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Ausschreibungen Sachsen-Anhalt

RV Veranstaltungsbetreuung

Deutsche Akademie der Naturforscher Leopoldina e. V.06108 Halle, Sachsen-AnhaltVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Deutsche Akademie der Naturforscher Leopoldina sucht einen Dienstleister für den technischen Betrieb und die Betreuung von Veranstaltungen an ihren Standorten in Halle (Saale).

Gefragt ist ein Rahmenvertragspartner, der bestehende Konferenz-, Audio-, Video- und Lichttechnik betreibt und betreut, bei Bedarf zusätzliche Technik kurzfristig bereitstellt, Veranstaltungen technisch plant und durchführt sowie hybride/Online-Formate, Livestreaming und Dolmetschertechnik abdeckt.

Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform dtvp.de einzureichen, spätestens bis 21.10.2026 um 12:00 Uhr. Rückfragen müssen bis zum 14.10.2026 um 12:00 Uhr eingehen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 21. Oktober 2026
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Bieterfragen-Frist14. Okt. 2026
Angebotsfrist21. Okt. 2026
Bindefrist21. Okt. – 31. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit (erstes Jahr)1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2030
Verlängerung 3ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2031
Verlängerung 4ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2032
Vertragsendeca. 31. Dez. 2032
ZuschlagDatum offenErteilung laut Aufforderung 'baldmöglichst' nach Ablauf der Bindefrist; konkreter Tag nicht genannt.
Kündigungsfrist (Verlängerung)Datum offen3 Monate zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit; ohne Bezugsdatum hier nur als Frist dokumentiert.
Preisanpassung möglich (1)Datum offenAb dem 25. Monat der Vertragslaufzeit möglich; ohne festes Startdatum hier nur als relative Frist dokumentiert.
Preisanpassung möglich (2)Datum offenAb dem 49. Monat der Vertragslaufzeit möglich; ohne festes Startdatum hier nur als relative Frist dokumentiert.
Bereitstellung Technik/PersonalDatum offenInnerhalb von 24 Stunden ab Bedarfsmeldung; reaktive Frist ohne festes Datum.
Mengenänderung möglichDatum offenBis 5 Werktage vor Veranstaltung; Änderungen ±10% möglich.
Stornogebühr bei AbsageDatum offenAb 2 Wochen vor Leistungsdatum fallen 10% des Nettoauftragswertes als Stornogebühr an.
RechnungsstellungDatum offenSpätestens 4 Wochen nach Ende des jeweiligen Einzelauftrags.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität7 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
  • Preis60%

    Wertungspreis gemäß Preisblatt. Niedrigster Wertungspreis erhält 60 Punkte, übrige Angebote erhalten Punkte = (niedrigster Wertungspreis / eigener Wertungspreis) x 60.

  • Qualität40%

    Qualitative Bewertung des Angebots mit 40 Gesamtpunkten, verteilt auf zwei Unterkriterien.

Punkte Preis = (niedrigster Wertungspreis / Wertungspreis des jeweiligen Angebots) x 60. Gesamtpunktzahl = Punkte Preis + Punkte Qualität (Qualifikation/Erfahrung + Reaktions-/Ausfallsicherheit). Zuschlag an das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl. Bei Gleichstand: höhere Punktzahl im Preis, dann höhere Punktzahl bei Qualifikation und Erfahrung.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und Bewertungsformeln sind in der Bewertungsmatrix und den Bewerbungsbedingungen vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Standorte und Veranstaltungsvolumen

Die Leistung wird für zwei Standorte der Leopoldina in Halle (Saale) erbracht:

Hauptsitz Jägerberg: ca. 150 Veranstaltungen pro JahrTraditionsstandort Emil-Abderhalden-Straße: ca. 20 Veranstaltungen pro Jahr

Veranstaltungsgrößen: 10 bis 400 Teilnehmende. Formate umfassen Präsenz-, Hybrid- und Online-Veranstaltungen, Konferenzen/Tagungen, Vorträge/Podiumsdiskussionen, Festakte/Empfänge, Presse-/Medienformate, Simultanverdolmetschung sowie Livestreams und Aufzeichnungen.

Technische Beratung und Veranstaltungsplanung

Bedarfsermittlung, Eignungsprüfung vorhandener Technik, Erarbeitung technischer Umsetzungsvorschläge, Aufbau- und Einsatzkonzepte, Signalweg-, Bild- und Tonkonzepte, Beratung zu hybriden/digitalen Formaten, Licht-/Beschallungs-/Regie-/Kamerakonzepte, Dolmetschertechnik, Barrierefreiheit und Risikoanalyse.

Prüfung, Betrieb und Betreuung vorhandener Medientechnik

Funktions- und Kompatibilitätsprüfung, Einrichtung und Konfiguration, Bedienung während der Veranstaltung, Störungsunterstützung sowie Rückbau und Wiederherstellung.

Vorhandene Technik (Übersicht):

Festsaal Jägerberg: Beamer, Leinwand, Tonpult, 8 Drahtlosstrecken, 8 Handmikrofone, 2 HeadsetsVortragssaal Jägerberg: Beamer, Leinwand, 8 Drahtlosstrecken, 8 Handmikrofone3 Seminarräume: jeweils Beamer und LeinwandLesesaal Emil-Abderhalden-Straße: Beamer, Leinwand, Tonpult, Lautsprechersystem

Bereitstellung ergänzender Veranstaltungstechnik auf Abruf

Bereitstellung kompatibler Zusatztechnik temporär oder längerfristig. Die Bereitstellung von Technik und Personal muss innerhalb von 24 Stunden ab Bedarfsmeldung möglich sein.

Aufbau, Bedienung, Überwachung und Abbau

Anlieferung und Transport, Aufbau und Installation, Verkabelung und Inbetriebnahme, Soundcheck/Bildtest/Leitungsprüfung, technische Betreuung während der Veranstaltung, Bedienung durch qualifiziertes Personal, Störungsbeseitigung sowie Abbau und Rücktransport.

Hybride und digitale Veranstaltungsformate

Einbindung externer Teilnehmender in Videokonferenzen/Hybridkonferenzen, Bereitstellung und Betrieb von Streaming- und Konferenztechnik, Bild- und Tonschnittstellen, Regie für hybride Formate, Zuschaltung externer Referenten, Präsentationen und Medieneinspieler sowie Sicherstellung einer stabilen Übertragung.

Livestreaming, Aufzeichnung und Videoproduktion

Livestreaming, Bild- und Tonaufzeichnung, Mehrkameraproduktionen, Regieführung, fernsehtaugliche Mitschnitte, Schnitt und Nachbearbeitung sowie Bereitstellung von Pool-Bildern für Medien und Rundfunk.

Konferenz-, Dolmetscher- und Netzwerktechnik

Konferenztechnik: Videokonferenzsysteme, drahtlose und drahtgebundene Konferenzsprechstellen, Mikrofonie für Podien/Rednerplätze, Audiosysteme für Zuschaltungen, Signalführung und MedienanbindungDolmetschertechnik: Dolmetscherkabinen, Dolmetscherarbeitsplätze, Übertragungs- und Verteiltechnik, Funkempfänger, Personenführungsanlagen, Zusatztechnik für mehrsprachige hybride FormateNetzwerktechnik: temporäre LAN-/WLAN-Lösungen, Produktionsnetzwerke, stabile Datenverbindungen für Streaming und Hybridformate

Preisblatt-Positionen (Übersicht der bepreisten Leistungsbestandteile)

Die Leistungen werden über ein Preisblatt mit folgenden Positionen abgerechnet:

Personal (Pos. 1): Tontechnik, Lichttechnik, Video-/Konferenztechnik, Mediengestaltung, Kamera, IT-Administrator, Messtechnik, Projektleitung, Streaming-Techniker, Online-Moderator, Helpdesk, ProduktionsleitungVeranstaltungspauschalen (Pos. 2): Präsenz/Online/Hybrid (Basis/Erweitert), zusätzliche Räume, Breakouträume, externe ZuschaltungenAufbau/Abbau (Pos. 3): technische Einrichtung, Rückbau, Vor-Ort-Termine, SystemchecksAudiotechnik (Pos. 4), Videotechnik (Pos. 5), Lichttechnik (Pos. 6), Konferenztechnik (Pos. 7), Dolmetschertechnik (Pos. 8), Streaming/Produktion (Pos. 9), Netzwerk/IT (Pos. 10), Transport/Logistik (Pos. 11), Zuschläge (Pos. 12) für Abend/Nacht/Sa/So/Feiertag und Express, Barrierefreiheit/Sprache (Pos. 13) mit Live-Untertitelung, Gebärdensprachdolmetschung, Transkript und barrierearmen Plattformen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Mindestens eine verantwortliche Ansprechperson sowie eine gleichwertige Vertretung für die gesamte Laufzeit der RahmenvereinbarungDas vorgesehene Personal muss mindestens hinreichende Kenntnisse und Erfahrungen in folgenden Bereichen nachweisen:LichttechnikTontechnikKonferenztechnikNetzwerktechnikVideotechnikMedientechnikLivestreamingIntegration moderner Online-Meeting-Tools

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eigenerklärung zur Eignung und zu AusschlussgründenEigenerklärung EU-Sanktionspaket RusslandGgf. Eigenerklärung zu Nachunternehmen / EignungsleiheGgf. Eigenerklärung zu BietergemeinschaftNachweis/Eigenerklärung einer Berufs- oder BetriebshaftpflichtversicherungEinhaltung gesetzlicher MindestlohnvorgabenIHK-Abschlüsse im Bereich Veranstaltungstechnik; Nachweise über Berufsabschlüsse und einschlägige Aus-/Fortbildungen (ggf. einschlägige Studienabschlüsse bei IT-Administrationspersonal); Nachweise einschlägiger Erfahrung mit professioneller Veranstaltungs-, Video-, Medien- und Produktionstechnik

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Vorlage von drei geeigneten Referenzen aus einem mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Tätigkeitsbereich (über das Formular Referenzbogen). Leistungsende jeder Referenz nicht älter als 3 Jahre; mindestens eine Referenz aus dem öffentlichen Sektor. Bei Nichterfüllung wird das Angebot nicht gewertet.

Nachhaltigkeit

Abgabe der Eigenerklärung Nachhaltigkeit mit Angaben zu zertifizierten Umweltmanagementsystemen (z. B. ISO 14001, EMAS, Ökoprofit, QuB, EcoStep 5.1), zu Energieaudits/Energiemanagementsystemen (DIN EN 16247 Teil 1 / DIN EN ISO 50001) und zu sonstigen Nachhaltigkeitsaktivitäten. Auf Anforderung sind Zertifikate/Nachweise nachzureichen.

Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre vor Angebotsabgabe

Drei geeignete Referenzen aus dem Bereich Technischer Betrieb und Betreuung von Veranstaltungen; mindestens eine Referenz aus dem öffentlichen Sektor (Leistungserbringung für öffentlichen Auftraggeber i. S. d. § 99 GWB). Leistungsende jeder Referenz nicht älter als 3 Jahre vor Angebotsabgabe.

Vergleichbarer Tätigkeitsbereich (Veranstaltungstechnik, Konferenz-/Streaming-/Dolmetschertechnik). Nachweis über Formular Referenzbogen mit Auftraggeber (Name + Anschrift), Leistungsumfang, Kurzbeschreibung, Leistungszeitraum (MM/JJJJ–MM/JJJJ). Auf Verlangen: Ansprechpartner des Auftraggebers mit E-Mail und Telefon. Bei Nichterfüllung erfolgt keine Wertung des Angebots.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 64%4–10 · 32%11+ · 4%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 13 erledigt
Pflichtformulare (vom Bieter auszufüllen)
Nur bei Bietergemeinschaft / Nachunternehmen
Inhaltliche Anlagen zum Angebot
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Deutsche Akademie der Naturforscher Leopoldina e. V.
Ort
06108 Halle, Sachsen-Anhalt
Kategorie
Sachsen-Anhalt
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
06108 Halle
Sachsen-Anhalt

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