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SAP HCM-Carve-Out und Transformation nach SuccessFactors sowie ergänzende Dienstleistungen

Kölner Verkehrs-Betriebe AG | Vergabekammer Rheinland Bezirksregierung KölnKöln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Kölner Verkehrs-Betriebe AG (KVB) löst ihre bestehende SAP-HCM-Landschaft ab und führt sie als Full-Cloud-Lösung auf SAP SuccessFactors ein. Eingeführt werden Employee Central, Employee Central Payroll, Time Tracking, Learning, Onboarding und WalkMe Premium. Auch die Konzerngesellschaft KSG ist einzubeziehen.

Vergeben wird eine IT-Dienstleistung über einen EVB-IT-Systemvertrag in den Phasen Vorbereitung, Umsetzung und Betrieb. Hinzu kommt ein optionales Kontingent von bis zu 1.000 Personentagen für ergänzende Leistungen.

Was Sie als Bieter jetzt tun müssen:

Teilnahmeantrag bis 16.11.2026, 10:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform einreichenEignungsnachweise (Formblatt A3 inkl. Referenzen), Kompetenzprofile, Unternehmensdarstellung und Erklärungen (Supplier Code of Conduct, Russland-Sanktionen, Ausschlussgründe) abgebenIm Verfahren sind mehrere Angebotsrunden vorgesehen (indikativ → verbindlich → final); finale Angebotsabgabe voraussichtlich Januar 2027Produktivbetrieb ist spätestens zum 01.06.2028 aufzunehmen
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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL
Zuständigkeit Vergabekammer Westfalen1. Juli – 31. Dez. 2026
Ausstellungsdatum eForms16. Okt. 2026
Veröffentlichung18. Okt. 2026
Bieterfragen-Fristca. 9. Nov. 2026
Teilnahmefrist16. Nov. 2026
Rügefrist (Verstoß erst aus Vergabeunterlagen)ca. 16. Nov. 2026
Aufforderung indikatives Angebotca. 30. Nov. – 6. Dez. 2026
Angebotsfrist indikativca. 21. Dez. – 27. Dez. 2026
Bieterpräsentationen / Verhandlungsrundeca. 4. Jan. – 10. Jan. 2027
Aufforderung finales Angebotca. 18. Jan. – 24. Jan. 2027
Projektstartca. 1. Jan. 2027
Zuständigkeit Vergabekammer NRW1. Jan. 2027
Angebotsgültigkeit / Bindefristca. 24. Jan. 2027
Zuschlagca. 15. Feb. – 21. Feb. 2027
Vertragsbeginnca. 17. Feb. 2027
Rahmenvertrag Laufzeitca. 17. Feb. 2027
Vertragslaufzeitca. 17. Feb. 2027
SAP Mainstream-Wartung Ende31. Dez. 2027
Transformation abgeschlossen30. Mai 2028
Vertragsende (Produktivbetrieb-Start)1. Juni 2028
SAP Extended Maintenance Ende31. Dez. 2030
RE-Betriebsende31. Dez. 2030
Rügefrist (Verstoß erkennbar)Datum offen10 Kalendertage ab Erkennen des Verstoßes (Bekanntmachung), § 160 Abs. 3 GWB.
Rügefrist nach NichtabhilfeDatum offen15 Kalendertage ab Eingang der Mitteilung der KVB über die Nichtabhilfe.
Verlängerung 1Datum offen12 Monate Verlängerungsoption; Bezugspunkt Grundlaufzeitende nicht beziffert.
Verlängerung 2Datum offenWeitere 12 Monate Verlängerungsoption; Bezugspunkt nicht beziffert.
Kick-off / ProjektorganisationDatum offenProjektwoche 2 (PW02) nach Zuschlag.
Pflichtenhefte/Konzepte ErstellungDatum offenProjektwochen 2–14 (PW02–PW14).
Pflichtenhefte Prüfung/Freigabe AGDatum offenProjektwochen 15–16 (PW15–PW16).
Technische KonkretisierungDatum offenProjektwochen 5–15 (PW05–PW15).
Fachliches CustomizingDatum offenPhasen 1–3, Projektwochen 15–50 (PW15–PW50).
Konfiguration SchnittstellenDatum offenProjektwochen 30–50 (PW30–PW50).
Funktions- und LasttestDatum offenProjektwochen 51–55 (PW51–PW55).
IntegrationstestDatum offenProjektwochen 55–60 (PW55–PW60).
SchulungenDatum offenProjektwochen 55–60 (PW55–PW60).
ProbebetriebDatum offen8 Wochen Probebetrieb, Projektwochen 61–70 (PW61–PW70).
AbnahmeDatum offenProjektwoche 70 (PW70).
Hypercare-PhaseDatum offenCa. 8 Wochen Hypercare nach Go-live.
Funktionsprüfung GesamtsystemDatum offen30 Tage ab Zugang der Betriebsbereitschaftserklärung (EVB-IT System-AGB Ziff. 12.3).
Funktionsprüfung TeilabnahmeDatum offen14 Tage ab Zugang der Betriebsbereitschaftserklärung (Teilleistung); erneute Prüfung 14 Tage.
Gewährleistung GesamtsystemDatum offen24 Monate ab Gesamtabnahme (EVB-IT System-AGB Ziff. 13.3 Standard).
Gewährleistung Rechtsmängel IndividualsoftwareDatum offen36 Monate ab Gesamtabnahme (EVB-IT System-AGB Ziff. 13.3 Standard).
Gewährleistung bei TeilabnahmeDatum offenTeilabnahme + 2 Jahre, frühestens Gesamtabnahme + 9 Monate (EVB-IT System-AGB Ziff. 13.4).
Kündigung SystemserviceDatum offenOrdentliche Kündigung Dauerschuldverhältnis: 3 Monate zum Ende eines Kalendermonats, frühestens zum Ende der Mindestvertragsdauer.
Projekt-ReportingDatum offenMonatlich, spätestens 10. Werktag des Folgemonats (Leistungsbeschreibung Teil 2).
Betriebliches ReportingDatum offenMonatlich, spätestens 7. Werktag des Folgemonats (Leistungsbeschreibung Teil 2).
Revision/Audit durch KVBDatum offenMindestens einmal jährlich, ohne festen Termin (Erweiterte Sicherheitsanforderungen v1.0).
Self-Assessment ANDatum offenJährlicher Turnus während der Geschäftsbeziehung (Anlage SCoC2).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität2 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
  • Qualität (Beschreibung laut Bekanntmachung)50%

    Qualitätskriterien gemäß Bekanntmachung LOT-0001; konkrete Unterkriterien und Bewertungsmatrix (Anlage A7 / Kriterienkatalog) werden erst in der indikativen Phase veröffentlicht.

  • Preis50%

    Angebotspreis gemäß Bekanntmachung LOT-0001 (Wertungspreis laut Preisblatt B4: Projektierung, Betriebsunterstützung, Kontingent).

KI-Hinweis: Gewichtung 50/50 nur aus der Bekanntmachung; Unterlagen verweisen auf Anlage A7 und Kriterienkatalog (Bewertungsmatrix), die erst in der indikativen Phase veröffentlicht werden, daher Qualitätskriterien nicht konkretisierbar.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Phasen und Liefergegenstände

Vorbereitungsphase:

Analyse und Bewertung der bestehenden SAP-HCM-Lösung, Validierung SAP Readiness CheckDefinition Migrationsobjekte, Analyse von Eigenentwicklungen, Erweiterungen, Berechtigungen, Formularen, Reports und SchnittstellenFachliche und technische Sollkonzepte, Pflichtenheft-ErstellungDatenübernahme- und Archivierungskonzept, Geschäftsprozess-Optimierung, Transformations-Roadmap

Umsetzungsphase:

Detaillierung der Zielarchitektur, Customizing und Konfiguration SuccessFactorsDatenmigration inkl. Tests und ValidierungSchnittstellenkonfiguration (Integration Suite, SAP BW, SAP S/4HANA, Maximo, SIPORT, IVU.crew/PDI)Cut-over-Konzept und -Durchführung, alle TeststufenSchulungen, Go-live und Stabilisierung

Betriebsphase:

Hypercare (ca. 8 Wochen nach Go-live)1st/2nd/3rd-Level-Support, Qualitätssicherung, Monitoring, Wartung und Service

Einzuführende SuccessFactors-Module und einzubeziehende Systeme

Module: Employee Central, Employee Central Payroll, Time Tracking, Learning, Onboarding, WalkMe Premium for SuccessFactors

Einzubeziehende Systeme: SAP S/4HANA (Anbindung), SAP Integration Suite, SAP BW on HANA

Hinweis: SuccessFactors-Lizenzen sind bereits vorhanden und nicht Gegenstand des Auftrags.

Schnittstellen

Maximo HCM: Übertragung von Personalverfügbarkeiten und Abwesenheiten aus SAP HCM an Maximo (CSV, UTF-8, ';'-Trenner); Mitarbeiterkalender pro PersonPDI / IVU.crew (Schnittstellennummer 19): bestehende tägliche Lohnschnittstelle mit 408 Feldern, Sonderfälle (Abwesenheiten, Überstunden, Streik, Teilkrank, geteilte Dienste, Dienstkleidungspauschale)SIPORT–SAP und weitere HR-DrittsystemeAnbindung digitale Personalakte und weiterer HR-SystemeIntegration eines noch auszuwählenden Reisekostenmanagement-ToolsSAP S/4HANA FI/CO via SAP Integration Suite oder Cloud Connector

Eingeschlossener Personenkreis und Mengengerüst

KVB-Mitarbeitende: ca. 4.470 Personen (insgesamt ca. 4.500 mit KSG)Kölner Seilbahn-Gesellschaft mbH (KSG): ca. 5 festangestellte Mitarbeitende + max. 30 SaisonkräfteHR-Sachbearbeiter / GUI-User: ca. 90PC-Arbeitsplätze: ca. 2.700ESS-User: ca. 4.270; MSS-User: ca. 248Abrechnungskreise KVB: 4 (davon 1 nicht abrechnungsrelevant); KSG: 2Mitarbeitende Entgeltabrechnung KVB: ca. 4.500/Monat; KSG: ca. 20/MonatKundenlohnarten KVB: < 1.300; KSG: 16Zeitwirtschaft KVB: ca. 3.200 Sollzeit (TMW, Dispo), ca. 1.100 Istzeit, ca. 1.000 AZP-Regeln, ca. 170 Schemen (davon ca. 80 kundeneigene), ca. 3.200 ZeitartenOrganisationsmanagement KVB: 398 Organisationseinheiten, 5.017 Planstellen, 393 Stellen, 535 Kostenstellen, 6 Hierarchieebenen

Vertragsstruktur und Laufzeit

EVB-IT Systemvertrag für Umsetzung und ProduktivbetriebEVB-IT-Rahmenvereinbarung für das Personentage-KontingentGrundlaufzeit: 72 Monate (6 Jahre) ab ZuschlagVerlängerungsoptionen: 2 × 12 MonateProduktivbetrieb spätestens: 01.06.2028Optionales Kontingent: bis zu 1.000 Personentage für ergänzende Dienstleistungen (Management 50 PT, Expert 250 PT, Senior 400 PT, Junior 100 PT, Assistenz 200 PT), abrufbar nach Bedarf, ohne Abnahmeverpflichtung

Projektmeilensteine (geplant)

Projektstart Q1/2027Pflichtenhefte/Konzepte: Projektwochen 2–16Fachliches Customizing: Projektwochen 13–44Konfiguration Schnittstellen: Projektwochen 25–44Funktions- und Lasttest: Projektwochen 45–49Integrationstest: Projektwochen 49–54Schulungen: Projektwochen 51–54Probebetrieb: 8 Wochen (Projektwochen 55–62)Abnahme: Projektwoche 63Transformation abgeschlossen: spätestens 30.05.2028Produktivbetrieb: spätestens 01.06.2028

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlusskriterien (K.-o.)

Mehrjährige, fundierte bis langjährige, umfangreiche und tiefgehende Erfahrungen in SAP HCM und SuccessFactorsDeutsch fließend in Wort und Schrift (GER C1 bei Nicht-Muttersprachlern)Leistungserbringung dem Stand der Technik und anerkannten Regeln entsprechendGesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung gemäß DSGVO, BDSG, GoBDKeine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWBKeine Zugehörigkeit zu nach Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 ausgeschlossenen Personen/Organisationen (betrifft auch Nachunternehmer/Eignungsleihe mit > 10 % Auftragswertanteil)Keine sanktionierten Güter/Tech­nologien/Kohleerzeugnisse nach Anhängen XXI/XXII VO (EU) 833/2014 mit russischem Ursprung

Eignungs- und Auswahlkriterien (Formblatt A3)

E1 Gesamtumsatz des UnternehmensE2 Umsatz im Tätigkeitsbereich (SAP HCM/SuccessFactors)E3 Mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte über erfolgreiche Transformation nach SF Employee Central inkl. Produktivsetzung (Ausschlusskriterium)E4 Anzahl Beschäftigte des UnternehmensE5 Anzahl Beschäftigte im TätigkeitsbereichE6 Eigenerklärung zum VersicherungsabschlussE7 Gültiges ISMS (ISO/IEC 27001) und QM-System (DIN EN ISO 9001) oder gleichwertige NachweiseE8 Referenzen mit EC Payroll unter deutschem Steuer-/Sozialversicherungsrecht (Auswahlkriterium, max. 30 EP)E9 Referenzen mit EC Payroll oder H4S4 Payroll basierend auf TVöD o. ä. (Auswahlkriterium, max. 30 EP)E10 Referenzen mit organisatorischem/technischem Carve-Out aus SAP HCM + Transformation nach SF (Auswahlkriterium, max. 20 EP)E11 Referenzen mit ≥ 2.000 Mitarbeitenden (Auswahlkriterium, max. 10 EP)E12 Referenzen mit seit ≥ 6 Monaten produktiv gesetzter SF-Lösung (Auswahlkriterium, max. 10 EP)Maximal 100 Eignungspunkte (EP) erreichbar

Begrenzung der Bewerberzahl (zweite Stufe)

Bei mehr als 8 geeigneten Bewerbern Auswahl nach Anlage A6Mindestzahl: 5 Bewerber, Höchstzahl: 8 Bewerber in der zweiten StufeTie-Break über die Auswahlkriterien E9 und E10

Mindestanforderungen Kernteam (Kompetenzprofile B2.1)

Projektleiter/-manager: ≥ 5 Jahre Berufserfahrung, mind. 2 Referenzen im kommunalen AGV-Umfeld, SAP-SF-Erfahrung zwingend, mind. 8-köpfiges Projektteam in der ReferenzSAP SuccessFactors Solution Architect: ≥ 5 Jahre, mind. 2 AGV-ReferenzenExperte SAP SF Employee Central: ≥ 5 Jahre, mind. 2 AGV-ReferenzenExperte SAP SF EC Payroll: ≥ 5 Jahre, mind. 2 AGV-Referenzen, SAP-HCM-Erfahrung, SAP S/4HANA-ErfahrungExperte SAP HCM / SF Zeitwirtschaft: ≥ 5 Jahre, mind. 2 AGV-Referenzen, SAP-HCM-Erfahrung, SAP S/4HANA-ErfahrungExperte SAP SF Learning: ≥ 3 Jahre, mind. 2 AGV-ReferenzenExperte SAP SF Onboarding: ≥ 3 Jahre, mind. 2 AGV-ReferenzenExperte SAP WalkMe for SAP SF: Erfahrung in WalkMe, mind. 2 AGV-ReferenzenPro Rolle: Stellvertreter mit vergleichbarer Qualifikation; je Profil 2 Referenzprojekte (≤ 5 Jahre); pro Referenz Kontaktdaten (E-Mail + Telefon) zwingend; Eigenreferenzen zählen nicht; keine Lebensläufe oder zusätzlichen Profile außerhalb des Formblatts

Sicherheits- und Datenschutz-Anforderungen an den Auftragnehmer

Funktionierendes ISMS und DSGVO-konformes Datenschutzmanagementsystem (idealerweise durch unabhängige Zertifikate nachgewiesen)Etabliertes Notfall- und Krisenmanagement für die angebotenen LeistungenManagementsystem zur Erkennung von Sicherheitsvorfällen und Meldeweg an KVBZustimmung zu mindestens jährlichen Revisionen/Audits (Kosten trägt der Auftragnehmer)Haftungsregelung im Schadensfall und ausreichender VersicherungsschutzSchriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung aller Mitarbeiter (auch über das Beschäftigungsverhältnis hinaus, inkl. Drittdienstleister)Verpflichtung der Mitarbeiter auf Gesetze, Vorschriften, Vertraulichkeitsvereinbarungen und interne RegelungenEinweisung aller Mitarbeiter in sicheren Umgang mit KVB-IT; Vertretungsregelungen; regelmäßige DatensicherungenSicherheitskonzept für die Dienstleistungen; für individuelle Dienstleistungen spezifisches Konzept auf Basis der KVB-AnforderungenSchriftliche Vereinbarung zu sicherheitsrelevanten Aspekten vor Netzanbindung an das Netz des AuftragnehmersBegleitung von Fremdpersonal in sensiblen Bereichen durch KVB-MitarbeiterSichere Löschung von Datenträgern; Entsorgung von Betriebs- und Sachmitteln ohne RestinformationenDokumentation von Wartungs- und ReparaturarbeitenUnverzügliche Meldung von Sicherheitsverletzungen an KVB-InformationssicherheitsbeauftragtenRedundanzkonzept für Anwendungen mit erhöhtem SchutzbedarfNur genehmigte Ausnahmen für eigene Hard-/Software im KVB-NetzSchriftlich bestellter Datenschutzbeauftragter für die gesamte Vertragslaufzeit

Supplier Code of Conduct und Lieferkettensorgfaltspflichten

Anerkennung des Supplier Code of Conduct der KVB (Anlage SCoC1)Verpflichtungserklärung SCoC2 zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) im AuftragsfallWirksames Compliance Management System (CMS)Verbindliches internes Regel- und Richtlinienwerk (Antikorruption, Geschenke, Interessenkonflikte)Vertragliche Weitergabe der SCoC-Grundsätze an Geschäftspartner und Lieferkette nach MöglichkeitMitwirkung bei risikobasierter Prüfung und Auskunftserteilung auf Verlangen der KVBJährliche Selbstauskunft; unverzügliche Information über erkannte Verstöße/Risiken; Nachforschung und AbhilfeSchulung/Sensibilisierung von Organen, Führungskräften, Beschäftigten und eingesetzten DrittenDuldung von Prüfungen (Audits vor Ort); bei Anlass Kostentragung durch ANBei schweren Verstößen: Aussetzung, außerordentliche Kündigung, Haftung
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 5 Jahre (für Kompetenzprofil-Referenzen); keine zeitliche Einschränkung explizit für E3Volumen: nicht angegeben

Mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte über erfolgreich abgeschlossene Transformation nach SAP SuccessFactors Employee Central (SF EC) inkl. Produktivsetzung

über Formblatt A3; E3 ist Ausschluss-/Eignungskriterium

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Referenzen mit EC Payroll unter Abbildung der deutschen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen

über Formblatt A3; Auswahl-/Bewertungskriterium E8

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Referenzen mit EC Payroll oder H4S4 Payroll basierend auf TVöD bzw. vergleichbarem Spartentarifvertrag

über Formblatt A3; Auswahl-/Bewertungskriterium E9

mindestens 2 ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Referenzen mit organisatorischem oder technischem Carve-Out aus bestehender SAP-HCM-Landschaft + Transformation/Migration nach SF

über Formblatt A3; Auswahl-/Bewertungskriterium E10

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: ≥ 2.000 Mitarbeitende

Referenzen, in denen ≥ 2.000 Mitarbeitende umfasst waren und deren Personal-/Organisations-/Abrechnungsdaten Gegenstand der Implementierung waren

über Formblatt A3; Auswahl-/Bewertungskriterium E11

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: ≥ 6 Monate produktiv zum Ablauf der TeilnahmefristVolumen: nicht angegeben

Referenzen, bei denen die produktiv gesetzte SAP-SuccessFactors-Lösung seit mindestens 6 Monaten in Betrieb ist

über Formblatt A3; Auswahl-/Bewertungskriterium E12

2 je Profil (8 Profile) ReferenzenZeitraum: ≤ 5 JahreVolumen: mind. 8-köpfiges Projektteam beim Projektleiter; mind. 80 PT je Kalenderjahr für Projektleiter-Referenz

Je Kompetenzprofil 2 Referenzprojekte (B2.1); Referenzen dürfen nicht älter als 5 Jahre sein; bevorzugt im Umfeld des kommunalen Arbeitgeberverbandes

mit Kontaktdaten (E-Mail + Telefon), fehlende Kontaktdaten = 0 Punkte; Eigenreferenzen werden nicht gewertet

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 51%4–10 · 46%11+ · 3%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 31 erledigt
Teilnahmeantrag – Pflichtunterlagen
Angebotsphase – einzureichende Unterlagen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Kölner Verkehrs-Betriebe AG | Vergabekammer Rheinland Bezirksregierung Köln
Anschrift
50933 Köln
Ort
50933 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.kvb.koeln ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
50933 Köln
Nordrhein-Westfalen

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