Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
RV Lieferung Wahlkuverts 2027 - 2030
civillent GmbH | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Reutlingen, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum es geht: Die civillent GmbH (Tochter der Komm.ONE AöR) sucht bis zu 3 Lieferanten für den Kauf und die die Lieferung von geschätzt rund 20 Millionen Wahlkuverts (Format C6/5, recycling grau, mit Folienfenster und Nassklebung) im Zeitraum 01.01.2027 bis 31.12.2030.
Wie es abläuft: Offenes Verfahren nach VgV. Wer den Zuschlag für den Rahmenvertrag bekommt, nimmt danach an Miniwettbewerben teil, in denen die einzelnen Bestellungen (z. B. für Wahlen wie die Bundestagswahl 2029) vergeben werden. Zuschlag geht zu 100 % nach Preis.
Was Bieter mitbringen müssen: u. a. Eigenerklärungen, Nachweise (Handelsregister, Versicherungen, Umsatz, Mitarbeiter), 3 vergleichbare Referenzen (eine davon: Großprojekt mit 5 Mio. Kuverts als Einzelauftrag), Tariftreue/Mindestlohn-Erklärungen sowie eine Bemusterung (Testkuverts), die auf den Kuvertiersystemen Böwe Turbo 9G und Kern K2600 einwandfrei laufen muss.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Bieterfragen-Frist9. Okt. 2026
Angebotsfrist19. Okt. 2026
Angebotsöffnung19. Okt. 2026
Bindefristca. 19. Okt. – 18. Dez. 2026
Angebotsgültigkeitca. 19. Okt. – 18. Dez. 2026
Zuschlagca. 31. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030
Abruf 20271. Jan. – 31. Dez. 2027
Quartalsreporting1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030
Erste Preisanpassung1. Juli 2027
Abruf 20281. Jan. – 31. Dez. 2028
Abruf 2029 (ohne Großwahlen)1. Jan. – 31. Dez. 2029
Großwahl Bundestagswahl 2029ca. 28. Jan. – 25. März 2029
Abruf 20301. Jan. – 31. Dez. 2030
Vertragsende31. Dez. 2030
Aufbewahrung Reklamationenca. 31. Dez. 2030 – 31. Dez. 2035bis 2035
VeröffentlichungDatum offenVeröffentlichung des Vergabeverfahrens auf dem Vergabeportal Baden-Württemberg; konkretes Datum nicht in den Unterlagen genannt.
RügefristDatum offen10 Kalendertage zur Rüge von Vergaberechtsverstößen nach Bekanntgabe; danach 15 Kalendertage nach Mitteilung über Nichtabhilfe.
BemusterungslieferungDatum offenNach Aufforderung durch Auftraggeber Lieferung von 6 Kartons à 1.000 Kuverts pro Standort innerhalb von 14 Kalendertagen; erst nach Freigabe des Korrekturabzugs.
Benennung AnsprechpartnerDatum offenSchriftliche Benennung eines Ansprechpartners mit Deutschkenntnissen Niveau C1 innerhalb von 2 Wochen nach Zuschlag.
StandardlieferfristDatum offenLieferung innerhalb von 5 Arbeitstagen (Mo–Fr) nach Zugang des Zuschlags beim Auftragnehmer (werktags bis 8:00 Uhr).
Lieferfenster GroßwahlenDatum offenLieferung von mind. 5 Mio. Kuverts (Karlsruhe) bzw. 4 Mio. (Ulm) innerhalb von 2 Wochen nach Miniwettbewerb.
Miniwettbewerb für GroßwahlenDatum offenAufforderung zum Miniwettbewerb ca. 8 Wochen vor Lieferung.
Großwahl Europa-/Kommunalwahl 2029Datum offenVoraussichtlich Frühjahr 2029; geschätzt 8,2 Mio. Kuverts, Höchstmenge 9 Mio.
ZahlungszielDatum offen30 Tage nach erfolgter Abnahme.
GewährleistungDatum offen30 Monate ab Abnahme; abweichend von gesetzlicher Regelung.
GeheimhaltungDatum offen3 Jahre nach Lieferung Aufbewahrungspflicht für vertrauliche Informationen.
Rückgabe/Löschung vertraulicher InformationenDatum offen14 Tage nach schriftlicher Aufforderung durch den Auftraggeber.
HandelsregisterauszugDatum offenDarf zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht älter als 6 Monate sein.
ReferenzprojekteDatum offen3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren sind mit dem Angebot einzureichen.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Wertung der Angebote zu 100 % nach dem Preis. Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis erhält den 1. Rang. Voraussetzung ist, dass die Bemusterung der Ware erfolgreich abgeschlossen wurde und das Angebot zuschlagsfähig ist.
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien sind eindeutig: 100 % Preis sowohl in der Bekanntmachung als auch im Verfahrensleitfaden (Seite 11) angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenVertragsrahmen und Mengen
Rahmenvertrag mit bis zu 3 Bietern, Laufzeit 01.01.2027 – 31.12.2030 (48 Monate).Geschätzte Bedarfsmenge: ca. 20.000.000 Wahlkuverts.Höchstmenge (inkl. 15 % Reserve): ca. 25.600.000 Kuverts.Keine Mindestabnahmeverpflichtung, kein Anspruch auf Einzelaufträge.Bedarfsbezogene Einzelaufträge über Miniwettbewerbe zwischen den Rahmenvertragspartnern.
Produkt: Wahlkuvert C6/5
Format: C6/5 (Langformat 114 × 229 mm).Material: Recyclingpapier grau, Flächengewicht 78/80 g/m².Verschluss: Nassklebegummierung, Seitenklappen, innenliegend verklebt.Fenster: Polystyrol-Folie, antistatisch beschichtet, 55 × 90 mm abgerundet, Fensterstand 20 mm von links / 15 mm von unten, DIN-gerecht.Innendruck: ohne.Außendruck: Flexo, einfarbig schwarz (Vorder- und Rückseite), Text 'Amtliche Wahlbenachrichtigung'.Verpackung: Kartons à 1.000 Stück (Y-Karton mit mindestens 4 stabilen Wellpappstreifen), auf EURO-Paletten im Tausch, max. Palettenhöhe 1,37 m inkl. Palette.
Lieferung, Logistik und Standorte
Lieferbedingungen: frei Verwendungsstelle, inkl. Verpackung und Transport.Standorte:Karlsruhe: civillent GmbH, Pfannkuchstraße 4, 76185 Karlsruhe (Höchstmenge ca. 15,6 Mio. Kuverts)Ulm: civillent GmbH, Schulze-Delitzsch-Weg 28, 89079 Ulm (Höchstmenge ca. 10 Mio. Kuverts)Backuplager Heidelberg: civillent GmbH, Maria-Probst-Straße 15, 69115 HeidelbergAnlieferzeiten Karlsruhe und Ulm: Mo–Fr, 08:00–14:00 Uhr.Abladung: durch Lieferanten/Spediteur mit Hubwagen und Hebebühne (7,5- oder 12-Tonner ohne Anhänger).Standardabruf: Lieferung innerhalb von 5 Arbeitstagen (Mo–Fr) nach Zugang des Zuschlags beim Auftragnehmer (werktags bis 8:00 Uhr).Großwahlen: Lieferfähigkeit von mind. 5.000.000 Kuverts (Karlsruhe) bzw. 4.000.000 Kuverts (Ulm) innerhalb von 2 Wochen; Lieferung vor Wahltag ist absolutes Fixgeschäft.Miniwettbewerbe für Großwahlen: Aufforderung ca. 8 Wochen vor Lieferung; ein Teil (geschätzt 1,4 Mio. Kuverts, ca. 20 Paletten) kann an das Lager Heidelberg vergeben werden.Bemusterungslieferung (vor Zuschlag auf den Rahmenvertrag): je 6 Kartons à 1.000 Kuverts an die Standorte Ulm und Karlsruhe, Lieferung innerhalb von 14 Kalendertagen nach Aufforderung; Preis entspricht Angebotspreis, wird separat abgerechnet; Produktion erst nach Freigabe des Korrekturabzugs.Keine vorzeitigen Lieferungen ohne Absprache.
Mengenplanung nach Jahren
| Jahr | Geschätzte Menge | Höchstmenge | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| 2027 | 900.000 | 900.000 | unterjährige Wahlen |
| 2028 | 950.000 | 1.000.000 | unterjährige Wahlen |
| 2029 (ohne Großwahl) | 950.000 | 1.000.000 | unterjährige Wahlen |
| 2029 Großwahlen gesamt | 16.200.000 | 18.000.000 | Europa-/Kommunalwahl + Bundestagswahl |
| 2030 | 1.000.000 | 1.200.000 | unterjährige Wahlen |
| Reserve (15 %) | 3.500.000 | — | Puffer |
Davon Großwahl Europa- und Kommunalwahl 2029 (Frühjahr): geschätzt 8.200.000 Kuverts (Höchstmenge 9.000.000).
Davon Großwahl Bundestagswahl 2029: geschätzt 8.000.000 Kuverts (Höchstmenge 9.000.000), Lieferzeitfenster 28.01.–25.03.2029.
Qualität und Berichtswesen
Qualitätsanforderung: Ware muss über die gesamte Vertragslaufzeit die gleiche Qualität aufweisen; Änderungen in der Produktion sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.Maschinelle Eignung: störungsfreier Lauf bei hohen Geschwindigkeiten (bis 24.000 St./h), gute Vereinzelbarkeit, antistatische Eigenschaften, geeignet für Böwe Turbo 9G und Kern K2600.QM-System: Nachweis eines Qualitätsmanagementsystems (z. B. ISO 9001 oder gleichwertig) muss erbracht werden.Berichtswesen: quartalsweise, unaufgefordert per E-Mail an Druckstandorte@komm.one (Format Excel/Word/PDF o. ä.) mit Übersicht aller Abrufe, Stückzahlen und Gesamtabrufsmenge.Ansprechpartner: schriftliche Benennung innerhalb von 2 Wochen nach Zuschlag; Deutschkenntnisse Niveau C1, Vertragsabwicklung in deutscher Sprache (Wort und Schrift, Niveau C1).
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Eignung – Ausschlussgründe
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB – Eigenerklärung erforderlich (u. a.):
Keine Verurteilung wegen schwerer Straftaten (kriminelle/terroristische Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Subventions-/EU-Betrug, Bestechung, Menschenhandel).Keine Festsetzung einer Geldbuße nach § 30 OWiG wegen solcher Taten.Keine schwere Verfehlung, die die Integrität infrage stellt; keine wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen; keine Interessenkonflikte; keine mangelhafte Leistung bei früheren Aufträgen.Keine Verletzung von Steuer-, Abgaben- oder Sozialversicherungspflichten.Kein Verstoß gegen § 21 MiLoG mit Geldbuße ≥ 2.500 €.Keine illegale Beschäftigung (Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze, Geldbuße ≥ 2.500 €).Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen ordnungsgemäß.Vergabestelle behält sich Nachforderung von Unterlagen gemäß § 56 Abs. 1 VgV sowie Nachfragen bei Referenzgebern vor.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eintragung im Handelsregister (Kopie, max. 6 Monate alt, oder Erklärung, dass keine Eintragungspflicht besteht).Industriehaftpflichtversicherung – Nachweis; muss zum Vertragsbeginn vorliegen und bis Vertragsende aufrechterhalten werden.Produkthaftpflichtversicherung – marktübliche Deckungssumme; Nachweis auf Verlangen.Umsatznachweise der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Gesamtumsatz + umsatzbezogen auf den Ausschreibungsgegenstand). Neu gegründete Unternehmen können Unternehmensplanungen als Ersatz vorlegen.Gewerbezentralregister-Auszug: wird bei Auftragswerten > 50.000 € (ohne USt) für den voraussichtlichen Zuschlagsempfänger angefordert.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mitgliedschaft bei Berufsgenossenschaft/Unfallkasse (Mitgliedsbescheinigung).Mitarbeiterzahlen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (insgesamt + qualifizierte Mitarbeiter).Mindestens 3 Referenzen mit vergleichbarem Auftragsgegenstand (siehe reference_projects).Nachweisliche Eignung für maschinelle Kuvertierung (Inserterbetrieb): störungsfreier Lauf bei bis zu 24.000 St./h, gute Vereinzelbarkeit, antistatische Eigenschaften, geeignet für Böwe Turbo 9G und Kern K2600.Qualitätsmanagementsystem (z. B. ISO 9001 oder gleichwertig) muss nachgewiesen werden.Bemusterung als Ausschlusskriterium: Kuverts müssen auf den genannten Kuvertiersystemen ohne Einschränkung laufen; bei Störungen im Testlauf wird das Angebot ausgeschlossen.
Mindestentgelt, Russland-Sanktionen und Eignungsleihe
Mindestlohn: Verpflichtungserklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG (keine Geldbuße ≥ 2.500 € nach § 21 MiLoG).Tariftreue/Mindestentlohnung: Verpflichtungserklärung nach LTMG Baden-Württemberg.Russland-Sanktionen: Erklärung gem. Art. 5k VO (EU) 833/2014 – keine Beteiligung von Personen/Unternehmen mit Russlandbezug (Staatsangehörigkeit, Niederlassung in Russland, > 50 % Beteiligung, Handeln im Auftrag); gilt auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten mit > 10 % des Auftragswerts.Eignungsleihe: zulässig; eignungsverleihendes Unternehmen muss Eignung selbst erfüllen und eigene EEE vorlegen, Verpflichtungserklärung in Textform (§ 126b BGB); bei wirtschaftlicher/finanzieller Leihe gesamtschuldnerische Haftung.
Organisatorische Eignung und sonstige Anforderungen
Sprache: alle Nachweise in deutscher Sprache; Ansprechpartner mit Deutschkenntnissen Niveau C1 (GER); Vertragsabwicklung in deutscher Sprache (Wort und Schrift, Niveau C1).Benennung Ansprechpartner innerhalb von 2 Wochen nach Zuschlag schriftlich.Unterauftragnehmer: müssen die gleichen Eignungsanforderungen wie der Hauptauftragnehmer erfüllen; Eignungsnachweis (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit) erforderlich.Fortbestehen der Eignung: Bieter müssen die Vergabestelle über Umstände informieren, die eine erneute Eignungsprüfung begründen könnten (inkl. beabsichtigter Unternehmensumwandlungen nach UmwG).Rechtsbehelf: Rügefrist 10 Kalendertage; Frist für Nachprüfungsantrag 15 Kalendertage nach Mitteilung über Nichtabhilfe.SME-Eignung: vom Auftraggeber als nicht geeignet für kleine/mittlere Unternehmen gekennzeichnet.
Referenzprojekte
1 ReferenzenZeitraum: Leistungen in den letzten 3 Jahren erbrachtVolumen: 5.000.000 Kuverts als Einzelauftrag
Großprojekt, vergleichbar mit einer Großwahl (z. B. Bundestagswahl): Produktion und Lieferung von 5.000.000 Kuverts als Einzelauftrag, mit Vorlaufzeit 3 Monate ab Bestellung, fristgemäß umgesetzt; Referenzgeber ist ein öffentlicher Auftraggeber
Vorlage des Auftraggebers verwenden; Name/Adresse des Referenzgebers (öffentlicher Auftraggeber), Ansprechpartner, Telefon, Leistungsbeschreibung, Zeitraum, Volumen in EUR netto
1 ReferenzenZeitraum: Leistungen in den letzten 3 Jahren erbrachtVolumen: nicht beziffert (Orientierung an jährlichen Mengen)
Vergleichbares Projekt außerhalb einer Großwahl (Orientierung an geschätzten jährlichen Mengen aus der Leistungsbeschreibung)
Vorlage des Auftraggebers verwenden
1 ReferenzenZeitraum: Leistungen in den letzten 3 Jahren erbrachtVolumen: nicht beziffert (Orientierung an jährlichen Mengen)
Vergleichbares Projekt außerhalb einer Großwahl (Orientierung an geschätzten jährlichen Mengen aus der Leistungsbeschreibung)
Vorlage des Auftraggebers verwenden
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 31%4–10 · 66%11+ · 3%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 28 erledigt
Formale Angebotsabgabe
Formblatt Eignung und Nachweise (Anlage 04)
Referenzen
Erklärungen zu Ausschlussgründen, Tariftreue und Sonderfälle
Preisblatt und technische Zusagen
Bemusterung (Ausschlusskriterium)
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
civillent GmbH | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
72770 Reutlingen
Ort
72770 Reutlingen
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.civillent.de/start ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
72770 Reutlingen
Baden-Württemberg
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