Schul- und Seminarverwaltungsmanagement

Software-as-a-Service-Bereitstellung auf Basis des EVB-IT Cloud-Vertrags (Universitätsklinikum Aachen AöR). Lizenzen, Wartung und Support sind enthalten. Hosting und Betrieb erfolgen in einem nach ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten Rechenzentrum in der EU.

Installation, Customizing und alle Dienstleistungen zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft bis zur Abnahme – als Pauschale im Preisblatt. Ebenso als Pauschale: Schulung inklusive Schulungsunterlagen (Vor-Ort- und Reisekosten enthalten). Zusätzlich Go-Live-Support und After-Go-Live-Support.

Bereitstellung einer Systemdokumentation, eines Benutzerhandbuchs und einer mindestens jährlich aktualisierten projektspezifischen Dokumentation. Wartung und Support nach festgelegten Reaktionszeiten gemäß EVB-IT-Cloud-Kriterienkatalog. Ticketsystem des Auftragnehmers.

Verwaltung von Bildungseinrichtungen (unbegrenzte Anzahl), Räumen und Ressourcen, Dozierenden (intern/extern), Kursteilnehmenden, Seminarteilnehmenden, Kooperationspartnern, Einsatzbereichen, Curricula und Lerneinheiten sowie Dokumentvorlagen.

Planung und Verwaltung von Kursen und Seminaren (Vor-Ort, Online, E-Learning), Stundenplanung, Zuordnung von Räumen, Ressourcen und Dozierenden, Teilnehmenden- und Wartelistenverwaltung, Anmeldungs-, Genehmigungs- und Stornierungsworkflows (No-Code/Low-Code-Prozessanpassung) sowie Benachrichtigungen.

Echtzeit- und asynchrone Datensynchronisation mit SAP (heute HCM, künftig S/4HANA) für Personalstammdaten, Anwesenheitszeiten, Fehlzeiten, Zeiten für Fort- und Weiterbildungen und Qualifikationsdaten. Anbindung an Microsoft Office 365 / Exchange Online (E-Mail, Outlook-Kalender).

Browser-Applikation oder mobile App für Dozierende, Praxisanleitende und Teilnehmende mit Klassenbuch, Kalenderansicht, Fehlzeiterfassung, Notenverwaltung und Dokumentenzugriff. Nutzerverwaltung und Rechtemanagement mit Anbindung an Active Directory / Azure AD (Entra ID) via LDAPS und Single-Sign-On. Verarbeitung der rund 700 Auszubildenden, 33 dualen Ausbildungsberufe, 9 Ausbildungslehrgänge Pflege, 5 Fachweiterbildungen und ca. 318 Seminare pro Jahr.

Flexible Auswertungen, Statistiken, Berichte und Export (CSV, XLSX). Dokumentenverwaltung mit Teilnahmebescheinigungen, Zertifikaten und Serienbriefen. Berichte/Auswertungen mit konfigurierbaren Filtern.

Einhaltung DSGVO, GDSG NRW, DSG NRW, BDSG, IT-Sicherheitsgesetz 2.0 sowie NIS-2 (KRITIS). Datensicherungskonzept (Backup/Wiederherstellung/Monitoring), Löschkonzept und Archivierung mit Aufbewahrungspflichten bis zu 30 Jahren. BSI-konforme Verschlüsselungstechniken, zeitnahe Installation von Sicherheitsupdates (2 bzw. 5 Werktage).

Eintragung in das Handels- oder Berufsregister, Eigenerklärung zur finanziellen/wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit (Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre im vergleichbaren Leistungsbereich) und Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, die während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten ist. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB, Eigenerklärungen nach MiLoG, zu Russland-Sanktionen (Sanktionspaket 5 EU) und zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Mindestens 3 produktive Referenzen über das angebotene System, überwiegend in Krankenhäusern vergleichbarer Größe mit pflegerischen Ausbildungslehrgängen, SaaS-realisiert und mit produktiver SAP-HCM/S4-HANA-Schnittstelle – bewertet bis max. 15 Punkte. Abzugeben über die 'Anlage Referenzprojekt'.

Eigenerklärung Deutschkenntnisse mind. C1 (GER). Projektsprache Deutsch; Leistungserbringung in Aachen oder remote.

Nachweise zu ISO 9001 und ISO 27001, SBOM zu allen Drittprodukten, Aufstellung der TOMs gemäß Art. 25 und 32 DSGVO, Nachweis über zeitnahe Installation von Sicherheitsupdates (2/5 Werktage), BSI-konforme Verschlüsselungstechniken, Bereitschaft zur Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) und NIS-2-Konformität (KRITIS).

Bewerbergemeinschaften sind zulässig (gesamtschuldnerische Haftung, bevollmächtigter Vertreter). Nachunternehmen sind zulässig; Eignungsleihe nach § 47 VgV ist möglich, mit gemeinsamer Haftung für die Auftragsausführung. Für Eignungsleihe sind die Formulare 534a EU bzw. 534b EU, für Unterauftragnehmer 533b EU und für Bietergemeinschaften 531 EU zu verwenden.

Verhandlungsverfahren mit vorgelagertem Teilnahmewettbewerb nach § 17 VgV. Es werden insgesamt höchstens 3 Bieter zur Angebotsphase zugelassen (Auswahl nach Eignungspunkten, bei Gleichstand Losverfahren). Vertragsgrundlage: EVB-IT Cloud-Vertrag; Vertragslaufzeit 3 Jahre, zweimalige Verlängerung um je 12 Monate, Kündigungsfrist 3 Monate zum Vertragsende; Bindefrist 3 Monate nach Ende der Angebotsfrist.