Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden (HfM Dresden) beschafft im Rahmen eines zweistufigen Vergabeverfahrens (Vergabenummer 169/2026) eine webbasierte Raumbuchungs- und Veranstaltungsmanagementsoftware als Mietmodell (SaaS). Die Lösung soll Selbstbuchungen für rund 1.200 Nutzende (Lehrende, Studierende, Verwaltung, Externe) auf ca. 150 Räumen ermöglichen, ein Veranstaltungsmanagement für Konzerte und Proben bereitstellen und in bestehende Systeme (HISinOne, Secanda-Schließsystem, Typo3, MS Exchange) integriert werden.
Wichtige Frist: Teilnahmeantrag bis 11.09.2026, 12:00 Uhr elektronisch über www.dtvp.de.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 26 Tage bis zur Angebotsfrist — 11. September 2026
HEUTE
Termin / FristJAN2026 APR JUL OKT JAN2027 APR JUL OKT
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Angebotsfrist
Frist nachgeforderte Unterlagen
Aufforderung Angebotsabgabe
Versichererbestätigung nach Zuschlag
Server-Einrichtung
Vorbereitungsphase
Einführungsphase
Produktionsstart (Pflicht)
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität4 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Angebotsgesamtpreis40%
Bewertung des gebotenen Angebotsgesamtpreises für die Leistungen über den gesamten Vertragszeitraum. Niedrigster Preis = 100 WP, doppelter Preis oder mehr = 0 WP, lineare Interpolation.
- Funktionalität von Software und Service20%
Bewertung des Erfüllungsgrades der B-Kriterien aus dem Anforderungskatalog (Anlage 5.1) auf einer dreistufigen Skala (nicht/rudimentär, teilweise, vollständig). Maximal 225 WPK2 entsprechen 100 Wertungspunkten, Umrechnung mit Faktor 4/9.
- Umsetzungskonzept40%
Bewertung der schriftlichen Umsetzungskonzeption (max. 10 DIN-A4-Seiten) und der mündlichen Präsentation durch den Projektleiter (max. 45 Min.). Beide Unterkriterien gleichgewichtet (jeweils bis zu 50 Wertungspunkte), Bewertung nach Schulnoten 1–5, lineare Interpolation.
ΣWPgewichtet = WPK1 × 0,4 + WPK2 × 0,2 + WPK3 × 0,4. Pro Kriterium bis zu 100 Wertungspunkte, multipliziert mit Gewichtungsfaktor, addiert. Bei Gleichstand entscheidet K3.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen, Unterkriterien und Bewertungsformeln sind vollständig dokumentiert (K1: 40%, K2: 20%, K3: 40% mit zwei gleichgewichteten Unterkriterien).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenPlattform und Hosting
Bereitstellung als webbasierte Anwendung und App, browserunabhängig (Windows, Mac, Linux, Android, iOS)Betrieb als Mietmodell / SaaSHosting DSGVO-konform in EU/EWRMehrsprachigkeit Deutsch/EnglischVerfügbarkeit mindestens 99,90 % pro JahrParallele Bedienung durch mindestens 600 gleichzeitige NutzerBarrierefreiheit nach WCAG Stufe A
Zugang und Authentifizierung
Single Sign-On (SSO) über Shibboleth für HochschulangehörigeGastzugänge für externe NutzerSkalierbarkeit für ca. 1.200 Nutzende (ca. 400 Lehrende, ca. 700 Studierende, ca. 60 Verwaltungsmitarbeiter, bis zu 20 Externe)
Raumbuchung
Selbstbuchung für Lehrende, Studierende und VerwaltungVerwaltung von ca. 150 Räumen (Übe-, Unterrichts-, Veranstaltungsräume, Kooperationsräume wie TU Dresden, HSKD)Kalenderansicht mit Tages-, Wochen- und MonatsübersichtSuch- und Filterfunktionen (Raum, Zeit, Ausstattung)SerienbuchungenBuchung von InventarEchtzeit-BestätigungBuchungsbestätigung über Terminals in den Räumen (Check-in)Kernzeit: 10:00–18:00 Uhr an Wochentagen in der Vorlesungszeit
Veranstaltungsmanagement
Verwaltung von Veranstaltungen mit Programmdaten, Ort, Beginn/Ende, Mitwirkenden, KooperationspartnernRessourcenplanung (Licht, Ton, Technik)Dienstplanung mit Feiertags- und ArbeitszeitkontrolleBeteiligtenverwaltung inklusive FreelancerBenachrichtigungssystemDoppelbelegungswarnungenExportmöglichkeitenBerücksichtigung von Veranstaltungsräumen (Konzertsaal 370 Plätze, Kleiner Saal 100 Plätze, Probebühne 50 Plätze)
Schnittstellen und Integrationen
Anbindung an Campusmanagement (HISinOne) – unidirektional für StammdatenAnbindung an Schließsystem Secanda – bidirektional über REST-APIAnbindung an Website (Typo3) – unidirektional für VeranstaltungskalenderAnbindung an MS Exchange Online – ICS-Feed / Microsoft Graph Calendar APIAnbindung an LDAP-Verzeichnisdienst
Rollen- und Rechte-Management
Differenzierte Rechte nach Nutzergruppen (Studierende, Lehrende, Verwaltung, Externe)Key-User-System für ca. 18 AdministratorenDefinierbare Rollen mit Zugriffs- und BuchungsrechtenZuweisung von Raumkategorien, Buchungsquoten und Vorlaufzeiten
Einführung und Schulung
Umsetzungsbegleitung mit DatenmigrationMindestens 2 zweitägige Workshops zur KonfigurationSchulungen für Key User vor Ort (deutschsprachig)Test in produktionsnaher UmgebungDigitale Nutzungsdokumentation und Videotutorials (DE/EN)Optional: Schulungen für Lehrende und Studierende (gesondert zu kalkulieren)
Einführungszeitraum
Server-Einrichtung: März bis April 2027Vorbereitungsphase: April bis Juni 2027Einführungsphase: Juni bis Oktober 2027Verbindlicher Produktionsstart: spätestens 31.10.2027
Support
Telefonischer Support zu Kernzeiten (Mo–Fr, mindestens 6 Stunden täglich im Zeitraum 08:00–16:00 Uhr)Notfallsupport zu ÖffnungszeitenDefinierte Fehlerkategorien mit Reaktions- und WiederherstellungszeitenNutzungsdokumentation digital
Reporting
Exportmöglichkeiten (CSV, PDF u.a.)Standardisierte Berichte zu Raumauslastung, Buchungshäufigkeit und Veranstaltungen
Optionale und weiterentwickelnde Leistungen
Nutzertagungen zur bedarfsgerechten WeiterentwicklungErweiterung um individuelle Stundenpläne (studiengangsbezogene Vorlesungen)Anpassbare Parameter und SchwellenwerteGesonderte Weiterentwicklungsleistungen mit TagessätzenNeuprogrammierung der Schnittstelle zum Schließsystem bei Bedarf
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenIdentität und Zuverlässigkeit
Angaben zur Identität und zum Sitz des BewerbersAktueller Auszug aus Handels- oder Berufsregister (nicht älter als 3 Monate)Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gemäß § 6 Abs. 5 VOL/A (Teile A–E)Eigenerklärung zur Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft/Unfallkasse (bei Sitz in Deutschland)Keine Eintragungen im Wettbewerbsregister, die die Zuverlässigkeit beeinträchtigen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Jahresgesamtumsatz im Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre: mindestens 1.000.000 EUR (ohne USt.)Umsatz aus Bereitstellung/Hosting von Raumbuchungs- und Veranstaltungsmanagementsoftware im Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre: mindestens 500.000 EUR (ohne USt.)Haftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen:Personenschäden: 250.000 EUR je VersicherungsfallSachschäden: 1.000.000 EUR je VersicherungsfallSonstige Vermögensschäden: 250.000 EUR je VersicherungsfallJährliche Gesamtschadensmindestdeckung: 2.000.000 EUROriginal-Bestätigung des Versicherers spätestens 2 Wochen nach Zuschlag
Personelle Leistungsfähigkeit
Jahredurchschnittlich beschäftigte Mitarbeitende (mind. 0,25 VZÄ) in jedem der letzten 3 Geschäftsjahre:Projektingenieure mit Hochschulabschluss (ISCED 7): mindestens 1Projektmitarbeiter mit Hochschulabschluss (ISCED 7): mindestens 2Programmierer: mindestens 2Kundenbetreuer Störungsbeseitigung: mindestens 2
Fachkunde – Pflichtreferenzen
Mindestens 3 Referenzen über Softwarelieferungen an öffentliche Auftraggeber aus den letzten 3 Jahren (2025/2024/2023)Jede Referenz muss umfassen: Standardsoftware für Raumbuchung und Veranstaltungsmanagement, webbasierte oder App-Nutzung, Anbindung an ein Raumschließsystem, parallele Bedienung durch ≥600 Anwender, Veranstaltungsmanagement für ≥500 Teilnehmer, Customizing an Kundenwünsche, im Wesentlichen mangelfreiReferenzen müssen zum Zeitpunkt der Einreichung mindestens 6 Monate Laufzeit ab Go-Live absolviert haben und nicht vorzeitig gekündigt worden sein
Auswahlkriterien (Stufe B)
Auswahlkriterium 1: Anzahl aktuell betreuter Kunden mit Raumbuchungssoftware (öffentliche und nicht-öffentliche Auftraggeber); max. 20 WP, Vollausstattung ab 20 KundenAuswahlkriterium 2: Anzahl aktuell betreuter Kunden mit Raumbuchungssoftware bei Hochschulen, Kultureinrichtungen oder Einrichtungen der kulturellen Bildung; max. 20 WP, Vollausstattung ab 20 KundenAuswahlkriterium 3: Bis zu 3 zusätzliche Hochschulreferenzen mit ≥1.200 Anwendern, >30% Fluktuation, ≥4 Jahre Laufzeit, Go-Live in letzten 60 Monaten; max. 60 WP
Nachunternehmer und Eignungsleihe
Nachunternehmer dürfen maximal 50 % des Auftragswerts ausmachenBei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung des eignungsverleihenden Unternehmens (Anlage 4, DOKNR VU 5) und Eigenerklärung zu Ausschlussgründen für jeden EignungsverleiherBei Verleihung wirtschaftlicher oder finanzieller Kapazitäten: gemeinsame Haftung mit Hauptauftragnehmer
Selbstreinigung
Bei Vorliegen von Ausschlussgründen (außer Insolvenz, wettbewerbsbeschränkende Absprachen, Interessenkonflikt) kann Selbstreinigung nach § 125 GWB geltend gemacht werdenErfordert: Schadensausgleich, aktive Aufklärung, technisch-organisatorische Maßnahmen; Nachweis durch gesondertes Dokument mit Belegen
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (2025, 2024, 2023); Referenz muss zum Zeitpunkt der Einreichung mindestens 6 Monate Laufzeit ab Go-Live absolviert haben, nicht vorzeitig gekündigt
Bereitstellung einer Standardsoftware für Raumbuchung und Veranstaltungsmanagement, webbasiert oder per App, mit Anbindung an ein Raumschließsystem, Customizing, paralleler Bedienung durch ≥600 Anwender, Veranstaltungsmanagementkomponente für ≥500 Teilnehmer, im Wesentlichen mangelfrei
3 verschiedene öffentliche Auftraggeber
bis zu 3 (zusätzlich, optional) ReferenzenZeitraum: Go-Live in den letzten 60 Monaten vor Abgabe des Teilnahmeantrags
Hochschulreferenz mit Raumbuchungssoftware, ≥1.200 Anwender, jährliche Anwenderfluktuation >30 % (Durchschnitt der letzten 3 Betriebsjahre), Vertragslaufzeit ab Go-Live ≥4 Jahre
Auftraggeber muss Hochschule sein (Auswahlkriterium 3)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 54%4–10 · 31%11+ · 15%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 20 erledigt
Teilnahmeantrag – Formulare & Erklärungen
Referenzen
Nachunternehmer & Eignungsleihe (falls einschlägig)
Angebotsphase (Stufe 2 – nach Aufforderung)
Formale Vorgaben
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
Erhalten Sie ähnliche Vergabeverfahren, sobald sie veröffentlicht werden.
Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden
Anschrift
01067 Dresden
Ort
01067 Dresden
Kategorie
Sachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.hfmdd.de ↗Weitere Ausschreibungen Sachsen
Alle anzeigen →Sachsen