Ausschreibungen Mecklenburg-Vorpommern
Software Arbeitssicherheit
Universitätsmedizin Greifswald KöR17489 Greifswald, Mecklenburg-VorpommernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Universitätsmedizin Greifswald beschafft eine webbasierte Software-as-a-Service-Lösung (HSE-Software) für den betrieblichen Arbeitsschutz. Die Lösung muss mindestens zwei der Module Gefährdungsbeurteilung, Gefahrstoffmanagement, Betriebsanweisungen, Unfallmeldung und Berichtswesen abdecken und für mindestens 200 Nutzer geeignet sein.
Verlangt werden unter anderem eine bidirektionale SAP-HR-Schnittstelle (REST-API), Anbindung an Microsoft Active Directory, ISO-27001-Zertifizierung (inkl. ISO 27017/27018 und BSI-IT-Grundschutz), deutschsprachiger Support mit Next-Business-Day-Reaktion sowie Schulung und Einführung. Es ist eine Verhandlungsvergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb nach UVgO; Teilnahmeanträge sind elektronisch über den Vergabemarktplatz DTVP einzureichen. Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb werden ausgewählte Bieter zu einer Online-Softwarevorführung eingeladen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026SEP
Veröffentlichung18. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist31. Aug. 2026
Teilnahmefrist3. Sep. 2026
Einladungsfrist4. Sep. 2026
Bieterfragen-Fristca. 8. Sep. 2026
Angebotsfrist18. Sep. 2026
Angebotsöffnungca. 18. Sep. 2026
Vertragslaufzeitca. 18. Sep. 2026 – 18. Sep. 2027bis 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität27 Kriterien
- Allgemeine Anforderungen / Software-Funktionalitäten (Modul 1)32%
Bewertung von funktionalen Anforderungen wie Benutzer- und Rollenverwaltung, Such- und Filtermöglichkeiten, Reports, Standortstruktur, Hochverfügbarkeit, End-of-Life-Sicherheit, Active-Directory-Anbindung, Webfrontend-Authentifizierung etc.
- Datenimport und -export (Modul 2)36%
Bewertung der Datenimport- und Exportschnittstellen
- Modul Betriebsanweisungen (Modul 4)32%
Bewertung der Funktionen rund um Betriebsanweisungen
- Modul Gefahrstoffe (Modul 5)160%
Bewertung der Funktionen im Modul Gefahrstoffe
- Modul Biostoffmanagement (Modul 6)36%
Bewertung der Funktionen im Modul Biostoffmanagement
- Modul Berichtswesen (Modul 7)96%
Bewertung der Funktionen im Modul Berichtswesen
- Modul Unfallmeldung (Modul 8)128%
Bewertung der Funktionen im Modul Unfallmeldung
- Softwarevorführung / Präsentation (Use-Cases)
Online-Präsentation (max. 60 Min. + 20 Min. Fragerunde) der Software anhand von zwei vordefinierten Use Cases (Erstellung Gefährdungsbeurteilung, Unfallmeldeprozess). Bewertung anhand standardisiertem Bewertungsbogen mit Skala 'voll erfüllt' (3 P) / 'teilweise erfüllt' (2 P) / 'nicht erfüllt' (0 P).
- Preis
Angebotspreis – Gewichtung im Gesamtkontext nicht explizit beziffert; es handelt sich um eine Verhandlungsvergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (UVgO), bei der der Preis als Zuschlagskriterium zu berücksichtigen ist.
KI-Hinweis: Preis-Gewichtung sowie die exakte Gewichtung der Präsentations-/Use-Case-Bewertung im Verhältnis zu den funktionalen Bewertungskriterien sind nicht explizit beziffert; zudem ist die Gesamtgewichtung der Bewertungsgruppen unvollständig (Modul 2 hat 36 P, Modul 1 zeigt teils 32 P pro Einzelkriterium statt Gruppengewichtung).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAllgemeine Plattform- und Sicherheitsanforderungen
Webbasierte SaaS-Lösung, browserunabhängig (mind. Edge, Firefox, Safari – Stand 09/2024), mobile Unterstützung für iOS und AndroidModular aufgebaute Software; alle Module einzeln oder in Kombination nutzbarHierarchische Zuordnung zur Organisationsstruktur der UMG (Mandantenfähigkeit)Durchgängige Sprachunterstützung Deutsch und Englisch; 100 % deutsche DokumentationAdministration über Webfrontend, ohne Thirdparty-Software (Java, Flash etc.)VPN-fähig, Web-Proxy-kompatibel, FullQualifiedDomainName-UnterstützungVerschlüsselte Datenübertragung, mind. SHA-Hashes und AES-128-VerschlüsselungHochverfügbarkeit 24/7, regelmäßige Datensicherungen durch den AnbieterAnbieter übernimmt Wartung und Updates (inkl. Betriebssystem)Kein End of Life / End of Service innerhalb der nächsten 5 JahreAlle benötigten Lizenzen im Lieferumfang enthaltenAdministrativ einschränbar (z. B. Wartungsmodus)Netzwerkports und Protokolle werden offengelegt
Schnittstellen und Integration
Bidirektionale REST-API zu SAP HR für täglichen automatisierten Datenabgleich (Personenstammdaten: Name, OE, Personalnummer, E-Mail)Import bestehender Personalstammdaten aus SAP HRAnbindung Microsoft Active Directory ab Server 2019CSV/Excel-Import für GefahrstoffkatasterEchtzeit-Anzeige, direktes Ausdrucken von Objekten
Sicherheitszertifizierungen und Datenschutz
ISO/IEC 27001 Zertifizierung des Anbieters und des RechenzentrumsISO/IEC 27017 und ISO/IEC 27018 (oder gleichwertige unabhängige Prüf- und Zertifizierungsnachweise)BSI IT-Grundschutz-KonformitätBereitschaft zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVODifferenzierte Benutzer- und Rollenverwaltung mit Lese-/Schreibzugriff, integrierte Workflows, E-Mail-Benachrichtigungen bei Änderungen, Erinnerungsfunktion mit Eskalationsmanagement
Module der HSE-Software
Modul Gefährdungsbeurteilung
Tätigkeits-, arbeitsplatz- und raumbezogene BeurteilungenRisikobewertung nach Nohl (alternativ EMKG, Leitmerkmalmethode), stoffbezogene Gefährdungsbeurteilung nach GefStoffV/BioStoffVZuordnung Verantwortlicher/Ausführender mit Datum und DurchführendemErweiterbare Mustervorlagen, KopierfunktionEinbindung von Fotos, Plänen und DokumentenSystemseitiges Nachhalten von Maßnahmen (Delegation, Erinnerung, Terminplanung, Wirksamkeitsprüfung)Historie/Änderungsverlauf pro Dokument, Checklisten-DarstellungFreigabeworkflow, Revisionsverwaltung und Überprüfungsanfragen (integrierter Workflow)Festlegung von Verantwortlichkeiten und Umsetzungsfristen, Dokumentation und Kontrolle der Umsetzung/WirksamkeitMobile/optimierte Ansicht für Handy und TabletPraxishilfen: Nohl-Matrix, Lastenhandhabungsverordnung, Spaltenmodell, psychische Belastungen, STOP-Schema
Modul Betriebsanweisungen
Erstellung gemäß GefStoffV, BetrSichV, BioStoffVZentrale Erfassung (Maschinen, Gefahrstoffe, Biostoffe, Arbeits-/Verfahrensanweisungen)GHS-Symbole und Gefahrensymbole hinterlegtVerknüpfung Betriebsanweisungen mit GefahrstoffenFreigabeworkflow, Revisionsverwaltung, KopierfunktionTextbausteine und einfacher TexteditorErweiterbare Muster, Historie/ÄnderungsverlaufVerantwortlicher direkt aus Organisationsstruktur
Modul Gefahrstoffe
Zentrale Erfassung, Sicherheitsdatenblätter, GefahrstoffverzeichnisAutomatisiertes Einlesen von Sicherheitsdatenblättern (ca. 500 Stück)Angabe von InhaltsstoffenVerwaltung Sicherheitsdatenblätter/LinksBereichsbezogene Verzeichnisse, zentrale Datenbank-AktualisierungZusammenlagerungsprüfung nach TRGS 510Lagerortverwaltung, Verknüpfung Gefahrstoffe ↔ Betriebsanweisungen ↔ GefährdungsbeurteilungKI-gestützte Erstellung von Betriebsanweisungen aus SicherheitsdatenblätternDokumentation Substitutions-PrüfungenAusgabe Gefahrstoffinventar/Lagerorte (Excel, Word, PDF, filtrierbar)Optional: Farbcode für Apotheke
Modul Biostoffmanagement
Zentrale Erfassung, PiktogrammeZugriff auf Muster-Datenbank
Modul Berichtswesen
Protokollierung von Anlagenbegehungen, BegehungsprotokolleApp für Begehungsprotokollierung mit Synchronisation (optional)Erfassung Vorbeugungs-/KorrekturmaßnahmenFestlegung Verantwortlichkeiten und FristenDokumentation Umsetzung/WirksamkeitJahresberichte durch Sifa (Fachkraft für Arbeitssicherheit gem. DGUV V2)Begehungsprotokoll aus Vorlage erstellbarFrei definierbare Berichtsvorlagen (z. B. ASA-Protokoll)
Modul Unfallmeldung
Dokumentation Unfälle, Beinahe-Unfälle, kritische SituationenUrsachenanalyse, MaßnahmenverfolgungMeldung durch alle Mitarbeiter möglichDGUV-konforme UnfallanzeigenE-Mail-Benachrichtigung bei neuen VerbandbucheinträgenFrei definierbare Inhalte im elektronischen VerbandbuchEreignis-/Unfallstatistiken (pro Abteilung, Ausfallzeiten, 1000-Mann-Quote)Eigene Kategorien für StatistikLöschfristen mit E-Mail-Benachrichtigung
Support, Schulung und Einführung
Deutschsprachiger Support werktags während der üblichen GeschäftszeitenReaktionszeit maximal 1 Arbeitstag (Next Business Day)Erreichbar per Hotline sowie schriftlich per E-Mail/TicketsystemInitiales Setup mit Anbieter-/Hersteller-Unterstützung (Grundeinrichtung)Schulung für Administratoren/Helpdesk (max. 12 Personen), mindestens 2 Tage, virtuell oder vor Ort in GreifswaldVirtuelle Schulungen müssen aufgezeichnet und der UMG kostenfrei zur Verfügung gestellt werden
Installation und laufende Kosten
Installation und Inbetriebnahme (1 Leistungsposition)Monatliche Kosten über 12 Monate (vermutlich Lizenz-/Betriebskosten)Erfüllungsort: Universitätsmedizin Greifswald KöR, Fleischmannstraße 8, 17489 Greifswald
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Lage / Befähigung zur Berufsausübung
Eintragung in einem Berufs-/Handelsregister des Niederlassungsstaates (Eigenerklärung; auf Anforderung Handelsregisterauszug, max. 6 Monate alt)Alternativ: Eintragung in der Berufsgenossenschaft (mit Bezeichnung und Mitgliedsnummer), Handwerksrolle oder einem sonstigen BerufsregisterGültige Gewerbeanmeldung bzw. Nachweis der Zulassung zur Berufsausübung (Eigenerklärung; auf Anforderung entsprechender Nachweis)Eigenerklärung Präqualifizierung (falls vorhanden)Eigenerklärung zur Eignungsleihe (falls Kapazitäten anderer Unternehmen genutzt werden)Eigenerklärung zur Bildung von Bietergemeinschaften (falls BG)Eigenerklärung UnteraufträgeEigenerklärung über das Vorliegen von AusschlussgründenEigenerklärung KMU
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Durchschnittlicher Jahresumsatz im Bereich Softwareentwicklung oder -vertrieb von mindestens 250.000 € netto in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Eigenerklärung; auf Anforderung Jahresabschlüsse oder Testat des Steuerberaters/Wirtschaftsprüfers)Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:5.000.000 € für Sach- und Personenschäden100.000 € für VermögensschädenJe Versicherungsjahr und je Schadensfall bei doppelter MaximierungVerpflichtung: Falls keine entsprechende Versicherung vorhanden, muss diese im Auftragsfall abgeschlossen oder erweitert werden
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens zwei Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren: webbasierte HSE-/Arbeitssicherheitssoftware (SaaS), mindestens 200 Nutzer, mindestens zwei der Module Gefährdungsbeurteilung, Gefahrstoffmanagement, Betriebsanweisungen, Unfallmeldung oder BerichtswesenJe Referenz: Name und Ansprechpartner (inkl. Kontaktdaten) des Auftraggebers, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, eingesetzte Module, Anzahl der NutzerNachweis einer gültigen Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder gleichwertig (z. B. ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018) für den Betrieb der angebotenen SaaS-LösungEigenerklärung zur Einhaltung der DSGVO und des BDSG sowie zur Bereitschaft, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließenEigenerklärung zur Verfügbarkeit deutschsprachigen Supports werktags während der üblichen Geschäftszeiten mit einer Reaktionszeit von maximal einem Arbeitstag (Next Business Day)
Sonstige vertragliche Bedingungen
Vereinbarung mit Lieferanten nach § 6 LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz)Verpflichtungserklärung zum Abschluss eines EVB-IT-VertragesBereitschaft zum Abschluss eines AV-VertragsKonformität mit EU-Richtlinien und Verordnungen (Hersteller gewährleistet Einhaltung; Nachweise und Zertifikate sind beizufügen)
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre
Webbasierte HSE-/Arbeitssicherheitssoftware als SaaS mit mindestens 200 Nutzern und mindestens zwei der Module Gefährdungsbeurteilung, Gefahrstoffmanagement, Betriebsanweisungen, Unfallmeldung oder Berichtswesen
je Referenz: Name und Ansprechpartner (inkl. Kontaktdaten) des Auftraggebers, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, eingesetzte Module, Anzahl der Nutzer
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 25 erledigt
Teilnahmewettbewerb – Eignungsnachweise
Angebot – Vertragliche und formelle Unterlagen
Angebot – Technische und preisliche Unterlagen
Wertung – Softwarevorführung
Mit TendiGo
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Auftraggeber
Universitätsmedizin Greifswald KöR
Ort
17489 Greifswald, Mecklenburg-Vorpommern
Kategorie
Mecklenburg-Vorpommern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
17489 Greifswald
Mecklenburg-Vorpommern
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