFinanzielle/wirtschaftliche Leistungsfähigkeit: Umsatznachweise der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für vergleichbare LeistungenFachliche/technische Leistungsfähigkeit: Verfügbarkeit qualifizierter Arbeitskräfte sowie geeignete technische Ausstattung, Geräte und AusrüstungSteuern und Abgaben: Erklärung zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenInsolvenzfreiheit: Erklärung zum Insolvenzverfahren (kein laufendes Verfahren o.Ä.)Zuverlässigkeit: Erklärung zu schweren Verfehlungen – keine relevanten Vorstrafen/Eintragungen (u.a. Korruption, Betrug, Diebstahl, Insolvenzdelikte, wettbewerbsbeschränkende Absprachen, Terrorismusfinanzierung)Vorläufiger Eignungsnachweis: Präqualifizierung im VOL-Bereich ODER ausgefüllte Eigenerklärung zur Eignung

Spezialversicherungen

Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung: Personen-, Sach- und Vermögensschäden, für den Ausführungszeitraum, Nachweis nicht älter als 6 MonateRestaurierungsversicherung inkl. Transport: Deckungssumme mindestens 1.000.000 EUR, für den Ausführungszeitraum, Nachweis nicht älter als 6 Monate

Personal

Benennung der ausführenden und überwachenden Beschäftigten in Tabellenform mit Berufsabschlüssen und BerufserfahrungNachweise der Berufsabschlüsse, Berufserfahrung und QualifikationenAlle Mitarbeiter müssen auf Geheimhaltung verpflichtet werden

Fachliche Qualifikation und Mitgliedschaft

Nachweis der Mitgliedschaft im Verband der Restauratoren (VDR) e.V. oder in einer gleichwertigen Berufs- und Fachinstitution

Referenzen

Mindestens 2 vergleichbare, abgeschlossene Referenzprojekte aus den letzten 5 JahrenPflichtangaben je Referenz: Auftraggeber/Ansprechpartner mit Telefonnummer, Art der Leistung/Beschreibung des Referenzobjektes, Umfang, Auftragssumme, AusführungszeitraumHinweis: Eigene Vorlage zulässig, sofern alle Mindestinhalte enthalten sind

Datenschutz und Russlandbezug

Datenschutz: technische und organisatorische Maßnahmen gemäß DSGVO, BDSG und Sächsischem DatenschutzdurchführungsgesetzRusslandbezug: Eigenerklärung gemäß EU-Verordnung 833/2014; gilt auch für Unterauftragnehmer, Lieferanten und Kapazitätsunternehmen mit >10 % Auftragswert
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: Letzte 5 Kalenderjahre vor AngebotsabgabeVolumen: Nicht konkret vorgegeben; vergleichbar in Art und Umfang

Mindestens 2 vergleichbare, abgeschlossene Referenzprojekte zur Restaurierung von Archivgut/Archivmaterialien

Vergleichbar in Art und Umfang; Angabe von Auftraggeber/Ansprechpartner mit Telefonnummer, Leistungsbeschreibung, Umfang, Auftragssumme, Ausführungszeitraum; ggf. Bestätigung der vertragsgemäßen Ausführung

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 15 erledigt
Angebotsformulare (über AI Bietercockpit)
Eignungsnachweise
Referenzen
Bietergemeinschaften / Nachunternehmer
Sonstiges

Verlauf dieser Vergabe

2 Bekanntmachungen
  1. 28.08.2026Ausschreibungauf dieser Seite
    • Abgabefrist: 27.08.2026 → 03.09.2026
    • Beschreibung geändert
  2. 06.08.2026Ausschreibung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Bautzen
Ort
02625 Bautzen, Sachsen
Kategorie
Sachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
02625 Bautzen
Sachsen

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