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Ausschreibungen Sachsen

Retrodigitalisierung AV Medien

Sächsische Landesbibliothek - Staats- und Universitätsbibliothek Dresden (SLUB)beim Dienstleister, SachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die SLUB Dresden sucht Dienstleister für die Retrodigitalisierung historischer Film-, Video- und Tonmedien. Ausgeschrieben sind 7 Teillose mit unterschiedlichen Filmformaten (35mm, 17,5mm, 16mm, 8mm), teils in sehr empfindlichem Zustand (Nitrofilm, Essigsäuresyndrom).

Zu liefern sind hochwertige Archivdateien (FFV1/Matroska), Masternutzungsdateien (ProRes 4444), Dokumentationen, MD5-Prüfsummen sowie die komplette Organisation von Transport und Projektablauf.

Bewerbung ist auf einzelne oder mehrere Lose möglich. Die Abgabe erfolgt elektronisch über www.evergabe.sachsen.de bis zum **27.07.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 27. Juli 2026
Termin / FristJUN2026JULAUGSEP
Veröffentlichung28. Juni 2026
Bieterfragen-Frist17. Juli 2026
Teststellung Frist24. Juli 2026
Angebotsfrist27. Juli 2026
Bindefrist27. Juli – 30. Sep. 2026
Leistungszeitraum Teillose 3–7ca. 27. Juli – 10. Dez. 2026bis 2026
Leistungszeitraum Teillose 1–2ca. 27. Juli 2026 – 28. Feb. 2027bis 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität4 Kriterien
Preis 35%Qualität 65%
  • Preisangebot35%

    Angebotspreis, bewertet nach Preis-Leistungs-Verhältnis

  • fachliche, technische und zeitliche Durchführung30%

    Qualifikation, Geräte, Lagerung, Transport, zeitliche Durchführungsplanung

  • Qualität der Teststellung30%

    Digitalisierungsergebnis, Datei entsprechend Formatvorgaben, Dokumentation

  • Angebotsdarstellung5%

    Transparenz, ausreichende Information, Dokumentenorganisation

KI-Hinweis: Alle vier Zuschlagskriterien mit Gewichtung sind explizit angegeben; eine konkrete Bewertungsformel ist nicht definiert, nur das Preis-Leistungs-Verhältnis als Methode.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Übergeordnete Leistungsbestandteile (gilt für alle 7 Lose)

Transport und Logistik

Organisation des Hin- und Rücktransports der Originale zwischen Quellgeber (SLUB Dresden) und dem DienstleisterTransport inklusive Versicherung; Kosten im Angebot zu kalkulieren

Konservatorische und technische Vorbereitung

Manuelle Vorbereitung des Ausgangsmaterials (Reinigung, Restaurierung, Flexibilisierung)Filmwäsche vor der Digitalisierung (Kosten im Angebot)Wetgate-Scan in Einzelfällen (Kosten im Angebot, z.B. pro Filmminute)

Digitalisierung

Einhaltung eines Musterdurchgangs, Regeldurchgangs und ggf. KorrekturdurchgangsRegelmäßige Wartung der eingesetzten Geräte ist nachzuweisen

Datenlieferung und Qualitätssicherung

Übergabe auf vom Auftragnehmer bereitgestellten Leihfestplatten oder über Cloud StorageErzeugung von MD5-Prüfsummen je Frame (`framemd5`) und je Archivdatei (`archiv.md5`)Übermittlung der Kodierungs-Kommandozeile an die SLUBValidierung mit MediaConch (empfohlen)

Projektmanagement und Kommunikation

Benennung von Projektmanagement und festen Ansprechpartnern für die SLUBLückenlose Dokumentation der Lagerung des Ausgangsmaterials während der gesamten Auftragsabwicklung

Preisgestaltung

Preiskalkulation mit Einzelpreisberechnung (Grundwert plus Einzelpreis bei Mehraufwand) verlangt

Bewerbung, Lose und Fristen

Es gibt 7 Teillose; Bewerbung auf einzelne oder mehrere Lose ist möglichFür Los 1 sind ausdrücklich kooperative Angebote verschiedener Dienstleister zugelassenBindefrist des Bieters: 30.09.2026Leistungs- und Rechnungsstellung Teillose 1–2: bis 28.02.2027Leistungs- und Rechnungsstellung Teillose 3–7: bis 10.12.2026Lieferung der letzten Charge jeweils spätestens 2 Wochen vor Ende des LeistungszeitraumsErgänzende Hinweise zur Anlieferung, Rechnung und AGB sind den Allgemeinen Bedingungen bzw. der AGB der SLUB zu entnehmen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche Eignung (gilt für alle Lose)

Nachgewiesen sehr gute Qualifikation im Umgang mit Archivmedien (Unikatstatus, sensible historische Medien)Vorlage von Referenzprojekten mit Fachinstitutionen (z. B. Bundesarchiv, Deutsches Rundfunkarchiv)Beschreibung von Qualifikation, Erfahrung und Weiterbildung der ausführenden MitarbeiterBeschreibung der manuellen Vorbereitung (Reinigung, Restaurierung, Konservierung)Beschreibung der technischen Durchführung (Workflows, Gerätedaten, regelmäßige Wartungen)Beschreibung der eingesetzten SoftwareDarstellung der lückenlosen Lagerungssituation des Ausgangsmaterials während der AuftragserledigungZeitschema zur Durchführung und zu Etappenergebnissen (z. B. Lieferung von Abnahmepaketen)Konzept für den Transport inklusive Versicherung

Wirtschaftliche und persönliche Eignung (gilt für alle Lose)

Auszug aus dem Handelsregister, nicht älter als 3 MonateAuszug aus dem Gewerbezentralregister (nicht älter als 3 Monate) oder gleichwertige EigenerklärungNachweis über die Eintragung im Berufsregister des Firmen- oder Wohnsitzes oder EigenerklärungNachweis einer branchenüblichen BetriebshaftpflichtversicherungFirmenprofilAngabe der Geschäftsführer und GesellschafterEigenerklärung zu: Steuern/Sozialabgaben, Insolvenz, Liquidation, Schwarzarbeit, schweren Verfehlungen, WahrheitspflichtUnternehmenszahlen: Jahresumsätze 2022–2025, Umsatzprognose 2026, Gesamtzahl Mitarbeiter zum 30.06.2026Bilanzen 2022–2025 auf Verlangen nachreichenDas Unternehmen darf sich zudem nicht in einem Insolvenzverfahren oder in Liquidation befinden
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre

Mindestens zwei unterschiedliche Referenzkunden mit vergleichbaren Aufträgen der letzten 3 Jahre im Bereich Retrodigitalisierung audiovisueller Medien (idealerweise mit Fachinstitutionen wie Bundesarchiv oder Deutschem Rundfunkarchiv)

Pro Referenz: Auftraggeber, Umfang, Zeitraum, Ansprechpartner mit Telefonnummer; SLUB behält sich Nachfragen vor. Wird die SLUB Dresden selbst als Referenz benannt, ist kein separates Referenzschreiben erforderlich. Für Los 2 zusätzlich: Nachweis bereits durchgeführter 17,5mm-Digitalisierungen (mit Digitalisaten und Dokumentation).

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 52%4–10 · 29%11+ · 19%
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Sächsische Landesbibliothek - Staats- und Universitätsbibliothek Dresden (SLUB)
Ort
beim Dienstleister, Sachsen
Kategorie
Sachsen
Veröffentlicht
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
beim Dienstleister
Sachsen

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