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Ausschreibungen Sachsen

Raumbuchungs- und Veranstaltungsmanagementsoftware

Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden01069 Dresden, SachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden beschafft eine webbasierte Software für Raumbuchung und Veranstaltungsmanagement (Mietmodell/SaaS). Lehrende, Studierende und Verwaltung sollen Übungs-, Unterrichts- und Veranstaltungsräume selbst buchen können.

Das System muss ca. 150 Räume und mindestens 1.200 Nutzende verwalten, an das Campusmanagement (HiO), das Schließsystem (Secanda) und die Hochschul-Website (Typo3) anbinden und auch ein Veranstaltungsmanagement für Konzerte und Proben bieten.

Es handelt sich um ein zweistufiges Verfahren nach VOL/A: Zunächst wird die Eignung im Teilnahmewettbewerb geprüft (Frist: 11.09.2026, 12:00 Uhr), anschließend werden bis zu 5 geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Gefordert sind u.a. Mindestumsätze, eine Berufshaftpflicht mit definierten Deckungssummen und mindestens 3 vergleichbare Referenzen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 11. September 2026
Termin / FristAUG2026 OKT DEZ FEB APR JUN AUG OKT
Veröffentlichung15. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist1. Sep. 2026
Teilnahmefrist11. Sep. 2026
Einladungsfristca. 5. Okt. 2026
Server-Einrichtung1. März – 30. Apr. 2027
Vorbereitungsphase1. Apr. – 30. Juni 2027
Einführungsphase1. Juni – 31. Okt. 2027
Ausführungsbeginn31. Okt. 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität4 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • K1 – Angebotsgesamtpreis40%

    Angebotsgesamtpreis für die Leistungen über den gesamten Vertragszeitraum inkl. Umsatzsteuer. Bewertung über linearen Abstand zum niedrigsten Preis (Bestpreisangebot = 100 WP, doppelter Preis oder mehr = 0 WP).

  • K2 – Funktionalität von Software und Service20%

    Erfüllungsgrad der im Anforderungskatalog (Anlage 5.1) gelisteten B-Kriterien. Drei-stufige Skala (nicht/rudimentär=0 Pkt., teilweise=2,5 Pkt., vollständig=5 Pkt.) multipliziert mit Gewicht des B-Kriteriums (1-3). Maximal 225 WPK2 = 100 WP.

  • K3 – Umsetzungskonzept40%

    Setzt sich aus zwei gleichgewichteten Unterkriterien zusammen: schriftliche Ausarbeitung der Umsetzungskonzeption und mündliche Präsentation. Bewertung nach Schulnoten 1-5 (linear interpoliert, 50 WP pro Unterkriterium).

ΣWPgewichtet = WPK1 * 0,4 + WPK2 * 0,2 + WPK3 * 0,4; K1: lineare Interpolation zum Bestpreis (100 WP bei niedrigstem Preis, 0 WP bei doppeltem Preis oder mehr); K2: 3-stufige Skala (0/2,5/5 Punkte je B-Kriterium, Gewichtung 1-3), Umrechnung 225 WPK2 = 100 WP (Faktor 4/9); K3: Addition aus schriftlicher Konzeption (max. 50 WP) + mündlicher Präsentation (max. 50 WP), Schulnoten 1-5, linear interpoliert

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen (40/20/40), Unterkriterien von K3 (je 50 WP) und Bewertungsformeln sind vollständig dokumentiert. B-Kriterien unter K2 sind im Anforderungskatalog gelistet, fließen aber alle in das eine Kriterium K2 ein.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Bereitstellung, Hosting und Plattform

Bereitstellung als Mietmodell (SaaS); webbasierte Anwendung und/oder App, ohne Plugin-InstallationFunktion auf PC, Laptop, Tablet, Smartphone; kompatibel mit Windows, macOS, Linux, Android, iOSHosting auf externem Server in EU/EWR, DSGVO-konform; Auftragsverarbeitungsvertrag und technisch-organisatorische Maßnahmen erforderlichAutomatische Software-Updates; Betriebseinschränkungen nur 22:00–07:00 UhrMindestens tägliche Datensicherung mit definierten Wiederherstellungs- und LöschverfahrenVerfügbarkeit mindestens 99,90 % pro Jahr; Echtzeit-ReaktionszeitenBarrierefreiheit nach WCAG mindestens Stufe ASprachen Deutsch und Englisch inkl. kontextsensitiver Hilfefunktion

Authentifizierung, Nutzer und Rechte

Single Sign-On über Shibboleth / Identity Provider mit den bestehenden Hochschul-UsernamenGastzugänge für hochschulexterne NutzerNutzerumfang mindestens 1.200 Personen (ca. 400 Lehrende, 700 Studierende, 60 Verwaltung, bis zu 20 Externe)Mindestens 600 gleichzeitig aktive Nutzer ohne Performance-Einbußen18 AdministratorzugängeDefinierbare Rollen mit differenzierten Zugriffs- und Buchungsrechten; Zuweisung von Raumkategorien, Buchungsquoten und Vorlaufzeiten

Schnittstellen und Integration

Unidirektionale Schnittstelle zum Campusmanagement HiO (Stammdaten)Bidirektionale Schnittstelle zum Schließsystem Secanda (REST-API)Unidirektionale Schnittstelle zur Hochschul-Website (Typo3)iCalendar-Feed zu Microsoft Exchange Online und zu gängigen KalenderformatenSchnittstellen sind durch den Auftragnehmer zu programmieren

Einführung, Schulung und Support

Mindestens 2 zweitägige Konfigurationsworkshops in DresdenKey-User-Schulungen vor Ort in Dresden (deutschsprachig)Tests in produktionsnaher Umgebung vor Go-LiveUmsetzungsbegleitung bei Schnittstellenprogrammierung und DatenmigrationDigitale Nutzungsdokumentation in Deutsch und EnglischVideotutorials (DE/EN mit Untertiteln)Telefonischer Support Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr, mind. 6 Std./Tag, in Deutsch und EnglischNotfallsupport Mo–So 07:00–22:00 Uhr, Reaktionszeit 4 StundenWiederherstellung bei betriebsverhindernden Störungen bis spätestens 09:00 Uhr des nächsten Werktags; bei betriebsbehindernden Störungen innerhalb 24 Stunden (Fix binnen 2 Werktage); bei nicht wesentlichen Fehlern binnen 5 WerktageRegelmäßige Updates der SoftwareOptionale, gesondert zu beauftragende Anwenderschulungen für Lehrende und Studierende (digital oder in Präsenz) – Kosten sind im Angebot gesondert aufzuführenVorgesehene Nutzertagungen / Austauschformate mit weiteren Musikhochschulen zur Weiterentwicklung der Software

Projektphasen und Inbetriebnahme

Server-Einrichtung: 01.03.2027 – 30.04.2027Vorbereitungsphase: 01.04.2027 – 30.06.2027Einführungsphase: 01.06.2027 – 31.10.2027Vollumfängliche Produktionseinführung spätestens am 31.10.2027

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe (§ 6 Abs. 5 VOL/A, § 123 GWB)

Keine einschlägigen Verurteilungen oder Bußgelder, keine Verstöße gegen Steuer- oder Sozialversicherungspflichten, keine Insolvenz, keine schweren beruflichen Verfehlungen, keine Wettbewerbsabsprachen, keine Interessenkonflikte, keine Vorbefassung, keine vorzeitige Vertragsbeendigung oder Schadensersatz durch öffentliche Auftraggeber, keine Täuschung oder unzulässige Einflussnahme. Bei Verstößen aus Teil A–D (außer C.2, C.5, C.6) kann Selbstreinigung nach § 125 GWB geltend gemacht werden. Keine Bußgelder ≥ 2.500 € nach MiLoG/AEntG oder ≥ 175.000 € nach LkSG.

Rechtliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eintragung im Handels- oder Berufsregister (soweit vorhanden); Auszug nicht älter als 3 MonateMitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse (für Unternehmen mit Sitz in Deutschland)Jahresgesamtumsatz (netto) im Durchschnitt der letzten 3 Jahre ≥ 1.000.000 €Umsatz mit Bereitstellung/Hosting von Raumbuchungs- und Veranstaltungsmanagementsoftware (netto) im Durchschnitt der letzten 3 Jahre ≥ 500.000 €Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung: Personenschäden ≥ 250.000 €, Sachschäden ≥ 1.000.000 €, Vermögensschäden ≥ 250.000 € je Versicherungsfall; jährliche Gesamtschadensmindestdeckung ≥ 2.000.000 €. Bestätigung des Versicherers oder rechtsverbindliche Zusicherung mit Originalbestätigung spätestens 2 Wochen nach Zuschlag.

Personelle Leistungsfähigkeit

Im Jahresdurchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre müssen mindestens beschäftigt sein (jew. mind. 0,25 VZÄ):

1 Projektingenieur (Hochschule) als Projektleiter2 Projektmitarbeiter mit Hochschulabschluss2 Programmierer2 Kundenbetreuer Störungsbeseitigung

Fachkunde – Referenzen

Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren (2023–2025) von verschiedenen öffentlichen Auftraggebern mit:

Standardsoftware für Raumbuchung UND VeranstaltungsmanagementCustomizing / Anpassung an KundenwünscheWebbasiert oder App-basiertIntegration in ein RaumschließsystemMindestens 600 parallelen Anwendern der RaumbuchungskomponenteVeranstaltungsmanagement mit mindestens 500 TeilnehmernIm Wesentlichen mangelfrei erfüllt; mind. 6 Monate produktiv ab Go-Live; nicht vorzeitig gekündigt

Referenzen dürfen kombiniert werden (getrennt für Raumbuchung und Veranstaltungsmanagement). Zusätzlich nachweisbare Erfahrung mit Digitalisierungsvorhaben an Musikhochschulen oder vergleichbaren künstlerischen Institutionen sowie besondere Erfahrung in der Implementierung einer Raumbuchungssoftware mit Selbstbuchungsfunktion für Musikhochschulen.

Auswahlkriterien (Stufe B, max. 5 Bieter)

Auswahlkriterium 1: Anzahl aktuell betreuter Kunden mit Raumbuchungssoftware (alle Auftraggeber). Bewertung: ≥20 = 20 WP; 15–19 = 15 WP; 10–14 = 10 WP; 4–9 = 5 WPAuswahlkriterium 2: Anzahl aktuell betreuter Kunden mit Raumbuchungssoftware (ohne Veranstaltungskomponente) ausschließlich aus Hochschulen, Kultureinrichtungen oder Einrichtungen der kulturellen Bildung. Gleiche WP-Staffelung wie Auswahlkriterium 1Auswahlkriterium 3: bis zu 3 zusätzliche Referenzen (ohne Veranstaltungskomponente); max. 3 × 20 = 60 WP. Anforderungen: Auftraggeber = Hochschule, ≥ 1.200 Anwender, ≥ 30 % durchschnittliche jährliche Anwenderfluktuation der letzten 3 Jahre, Vertragslaufzeit ≥ 4 Jahre, Go-Live vor max. 60 Monaten

Zuschlagskriterien (Wertung)

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt:

K1 – Angebotsgesamtpreis: 40 %K2 – Funktionalität von Software und Service (B-Kriterien aus Anlage 5.1): 20 %K3 – Umsetzungskonzept (schriftliche Konzeption max. 10 DIN-A4-Seiten + digitale Präsentationsunterlage + mündliche Präsentation 45 Min. + 20 Min. Rückfragen; Projektleiter namentlich vorab benennen): 40 %
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (2023, 2024, 2025); je Referenz mind. 6 Monate produktivVolumen: mind. 600 parallele Anwender Raumbuchung; mind. 500 Teilnehmer Veranstaltungsmanagement

Mindestens 3 Referenzen über Standardsoftware für Raumbuchung und Veranstaltungsmanagement, inkl. Customizing, webbasierter Nutzung/App, Integration in ein Raumschließsystem, mindestens 600 parallelen Anwendern der Raumbuchungskomponente und mindestens 500 Teilnehmern im Veranstaltungsmanagement; Auftrag im Wesentlichen mangelfrei erfüllt; je mind. 6 Monate ab Go-Live produktiv; nicht vorzeitig gekündigt.

Standardsoftware für Raumbuchung UND Veranstaltungsmanagement, kundenspezifische Anpassung, webbasiert oder App, Schließsystem-Integration, mangelfreie Vertragserfüllung; von verschiedenen öffentlichen Auftraggebern

bis zu 3 (optional, wertungsrelevant) ReferenzenZeitraum: Go-Live bis zu 60 Monate vor TeilnahmeantragVolumen: mind. 1.200 Anwender Raumbuchung; Angabe durchschnittliche jährliche Anwenderfluktuation der letzten 3 Jahre

Bis zu 3 zusätzliche Referenzen für Auswahlkriterium 3 (wertungsrelevant; müssen Veranstaltungskomponente NICHT enthalten)

Auftraggeber = Hochschule; Vertragslaufzeit mind. 4 Jahre; jährliche Anwenderfluktuation mind. 30 %

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 21%4–10 · 50%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 29 erledigt
Teilnahmeantrag – Pflichtformulare
Formale Nachweise und Registerauszüge
Wirtschaftliche und personelle Eignung
Fachliche Eignung – Referenzen
Angebotsabgabe – Stufe 2 (wird mit Angebotsaufforderung versandt)
Wichtige Hinweise
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden
Ort
01069 Dresden, Sachsen
Kategorie
Sachsen
Veröffentlicht
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
01069 Dresden
Sachsen

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