Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Schlussabrechnungen und weitere Unterstützung Corona-Wirtschaftshilfen
Bezirksregierung Köln | Vergabekammer WestfalenKöln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenIn einem offenen Verfahren mit zwei Losen werden Unterstützungsleistungen für die Prüfung und Bescheidung von Schluss- und Endabrechnungen sowie Anträgen auf Corona-Wirtschaftshilfen und NRW-Soforthilfen ausgeschrieben.
Los 1 umfasst die Bezirksregierungen Arnsberg, Düsseldorf und Münster. Los 2 umfasst die Bezirksregierungen Detmold und Köln. Die Leistungen umfassen unter anderem Entscheidungsvorschläge und Bescheidentwürfe, das Rückmeldeverfahren, Beschwerden und Widersprüche, Rückforderungen, EPOS-Buchungen, Querprüfungen sowie die laufende Berichterstattung.
Die Angebote sind bis zum 01.12.2026 um 12:00 Uhr elektronisch über Evergabe.NRW einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristDEZ2023 JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ
Förderzeitraum ÜBH I1. Juni – 31. Aug. 2020
Förderzeitraum ÜBH II1. Sep. – 31. Dez. 2020
Förderzeitraum ÜBH III1. Nov. 2020 – 30. Juni 2021
Förderzeitraum Neustarthilfe1. Jan. – 30. Juni 2021
Förderzeitraum ÜBH III Plus1. Juli – 31. Dez. 2021
Förderzeitraum Neustarthilfe Plus 11. Juli – 30. Sep. 2021
Förderzeitraum Neustarthilfe Plus 21. Okt. – 31. Dez. 2021
Förderzeitraum ÜBH IV1. Jan. – 30. Juni 2022
Förderzeitraum Neustarthilfe 20221. Jan. – 31. März 2022
Förderzeitraum Neustarthilfe Plus 20221. Apr. – 30. Juni 2022
Beschäftigtennachweis1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Referenzzeitraum1. Okt. 2023 – 31. Okt. 2026
Stand Bewerbungsbedingungen30. Okt. 2026
Schreiben Angebotsanfrage30. Okt. 2026
Veröffentlichung1. Nov. 2026
Bieterfragen-Frist19. Nov. 2026
Letzter Antworttermin Fragen25. Nov. 2026
Datum Angebotsanfrage30. Nov. 2026
Angebotsfrist1. Dez. 2026
Bindefrist1. Dez. 2026 – 29. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Feb. – 31. Dez. 2027
Einzelabruf Arnsberg Option 1ca. 1. Feb. – 1. Mai 2027
Einzelabruf Düsseldorf Option 1ca. 1. Feb. – 1. Mai 2027
Einzelabruf Münster Option 1ca. 1. Feb. – 1. Mai 2027
Einzelabruf Arnsberg Option 2ca. 1. März – 1. Juni 2027
Einzelabruf Düsseldorf Option 2ca. 1. März – 1. Juni 2027
Einzelabruf Münster Option 2ca. 1. März – 1. Juni 2027
Einzelabruf Köln Option 1ca. 1. Juni – 1. Sep. 2027
Einzelabruf Detmold Option 1ca. 1. Juni – 1. Sep. 2027
Einzelabruf Köln Option 2ca. 1. Juli – 1. Okt. 2027
Einzelabruf Detmold Option 2ca. 1. Juli – 1. Okt. 2027
Verlängerungsentscheidung15. Nov. 2027
Verlängerung 11. Jan. – 31. Dez. 2028bis 2028
UmsatznachweisDatum offenNachweis über die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
HandelsregisternachweisDatum offenDer auf Anforderung vorzulegende Nachweis darf zum Angebotsdatum nicht älter als sechs Monate sein.
Vorabinformation und ZuschlagDatum offenFrist nach § 134 GWB; im Ausschnitt ist kein Datum angegeben.
ZuschlagDatum offenDer Zuschlag ist im Ausschnitt nicht mit einem Datum hinterlegt.
VertragsabschlussDatum offenDer Vertragsabschluss folgt dem Zuschlag, ist aber nicht datiert.
ZuschlagsbestätigungDatum offenEmpfang des Zuschlags ist innerhalb von 14 Kalendertagen in vorgegebener Form zu bestätigen.
SicherheitsleistungDatum offenFalls vereinbart, ist die Sicherheit innerhalb von 18 Werktagen nach Vertragsschluss zu leisten.
TOM-VorlageDatum offenDie technisch-organisatorischen Maßnahmen sind spätestens innerhalb einer Woche nach Zuschlag vorzulegen.
TOM-NachfristDatum offenBeanstandete Maßnahmen sind innerhalb einer Woche nach Beanstandung nachzureichen.
Datenschutzbeauftragten-MitteilungDatum offenName und Kontaktdaten sind nach Zuschlag unverzüglich mitzuteilen.
Projektleitung benennenDatum offenProjektleiter und Stellvertreter sind nach Zuschlag unverzüglich zu benennen.
Einzelabruf-LaufzeitDatum offenBeginn und Ende werden im jeweiligen Einzelabruf bestimmt.
Einzelabruf bestätigenDatum offenDer Zugang des Einzelabrufs ist unverzüglich zu bestätigen.
PersonalbenennungDatum offenDie für einen Einzelabruf vorgesehenen Personen sind innerhalb von vier Wochen nach Laufzeitbeginn zu benennen.
Neue Personen anzeigenDatum offenZusätzliche oder ersetzende Personen sind mindestens zehn Tage vor dem geplanten Einsatz anzuzeigen.
Widerspruch gegen neue PersonDatum offenDer Auftraggeber kann gegen eine neue Person innerhalb einer Woche nach Zugang der Mitteilung Widerspruch einlegen.
Personalausfall meldenDatum offenEin dauerhafter oder mehr als acht Wochen andauernder Ausfall ist unverzüglich anzuzeigen.
PersonalersatzDatum offenAuf Aufforderung des Auftraggebers ist Personalersatz innerhalb von fünf Arbeitstagen sicherzustellen.
EPOS-Personal benennenDatum offenDie für EPOS-Buchungen eingesetzten Personen sind unverzüglich namentlich zu benennen.
Kapazität 25 ProzentDatum offenBei Abrufen über 50 Prozent der Kapazitätsgrenze sind 25 Prozent innerhalb einer Woche bereitzustellen.
Kapazität 50 ProzentDatum offenBei Abrufen über 50 Prozent der Kapazitätsgrenze ist nach einer Woche eine weitere Kapazität von 25 Prozent bereitzustellen.
Kapazität vollDatum offenBei Abrufen über 50 Prozent der Kapazitätsgrenze ist die volle Kapazität spätestens nach einem Monat bereitzustellen.
Kapazität 50 ProzentDatum offenBei Abrufen unter 50 Prozent der Kapazitätsgrenze ist die halbe Kapazität innerhalb einer Woche bereitzustellen.
Kapazität vollDatum offenBei Abrufen unter 50 Prozent der Kapazitätsgrenze ist die volle Kapazität spätestens nach zwei Wochen bereitzustellen.
AuslastungsberichtDatum offenDer wöchentliche Auslastungsbericht ist jeweils freitags einzureichen.
WochenreportingDatum offenDas Reporting für die Vorwoche ist spätestens am Dienstag vorzulegen.
Reportingänderung umsetzenDatum offenÄnderungen der Reportingvorgaben sind innerhalb von zwei Wochen umzusetzen.
ArbeitsnachweisDatum offenDer monatliche Arbeits- und Stundennachweis ist bis zum 10. Werktag des Folgemonats einzureichen.
Abrechnung und RechnungDatum offenDie prüffähige Rechnung je Einzelabruf ist bis zum 10. des Folgemonats einzureichen.
ZahlungsfristDatum offenDie Zahlung erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der prüffähigen Rechnung.
KapazitätsabsenkungDatum offenEine vom Auftraggeber veranlasste Absenkung der Personalkapazität ist grundsätzlich innerhalb von vier Wochen umzusetzen.
Kapazitätsabsenkung UnterauslastungDatum offenBei angezeigter Unterauslastung verkürzt sich die Umsetzungsfrist auf eine Woche.
Projektleiter-VerfügbarkeitDatum offenWährend der Einzelabrufe ist die Projektleitung grundsätzlich werktags von 09:00 bis 16:00 Uhr erreichbar.
IT-SchulungDatum offenNeue Mitarbeiter sind spätestens innerhalb von zwei Wochen ab ihrem Einsatz in den IT-Plattformen geschult.
Laptop-RückgabeDatum offenBereitgestellte Laptops sind am Ende der Vertragslaufzeit oder auf Anforderung unverzüglich zurückzugeben.
ProblemmeldungDatum offenProbleme bei der Anwendung gesetzlicher Regelungen oder Vorgaben sind unverzüglich in Textform mitzuteilen.
Anwaltsprüfung meldenDatum offenDie Notwendigkeit einer anwaltlichen Einzelfallprüfung ist unverzüglich in Textform mitzuteilen.
Datenschutzverletzung meldenDatum offenVerletzungen des Schutzes personenbezogener Daten sind unverzüglich zu melden.
Prüfergebnis mitteilenDatum offenFehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse sind unverzüglich mitzuteilen.
Aufsichtskontrollen meldenDatum offenKontrollen und Maßnahmen einer Datenschutzaufsichtsbehörde sind unverzüglich mitzuteilen.
Weisung bestätigenDatum offenMündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen.
DatenlöschungDatum offenNach Auftragsende sind Daten und Materialien auf Verlangen herauszugeben oder datenschutzgerecht zu vernichten.
DatenspeicherfristDatum offenPersonenbezogene Daten werden grundsätzlich fünf Jahre nach Ablauf des letzten Beschaffungsvorfalls gespeichert.
Veröffentlichungsfrist VergabeDatum offenDie Vergabebekanntmachung ist spätestens 30 Tage nach Zuschlagserteilung zu veröffentlichen.
RügefristDatum offenErkennbare Vergaberechtsverstöße sind innerhalb von zehn Kalendertagen vor Einreichung eines Nachprüfungsantrags zu rügen.
Wartefrist nach MitteilungDatum offenDer Auftragnehmer muss mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung warten, ob die Rüge abgelehnt wird.
BehinderungsanzeigeDatum offenEine Behinderung der Leistung ist nach Eintritt unverzüglich schriftlich anzuzeigen.
Kündigungsfrist nach BehinderungDatum offenNach einer dreimonatigen Behinderung kann nach Ablauf dieser Zeit eine Kündigungs- oder Rücktrittserklärung abgegeben werden.
KündigungserklärungDatum offenDie Erklärung ist binnen 30 Tagen nach Ablauf der dreimonatigen Behinderungszeit abzugeben.
SchlussrechnungDatum offenDie Schlussrechnung ist nach Beendigung der Leistungen spätestens innerhalb von 18 Werktagen einzureichen.
Erster StundennachweisDatum offenDer erste wöchentliche Stundennachweis ist innerhalb von 12 Werktagen nach Beginn der Arbeiten einzureichen.
Zahlungsfrist 14 TageDatum offenBei vereinbarter Zahlungsfrist wird innerhalb von 14 Tagen mit Skonto gezahlt.
Zahlungsfrist 30 TageDatum offenBei vereinbarter Zahlungsfrist wird innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug gezahlt.
Zahlungsfrist 1 MonatDatum offenOhne abweichende Vereinbarung wird innerhalb eines Monats nach Rechnungseingang gezahlt.
Vorbehalt SchlusszahlungDatum offenEin Vorbehalt gegen die Schlusszahlung ist innerhalb von zwei Wochen nach Eingang der Schlusszahlung zu erheben.
Begründung VorbehaltDatum offenBegründung und Rechnung zum Vorbehalt sind innerhalb eines weiteren Monats einzureichen.
Verzugszinsen RückforderungDatum offenVerzugszinsen bei einer Überzahlung werden nach 14 Kalendertagen fällig.
Gütliche EinigungDatum offenBei Meinungsverschiedenheiten soll eine gütliche Einigung möglichst binnen zwei Monaten erfolgen.
Gewährleistung ArbeitsschutzDatum offenMängelansprüche wegen Verstößen gegen Unfallverhütungs- oder Arbeitsschutzvorschriften verjähren längstens fünf Jahre.
MängelrügeDatum offenMängel sind nach Feststellung unverzüglich schriftlich anzuzeigen.
Rückgabe SicherheitDatum offenEine nicht mehr benötigte Sicherheit ist nach Wegfall des Sicherungszwecks unverzüglich zurückzugeben.
Berichtszeitraum EntwicklungDatum offenDie Entwicklung des SAR wird im Formular für die Kalenderwochen 9 bis 52 erfasst, ohne Angabe des Jahres.
Wochenreporting SARDatum offenDie Entwicklung des SAR wird kalenderwochenweise für die Kalenderwochen 1 bis 52 erfasst.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis (Gesamtwertungspreis Stundensätze)100%
Niedrigster Gesamtwertungspreis Stundensätze als alleiniges Zuschlagskriterium. Die Gewichtungsfaktoren für QS 1 bis 3 sind Bestandteil der Preisberechnung, keine eigenen Zuschlagskriterien.
Gesamtwertungspreis Stundensätze = Summe der netto-Stundensätze QS 1 bis QS 3, jeweils multipliziert mit den Gewichtungsfaktoren aus Formular P (Los 2: QS 1 = 14, QS 2 = 54, QS 3 = 9), zzgl. des angegebenen Umsatzsteuersatzes. Das wertbare Angebot mit dem niedrigsten Gesamtwertungspreis erhält den Zuschlag (vorbehaltlich der Zuschlagslimitierung nach Ziff. 2).
KI-Hinweis: Preis ist laut Bewerbungsbedingungen Ziff. 8.6 und 10.3 sowie Bekanntmachung das alleinige Zuschlagskriterium mit 100 Prozent.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenPrüfung, Entscheidungsvorschläge und Bescheide
Schluss- und Endabrechnungen prüfen und bearbeiten.Entscheidungsvorschläge sowie Entwürfe von Schlussbescheiden erstellen, unter anderem für Ablehnungen, Bewilligungen, Teilbewilligungen sowie Rücknahmen oder Widerrufe.Anträge im neuen Rückmeldeverfahren der NRW-Soforthilfe 2020 prüfen und gegebenenfalls bescheiden.Anträge auf Corona-Wirtschaftshilfen und NRW-Soforthilfen 2020 bearbeiten.Anfragen, Beschwerden, Einsprüche und Widersprüche bearbeiten und Entscheidungsvorschläge sowie Antwortentwürfe erstellen.
Zahlungen, Rückforderungen und Sonderprüfungen
Zahlungsmanagement einschließlich Rückforderungen, EPOS-Buchungen, Stundungen, Ratenzahlungen und Zinsberechnung unterstützen.Querprüfungen, unter anderem in Insolvenz- und Handelsregister, durchführen.Sachverhalte prüfen, die auf eine unrechtmäßige Antragstellung hindeuten, und Verdachtsfälle aufbereiten.Gerichts- und Insolvenzverfahren durch Aktenaufbereitung und Erstellung von PDF-Akten unterstützen.Meldungen und Aufbereitungen für Strafverfolgungsbehörden sowie sonstige Berichte und Statistiken erstellen.
IT-Systeme, Dokumentation und Kommunikation
Die BMWE-Plattformen für Schluss- und Endabrechnungen, das IT-Verfahren Antragsbearbeitung und das MWIKE-Fachverfahren nutzen.Entscheidungsvorschläge, Bescheidentwürfe und die Bearbeitung in den jeweiligen IT-Plattformen dokumentieren.Leistungen, Bearbeitungsergebnisse, eingesetztes Personal und Kapazitäten nachvollziehbar erfassen.Wöchentliche Auslastungsberichte und das wöchentliche Reporting für die Vorwoche erstellen.Anfragen von Auftraggebern, Gerichten, Rechnungshöfen, Parlament und weiteren Adressaten bei der Beantwortung unterstützen.Die EPOS-Buchungen durch namentlich benannte, geeignete Personen ohne Studierende erbringen.
Personal, Qualifikation und Arbeitsmittel
Personal in den drei Qualifikationsstufen QS 1, QS 2 und QS 3 sowie einen Projektleiter und dessen Stellvertreter bereitstellen.Neue eingesetzte Personen innerhalb von zwei Wochen in den erforderlichen IT-Plattformen schulen.Für jede Person, die Schlussabrechnungen prüft, zwei Monitore bereitstellen.Eigene Betriebs- und Arbeitsmittel sowie geeignete Räumlichkeiten bereitstellen; für EPOS-Buchungen stellt der Auftraggeber Laptops und Zugang bereit.Eingesetzte Personen nach den Vorgaben der Qualifikationsstufen einplanen und ihre Qualifikationsnachweise bereitstellen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZulassung, Ausschlussgründe und Sanktionspaket
Zulässig sind natürliche und juristische Personen sowie Bietergemeinschaften. Erforderlich sind die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe und die Eigenerklärung zum Sanktionspaket 5 EU. Angebote und Erklärungen sind in deutscher Sprache einzureichen.
Qualifikation des eingesetzten Personals
QS 1: Abgeschlossenes wirtschafts- oder juristisches Studium mit Master oder Diplom und mindestens einem Jahr einschlägiger Berufserfahrung oder ein anderes abgeschlossenes Studium mit Master oder Diplom und mindestens drei Jahren Erfahrung in Corona-Wirtschaftshilfen oder vergleichbaren Förderprogrammen.QS 2: Kaufmännische Ausbildung, Verwaltungsfachwirt, wirtschafts- oder juristisches Studium mit mindestens Bachelor, jeweils mit mindestens einem Jahr entsprechender Erfahrung, oder abgeschlossenes Studium mit mindestens Bachelor und mindestens einem Jahr Erfahrung in Corona-Wirtschaftshilfen oder vergleichbaren Programmen.QS 3: Abgeschlossenes Studium mit mindestens Bachelor, abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Verwaltungsfachangestelltenausbildung, studentische Hilfskraft oder mindestens drei Jahre Erfahrung in Corona-Wirtschaftshilfen oder vergleichbaren Programmen.Für alle Qualifikationsstufen werden gute Kenntnisse in Standard-Bürosoftware, Verantwortungsbewusstsein, Sorgfalt, Genauigkeit, sicheres und teamorientiertes Auftreten sowie verhandlungssichere Deutschkenntnisse verlangt.
Referenznachweis
Mindestens ein geeignetes Referenzprojekt zur Bearbeitung von Schlussabrechnungen für Überbrückungshilfen sowie November- und Dezemberhilfen ist nachzuweisen. Das Projekt muss im Zeitraum Oktober 2023 bis Oktober 2026 erbracht worden sein, mindestens 2.500 Schlussabrechnungspakete umfassen und die Arbeit mit selbst eingesetztem Personal auf der bundesweit einheitlichen IT-Verfahrensplattform in den Rollen grün, gelb und_rot belegen. Für beide Lose ist das Formular R-SAR jeweils separat einzureichen.
Bietergemeinschaften und Eignungsleihe
Die Umsätze und Beschäftigtenzahlen von Bietergemeinschaftsmitgliedern werden kumuliert. Wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit können unter den zulässigen Voraussetzungen über Eignungsleiher nachgewiesen werden. Bei referenzbezogener Eignungsleihe muss der Eignungsleiher den betreffenden Leistungsanteil als Unterauftragnehmer erbringen. Bietergemeinschaften haften gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch.
Angebot für beide Lose
Werden beide Lose gleichzeitig angeboten, sind mindestens 39.000.000 EUR Nettogesamtumsatz pro Geschäftsjahr und mindestens 380 Vollzeitäquivalente Beschäftigte und Führungskräfte in jedem der Jahre 2023, 2024 und 2025 nachzuweisen.
Referenzprojekte
Mindestens 1 Referenzprojekt; für jede weitere Referenz ein eigenes Formular R-SAR. ReferenzenZeitraum: Oktober 2023 bis Oktober 2026; bei einem noch laufenden Projekt müssen bis zur Angebotsabgabe mindestens 2.500 Pakete bearbeitet worden sein.Volumen: Mindestens 2.500 Pakete von Schlussabrechnungen. Erfasst sind Überbrückungshilfe I, II, III, III Plus und IV sowie November- und Dezemberhilfen.
Mindestens ein geeignetes Referenzprojekt zur Bearbeitung von Schlussabrechnungen im Bereich Überbrückungshilfen beziehungsweise November- und Dezemberhilfen. Die Bearbeitung muss Prüfungen zur Antragsberechtigung und/oder Förderhöhe für eine Bewilligungsstelle in Deutschland umfasst haben und mit selbst eingesetztem Personal direkt auf der bundesweit einheitlichen IT-Verfahrensplattform erfolgt sein. Die Rollen grün, gelb und rot müssen abgedeckt sein.
Formular R-SAR vollständig ausfüllen und je Los separat einreichen. Auftraggeber, Ansprechpartner, Leistungszeitraum, Rolle und erbrachte Leistungen angeben. Zulässig sind Bieter, Bietergemeinschaftsmitglieder und Eignungsleiher. Reine Beratungs- oder Hilfeprojekte für potenzielle Empfänger von Wirtschaftshilfen sind nicht geeignet.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 54%4–10 · 44%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 22 erledigt
Angebotsschreiben und Vollständigkeitsprüfung
Eignungsnachweise
Preisblatt
Bietergemeinschaften, Unteraufträge und Eignungsleihe
Leistungskonzept und Angebotskommunikation
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Bezirksregierung Köln | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
50667 Köln
Ort
50667 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.brk.nrw.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
50667 Köln
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