Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB) sucht für ihre drei Geschäftsbereiche (Berliner Festspiele, Haus der Kulturen der Welt, Internationale Filmfestspiele Berlin) ein unabhängiges Reisebüro, das jährlich rund 1.000 Flug- und Bahnreisen sowie weitere Reisedienstleistungen für Gäste, Künstler, Ensembles und Mitarbeitende vermittelt.
Was zu tun ist:
Vermittlung von Flügen (alle Airlines, inkl. Low Cost Carrier) und Bahntickets – Inland der Mitarbeitenden ausschließlich per Bahn.Buchung von Hotels, Mietwagen, Flughafentransfers, Visa-Service sowie Bus-/Fähr-/Schiffsverbindungen im Einzelfall.Stets die wirtschaftlich günstigste und nachhaltigste (CO₂-ärmste) Verbindung ermitteln und anbieten – auf Wunsch auch auf Englisch.Erreichbarkeit auch außerhalb der Geschäftszeiten und am Wochenende sicherstellen.
Was dafür mit dem Angebot einzureichen ist:
Eigenerklärung zur Eignung (mit mind. 3, max. 6 vergleichbaren Referenzen der letzten 3 Jahre) und ein ausgefülltes Preisblatt.Ein separates Konzept, in dem der Bieter u.a. Service, Erreichbarkeit, Buchungsprozess, Nachhaltigkeit und Unabhängigkeit von Airlines erläutert (Punkte a–k).
Angebote werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform (www.dtvp.de) eingereicht. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlich günstigste Angebot (Preis 40 %, Konzept 60 %).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung
Angebotsfrist
Bindefrist
Vertragsbeginn
Rahmenvertrag Laufzeit
Verlängerung 1
Erste Preisänderung möglich
Verlängerung 2
Verlängerung 3
Verlängerung 4
Verlängerung 5
Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis40%
Wertung anhand der im Preisblatt (Anlage 3) angegebenen Preise und Pauschalen für die Vermittlung von Reiseleistungen.
- Konzept60%
Konzept zur Gewährleistung der wirtschaftlich und nachhaltigsten Reiseverbindungen unter Berücksichtigung der auftraggeberseitig vorgegebenen Anforderungen. Zu bewerten sind Aussagen zu Serviceleistungen, Geschäftszeiten, Abrechnung, Koordination/Übermittlungsformat, Kommunikation/Kundenbetreuung, Datenmanagement/Qualitätssicherung, Mechanismen zur Sicherstellung wirtschaftlich günstigster und nachhaltigster Verbindungen, Erreichbarkeit/Reaktionszeiten, Erstattungs-/Stornierungsprozesse sowie Umgang mit besonderen Anforderungen (z.B. Großgruppen, Instrumente als Gepäck).
KI-Hinweis: Preis (40%) und Konzept (60%) sind als Zuschlagskriterien mit Gewichtung benannt; eine detaillierte Untergliederung des Konzeptkriteriums in bewertete Teilaspekte sowie die konkrete Bewertungsformel (z.B. Punkteskala) sind aus den vorliegenden Unterlagen nicht ersichtlich.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenVermittelte Reisearten & Verkehrsmittel
Hauptleistung ist die Vermittlung von Reiseverbindungen zur Personenbeförderung, die im Namen und auf Rechnung der KBB erfolgt.
Flüge (alle Airlines, inkl. Low Cost Carrier): Buchung aller Strecken – Inland, EU, international sowie innerhalb von Drittländern; Sitzplatzreservierung, Gepäckbuchung und -nachbuchung; Business-Class auf Wunsch; Berücksichtigung von Vielfliegerprogrammen (z. B. Miles & More); bevorzugte Berücksichtigung von Airlines mit geringerem CO₂-Ausstoß.Bahn: innerdeutsche und internationale Zugverbindungen, jeweils wirtschaftlichste UND schnellste Variante; Sitzplatzreservierung; 1. oder 2. Klasse nach Absprache; Berücksichtigung von BahnCard-/Bonusprogrammen.Weitere Verkehrsmittel im Einzelfall: Bus, Schiff, Fähre – wenn damit die wirtschaftlichste, schnellste oder nachhaltigste Option erreicht wird.Nicht erforderlich: Kompensationsleistungen (z. B. CO₂-Ausgleich), da die KBB eine eigene Kompensationskooperation für Dienstreisen der Mitarbeitenden unterhält.
Ergänzende Reisedienstleistungen
Neben den eigentlichen Beförderungsleistungen sind vom Auftragnehmer folgende Services zu erbringen bzw. zu vermitteln:
Flughafentransfers zum Hotel bei Anreise von Gästen.Visumservice: Beantragung von Visa für Künstler*innen und Gäste in Absprache mit dem jeweiligen Geschäftsbereich.Hotels/Apartments: Vermittlung und Buchung je nach Bedarf; Preiskategorie nach Geschäftsbereich; mehrere Alternativen zur Auswahl anbieten.Mietwagen: Vermittlung und Buchung auf Anfrage.Umbuchungen und Stornierungen: Reaktion in angemessener Zeit; Servicegebühren gemäß Preisblatt.
Nachhaltigkeit, Unabhängigkeit & Service-Standards
Wirtschaftlich günstigstes Angebot: Der Auftragnehmer hat stets die günstigste Variante zu ermitteln und nachvollziehbar darzulegen.Nachhaltigste Alternative: Die CO₂-ärmste Verbindung ist immer als Option vorzuschlagen.Keine Agenturbindung: Der Auftragnehmer darf weder vertraglich noch wirtschaftlich an bestimmte Airlines, Reiseveranstalter oder andere Anbieter gebunden sein und muss unabhängig im Interesse der KBB beraten.Inlandsreisen der KBB-Mitarbeitenden: ausschließlich per Bahn (interne Vorgabe); andere Verkehrsmittel sind hier nicht zulässig.Sprache: Reiseverbindungen auf Wunsch auch auf Englisch; die Verfahrenssprache ist Deutsch.Übermittlung an Gäste: übersichtlich und ohne Preisangaben; Preisinformationen gehen ausschließlich an die KBB.Umweltmanagementsysteme der KBB: EMAS und DIN EN ISO 14001 sind zu berücksichtigen.Erreichbarkeit: auch außerhalb der Geschäftszeiten (Mo–Fr), am Wochenende und an Feiertagen; Reaktionszeiten sind im Konzept darzulegen.
Organisation & Koordination
Benennung eines persönlichen Ansprechpartners/Verantwortlichen nebst Vertretung; unverzügliche Information über alle verbindlichen Buchungen.Übermittlungsformat für Reiseverbindungen nach Absprache (z. B. Excel, Word).Abrechnung getrennt je Geschäftsbereich und je Projekt; mehrere separate Preisblätter sind zulässig.Es bestehen keine Mindestabnahmemengen und kein Anspruch auf Beauftragung in bestimmtem Umfang.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung & Erlaubnis zur Berufsausübung
Gewerbeanmeldung, Handelsregistereintrag oder gleichwertige Bescheinigung (bei ausländischen Bietern).Handwerks-/Gewerbekarte der zuständigen Handwerkskammer oder Mitgliedschaft in der IHK (oder gleichwertige Bescheinigung).Berufsregistereintragung.Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft (Bezeichnung und Mitgliedsnummer).
Wirtschaftliche & finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatz des Unternehmens der letzten 3 Geschäftsjahre, aufgeschlüsselt nach Gesamtumsatz und Umsatz mit der zu erbringenden Leistung (Reisebuchungen).Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungen: Personenschäden € 3.000.000, Sachschäden € 3.000.000, Vermögensschäden € 100.000 pro Schadensfall.Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung.
Technische & berufliche Leistungsfähigkeit
Berufliche Erfahrung und Qualifikation der Mitarbeitenden.Erreichbarkeit/Präsenz: Sicherstellung kurzfristiger Erledigung von Buchungsrecherchen und -aufträgen – auch außerhalb der Geschäftszeiten (Mo–Fr), am Wochenende und an Feiertagen.Sprachkenntnisse: sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau werden vorausgesetzt; Englisch und weitere Sprachen sind wünschenswert.Unabhängigkeit: keine Agenturbindung, keine exklusiven vertraglichen oder wirtschaftlichen Bindungen an bestimmte Airlines, Reiseveranstalter oder andere Anbieter; transparente Darstellung im Konzept.
Referenzen
Referenzliste mit mindestens 3, maximal 6 vergleichbaren Projekten aus den letzten 3 Jahren (Buchung von Geschäfts- und Gruppenreisen).Je Referenz: Art der ausgeführten Arbeiten, Auftragsvolumen/Rechnungswert, Gruppengröße, Leistungszeit, Auftraggeber mit Ansprechpartner.
Zuverlässigkeit
Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation, kein abgelehnter Insolvenzantrag mangels Masse; ggf. Vorlage eines rechtskräftig bestätigten Insolvenzplans.Keine schwere Verfehlung im Sinne der Eigenerklärung – insbesondere keine Verurteilungen/Festsetzungen wegen z. B. Terrorismusfinanzierung, Bestechung, Diebstahl, Betrug, Untreue, Geldwäsche oder wettbewerbsbeschränkender Absprachen bei Ausschreibungen (Straftaten mit Freiheitsstrafe > 3 Monate oder Geldstrafe > 90 Tagessätze in den letzten 2 Jahren).
Nachweise & Nachweismodalitäten
Vorläufiger Eignungsnachweis durch ausgefüllte Eigenerklärung zur Eignung (Anlage 6) oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE).Alternativnachweis möglich: Eintragung in einem amtlichen Verzeichnis (z. B. PQ-Verzeichnis) oder Zertifikat nach europäischen Zertifizierungsstandards.Alle Bescheinigungen in deutscher Sprache oder mit deutscher Übersetzung.Bestätigungen/Nachweise nur auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb einer angemessenen Frist; bei Zuschlag und Auftragssumme > 30.000 € wird ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister angefordert.
Bonusregelung
Bieter, die als Werkstatt für Behinderte anerkannt sind, erhalten einen Bonus von 15 % auf die Wertungssumme; bei wirtschaftlicher Gleichwertigkeit erhält die Werkstatt den Zuschlag. Der Nachweis der Eigenschaft als Werkstatt ist mit dem Angebot zu führen.
Referenzprojekte
mindestens 3, maximal 6 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (ab Angebotsabgabe zurückgerechnet)Volumen: nicht vorgegeben
Mind. 3, max. 6 Referenzen über vergleichbare Leistungen (Buchung von Geschäfts- und Gruppenreisen) der letzten 3 Jahre, inkl. Art der Arbeiten, Auftragsvolumen/Rechnungswert, Gruppengröße, Leistungszeit, Auftraggeber mit Ansprechpartner
Vergleichbare Leistungen = Buchung von Geschäfts- und Gruppenreisen; Nachweis über Referenzliste (Bestandteil der Eigenerklärung Eignung, Anlage 6)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 12 erledigt
Angebotsschreiben & Formulare
Eignung & Referenzen
Preisblatt
Konzept zur Leistungserbringung (Punkte a–k)
Sprache & Form
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB GmbH)
Ort
10963 Berlin, Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
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